Ukraińska grupa kapitałowa planuje ekspansję na rynek polski. Pada pytanie, które pada zawsze: oddział czy spółka zależna? Wybór struktury prawnej w Polsce determinuje zakres odpowiedzialności, obciążenia podatkowe i szybkość działania. Podjęcie decyzji bez analizy prawnej zamyka drogę do optymalnych rozwiązań – niekiedy na lata.

Ukraińskie grupy kapitałowe wchodzące na rynek polski mają do wyboru dwie główne struktury: oddział (branch) lub spółkę zależną – najczęściej sp. z o.o. Oddział nie posiada osobowości prawnej i jest bezpośrednim przedłużeniem spółki macierzystej. Spółka zależna to odrębny podmiot prawa polskiego, wpisywany do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), z minimalnym kapitałem zakładowym wynoszącym 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. Wybór struktury wpływa na odpowiedzialność, opodatkowanie i czas wejścia na rynek.

Ten alert omawia trzy kwestie: czym różnią się obie struktury w praktyce, kogo dotyczą zmiany regulacyjne, i jakie kroki podjąć w ciągu najbliższych 30 dni.

Czym różni się oddział od spółki zależnej w Polsce?

Oddział jest formą organizacyjną bez osobowości prawnej. Działa na podstawie przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej oraz przepisów k.s.h. Spółka macierzysta odpowiada za wszystkie zobowiązania oddziału bez ograniczeń. To istotna różnica w porównaniu ze spółką zależną, gdzie – co do zasady – ryzyko ogranicza się do wniesionego kapitału.

Rejestracja oddziału w KRS trwa od 2 do 4 tygodni. Wymaga m.in. wyznaczenia osoby upoważnionej do reprezentowania przedsiębiorcy zagranicznego. Dokumenty założycielskie spółki macierzystej muszą być przetłumaczone przez tłumacza przysięgłego i zalegalizowane lub opatrzone apostille. Dla grup ukraińskich oznacza to dodatkowy krok – Ukraina nie jest stroną Konwencji haskiej w zakresie apostille dla dokumentów korporacyjnych, co wymaga legalizacji konsularnej.

Spółka z o.o. rejestruje się przez system S24 w ciągu 24 godzin lub w trybie tradycyjnym w ciągu 5–7 dni roboczych. Posiada własny NIP, REGON i rachunek bankowy. Zarząd sp. z o.o. odpowiada osobowo za zobowiązania spółki wobec wierzycieli, jeżeli egzekucja okaże się bezskuteczna – na podstawie art. 299 § 1 k.s.h. Warto o tym pamiętać przy obsadzaniu stanowisk w zarządzie.

W praktyce – wiele ukraińskich grup o tym zapomina – oddział nie może prowadzić działalności innej niż ta, którą wykonuje spółka macierzysta. Spółka zależna nie ma tego ograniczenia. To kryterium często przesądza o wyborze struktury.

Kogo dotyczą zmiany i jakie progi są istotne?

Ukraińskie podmioty wchodzące na rynek polski po lutym 2022 r. korzystają z uproszczonych procedur administracyjnych. Jednocześnie polska administracja podatkowa – Krajowa Administracja Skarbowa (KAS) – wzmocniła kontrolę nad strukturami transgranicznymi. Grupy z obrotami powyżej 10 mln EUR rocznie podlegają obowiązkowi dokumentacji cen transferowych już od pierwszej transakcji z podmiotem powiązanym.

Dla oddziałów kluczowe jest ustalenie, czy działalność w Polsce tworzy zakład (permanent establishment) w rozumieniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Ukrainą. Jeśli tak – zyski przypisane zakładowi podlegają opodatkowaniu CIT w Polsce według stawki 19%. Brak odpowiedniej analizy przed rejestracją to jeden z najczęstszych błędów.

Spółka zależna płaci CIT w Polsce niezależnie od miejsca siedziby spółki matki. Małe podmioty – z przychodami do 2 mln EUR rocznie – korzystają z obniżonej stawki 9% na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT. To realna oszczędność dla grup, które dopiero budują polskie portfolio.

