Certyfikacja BREEAM i LEED w Polsce – aspekty

Biuro w centrum Warszawy. Deweloper negocjuje umowę najmu z zagranicznym najemcą. Najemca – fundusz instytucjonalny – stawia jeden warunek: budynek musi posiadać certyfikat BREEAM minimum na poziomie „Very Good" lub LEED Gold. Bez certyfikatu transakcja odpada. Deweloper ma sześć miesięcy do zamknięcia umowy. Czy zdąży? Czy umowa najmu w ogóle gwarantuje mu ochronę, jeśli certyfikacji nie uda się uzyskać w terminie?

Certyfikacja BREEAM i LEED w Polsce nie jest wprost regulowana jednym aktem prawnym – obowiązek jej uzyskania wynika z umów (najmu, sprzedaży, finansowania) oraz coraz częściej z wymogów ESG narzucanych przez inwestorów instytucjonalnych i banki. Proces certyfikacji trwa od kilku miesięcy do ponad roku. Koszty oceny technicznej, doradztwa i dostosowania budynku mogą sięgnąć kilku procent wartości inwestycji.

Ten przewodnik wyjaśnia, jak przebiega certyfikacja krok po kroku, jakie pułapki prawne czyhają na każdym etapie i jak zabezpieczyć interesy spółki – niezależnie od tego, czy jesteś deweloperem, właścicielem nieruchomości, czy zagranicznym inwestorem wchodzącym na rynek polski.

Czym jest certyfikacja BREEAM i LEED i dlaczego ma znaczenie prawne w Polsce?

BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Method) i LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) to prywatne systemy oceny zrównoważonego budownictwa. Żaden z nich nie jest obowiązkowy z mocy polskiego prawa. Mimo to ich znaczenie prawne jest bardzo realne – wynika z kilku źródeł jednocześnie.

Po pierwsze, umowy. Najemcy instytucjonalni, fundusze PE i REIT-y wpisują certyfikację jako warunek zawieszający lub zobowiązanie kontraktowe w umowach najmu i umowach sprzedaży. Brak certyfikatu w terminie oznacza prawo do rozwiązania umowy lub żądania odszkodowania. Po drugie, finansowanie. Banki i instytucje finansujące zielone obligacje (green bonds) uzależniają uruchomienie środków od uzyskania określonego poziomu certyfikacji – najczęściej BREEAM „Excellent" lub LEED Platinum. Po trzecie, ESG. Regulacje CSRD nakładają na duże podmioty obowiązek raportowania śladu środowiskowego portfela nieruchomości. Certyfikat staje się dowodem w raportowaniu niefinansowym.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – certyfikat nie jest dokumentem technicznym, lecz zobowiązaniem prawnym zakodowanym w kilku umowach jednocześnie. Naruszenie jednej z nich może uruchomić kaskadę roszczeń. Dla zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek polski warto zapoznać się z ogólnymi zasadami dotyczącymi nabywania nieruchomości w Polsce, zanim przystąpi do negocjowania warunków certyfikacyjnych.

Instytucje takie jak KNF, BGK czy Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) coraz częściej uzależniają preferencyjne finansowanie od spełnienia kryteriów środowiskowych potwierdzonych właśnie certyfikatem BREEAM lub LEED. To zmienia certyfikację z dobrowolnego narzędzia marketingowego w element ładu korporacyjnego i compliance.

Jak wygląda procedura certyfikacji krok po kroku?

Procedura certyfikacyjna BREEAM i LEED przebiega podobnie, choć różni się szczegółami organizacyjnymi. Oba systemy wymagają zaangażowania akredytowanego oceniającego (assessora) na wczesnym etapie – najlepiej już na etapie projektu budowlanego. Opóźnienie tego kroku o 3–6 miesięcy potrafi zwiększyć koszty dostosowania nawet dwukrotnie.

Etap pierwszy to rejestracja projektu. W przypadku BREEAM – u licencjonowanego assessora BRE Global, w przypadku LEED – w systemie USGBC/GBCI. Rejestracja wiąże się z pierwszą opłatą: dla LEED wynosi ona od kilkuset do kilku tysięcy dolarów w zależności od powierzchni budynku. Etap drugi to ocena wstępna i plan działań (Pre-Assessment lub Design Review). Assessor identyfikuje luki i wskazuje działania niezbędne do osiągnięcia docelowego poziomu certyfikacji. Ten etap trwa 4–8 tygodni.

