Firma handlowa z Mazowsza odkrywa w marcu 2026 r., że jej system ERP nie obsługuje formatu FA(3). Do obowiązkowego wdrożenia KSeF zostały tygodnie. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur wymaga czasu, budżetu i decyzji zarządu – a każdy dzień zwłoki przybliża moment, w którym wystawianie faktur poza systemem stanie się niemożliwe.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3). Podstawą prawną jest artykuł 106na ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązek wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku dla największych podatników oraz 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych firm zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Kary za naruszenia zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Poniżej znajdą Państwo zestawienie terminów, progów przychodowych i kroków, które należy podjąć natychmiast – zanim okno na bezpieczne wdrożenie się zamknie.

Kogo dotyczy KSeF i od kiedy – progi i terminy?

Odpowiedź jest prosta, choć podział na grupy bywa mylący. Ministerstwo Finansów podzieliło podatników na dwie kategorie według obrotu za rok 2024. Pierwsza obejmuje firmy, których przychody przekroczyły 200 mln PLN – dla nich obowiązek obowiązuje od 1 lutego 2026 r. Druga kategoria to wszyscy pozostali czynni podatnicy VAT – termin to 1 kwietnia 2026 r.

Istnieje wyjątek dla mikroprzedsiębiorców. Podatnicy, których miesięczny obrót nie przekracza 10 000 PLN, są zwolnieni z obowiązku do 1 stycznia 2027 r. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zwolnienie to dotyczy wyłącznie podmiotów spełniających próg miesięczny przez cały rok, a nie jednorazowo.

Firmy zagraniczne zarejestrowane w Polsce jako podatnicy VAT również podlegają obowiązkowi. Dotyczy to zarówno oddziałów, jak i spółek zależnych. Inwestor wchodzący na rynek polski przez spółkę z o.o. musi zadbać o integrację systemu fakturowania z KSeF tak samo jak podmiot krajowy. Więcej o tym, jak KSeF wpływa na struktury transgraniczne, wyjaśniamy w materiale What KSeF means for your business in Romania.

Warto też pamiętać, że KAS (Krajowa Administracja Skarbowa) zapowiedziała aktywne monitorowanie zgodności od pierwszego dnia obowiązywania kar. Rejestr KRS nie zwalnia spółki z obowiązku – liczy się status podatnika VAT, nie forma prawna.

Co grozi za niedotrzymanie terminów KSeF?

Sankcje wchodzą w życie 1 stycznia 2027 r. – to roczny okres przejściowy po starcie obowiązku. Nie oznacza to jednak bezkarności w 2026 r. Wystawienie faktury poza KSeF po terminie wdrożenia może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez kontrahenta. To ryzyko po stronie nabywcy, nie tylko wystawcy.

Od 1 stycznia 2027 r. kary finansowe za naruszenia obowiązku KSeF mogą sięgać 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej z pominięciem systemu. Dla firmy wystawiającej faktury na kilka milionów złotych miesięcznie oznacza to odpowiedzialność osobistą osób zarządzających – analogicznie do mechanizmu z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, gdzie członkowie zarządu odpowiadają za zaległości podatkowe spółki.

Firma produkcyjna z Podkarpacia, która wiosną 2025 r. odłożyła integrację ERP „na później", musiała w grudniu 2025 r. wdrożyć system w trybie ekspresowym – kosztem trzykrotnie wyższym niż planowany. Presja czasowa eliminuje możliwość negocjacji z dostawcami IT i zwiększa ryzyko błędów konfiguracyjnych.

Porównanie z rozwiązaniami w innych krajach regionu – w tym analiza skutków dla firm działających w kilku jurysdykcjach – dostępne jest w materiale What KSeF means for your business in Slovakia.

Co zrobić teraz – lista działań przed terminem?