  • Oddział: brak osobowości prawnej, pełna odpowiedzialność spółki macierzystej, ograniczony zakres działalności
  • Spółka z o.o.: odrębna osobowość prawna, kapitał min. 5 000 PLN, możliwość rejestracji przez S24
  • Próg dokumentacji cen transferowych: 10 mln EUR obrotu rocznie
  • Stawka CIT: 19% standardowo, 9% dla małych podatników do 2 mln EUR przychodu

Przy zawieraniu umów między sp. z o.o. a jej członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników – zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. Naruszenie tej zasady skutkuje nieważnością umowy. Due diligence Poland w zakresie struktury korporacyjnej powinno obejmować weryfikację wszystkich umów zawartych z zarządem.

Firma produkcyjna z Kijowa, wchodząca na rynek małopolski wiosną 2024 r., wybrała oddział zamiast spółki zależnej – kierując się szybkością rejestracji. Po sześciu miesiącach okazało się, że zakres działalności polskiego oddziału wykracza poza zakres spółki matki. KRS wezwał do korekty struktury. Korekta zajęła trzy miesiące i wygenerowała koszty przekraczające 40 000 PLN.

Inwestor z Charkowa, planujący wejście na rynek IT w Warszawie latem 2025 r., zdecydował się na sp. z o.o. zarejestrowaną przez S24 w ciągu jednego dnia. Dzięki temu w ciągu tygodnia podpisał pierwszą umowę z polskim kontrahentem. Wybór struktury skrócił czas wejścia na rynek o ponad 3 tygodnie w porównaniu z procedurą rejestracji oddziału.

Co zrobić w ciągu najbliższych 30 dni?

Decyzja o strukturze powinna poprzedzać jakiekolwiek działania operacyjne w Polsce. Unikamy sytuacji, w której spółka zaczyna działać bez rejestracji – to naraża zarząd lub reprezentanta na odpowiedzialność osobistą. Poniżej lista działań do wykonania w ciągu 30 dni.

  • Ustalić zakres planowanej działalności w Polsce i porównać z zakresem spółki macierzystej
  • Przeprowadzić analizę zakładu podatkowego (permanent establishment) pod umową PL–UA
  • Wybrać strukturę: oddział lub sp. z o.o. – z uwzględnieniem progów CIT i odpowiedzialności
  • Przygotować dokumenty założycielskie z legalizacją konsularną (dla oddziału) lub aktem notarialnym (dla sp. z o.o.)
  • Złożyć wniosek do KRS – termin rejestracji: od 1 dnia (S24) do 4 tygodni (tryb tradycyjny)

Grupy, które planują dalszą ekspansję w regionie CEE, mogą skorzystać z matrycy decyzyjnej sp. z o.o. vs S.A. dla inwestorów ukraińskich oraz z analogicznego opracowania dla rynku czeskiego. Oba materiały pomagają porównać struktury w różnych jurysdykcjach przed podjęciem decyzji o wyborze miejsca rejestracji holdingu.

Uważamy, że dla większości ukraińskich grup wchodzących na rynek polski bezpieczniejszym rozwiązaniem jest sp. z o.o. Ogranicza odpowiedzialność, daje elastyczność operacyjną i umożliwia korzystanie z polskich ulg podatkowych – w tym IP Box i estońskiego CIT. Oddział sprawdza się w przypadku krótkoterminowej obecności lub działalności ściśle tożsamej z profilem spółki matki.

Konkretna sytuacja Państwa grupy może wymagać innego podejścia. Wybór struktury bez analizy prawnej i podatkowej to ryzyko, które może okazać się nieodwracalne – zmiana formy obecności po rozpoczęciu działalności generuje koszty i opóźnienia. Każdy miesiąc bez właściwej struktury to utracona szansa na optymalizację podatkową i ochronę majątku.

Jeśli Państwa grupa planuje wejście na rynek polski lub rozważa zmianę istniejącej struktury – przeprowadzimy analizę zakładu podatkowego, wybór formy prawnej i rejestrację w KRS: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do zakładania spółek, M&A Poland, due diligence Poland oraz obsługi grup kapitałowych z Ukrainy i krajów WNP. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.