Odpowiedzialność za zaległości podatkowe – art.

Firma transportowa z Podkarpacia. Trzy miesiące zaległości składkowych, rosnące zobowiązania wobec kontrahentów i zarząd, który liczy na odbicie koniunktury. Kiedy urząd skarbowy wszczyna egzekucję, okazuje się, że majątek spółki nie wystarcza. Wówczas naczelnik urzędu skarbowego sięga po art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej – i kieruje decyzję o odpowiedzialności bezpośrednio do członków zarządu.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna. Odpowiedzialność ta dotyczy zaległości powstałych w czasie pełnienia przez daną osobę funkcji w zarządzie. Organ podatkowy może wydać decyzję o odpowiedzialności osoby trzeciej – czyli członka zarządu – bez wcześniejszego wyroku sądowego.

Ten przewodnik wyjaśnia, jak działa mechanizm odpowiedzialności z art. 116 Ordynacji, jakie przesłanki muszą zostać spełnione, jak skutecznie się bronić i kiedy restrukturyzacja lub upadłość mogą zamknąć drogę do odpowiedzialności osobistej. Materiał adresowany jest do członków zarządów spółek z o.o., prokurentów i właścicieli firm, którzy chcą zrozumieć ryzyko, zanim stanie się ono faktem.

Jak działa art. 116 Ordynacji podatkowej – mechanizm odpowiedzialności?

Odpowiedzialność z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej (Ord. pod.) jest odpowiedzialnością osoby trzeciej za cudzy dług podatkowy. Nie wymaga winy umyślnej. Wystarczy, że w czasie pełnienia przez daną osobę funkcji w zarządzie powstały zaległości podatkowe i że egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna. Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) może wszcząć postępowanie wobec zarządu równolegle z egzekucją skierowaną do spółki.

Urząd skarbowy wydaje decyzję administracyjną – nie wyrok sądowy. To ważna różnica. Decyzja ta jest wykonalnym tytułem egzekucyjnym i może obejmować zaległości główne, odsetki za zwłokę, koszty egzekucyjne, a nawet dodatkowe zobowiązania podatkowe. Członek zarządu odpowiada solidarnie z innymi członkami zarządu oraz ze spółką – co oznacza, że urząd może wybrać, od kogo ściągnie całość długu.

W praktyce KAS najczęściej wszczyna postępowanie wobec wszystkich aktualnych i byłych członków zarządu, którzy pełnili funkcję w czasie, gdy powstawały zaległości. Były prezes odwołany dwa lata temu może dziś otrzymać decyzję dotyczącą zobowiązań z okresu swojego mandatu. Termin przedawnienia zobowiązań podatkowych wynosi co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Odpowiedzialność z art. 116 Ord. pod. jest ściśle powiązana z art. 116 § 1 Ord. pod. i ma swój odpowiednik w prawie cywilnym – art. 299 § 1 k.s.h. regulujący odpowiedzialność zarządu za zobowiązania cywilnoprawne spółki. Oba mechanizmy mogą działać jednocześnie. Zarząd, który nie złożył wniosku o ogłoszenie upadłości w terminie, naraża się na podwójny front: podatkowy i cywilny.

Kiedy organ podatkowy może pociągnąć zarząd do odpowiedzialności?

Aby wydać decyzję na podstawie art. 116 § 1 Ord. pod., organ podatkowy musi wykazać spełnienie trzech przesłanek pozytywnych: po pierwsze – istnienie zaległości podatkowej spółki, po drugie – bezskuteczność egzekucji z majątku spółki (w całości lub w części), po trzecie – pełnienie przez daną osobę funkcji członka zarządu w czasie powstania zaległości. Ciężar dowodu w zakresie przesłanek pozytywnych spoczywa na organie.

Bezskuteczność egzekucji nie musi oznaczać przeprowadzenia pełnego postępowania egzekucyjnego aż do jego umorzenia. Naczelnik Urzędu Skarbowego (NUS) może wykazać bezskuteczność innymi dowodami – np. odpisem z KRS wskazującym na brak majątku, protokołem komorniczym, informacją z ksiąg wieczystych. NSA wielokrotnie potwierdzał, że wystarczy uprawdopodobnienie bezskuteczności, a nie jej formalne stwierdzenie w postępowaniu egzekucyjnym.

