Firma technologiczna z Nowego Jorku szukała siedziby europejskiej. Wybór padł na Warszawę. Założyciel – obywatel USA – chciał kupić lokal biurowy na własność, nie wynajmować. Okazało się, że procedura jest prostsza niż się spodziewał, ale zawiera dwa punkty, które mogą zablokować transakcję na tygodnie.

Obywatel Stanów Zjednoczonych może kupić nieruchomość w Polsce, jednak na podstawie ustawy z 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców wymaga zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w określonych przypadkach. Zezwolenie nie jest wymagane przy zakupie lokalu mieszkalnego lub garażu. Przy nabyciu gruntu rolnego, leśnego lub udziałów w spółce posiadającej nieruchomości – wymóg ten aktywuje się i wydłuża proces nawet o 90 dni.

Ten przewodnik pokazuje, jak przebiegała transakcja naszego klienta z USA. Opisujemy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu oraz wnioski, które można zastosować w każdej podobnej sytuacji.

Tło sprawy – czego szukał klient z USA?

Klient prowadził spółkę technologiczną zarejestrowaną w stanie Delaware. Planował otworzyć biuro w Polsce i zatrudnić lokalny zespół. Rozważał dwie opcje: zakup lokalu użytkowego w centrum Warszawy albo nabycie mieszkania jako inwestycji pod wynajem. Budżet wynosił około 2 miliony złotych. Termin zamknięcia transakcji – 60 dni od pierwszego kontaktu z prawnikiem.

Klient nie miał polskiego numeru PESEL ani NIP. Nie posiadał rachunku bankowego w Polsce. Rozliczał się w dolarach. Każdy z tych elementów mógł spowolnić notariat i rejestrację w KRS lub księdze wieczystej. W praktyce – wiele firm zagranicznych o tym zapomina – brak PESEL blokuje wpis do księgi wieczystej.

Wybraliśmy lokal mieszkalny jako pierwszą transakcję. Powód był prosty: zakup mieszkania przez cudzoziemca z USA nie wymaga zezwolenia MSWiA. To skróciło harmonogram o co najmniej 8 tygodni.

Jakie formalności musi spełnić obywatel USA przed zakupem nieruchomości?

Ustawa z 24 marca 1920 roku dzieli cudzoziemców na dwie kategorie. Obywatele Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii kupują nieruchomości bez zezwolenia. Obywatele USA – jako kraj spoza EOG – podlegają reżimowi zezwoleń przy zakupie gruntów, nieruchomości rolnych i leśnych oraz udziałów w spółkach posiadających takie nieruchomości. Lokal mieszkalny i garaż są z tego wymogu wyłączone.

Przed podpisaniem umowy przedwstępnej klient musiał uzyskać numer PESEL. Wniosek składa się w dowolnym urzędzie gminy – osobiście lub przez pełnomocnika. Czas oczekiwania to zazwyczaj 7–14 dni roboczych. Bez tego numeru notariusz nie sporządzi aktu notarialnego, a sąd wieczystoksięgowy nie dokona wpisu.

Kolejny krok to rachunek bankowy w Polsce lub przekaz walutowy zgodny z wymogami AML. Polska ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wymaga udokumentowania źródła środków przy transakcjach powyżej 15 000 euro. Nasz klient przelał środki z konta korporacyjnego w USA, co wymagało dodatkowych zaświadczeń bankowych przetłumaczonych przez tłumacza przysięgłego.

  • Numer PESEL – urzędowo, 7–14 dni roboczych
  • Tłumaczenie przysięgłe dokumentów tożsamości
  • Dokumentacja źródła środków (AML) przy kwocie powyżej 15 000 euro
  • Pełnomocnictwo notarialne, jeśli klient nie może być obecny osobiście

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest udzielenie pełnomocnictwa polskiemu prawnikowi już na etapie umowy przedwstępnej. Pozwala to działać sprawnie bez konieczności każdorazowego przylatywania do Polski.

Transakcje cross-border łączą polskie wymogi proceduralne z ograniczeniami wynikającymi z prawa innego kraju. Dla porównania – podobne wyzwania dotyczą inwestorów z Luksemburga, o czym piszemy szerzej w naszym przewodniku dla klientów z Luksemburga inwestujących w polskie nieruchomości.

Jak przebiegał proces transakcji krok po kroku?

Transakcja trwała 54 dni od pierwszego spotkania do wpisu w księdze wieczystej. Poniżej przedstawiamy rzeczywisty harmonogram.

Dni 1–14: analiza prawna nieruchomości (due diligence). Sprawdziliśmy księgę wieczystą, wypis z rejestru gruntów, zaświadczenia o braku zaległości podatkowych sprzedającego i plan miejscowy. Lokal nie miał obciążeń hipotecznych. Sprzedający był jedynym właścicielem. Brak ryzyk rejestracyjnych.