Etap trzeci to wdrożenie wymagań technicznych i dokumentacyjnych. Tu najczęściej pojawiają się problemy prawne. Wymagania dotyczą m.in.:

charakterystyki energetycznej budynku (zgodność z Prawem budowlanym i rozporządzeniami technicznymi),
jakości powietrza wewnętrznego i systemów HVAC,
zarządzania odpadami budowlanymi,
dostępności komunikacyjnej (transport zbiorowy, infrastruktura rowerowa),
zastosowania materiałów o niskim śladzie węglowym.

Etap czwarty to audyt i weryfikacja dokumentacji przez assessora. Etap piąty – wydanie certyfikatu przez BRE Global lub GBCI. Cały proces dla nowej inwestycji trwa od 9 do 18 miesięcy. Dla budynku istniejącego (certyfikacja „In-Use" lub LEED O+M) – od 6 do 12 miesięcy, ale wymaga zebrania danych eksploatacyjnych za minimum 12 kolejnych miesięcy.

Umowa z assessorem powinna precyzować: zakres obowiązków, harmonogram, konsekwencje opóźnień i podział odpowiedzialności za brak certyfikatu. W praktyce umowy te są często lakoniczne – to błąd, który w razie sporu staje się problemem właściciela nieruchomości, nie assessora.

Jakie pułapki prawne kryje umowa najmu z klauzulą certyfikacyjną?

Klauzula certyfikacyjna w umowie najmu to jeden z najczęstszych źródeł sporów w polskim rynku nieruchomości komercyjnych. Problem polega na tym, że strony często negocjują poziom certyfikatu, zapominając o mechanizmach wykonawczych.

Pierwsza pułapka: brak definicji „certyfikatu". Umowy często wskazują „BREEAM Very Good" bez doprecyzowania, który schemat oceny (New Construction, In-Use, Refurbishment), która wersja metodologii i który etap certyfikacji (design stage czy post-construction). Assessorzy BRE Global wydają certyfikaty tymczasowe i ostateczne – certyfikat tymczasowy nie spełnia wymogów wielu instytucji finansujących.

Druga pułapka: brak klauzuli siły wyższej dostosowanej do specyfiki certyfikacji. Opóźnienia w dostawie dokumentacji technicznej od podwykonawców, zmiany metodologii oceny przez BRE Global czy przedłużające się procedury administracyjne mogą uniemożliwić uzyskanie certyfikatu w terminie. Standardowe klauzule force majeure rzadko obejmują te sytuacje.

Trzecia pułapka: brak mechanizmu zastępczego. Co się dzieje, gdy certyfikat nie zostanie uzyskany? Rozwiązanie umowy, obniżenie czynszu, kara umowna, odszkodowanie? Bez wyraźnego postanowienia strony trafiają do sądu lub arbitrażu. Warto pamiętać, że w sporach z elementem transgranicznym klauzule arbitrażowe bywają kluczowe – procedury egzekucji orzeczeń arbitrażowych w Polsce są uregulowane, co warto uwzględnić przy projektowaniu umowy.

Czwarta pułapka: zmiana najemcy lub właściciela w trakcie certyfikacji. Certyfikat BREEAM i LEED jest przypisany do budynku, ale zobowiązanie do jego uzyskania – do strony umowy. Przeniesienie własności lub cesja umowy najmu bez odpowiednich postanowień może pozostawić nowego właściciela z cudzym zobowiązaniem i bez środków na jego realizację. Deweloper z Trójmiasta przekonał się o tym jesienią 2024 r., gdy nabywca portfela biurowego odkrył, że trzy budynki mają w umowach najmu zobowiązanie do uzyskania BREEAM Excellent w terminie 18 miesięcy – termin upływał za 7 miesięcy od zamknięcia transakcji.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest szczegółowe uregulowanie klauzuli certyfikacyjnej już na etapie term sheet, a nie dopiero w finalnej umowie najmu.

Trzy scenariusze biznesowe – deweloper, właściciel portfela, inwestor zagraniczny

Certyfikacja BREEAM i LEED inaczej wygląda z perspektywy dewelopera budującego nowy obiekt, inaczej z perspektywy właściciela istniejącego portfela, a inaczej z perspektywy zagranicznego inwestora kupującego nieruchomość w Polsce.