Mikroprzedsiębiorstwo z Łódzkiego – jesień 2024 r. Zarząd złożył wniosek o ogłoszenie upadłości po 45 dniach od stwierdzenia niewypłacalności. Organ podatkowy wydał decyzję o odpowiedzialności na kwotę ponad 280 000 PLN. Spóźnienie o 15 dni przekroczyło ustawowy termin 30 dni z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego. Sąd oddalił odwołanie od decyzji, uznając, że zarząd nie wykazał przesłanki ekskulpacyjnej.

Warto pamiętać o zakresie podmiotowym. Odpowiedzialność obejmuje nie tylko formalnych członków zarządu wpisanych do KRS. Może objąć też osoby faktycznie zarządzające spółką – tzw. shadow directors – jeżeli de facto wykonywały czynności zarządcze. KAS coraz częściej bada rzeczywistą strukturę zarządzania, nie tylko wpisy rejestrowe.

Odpowiedzialność z art. 116 Ord. pod. jest równoległa wobec odpowiedzialności z art. 116 § 1 Ord. pod. za składki ZUS – na podstawie art. 31 i 32 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zaległości podatkowe i składkowe mogą być dochodzone jednocześnie przez różne organy: NUS i ZUS. Łączne zobowiązanie osobiste członka zarządu może wielokrotnie przekroczyć pierwotne zaległości spółki.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, zanim organ podatkowy wyda decyzję. Czas na podjęcie działań obronnych jest ograniczony. Niepodjęcie kroków w odpowiednim momencie może zamknąć dostęp do skutecznych narzędzi obrony.

Jeśli Państwa spółka ma zaległości podatkowe przekraczające 30 dni, a egzekucja jest możliwa – przeprowadzimy analizę ryzyka art. 116 Ord. pod., ocenimy przesłanki ekskulpacyjne i wskażemy optymalną ścieżkę działania: info@kordeckipartners.com.

Jak skutecznie bronić się przed odpowiedzialnością – przesłanki ekskulpacyjne?

Artykuł 116 § 1 Ord. pod. przewiduje trzy ustawowe przesłanki wyłączające odpowiedzialność. Ciężar ich wykazania spoczywa na członku zarządu. Przesłanki te są analogiczne do obrony z art. 299 § 2 k.s.h. – co oznacza, że dobrze przeprowadzone postępowanie restrukturyzacyjne lub upadłościowe chroni jednocześnie przed odpowiedzialnością podatkową i cywilnoprawną.

Pierwsza przesłanka: we właściwym czasie zgłoszono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne. Właściwy czas to nie więcej niż 30 dni od daty zaistnienia stanu niewypłacalności, zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego. Sądy administracyjne konsekwentnie rygorystycznie oceniają ten termin. Spóźnienie nawet o kilka dni może pozbawić zarząd tej linii obrony.

Druga przesłanka: niezgłoszenie wniosku nastąpiło bez winy członka zarządu. W praktyce ta przesłanka jest najtrudniejsza do wykazania. Organy podatkowe i sądy administracyjne rzadko uznają argumenty o braku wiedzy o stanie finansów spółki – zwłaszcza jeśli dana osoba była aktywnym członkiem zarządu. Skuteczna obrona wymaga dokumentacji potwierdzającej brak faktycznego wpływu na decyzje finansowe.

Trzecia przesłanka: wierzyciel podatkowy nie poniósł szkody wskutek niezgłoszenia wniosku. Ta przesłanka jest rzadko skuteczna samodzielnie. Wymaga wykazania, że nawet gdyby wniosek złożono w terminie, organ podatkowy i tak nie odzyskałby należności – bo majątek spółki był zbyt mały lub obciążony hipotekami uprzywilejowanych wierzycieli.

Spółka IT z Mazowsza – wiosna 2025 r. Członek zarządu wykazał, że przez ostatnie 6 miesięcy przed powstaniem zaległości był w stanie długotrwałej niezdolności do pracy i nie miał dostępu do dokumentacji finansowej spółki. Organ podatkowy cofnął decyzję. Kluczowe były dokumentacja medyczna, korespondencja e-mail potwierdzająca brak dostępu do systemów i zeznania pozostałych członków zarządu.

