Firma budowlana z Mazowsza wygrała przetarg na kontrakt drogowy o wartości 85 mln PLN. Pół roku później inwestor wstrzymał płatności, powołując się na rzekome wady wykonawstwa. Wykonawca nie złożył wniosku do Dispute Adjudication Board w terminie 28 dni od zdarzenia. Stracił prawo do adjudykacji – bezpowrotnie.

Adjudykacja w kontraktach FIDIC to mechanizm szybkiego rozstrzygania sporów budowlanych przez niezależny Dispute Adjudication Board (DAB). Decyzja DAB zapada w ciągu 84 dni i jest natychmiast wiążąca – strony muszą ją wykonać, zanim spór trafi do arbitrażu. Utrata terminu 28 dni na zgłoszenie roszczenia zamyka drogę do tego trybu bez możliwości przywrócenia.

Ten alert wyjaśnia, kto podlega adjudykacji w polskich kontraktach FIDIC, jakie terminy są bezwzględne i co zrobić w ciągu najbliższych dni, jeśli spór już się zarysowuje.

Czym jest adjudykacja i kiedy obowiązuje w Polsce?

Adjudykacja to obligatoryjny etap rozwiązywania sporów w kontraktach opartych na wzorcach FIDIC – przede wszystkim Czerwonej Księdze (Red Book) i Żółtej Księdze (Yellow Book). W Polsce stosuje się je najszerzej przy zamówieniach publicznych finansowanych ze środków unijnych, gdzie GDDKiA i inne instytucje zamawiające narzucają warunki kontraktowe FIDIC. Próg stosowania to zazwyczaj kontrakty powyżej 20 mln PLN, choć strony mogą przyjąć FIDIC przy każdej wartości.

Mechanizm działa następująco. Strona zgłasza roszczenie lub spór do DAB. DAB wydaje decyzję w ciągu 84 dni. Decyzja staje się wiążąca natychmiast – nawet jeśli strona niezadowolona złoży „Notice of Dissatisfaction" w ciągu 28 dni. Dopiero po wyczerpaniu tego etapu otwiera się droga do arbitrażu ICC lub sądu powszechnego. Pominięcie DAB skutkuje niedopuszczalnością roszczenia arbitrażowego – to nieodwracalna utrata środka ochrony prawnej.

Instytucje takie jak KRS czy KAS nie uczestniczą bezpośrednio w sporach FIDIC, ale sądy powszechne – w tym Sąd Okręgowy w Warszawie – rozpatrują skargi na decyzje DAB, gdy strona odmawia wykonania. Koszty sądowe przy roszczeniu 10 mln PLN wynoszą 5% wartości sporu zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, czyli 500 000 PLN samej opłaty. To argument za tym, by adjudykacja zadziałała zanim sprawa trafi do sądu.

Kogo dotyczy alert i jakie terminy są krytyczne?

Alert dotyczy każdego podmiotu realizującego lub zlecającego roboty budowlane w oparciu o kontrakt FIDIC – wykonawców generalnych, podwykonawców z klauzulą back-to-back, inwestorów publicznych i prywatnych oraz instytucji finansujących projekty infrastrukturalne. Szczególnie narażone są firmy wchodzące na rynek budowlany w Polsce po raz pierwszy – dla zagranicznego inwestora szukającego wsparcia przy nieruchomościach komercyjnych w Polsce procedury FIDIC mogą być zaskoczeniem.

Terminy, których nie można przegapić:

  • 28 dni na zgłoszenie roszczenia od momentu, gdy strona dowiedziała się lub powinna była dowiedzieć się o zdarzeniu powodującym roszczenie – przekroczenie tego terminu oznacza wygaśnięcie prawa do roszczenia
  • 84 dni na wydanie decyzji przez DAB od daty otrzymania roszczenia
  • 28 dni na złożenie „Notice of Dissatisfaction" od decyzji DAB – brak zgłoszenia czyni decyzję ostateczną i nieodwołalną
  • 56 dni na wszczęcie arbitrażu po złożeniu Notice of Dissatisfaction

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – termin 28 dni biegnie od zdarzenia, nie od wystawienia faktury czy odmowy zapłaty. Spółka IT wdrażająca system zarządzania budową we Wrocławiu jesienią 2024 r. przegapiła ten termin o 11 dni. Arbitraż ICC odrzucił roszczenie jako przedwczesne. Strata: ok. 3,2 mln PLN niezapłaconego wynagrodzenia. Dla inwestorów zagranicznych planujących zakup nieruchomości komercyjnych dodatkowym kontekstem są umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, które wpływają na strukturę finansowania kontraktu.

Co zrobić teraz – lista działań na najbliższe 72 godziny?

Jeśli spór na kontrakcie FIDIC już się zarysowuje, każda godzina ma znaczenie. Decyzja o niedziałaniu jest sama w sobie decyzją – i to nieodwracalną. Poniżej lista działań, które należy podjąć natychmiast.

  • Zidentyfikuj datę zdarzenia powodującego roszczenie i oblicz, ile dni pozostało do upływu terminu 28 dni
  • Sprawdź, czy kontrakt zawiera klauzulę DAB i jaki skład osobowy DAB przewiduje – brak powołanego DAB wymaga osobnego wniosku do ICC
  • Przygotuj pisemne zgłoszenie roszczenia – musi zawierać opis zdarzenia, podstawę kontraktową i szacunkową kwotę
  • Zabezpiecz dokumentację: dziennik budowy, korespondencję e-mail, protokoły narad, zdjęcia z datownikiem
  • Oceń, czy roszczenie przekracza 20 mln PLN – powyżej tej kwoty warto rozważyć zabezpieczenie roszczenia w trybie art. 730 k.p.c. przed sądem

Generalny wykonawca z Małopolski złożył wniosek o zabezpieczenie roszczenia wiosną 2025 r. równolegle z uruchomieniem procedury DAB. Sąd Okręgowy w Krakowie przyznał zabezpieczenie w ciągu 7 dni. Inwestor przystąpił do negocjacji ugodowych w ciągu 14 dni od doręczenia postanowienia. Łączna wartość ugody: 6,8 mln PLN. Bez równoległego zabezpieczenia negocjacje mogłyby trwać miesiącami. Dla inwestorów z zagranicy planujących zakup nieruchomości w Polsce pomocny jest przewodnik po nabyciu nieruchomości przez cudzoziemców, który wyjaśnia wymogi formalne MSWiA wynikające z ustawy z 24 marca 1920 r.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie zgłoszenia roszczenia nawet w sytuacji niepewności co do kwoty. Zgłoszenie chroni termin. Kwotę można doprecyzować w toku postępowania DAB.

Konkretna sytuacja Państwa firmy na kontrakcie FIDIC wymaga oceny terminów i dokumentacji zanim upłynie 28 dni. Zwłoka zamyka drogę do adjudykacji w sposób nieodwracalny – bez możliwości przywrócenia terminu ani wyjątków kontraktowych.

Jeśli Państwa spółka realizuje kontrakt FIDIC o wartości powyżej 5 mln PLN i stoi w obliczu sporu z inwestorem lub podwykonawcą – przeprowadzimy analizę terminów, ocenimy dokumentację i przygotujemy zgłoszenie roszczenia do DAB: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów budowlanych i kontraktów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.