Scenariusz 1 – deweloper (manufacturing/warehouse). Spółka deweloperska buduje park logistyczny na Dolnym Śląsku. Najemca – producent z sektora motoryzacyjnego – wymaga BREEAM „Very Good" jako warunek zawieszający umowę najmu. Deweloper angażuje assessora na etapie projektu budowlanego (właściwy moment). Problem pojawia się przy uzyskaniu pozwolenia na budowę: projekt musi spełniać wymogi Prawa budowlanego i jednocześnie kryteria BREEAM dotyczące efektywności energetycznej. Niekiedy wymagania te są zbieżne, ale w zakresie systemów wentylacji i oświetlenia mogą generować dodatkowe koszty rzędu 3–5% wartości budowy. Kluczowe jest, by umowa z generalnym wykonawcą (najczęściej na warunkach FIDIC) zawierała specyfikacje techniczne wymagane przez BREEAM. Brak tych postanowień w kontrakcie FIDIC to najczęstszy błąd w tej kategorii inwestycji.

Scenariusz 2 – właściciel portfela biurowego (IT/usługi). Fundusz zarządzający portfelem biurowym w Warszawie i Krakowie planuje refinansowanie przez emisję zielonych obligacji. Bank wymaga certyfikacji BREEAM In-Use minimum „Very Good" dla wszystkich budynków w portfelu. Certyfikacja In-Use wymaga zebrania danych eksploatacyjnych za 12 pełnych miesięcy. Refinansowanie ma nastąpić za 14 miesięcy. Harmonogram jest napięty. Dodatkowo umowy najmu z najemcami muszą zawierać tzw. green lease clauses – zobowiązania najemców do udostępniania danych o zużyciu energii i wody. Wiele istniejących umów takich klauzul nie zawiera. Renegocjacja z 20 najemcami w 14 miesięcy to poważne wyzwanie operacyjne i prawne.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Dla inwestora z Niemiec lub Holandii kupującego nieruchomość komercyjną w Polsce certyfikat BREEAM lub LEED to element due diligence, nie tylko marketing. Inwestor powinien zweryfikować: czy certyfikat jest aktualny (certyfikaty BREEAM In-Use wymagają odnowienia co 3 lata), czy nie ma zaległości w opłatach za licencję, czy umowy najmu zawierają klauzule green lease i czy istniejące zobowiązania certyfikacyjne przejdą na nabywcę. Przepisy dotyczące nabywania nieruchomości przez cudzoziemców (ustawa z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców) mogą wymagać uzyskania zezwolenia MSWiA dla nabywców spoza EOG i Szwajcarii – to osobny element due diligence, niezwiązany z certyfikacją, ale istotny dla harmonogramu transakcji. Szczegółowe zasady planowania przestrzennego i zagospodarowania terenu, które mają wpływ na możliwość realizacji wymagań certyfikacyjnych, opisujemy w osobnym opracowaniu o planowaniu przestrzennym w Polsce.

Każdy z tych scenariuszy wymaga innej strategii prawnej. Wspólny mianownik jest jeden: certyfikacja musi być uregulowana w umowach, a nie pozostawiona jako zobowiązanie „na słowo honoru".

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać analizy kilku umów jednocześnie – z assessorem, z generalnym wykonawcą, z najemcą i z bankiem finansującym. Opóźnienie na etapie strukturyzowania tych zobowiązań może nieodwracalnie zamknąć drogę do certyfikacji w zakładanym terminie.

Jeśli Państwa spółka stoi przed decyzją o certyfikacji lub negocjuje umowę z klauzulą certyfikacyjną – przeprowadzimy analizę ryzyk umownych i zaproponujemy bezpieczne postanowienia: info@kordeckipartners.com.

Co przygotować przed rozpoczęciem certyfikacji – lista kontrolna

Przygotowanie do certyfikacji BREEAM lub LEED zaczyna się na długo przed złożeniem wniosku. Brak odpowiedniej dokumentacji na starcie procesu opóźnia certyfikację o 3–6 miesięcy i generuje dodatkowe koszty.