W kontekście transgranicznych postępowań upadłościowych z udziałem Polski i Niemiec należy pamiętać, że termin złożenia wniosku ocenia się według prawa właściwego dla głównego ośrodka działalności dłużnika (COMI). Dla spółek zarejestrowanych w Polsce stosuje się przepisy Prawa upadłościowego, nawet jeśli działalność operacyjna prowadzona jest za granicą.

Restrukturyzacja i upadłość jako narzędzia ochrony zarządu – jak je wykorzystać?

Restrukturyzacja to nie tylko ratunek dla spółki – to też tarcza dla zarządu. Zgodnie z art. 2 Prawa restrukturyzacyjnego, dostępne są cztery ścieżki: postępowanie o zatwierdzenie układu, przyspieszone postępowanie układowe, postępowanie układowe oraz postępowanie sanacyjne. Każde z nich, wszczęte we właściwym czasie, może wyłączyć odpowiedzialność osobistą z art. 116 Ord. pod.

Kluczowy jest moment wszczęcia postępowania. Prawo restrukturyzacyjne pozwala na działanie wcześniej niż prawo upadłościowe – wystarczy zagrożenie niewypłacalnością (art. 3 ust. 1 Prawa restrukturyzacyjnego), a nie sam stan niewypłacalności. Zarząd, który widzi pierwsze sygnały problemów płynnościowych, powinien rozważyć otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego zanim 30-dniowy zegar z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego zacznie biec.

Pre-pack (przygotowana likwidacja) to rozwiązanie coraz popularniejsze w Polsce. Pozwala na sprzedaż przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w ramach postępowania upadłościowego, z zachowaniem wartości operacyjnej biznesu. Z perspektywy zarządu – pre-pack złożony we właściwym czasie spełnia przesłankę terminowego zgłoszenia wniosku upadłościowego i chroni przed odpowiedzialnością z art. 116 Ord. pod. oraz art. 299 § 1 k.s.h.

Trzy scenariusze biznesowe ilustrują różne podejścia:

Producent z Małopolski – zaległości VAT narastające przez 4 miesiące, majątek produkcyjny o wartości 1,2 mln PLN. Optymalną ścieżką jest przyspieszone postępowanie układowe z jednoczesnym wnioskiem o zawieszenie egzekucji. Czas reakcji: do 14 dni od stwierdzenia zagrożenia.
Spółka IT z Mazowsza – brak majątku trwałego, zaległości z tytułu CIT i ZUS. Rekomendowane uproszczone postępowanie o zatwierdzenie układu z doradcą restrukturyzacyjnym. Koszt wdrożenia: od 15 000 PLN.
Inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski – spółka-córka z zaległościami podatkowymi i ekspozycją zarządu-rezydenta. Konieczna analiza odpowiedzialności w grupach kapitałowych i ewentualne wszczęcie postępowania restrukturyzacyjnego w Polsce.

Obrona karnoskarbowa (white-collar defence) jest odrębnym wymiarem. Niezłożenie wniosku o upadłość w terminie może stanowić przestępstwo z art. 586 k.s.h. Równolegle KAS może skierować sprawę do prokuratury w związku z uszczupleniem należności publicznoprawnych. Zarząd powinien korzystać z pomocy prawnej łączącej doradztwo restrukturyzacyjne z obroną karną.

Kwestie raportowania i transparentności finansowej – w tym wymogi wynikające z regulacji ESRS – mogą mieć znaczenie przy ocenie, czy zarząd dochował należytej staranności w monitorowaniu sytuacji finansowej spółki. Więcej o obowiązkach sprawozdawczych w kontekście wdrożenia ESRS dla polskich jednostek raportujących.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zaległości podatkowe, struktura zarządu, dostępny majątek – wymaga indywidualnej oceny. Każdy dzień zwłoki zmniejsza liczbę dostępnych instrumentów ochrony. Nieodwracalne skutki decyzji organu podatkowego można jeszcze zatrzymać na etapie postępowania.

