Firma z sektora produkcyjnego zatrudniająca 120 osób planuje zamknięcie jednej z linii technologicznych. Zarząd zakłada, że wystarczy wręczyć wypowiedzenia i rozliczyć odprawy. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zwolnienia grupowe uruchamiają odrębną procedurę prawną, której naruszenie grozi nieważnością wypowiedzeń i odpowiedzialnością karną pracodawcy.

Zwolnienia grupowe reguluje ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Procedura obejmuje obowiązkowe konsultacje ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników oraz notyfikację do powiatowego urzędu pracy. Cały proces – od wszczęcia konsultacji do wręczenia pierwszego wypowiedzenia – musi trwać co najmniej 20 dni.

Poniżej znajdą Państwo zwięzły przegląd progów ustawowych, kroków proceduralnych i najczęstszych błędów. Alert dotyczy każdego pracodawcy, który w ciągu 30 dni planuje rozwiązać stosunki pracy z odpowiednią liczbą pracowników.

Kiedy mamy do czynienia ze zwolnieniem grupowym?

Ustawa stosuje się, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników zamierza w ciągu 30 dni rozwiązać stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Progi liczbowe są ściśle określone i zależą od wielkości zakładu. Przekroczenie progu automatycznie uruchamia całą procedurę – bez wyjątków.

Progi ustawowe kształtują się następująco:

  • co najmniej 10 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 osób,
  • co najmniej 10% załogi – gdy pracodawca zatrudnia od 100 do 299 pracowników,
  • co najmniej 30 pracowników – gdy pracodawca zatrudnia 300 lub więcej osób.

Do liczby zwolnień wlicza się nie tylko wypowiedzenia, ale także porozumienia rozwiązujące zawarte z inicjatywy pracodawcy – jeśli obejmują co najmniej 5 pracowników w tym samym 30-dniowym oknie. Pracodawcy często pomijają porozumienia, błędnie zakładając, że są neutralne dla progów. To jeden z najczęstszych błędów wykrywanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP).

Warto też pamiętać, że art. 25(1) § 1 k.p. ogranicza łączny czas trwania umów terminowych do 33 miesięcy. Pracownicy zatrudnieni na takich umowach również wchodzą do puli liczbowej przy ustalaniu progów zwolnień grupowych.

Jakie kroki proceduralne musi podjąć pracodawca?

Procedura zwolnień grupowych składa się z trzech etapów: konsultacji, notyfikacji i okresu oczekiwania. Każdy etap ma sztywne ramy czasowe. Naruszenie kolejności lub terminów powoduje, że wypowiedzenia mogą zostać uznane za bezskuteczne przez sąd pracy.

Etap pierwszy to pisemne zawiadomienie związków zawodowych lub – w razie ich braku – przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Zawiadomienie musi zawierać: przyczyny planowanych zwolnień, liczbę i grupy zawodowe pracowników objętych zwolnieniami, kryteria doboru do zwolnienia, kolejność i harmonogram zwolnień oraz proponowane odprawy. Konsultacje trwają co do zasady 20 dni, a ich celem jest zawarcie porozumienia.

Etap drugi to jednoczesna notyfikacja do powiatowego urzędu pracy (PUP). Pracodawca przekazuje urzędowi te same informacje co reprezentacji pracowników. PUP ma prawo zgłaszać uwagi i uczestniczyć w konsultacjach. Brak terminowej notyfikacji do PUP stanowi odrębne naruszenie prawa.

Etap trzeci to okres oczekiwania. Pierwsze wypowiedzenie można wręczyć najwcześniej po 30 dniach od zawiadomienia PUP – chyba że porozumienie z reprezentacją pracowników zostało zawarte wcześniej. Okresy wypowiedzenia biegną zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące – zależnie od stażu pracy.

Pracodawcy zatrudniający pracowników z zagranicy – w tym osoby posiadające EU Blue Card lub zezwolenie na pracę w Polsce (work permit Poland) – powinni skonsultować się z employment lawyer Warsaw przed wszczęciem procedury. Status pobytowy pracownika może komplikować harmonogram zwolnień.