Lista dokumentów i działań niezbędnych przed rejestracją projektu:

Projekt budowlany lub dokumentacja techniczna istniejącego budynku – w wersji aktualnej, zgodnej z ostatecznym pozwoleniem na budowę lub pozwoleniem na użytkowanie.
Umowy z najemcami – weryfikacja pod kątem istniejących zobowiązań certyfikacyjnych i możliwości wprowadzenia green lease clauses.
Dane eksploatacyjne (dla certyfikacji In-Use lub LEED O+M) – rachunki za energię, wodę i odpady za minimum 12 miesięcy.
Umowa z generalnym wykonawcą – sprawdzenie, czy specyfikacje techniczne odpowiadają wymogom wybranego systemu certyfikacji.
Harmonogram inwestycji – zestawiony z harmonogramem certyfikacji, uwzględniający czas na audyt assessora (4–8 tygodni) i wydanie certyfikatu przez BRE Global lub GBCI (kolejne 4–12 tygodni).

W przypadku sporów z wykonawcą dotyczących jakości wykonania elementów wymaganych przez BREEAM lub LEED – np. systemów HVAC, izolacji termicznej czy instalacji fotowoltaicznych – spory te często toczą się na podstawie kontraktów FIDIC. Procedury dochodzenia roszczeń w takich sporach mają swoje własne terminy i mechanizmy. Osobną kwestią jest egzekucja orzeczeń, jeśli spór trafi do arbitrażu – procedury egzekucji orzeczeń arbitrażowych w Polsce są uregulowane, ale wymagają znajomości lokalnych przepisów proceduralnych.

Budżet certyfikacji warto planować z zapasem. Sama opłata za certyfikat BREEAM dla budynku biurowego o powierzchni 10 000 m² wynosi od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych. Do tego dochodzi wynagrodzenie assessora (kilkadziesiąt tysięcy złotych), koszty dostosowania technicznego (zmienne, nawet 5% wartości budynku) oraz koszty prawne strukturyzowania umów certyfikacyjnych.

Często zadawane pytania

P: Czy certyfikat BREEAM lub LEED jest wymagany przez polskie prawo?

O: Żaden przepis prawa polskiego nie nakłada obowiązku uzyskania certyfikatu BREEAM ani LEED. Obowiązek ten wynika wyłącznie z umów – najmu, sprzedaży lub finansowania – oraz z wymogów stawianych przez inwestorów instytucjonalnych i banki udzielające zielonego finansowania. Wyjątkiem są projekty realizowane ze środków publicznych lub unijnych, gdzie certyfikacja może być warunkiem dofinansowania narzuconym przez instytucję zarządzającą programem.

P: Ile trwa certyfikacja BREEAM dla nowego budynku biurowego i ile kosztuje?

O: Dla nowego budynku biurowego proces certyfikacji BREEAM New Construction trwa od 9 do 18 miesięcy, licząc od rejestracji projektu do wydania certyfikatu końcowego przez BRE Global. Certyfikat tymczasowy (design stage) można uzyskać wcześniej – zazwyczaj po 6–9 miesiącach – ale nie zastępuje on certyfikatu końcowego w większości umów finansowania. Całkowity koszt, obejmujący opłaty rejestracyjne, wynagrodzenie assessora i niezbędne dostosowania techniczne, waha się od kilkudziesięciu tysięcy do kilkuset tysięcy złotych w zależności od wielkości i stopnia skomplikowania budynku.

P: Czy certyfikat BREEAM automatycznie przechodzi na nowego właściciela nieruchomości?

O: Sam certyfikat jest przypisany do budynku, nie do właściciela. Jednak zobowiązania umowne dotyczące utrzymania certyfikatu – np. obowiązek odnowienia certyfikatu BREEAM In-Use co 3 lata lub dostarczania danych środowiskowych najemcom – nie przechodzą automatycznie na nabywcę nieruchomości. Wymagają wyraźnego uregulowania w umowie sprzedaży lub umowie przeniesienia praw. Pominięcie tego elementu w dokumentacji transakcyjnej jest jednym z częstszych błędów w due diligence nieruchomości komercyjnych w Polsce.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji i sporów na rynku nieruchomości. Pracujemy z polskimi deweloperami, inwestorami zagranicznymi i funduszami nieruchomościowymi przy certyfikacjach BREEAM i LEED, kontraktach FIDIC, umowach najmu i transakcjach sprzedaży portfeli. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.