Firma budowlana z Mazowsza. Zarząd liczy trzech członków. Spółka traci płynność w trzecim kwartale 2024 r. Żaden z członków zarządu nie składa wniosku o upadłość w ustawowym terminie. Rok później wszyscy trzej odpowiadają osobiście – całym swoim majątkiem – za długi spółki wobec banku i podwykonawców. To nie jest scenariusz z podręcznika. To codzienność polskich sądów.

Odpowiedzialność członka zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynika przede wszystkim z artykułu 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych. Przepis ten pozwala wierzycielom dochodzić roszczeń bezpośrednio od zarządu, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna. Termin na złożenie wniosku o upadłość wynosi 30 dni od momentu zaistnienia stanu niewypłacalności.

Ten alert wyjaśnia trzy rzeczy: kto jest narażony i przy jakich progach, jakie mechanizmy prawne uruchamiają odpowiedzialność osobistą oraz jakie działania podjąć natychmiast. Złożoność przepisów nie zwalnia z obowiązku ich znajomości – a nieznajomość prawa nie jest żadną z trzech ustawowych przesłanek wyłączenia odpowiedzialności.

Kiedy zarząd odpowiada osobiście za długi spółki?

Odpowiedź jest prosta, choć konsekwencje są poważne. Artykuł 299 § 1 k.s.h. uruchamia odpowiedzialność solidarną wszystkich członków zarządu, gdy egzekucja przeciwko spółce okazała się bezskuteczna. Nie ma znaczenia, czy dany członek zarządu wiedział o konkretnym zobowiązaniu. Liczy się sam fakt pełnienia funkcji w chwili powstania długu.

Przepis działa jak sieć zabezpieczająca dla wierzycieli. KRS rejestruje skład zarządu – i to ten rejestr wyznacza krąg osób odpowiedzialnych. W praktyce wierzyciel nie musi nawet udowadniać winy zarządu. Wystarczy wykazać dwa fakty: istnienie długu spółki i bezskuteczność egzekucji.

Ustawodawca przewidział trzy drogi obrony, opisane w art. 299 § 2 k.s.h. Członek zarządu może się uwolnić od odpowiedzialności, jeśli wykaże, że:

  • złożył wniosek o ogłoszenie upadłości we właściwym czasie (art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego – 30 dni od powstania stanu niewypłacalności),
  • wszczął postępowanie restrukturyzacyjne we właściwym czasie,
  • wierzyciel nie poniósł szkody mimo niezłożenia wniosku.

Termin 30 dni jest bezwzględny. Sądy liczą go od dnia, w którym zarząd wiedział lub powinien był wiedzieć o niewypłacalności. Domniemanie z art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego mówi wprost: opóźnienie w regulowaniu zobowiązań przekraczające 3 miesiące uruchamia domniemanie niewypłacalności. Zarząd, który czeka czwarty miesiąc, działa już na własne ryzyko.

Równolegle działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki – na tych samych zasadach co w k.s.h., ale wobec organu podatkowego. KAS może prowadzić egzekucję z prywatnego majątku zarządu bez wyroku sądowego. To mechanizm szybszy i bardziej dotkliwy niż powództwo wierzyciela prywatnego.

Jakie pułapki compliance czyhają na każdego członka zarządu?

Odpowiedzialność z art. 299 k.s.h. to tylko jeden wymiar ryzyka. Codzienne zarządzanie spółką generuje kolejne, mniej oczywiste zagrożenia. Trzy z nich są szczególnie groźne, bo wynikają z przepisów, które łatwo przeoczyć.

Pierwsze – umowy między spółką a członkiem zarządu. Artykuł 210 § 1 k.s.h. wymaga, by w takich transakcjach spółkę reprezentowała rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. W praktyce wiele spółek o tym zapomina. Umowa zawarta z naruszeniem tego przepisu jest nieważna – a zarząd może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki na podstawie art. 293 § 1 k.s.h.

Drugie – próg kapitałowy i czynności przekraczające zwykły zarząd. Artykuł 230 k.s.h. wymaga uchwały wspólników przy rozporządzeniu prawem lub zaciągnięciu zobowiązania przekraczającego dwukrotność kapitału zakładowego. Przy minimalnym kapitale 5 000 PLN (art. 154 § 1 k.s.h.) próg wynosi zaledwie 10 000 PLN. Zarząd, który samodzielnie podpisuje umowę na 15 000 PLN bez uchwały, działa poza swoimi kompetencjami.

Trzecie – due diligence i transakcje M&A. Przy przejęciach spółek nowy zarząd przejmuje nie tylko aktywa, ale i potencjalne zobowiązania poprzedników. Wybór formy prawnej i struktura transakcji mają bezpośredni wpływ na zakres odpowiedzialności. Brak rzetelnego due diligence Poland przed objęciem funkcji to błąd, który może kosztować nowego członka zarządu jego prywatny majątek.