Jeśli Państwa firma zatrudnia sygnalistów objętych ochroną na mocy art. 8 ustawy o sygnalistach, zwolnienie takiej osoby w toku procedury grupowej wymaga szczególnej ostrożności. Ustawa o sygnalistach obowiązuje od 25 września 2024 r. i obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Naruszenie zakazu działań odwetowych grozi karą do PLN 1 080 000 oraz odpowiedzialnością karną na podstawie art. 54 ustawy o sygnalistach (whistleblower Poland).

Co przygotować przed wszczęciem procedury:

  • listę pracowników planowanych do zwolnienia wraz z kryteriami doboru,
  • projekt zawiadomienia dla reprezentacji pracowników i PUP,
  • harmonogram konsultacji (minimum 20 dni),
  • kalkulację odpraw zgodnie z ustawą z 2003 r.,
  • weryfikację statusu ochronnego każdego z pracowników (ciąża, sygnalista, działacz związkowy).

Spółka IT z Mazowsza przeprowadziła w jesieni 2024 r. restrukturyzację, zwalniając 35 z 280 pracowników. Dzięki prawidłowej notyfikacji do PUP i zawarciu porozumienia w 18. dniu konsultacji uniknęła roszczeń indywidualnych. Koszt obsługi prawnej procedury był wielokrotnie niższy niż potencjalne odszkodowania sądowe.

Dla porównania – firma logistyczna z Dolnego Śląska w zimie 2023 r. pominęła etap konsultacji, uznając je za formalność. Sąd pracy przywrócił do pracy 12 pracowników, a pracodawca zapłacił odszkodowania za cały okres pozostawania bez pracy. Procedura, której zaniechano, trwałaby 20 dni. Postępowanie sądowe – ponad 18 miesięcy.

Dla pracodawców działających w Polsce jako spółki zależne podmiotów zagranicznych pomocne mogą być również nasze analizy dotyczące compliance prawa pracy dla spółek słowackich w Polsce oraz zasad dotyczących pracowników delegowanych z Cypru do Polski i certyfikatów A1. Zagadnienia podatkowe towarzyszące restrukturyzacji – w tym skutki dla rozliczeń VAT – omawia nasz materiał o strategiach unikania kar KSeF.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wiązać się z nieodwracalnymi konsekwencjami – przywrócenie pracownika do pracy przez sąd zamyka drogę do skutecznego przeprowadzenia restrukturyzacji w zakładanym terminie.

Jeśli Państwa spółka planuje zwolnienia grupowe obejmujące co najmniej 10 pracowników – przeprowadzimy analizę progów, przygotujemy zawiadomienia i poprowadzi Państwa przez całą procedurę konsultacji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca musi zawrzeć porozumienie ze związkami zawodowymi, żeby przeprowadzić zwolnienia grupowe?

O: Nie. Zawarcie porozumienia jest celem konsultacji, ale nie warunkiem koniecznym. Jeśli strony nie osiągną porozumienia w ciągu 20 dni, pracodawca wydaje regulamin zwolnień grupowych i może przystąpić do wręczania wypowiedzeń. Brak porozumienia nie blokuje procedury, ale musi być poprzedzony rzeczywistymi, udokumentowanymi konsultacjami – sąd ocenia ich rzetelność.

P: Jakie odprawy przysługują pracownikom zwalnianym w trybie grupowym?

O: Ustawa z 2003 r. przewiduje odprawy uzależnione od stażu pracy u danego pracodawcy: jednomiesięczne wynagrodzenie (do 2 lat stażu), dwumiesięczne (od 2 do 8 lat) lub trzymiesięczne (powyżej 8 lat). Odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę. To odprawa ustawowa – umowa zbiorowa lub porozumienie może przewidywać wyższe świadczenia.

P: Czy pracownik na urlopie macierzyńskim może zostać objęty zwolnieniami grupowymi?

O: Co do zasady nie – pracownicy korzystający z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego i wychowawczego podlegają szczególnej ochronie przed rozwiązaniem stosunku pracy. Zwolnienia grupowe nie uchylają tej ochrony. Wyjątek stanowi ogłoszenie upadłości lub likwidacja pracodawcy. Każdy przypadek wymaga indywidualnej oceny, ponieważ błędne wypowiedzenie takiemu pracownikowi naraża pracodawcę na roszczenia odszkodowawcze i przywrócenie do pracy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.