Firma budowlana z Mazowsza podpisała kontrakt na roboty specjalistyczne z zagranicznym inwestorem. Klauzula rozwiązywania sporów zajmowała w umowie dwa zdania. Kiedy po osiemnastu miesiącach wybuchł spór o rozliczenie robót dodatkowych, okazało się, że te dwa zdania były napisane tak niestarannie, że żadna ze stron nie mogła skutecznie wszcząć postępowania. Spór trafił do sądu powszechnego w Warszawie – co nie było wolą żadnej ze stron.

Klauzula arbitrażowa to zapis na sąd polubowny w rozumieniu artykułu 1154 Kodeksu postępowania cywilnego. Musi być sporządzona na piśmie i wskazywać co najmniej: instytucję arbitrażową lub tryb powołania arbitrów, siedzibę arbitrażu oraz prawo właściwe dla meritum sporu. Błędy w każdym z tych elementów mogą pozbawić stronę dostępu do wybranego forum przez wiele miesięcy lub lat.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimizowaną sprawę, którą prowadziła kancelaria KORDECKI & Partners. Pokazuje, jakie błędy redakcyjne popełniane są najczęściej, jak je naprawić na etapie negocjacji i co zrobić, gdy klauzula jest już wadliwa. Omówimy trzy etapy: tło sprawy, strategię procesową i wnioski transferowalne dla polskich przedsiębiorców.

Tło sprawy – skąd wziął się problem?

Klient kancelarii – polska spółka z o.o. z branży instalacyjnej – zawarł umowę z holenderskim generalnym wykonawcą. Kontrakt przewidywał realizację prac na terenie zakładu przemysłowego pod Radomiem. Wartość kontraktu przekraczała 8 milionów złotych. Klauzula arbitrażowa brzmiała: „Spory będą rozstrzygane przez arbitraż zgodnie z regulaminem ICC w Paryżu lub przed właściwym sądem polskim według wyboru powoda."

Na pierwszy rzut oka klauzula wydawała się kompletna. W praktyce była wadliwa z kilku powodów. Alternatywne wskazanie forum – arbitraż albo sąd powszechny – tworzyło tzw. klauzulę asymetryczną. Sądy polskie, w tym Sąd Najwyższy, podchodzą do takich klauzul z rezerwą. Pojawia się pytanie, czy zapis skutecznie wyłącza jurysdykcję sądu powszechnego.

Holenderski kontrahent, po otrzymaniu wezwania do zapłaty na kwotę 1,2 miliona złotych, złożył pozew do sądu rejonowego w Amsterdamie. Powołał się na prawo wyboru forum. Polska spółka musiała jednocześnie bronić się za granicą i rozważać, czy wszcząć arbitraż ICC. Koszty dwutorowego postępowania w ciągu sześciu miesięcy przekroczyły 200 tysięcy złotych.

Instytucje zaangażowane w analizę sytuacji to Sąd Arbitrażowy przy KIG w Warszawie – jako potencjalne forum alternatywne – oraz KRS, który potwierdził status spółki na potrzeby legitymacji procesowej. Na tym etapie kancelaria oceniła, że szanse na skuteczne zakwestionowanie jurysdykcji holenderskiego sądu są ograniczone. Rozporządzenie Bruksela I bis działa w obie strony.

W sprawie pojawiły się też wątki sanctions compliance – holenderski podmiot miał powiązania z podmiotem objętym ograniczeniami. To skomplikowało ewentualne egzekwowanie wyroku. Dla klientów z sektora budowlanego i infrastrukturalnego temat ten jest coraz częstszy. Więcej o egzekwowaniu orzeczeń zagranicznych w Polsce można znaleźć w przewodniku o egzekucji wyroku luksemburskiego w Polsce.

Jaką strategię przyjęto i dlaczego?

Strategia kancelarii opierała się na trzech filarach. Po pierwsze – zakwestionowanie jurysdykcji sądu holenderskiego na podstawie brzmienia klauzuli. Po drugie – równoległe wszczęcie arbitrażu ICC w Paryżu, zanim holenderski sąd zdąży wydać orzeczenie wstępne w kwestii jurysdykcji. Po trzecie – złożenie wniosku o zabezpieczenie roszczenia na podstawie art. 730 k.p.c. przed sądem polskim, aby zablokować aktywa kontrahenta na terytorium Polski.

Zabezpieczenie roszczeń okazało się instrumentem decydującym. Sąd okręgowy w Warszawie uwzględnił wniosek w terminie 14 dni. Zajęto wierzytelności holenderskiej spółki wobec polskiego podwykonawcy na kwotę 900 tysięcy złotych. To zmieniło dynamikę negocjacyjną całkowicie.

Równolegle kancelaria przeanalizowała, czy klauzula asymetryczna jest w ogóle ważna pod prawem polskim. Orzecznictwo Sądu Najwyższego nie jest jednolite. Część orzeczeń uznaje takie klauzule za dopuszczalne, część kwestionuje ich skuteczność jako zapisu na sąd polubowny. Ryzyko nieważności klauzuli – i utrata dostępu do arbitrażu – było realną utratą szansy procesowej dla klienta.

Kancelaria zdecydowała się na podejście dwutorowe: arbitraż ICC jako forum główne, postępowanie zabezpieczające przed sądem polskim jako narzędzie nacisku. W sprawie zatrudnienia lokalnych ekspertów technicznych – biegłych w zakresie rozliczeń robót budowlanych – pomocna okazała się wiedza z zakresu prawa pracy i mobilności. Więcej o strukturach zatrudnienia w Polsce można znaleźć w zakładce praktyki prawa pracy.