Dni 15–28: uzyskanie PESEL przez klienta, tłumaczenia dokumentów, przygotowanie umowy przedwstępnej. Umowa zawierała zadatek w wysokości 10% ceny – 200 000 złotych – wpłacony na rachunek escrow kancelarii. Termin zawarcia umowy przyrzeczonej: 30 dni.

Dni 29–45: weryfikacja AML przez bank, przelew środków z USA, przygotowanie aktu notarialnego. Notariusz pobrał opłatę notarialną oraz podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2% wartości transakcji – czyli 40 000 złotych. Opłata sądowa za wpis do księgi wieczystej wyniosła 200 złotych.

Dni 46–54: podpisanie aktu notarialnego, złożenie wniosku do sądu wieczystoksięgowego, wpis własności. Klient stał się właścicielem lokalu. Cały proces zmieścił się w pierwotnie założonym terminie.

Warto zestawić tę ścieżkę z transakcjami M&A, gdzie ryzyka prawne są znacznie bardziej rozbudowane. Nasz artykuł o sygnałach ostrzegawczych w polskich transakcjach M&A dla kupujących z USA pokazuje, jak różne mogą być poziomy złożoności.

Jakie wnioski wyciągnąć z tej transakcji?

Trzy lekcje mają zastosowanie w każdej podobnej sprawie. Po pierwsze – wybór rodzaju nieruchomości decyduje o tym, czy potrzebne jest zezwolenie MSWiA. Zakup mieszkania przez obywatela USA jest szybszy i tańszy niż zakup gruntu. Po drugie – PESEL trzeba uzyskać wcześniej. Opóźnienie tego kroku blokuje całą transakcję, bo bez niego nie ma aktu notarialnego.

Po trzecie – dokumentacja AML wymaga czasu. Polskie banki i notariusze mają obowiązek weryfikacji źródła środków. Klient z USA, który przelewa 2 miliony złotych bez wcześniejszego przygotowania zaświadczeń, może czekać na odblokowanie transakcji nawet 3 tygodnie.

Podobne wyzwania dokumentacyjne napotykają obywatele innych krajów spoza EOG. Szczegółowe porównanie procedur znajdziesz w naszym przewodniku dla obywateli Hiszpanii kupujących nieruchomości w Polsce – różnice są mniejsze niż można by sądzić.

Opłaty sądowe w sprawach cywilnych reguluje art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – wynoszą 5% wartości przedmiotu sporu w sprawach gospodarczych. Przy ewentualnych sporach z dewelopera lub sprzedającego ta stawka potrafi generować barierę kosztową. Warto o tym pamiętać przy negocjowaniu klauzul umownych.

Często zadawane pytania

P: Czy obywatel USA musi uzyskać zezwolenie MSWiA na zakup każdej nieruchomości w Polsce?

O: Nie. Zezwolenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji jest wymagane przy zakupie gruntów, nieruchomości rolnych i leśnych oraz udziałów w spółkach posiadających takie nieruchomości. Zakup lokalu mieszkalnego lub garażu przez obywatela USA nie wymaga zezwolenia. Procedura wydania zezwolenia trwa do 2 miesięcy, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – do 4 miesięcy.

P: Ile kosztuje zakup nieruchomości w Polsce jako cudzoziemiec?

O: Podstawowe koszty to podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 2% wartości transakcji (przy rynku wtórnym) lub VAT przy zakupie od dewelopera. Do tego dochodzi taksa notarialna, opłata za wpis do księgi wieczystej wynosząca 200 złotych oraz ewentualne koszty tłumaczeń przysięgłych. Łącznie koszty transakcyjne to zazwyczaj 3–5% wartości nieruchomości.

P: Czy obywatel USA może kupić nieruchomość w Polsce przez spółkę zarejestrowaną w Delaware?

O: Tak, ale spółka zagraniczna kupująca nieruchomość w Polsce musi być wpisana do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i spełnić wymogi ustawy o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Spółka z Delaware traktowana jest jak podmiot zagraniczny spoza EOG. Zakup gruntu przez taką spółkę wymaga zezwolenia MSWiA. Zakup lokalu mieszkalnego – nie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, zanim podpiszą Państwo umowę przedwstępną. Pominięcie weryfikacji AML lub brak PESEL może zablokować transakcję i spowodować utratę zadatku – skutek nieodwracalny w świetle podpisanej umowy.

Jeśli Państwa spółka lub Państwo osobiście planujecie zakup nieruchomości w Polsce jako obywatele USA – przeprowadzimy due diligence, uzyskamy PESEL, przygotujemy pełnomocnictwo i poprowadzi transakcję od umowy przedwstępnej do wpisu w księdze wieczystej: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji nieruchomościowych i obsługi inwestorów zagranicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.