Jeśli Państwa spółka stoi przed ryzykiem odpowiedzialności z art. 116 Ord. pod. lub zaległości przekraczają 60 dni – przeprowadzimy pełną analizę przesłanek ekskulpacyjnych, ocenimy opcje restrukturyzacyjne i przygotujemy strategię obrony: info@kordeckipartners.com.

Checklist: co przygotować, gdy urząd skarbowy wszczyna postępowanie?

Gdy naczelnik urzędu skarbowego doręcza postanowienie o wszczęciu postępowania wobec członka zarządu, czas na reakcję jest krótki. Termin na złożenie wyjaśnień lub odwołania wynosi 14 dni od doręczenia. Poniżej lista dokumentów i działań, które należy podjąć niezwłocznie.

Dokumentacja finansowa spółki – sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata, bilanse, rachunki zysków i strat, raporty z audytów wewnętrznych.
Dowody na termin stwierdzenia niewypłacalności – korespondencja zarządu, protokoły posiedzeń zarządu i rady nadzorczej, opinie doradców finansowych z okresu narastania zaległości.
Dokumentacja dotycząca wniosku restrukturyzacyjnego lub upadłościowego – jeśli był złożony: data wpływu do sądu, sygnatura, postanowienie o otwarciu postępowania.
Dowody na zakres faktycznych obowiązków w zarządzie – podział kompetencji, pełnomocnictwa, zakresy czynności, korespondencja wewnętrzna.
Pełnomocnik procesowy – wyznaczenie adwokata lub radcy prawnego specjalizującego się w prawie podatkowym i restrukturyzacyjnym przed pierwszą odpowiedzią na wezwanie organu.

Postępowanie przed organem podatkowym jest postępowaniem administracyjnym. Można zaskarżyć decyzję do dyrektora izby administracji skarbowej, a następnie do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (WSA) i Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skuteczna obrona wymaga spójnej narracji procesowej od pierwszego pisma – błędy popełnione na etapie organu trudno naprawić przed sądem.

Często zadawane pytania

P: Czy były członek zarządu może ponosić odpowiedzialność za zaległości powstałe po jego odwołaniu?

O: Nie – artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej ogranicza odpowiedzialność do zaległości powstałych w czasie pełnienia funkcji w zarządzie. Były członek zarządu odpowiada wyłącznie za zobowiązania, które powstały, gdy był wpisany do KRS lub faktycznie wykonywał funkcję zarządczą. Zaległości powstałe po skutecznym odwołaniu nie obciążają byłego członka zarządu – pod warunkiem że odwołanie zostało prawidłowo zarejestrowane i nie pełnił on faktycznie funkcji po tej dacie.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa postępowanie restrukturyzacyjne chroniące zarząd przed odpowiedzialnością?

O: Koszt uproszczonego postępowania o zatwierdzenie układu (bez sądu, z doradcą restrukturyzacyjnym) zaczyna się od około 15 000 PLN za obsługę prawną i doradztwo. Przyspieszone postępowanie układowe z udziałem sądu to koszt od 30 000 PLN i czas trwania 3 do 6 miesięcy. Postępowanie sanacyjne – najbardziej rozbudowane – może trwać od 12 do 24 miesięcy i kosztować od 80 000 PLN wzwyż, w zależności od wielkości spółki i stopnia skomplikowania restrukturyzacji.

P: Czy prokura lub pełnomocnictwo do zarządzania spółką oznacza odpowiedzialność na równi z zarządem?

O: Prokurent i pełnomocnik co do zasady nie odpowiadają z artykułu 116 Ordynacji podatkowej – przepis ten dotyczy członków zarządu. Jednak organy podatkowe i sądy administracyjne badają, czy dana osoba faktycznie wykonywała czynności zarządcze. Jeśli prokurent de facto kierował spółką, podejmował decyzje finansowe i miał pełną kontrolę nad zobowiązaniami – może zostać uznany za osobę faktycznie zarządzającą. Taka kwalifikacja jest możliwa, choć wymaga od organu solidnego uzasadnienia dowodowego.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.