Mikroprzełomem było odkrycie, że holenderska spółka sama złożyła wniosek o zabezpieczenie w Amsterdamie. Oba wnioski o zabezpieczenie rozpatrywane były równolegle. To potwierdziło, że żadna ze stron nie ufała klauzuli arbitrażowej. Był to sygnał do negocjacji ugodowych.

Jakie wnioski transferowalne wynikają z tej sprawy?

Sprawa ujawniła trzy powtarzające się błędy w klauzulach arbitrażowych spotykanych w polskich umowach. Każdy z nich można wyeliminować na etapie redakcji – bez dodatkowych kosztów.

Błąd pierwszy: klauzula asymetryczna bez wyraźnego mechanizmu wyboru. Jeśli strony chcą zachować opcję sądu powszechnego, klauzula musi precyzować: kto może wybrać, w jakim terminie i z jakim skutkiem dla drugiej strony. Brak tych elementów tworzy niepewność kosztującą dziesiątki tysięcy złotych.

Błąd drugi: brak wskazania siedziby arbitrażu. Siedziba arbitrażu determinuje prawo proceduralne i sąd nadzorczy. Klauzula wskazująca wyłącznie regulamin ICC bez określenia siedziby jest niekompletna. Rekomendujemy wyraźne wskazanie: Warszawa, Paryż lub Wiedeń – w zależności od struktury transakcji.

Błąd trzeci: brak klauzuli wyboru prawa dla meritum sporu. Arbitrzy mają swobodę wyboru prawa właściwego, jeśli strony go nie wskazały. W sporach transgranicznych – jak w opisanej sprawie – może to oznaczać zastosowanie prawa, którego żadna ze stron się nie spodziewała.

Dla firm działających w sporach z podmiotami z Węgier lub innych krajów Europy Środkowej warto zapoznać się z analizą rozwiązywania sporów dla spółek węgierskich działających w Polsce.

Poniżej lista kontrolna dla każdej klauzuli arbitrażowej w polskiej umowie:

  • Wskazanie instytucji arbitrażowej lub trybu powołania arbitrów ad hoc
  • Wyraźna siedziba arbitrażu (miasto i kraj)
  • Prawo właściwe dla meritum sporu
  • Język postępowania arbitrażowego
  • Liczba arbitrów (jeden lub trzech) – brak wskazania generuje spory proceduralne

Sprawa zakończyła się ugodą po siedmiu miesiącach. Polska spółka odzyskała 780 tysięcy złotych z pierwotnego roszczenia 1,2 miliona. Gdyby klauzula była prawidłowo zredagowana od początku, spór można było rozstrzygnąć w arbitrażu w Warszawie w ciągu czterech do sześciu miesięcy – bez kosztów postępowania równoległego.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem dla polskich spółek zawierających kontrakty z kontrahentami z UE jest wskazanie Sądu Arbitrażowego przy KIG lub Sądu Arbitrażowego przy Lewiatan jako forum pierwszego wyboru. Oba działają według sprawdzonych regulaminów, a ich orzeczenia są uznawane w krajach UE na podstawie rozporządzenia Bruksela I bis bez potrzeby uzyskania exequatur.

Konkretna klauzula arbitrażowa wymaga dostosowania do struktury transakcji, wartości kontraktu i jurysdykcji kontrahenta. Błędna klauzula nie jest tylko problemem technicznym – to nieodwracalna utrata możliwości skorzystania z wybranego forum, gdy spór już wybuchnie.

Jeśli Państwa spółka negocjuje kontrakt o wartości powyżej 500 tysięcy złotych z kontrahentem zagranicznym – przeprowadzimy audyt klauzuli arbitrażowej, zaproponujemy redakcję dostosowaną do transakcji i ocenimy ryzyko jurysdykcyjne: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy klauzula arbitrażowa musi być sporządzona na piśmie?

O: Tak. Artykuł 1154 Kodeksu postępowania cywilnego wymaga formy pisemnej zapisu na sąd polubowny. Forma pisemna jest zachowana również przy wymianie dokumentów elektronicznych, pod warunkiem że treść zapisu jest jednoznaczna. Ustna umowa o arbitraż nie wywołuje skutków prawnych w Polsce.

P: Ile kosztuje wszczęcie arbitrażu w Sądzie Arbitrażowym przy KIG w Warszawie?

O: Opłata rejestracyjna wynosi kilka tysięcy złotych, a opłata arbitrażowa zależy od wartości sporu – dla roszczeń do 500 tysięcy złotych wynosi kilkanaście tysięcy złotych. To znacznie mniej niż opłata sądowa w postępowaniu cywilnym wynosząca 5% wartości przedmiotu sporu zgodnie z artykułem 13 ustęp 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Przy sporach powyżej 2 milionów złotych różnica kosztowa może być znaczna.

P: Czy klauzula asymetryczna – dająca jednej stronie wybór forum – jest ważna pod prawem polskim?

O: Orzecznictwo Sądu Najwyższego nie jest jednolite. Część orzeczeń uznaje klauzule asymetryczne za dopuszczalne, inne kwestionują ich skuteczność jako zapisu na sąd polubowny. Ryzyko nieważności klauzuli asymetrycznej jest realne i może pozbawić stronę dostępu do arbitrażu. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest klauzula symetryczna z precyzyjnie określonym mechanizmem wyboru forum.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.