Warto też pamiętać o ryzykach compliance wykraczających poza k.s.h. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Brak wdrożenia grozi karą do 1 080 000 PLN. Ramy compliance antykorupcyjnego uzupełniają ten obraz – zarząd odpowiada za kulturę organizacyjną, nie tylko za podpisane dokumenty.

Spółka IT z Małopolski, wiosna 2025 r. Nowy inwestor przejmuje udziały i powołuje nowy zarząd. Po trzech miesiącach okazuje się, że poprzedni zarząd nie regulował składek ZUS przez rok. Nowy zarząd – formalnie niewinny – musi udowodnić, że zaległości powstały wyłącznie przed jego powołaniem. Ciężar dowodu spoczywa na nim, nie na ZUS.

Co zrobić natychmiast – lista kontrolna dla zarządu

Złożoność przepisów nie musi oznaczać paraliżu decyzyjnego. Każdy członek zarządu powinien przeprowadzić podstawowy audyt swojej sytuacji. Cztery działania można podjąć w ciągu najbliższych 14 dni.

  • Sprawdź aktualny wpis w KRS – czy skład zarządu jest zgodny ze stanem faktycznym i czy nie figurujesz w spółkach, z których dawno odszedłeś.
  • Zweryfikuj płynność spółki – czy opóźnienia w regulowaniu zobowiązań nie przekraczają 3 miesięcy wobec żadnego z wierzycieli.
  • Przejrzyj umowy zawarte między spółką a członkami zarządu – czy były reprezentowane przez właściwy organ zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h.
  • Oceń, czy spółka wdrożyła kanał zgłoszeń dla sygnalistów (jeśli zatrudnia 50+ osób) – termin minął 25 września 2024 r.

Dla spółek prowadzących działalność transgraniczną lub rozważających wejście inwestora zagranicznego dodatkowym elementem jest weryfikacja struktury właścicielskiej. Porównanie sp. z o.o. i S.A. dla inwestorów z Francji pokazuje, jak wybór formy prawnej wpływa na rozkład odpowiedzialności zarządu i wspólników. Decyzja o formie spółki – set up company Poland – to nie tylko kwestia kosztów rejestracji, ale przede wszystkim zarządzania ryzykiem osobistym.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest proaktywny audyt niż reaktywna obrona przed sądem. Odpowiedzialność zarządu w polskim prawie jest surowa i solidarna. Jeden zaniedbany termin może uruchomić nieodwracalne skutki dla całego majątku osobistego członka zarządu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, zanim wierzyciel złoży pozew lub KAS wszczynie egzekucję. Każdy dzień zwłoki po upływie 30-dniowego terminu z Prawa upadłościowego zamyka drogę do skutecznej obrony.

Jeśli Państwa spółka odnotowuje opóźnienia w płatnościach przekraczające 60 dni lub zarząd rozważa restrukturyzację – przeprowadzimy audyt odpowiedzialności zarządu, ocenimy przesłanki obrony z art. 299 § 2 k.s.h. i zaproponujemy konkretne kroki: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy członek zarządu, który nie podpisał konkretnej umowy, też odpowiada za dług z niej wynikający?

O: Tak. Artykuł 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych przewiduje odpowiedzialność solidarną wszystkich członków zarządu, niezależnie od podziału kompetencji wewnątrz zarządu. Podział obowiązków między członkami zarządu nie ma znaczenia dla wierzyciela zewnętrznego. Jedyną skuteczną obroną jest wykazanie jednej z trzech przesłanek z artykułu 299 paragraf 2 Kodeksu spółek handlowych.

P: Ile czasu ma zarząd na złożenie wniosku o upadłość po stwierdzeniu niewypłacalności?

O: Artykuł 21 ustęp 1 Prawa upadłościowego daje zarządowi 30 dni od dnia zaistnienia stanu niewypłacalności. Termin ten jest nieprzekraczalny. Domniemanie niewypłacalności powstaje już po 3 miesiącach opóźnienia w regulowaniu zobowiązań pieniężnych. Przekroczenie terminu 30 dni pozbawia zarząd głównej linii obrony i otwiera drogę do osobistej odpowiedzialności majątkowej.

P: Czy rezygnacja z funkcji członka zarządu chroni przed odpowiedzialnością za długi spółki?

O: Rezygnacja skutkuje wyłącznie na przyszłość – i to dopiero od momentu jej skutecznego złożenia, nie od daty wpisu w KRS. Za zobowiązania powstałe w czasie pełnienia funkcji odpowiedzialność pozostaje. Opóźniony wpis do KRS nie chroni byłego członka zarządu. Uważamy, że każda rezygnacja powinna być poprzedzona oceną stanu zobowiązań spółki na dzień jej złożenia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa korporacyjnego i odpowiedzialności zarządu. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.