Czas na spokojne wdrożenie kurczy się z każdym tygodniem. Firmy, które jeszcze nie zakończyły integracji, powinny podjąć następujące kroki bez zwłoki:

  • Zweryfikować, czy system ERP obsługuje format FA(3) i czy integracja z API KSeF jest aktywna.
  • Sprawdzić status podatnika VAT wszystkich podmiotów w grupie – każdy czynny podatnik podlega obowiązkowi osobno.
  • Przeprowadzić testy wystawiania faktur ustrukturyzowanych w środowisku testowym Ministerstwa Finansów przed przejściem na produkcję.
  • Zaktualizować procedury wewnętrzne dotyczące obiegu dokumentów finansowych i archiwizacji faktur.
  • Ocenić wpływ KSeF na rozliczenia cen transferowych – faktury ustrukturyzowane zmieniają sposób dokumentowania transakcji między podmiotami powiązanymi.

Firmy korzystające z ulgi IP Box lub rozliczające koszty uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT powinny dodatkowo sprawdzić, czy ich doradca podatkowy uwzględnił nowe wymogi dokumentacyjne w strategii podatkowej na 2026 r. Fundacja rodzinna jako podatnik zwolniony z CIT na dochodach inwestycyjnych nie wystawia faktur VAT w typowym modelu – jednak jeśli prowadzi działalność gospodarczą, obowiązek KSeF ją obejmuje.

Dla firm działających w kilku krajach regionu – w tym na Słowacji i w Rumunii – integracja systemów fakturowania wymaga koordynacji między lokalnymi doradcami podatkowymi. Likwidacja spółki z o.o. w Polsce, jeśli jest planowana, nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur przez KSeF do momentu wykreślenia z rejestru VAT – więcej o procesie likwidacji w materiale Liquidation of sp. z o.o. – process and timeline.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba podmiotów w grupie, skala transakcji, stopień zaawansowania integracji ERP – wymaga indywidualnej oceny. Zwlekanie z decyzją o wdrożeniu zamyka drogę do spokojnego przeprowadzenia testów i nieodwracalnie zwiększa ryzyko kar od stycznia 2027 r.

Jeśli Państwa spółka nie zakończyła jeszcze integracji z KSeF lub wymaga oceny wpływu nowych obowiązków na rozliczenia VAT i CIT – przeprowadzimy audyt gotowości, weryfikację systemu ERP i aktualizację procedur podatkowych: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy firma, która nie przekroczyła 200 mln PLN obrotu w 2024 r., ma więcej czasu na wdrożenie KSeF?

O: Tak – dla podatników z obrotem poniżej 200 mln PLN termin obowiązkowego wdrożenia to 1 kwietnia 2026 roku, a nie 1 lutego 2026 roku. Różnica wynosi dwa miesiące. Nie zwalnia to jednak z obowiązku przeprowadzenia testów i integracji systemu fakturowania z API Krajowego Systemu e-Faktur przed tym terminem. Kary finansowe zaczynają obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku dla wszystkich podatników objętych obowiązkiem.

P: Czy doradca podatkowy może wystawiać faktury przez KSeF w imieniu klienta?

O: Tak, ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje możliwość nadania uprawnień do wystawiania faktur w KSeF osobom trzecim, w tym doradcom podatkowym i biurom rachunkowym. Wymaga to jednak formalnego nadania uprawnień w systemie przez podatnika. Samo zlecenie obsługi księgowej nie przenosi automatycznie uprawnień do KSeF – to częste nieporozumienie, które może prowadzić do przerw w wystawianiu faktur.

P: Jak KSeF wpływa na ceny transferowe i dokumentację transakcji z podmiotami powiązanymi?

O: Faktury ustrukturyzowane wystawiane przez KSeF zawierają ustandaryzowane dane w formacie FA(3), które Krajowa Administracja Skarbowa może analizować automatycznie. Dla podmiotów powiązanych oznacza to wyższy poziom transparentności transakcji wewnątrzgrupowych. Dokumentacja cen transferowych powinna uwzględniać nowy sposób ewidencjonowania faktur – rozbieżności między danymi w KSeF a dokumentacją cen transferowych mogą stać się przedmiotem kontroli KAS.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego, wdrożeń KSeF, JPK_CIT oraz sporów podatkowych przed WSA i NSA. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.