Firma deweloperska z Małopolski planowała rozpocząć budowę magazynu w pierwszym kwartale 2025 roku. Projekt był gotowy, działka zakupiona, finansowanie zabezpieczone. Okazało się jednak, że procedura uzyskania pozwolenia na budowę zmieniła się na tyle istotnie, że harmonogram inwestycji trzeba było przesunąć o trzy miesiące. Nie z powodu błędu projektanta – lecz dlatego, że nikt w zespole nie śledził nowelizacji Prawa budowlanego.
Rok 2025 przyniósł szereg zmian proceduralnych w polskim systemie pozwoleń na budowę. Nowelizacje dotyczą progów powierzchniowych dla uproszczonego trybu zgłoszenia, cyfryzacji postępowań przez portal e-budownictwo oraz nowych terminów dla organów administracji. Zmiany weszły w życie etapami – część obowiązuje od 1 stycznia 2025 roku, część od 1 lipca 2025 roku.
Ten alert wyjaśnia, co konkretnie się zmieniło, kogo dotykają nowe przepisy oraz jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim nieznajomość procedur zablokuje inwestycję lub wygeneruje koszty, których nie da się odzyskać.
Co zmieniło się w procedurach pozwoleń na budowę w 2025 roku?
Zmiany obejmują trzy główne obszary: rozszerzenie katalogu obiektów realizowanych w trybie zgłoszenia, obowiązkową cyfryzację wniosków oraz skrócenie terminów milczącego zatwierdzenia. Każda z tych zmian wpływa bezpośrednio na harmonogram inwestycji i zakres dokumentacji wymaganej przez starostę lub prezydenta miasta.
Najgłośniejsza zmiana dotyczy domów jednorodzinnych do 70 m² powierzchni zabudowy. Uproszczona procedura – zgłoszenie zamiast pozwolenia – obowiązuje już od poprzedniej nowelizacji, ale w 2025 roku doprecyzowano warunki techniczne i zakres projektu wymaganego przy zgłoszeniu. Inwestor musi teraz dołączyć projekt architektoniczno-budowlany w pełnym zakresie, choć samo postępowanie pozostaje krótsze. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – brak pełnej dokumentacji technicznej skutkuje wezwaniem do uzupełnienia i automatycznym wydłużeniem terminu o 14 dni.
Cyfryzacja postępowań przez portal e-budownictwo stała się obowiązkowa dla wszystkich inwestorów instytucjonalnych od 1 stycznia 2025 roku. Wnioski składane w formie papierowej przez spółki prawa handlowego są zwracane bez rozpatrzenia. Dla osób fizycznych papierowe wnioski pozostają dopuszczalne do 31 grudnia 2025 roku. To asymetria, która zaskakuje zagranicznych inwestorów wchodzących na rynek polski – szczególnie tych, którzy korzystają z lokalnych pełnomocników nieobsługujących platformy cyfrowej.
Terminy dla organów administracji budowlanej uległy skróceniu. Organ ma teraz 65 dni (zamiast dotychczasowych 90 dni) na wydanie decyzji o pozwoleniu na budowę w standardowym trybie. Dla obiektów wpisanych do rejestru zabytków lub zlokalizowanych w strefie ochrony konserwatorskiej termin pozostaje dłuższy – do 90 dni. Przekroczenie terminu przez organ otwiera inwestorowi drogę do skargi na bezczynność przed właściwym Wojewódzkim Sądem Administracyjnym.
Kogo dotyczą zmiany i jakie progi decydują o trybie postępowania?
Zakres podmiotowy i przedmiotowy zmian jest zróżnicowany. Nie każda inwestycja wymaga pozwolenia – ale błędne zakwalifikowanie obiektu do uproszczonego trybu może skutkować nakazem rozbiórki. To konsekwencja nieodwracalna i kosztowna. Dlatego ustalenie właściwego trybu jest pierwszym krokiem każdej inwestycji budowlanej w Polsce.
Progi powierzchniowe decydujące o trybie postępowania w 2025 roku wyglądają następująco:
- Domy jednorodzinne do 70 m² powierzchni zabudowy – zgłoszenie (uproszczone), projekt wymagany
- Wolnostojące budynki gospodarcze do 35 m² – zgłoszenie bez projektu architektoniczno-budowlanego
- Obiekty tymczasowe do 35 m² – zgłoszenie, maksymalny czas użytkowania 180 dni
- Wszystkie pozostałe obiekty kubaturowe – pełne pozwolenie na budowę, termin 65 dni
- Obiekty liniowe (drogi, sieci) – specjalne tryby sektorowe, odrębne przepisy
Inwestorzy zagraniczni nabywający nieruchomości w Polsce – w tym spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, którzy zgodnie z ustawą z 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców potrzebują zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji – muszą pamiętać, że uzyskanie pozwolenia na budowę jest odrębnym postępowaniem. Zezwolenie na nabycie gruntu nie zastępuje decyzji budowlanej.
Spółki realizujące inwestycje komercyjne – magazyny, biurowce, obiekty handlowe – są objęte pełnym trybem pozwoleniowym bez wyjątków. Dla tych podmiotów zmiana terminu z 90 do 65 dni ma realne znaczenie finansowe. Skrócenie postępowania o 25 dni przekłada się bezpośrednio na wcześniejsze uruchomienie finansowania i przyspieszenie harmonogramu budowy. Spory dotyczące warunków realizacji inwestycji – w tym roszczenia z kontraktów FIDIC – często wynikają właśnie z opóźnień na etapie administracyjnym.
Warto też zwrócić uwagę na nowe przepisy dotyczące podatku od nieruchomości. Od 2025 roku zmieniły się definicje „budynku" i „budowli", co rodzi ryzyko reklasyfikacji obiektów przemysłowych. Inwestorzy planujący budowę hal produkcyjnych lub magazynów powinni skonsultować projekt z doradcą podatkowym jeszcze przed złożeniem wniosku o pozwolenie – spory o reklasyfikację podatkową nieruchomości stają się coraz częstszym problemem po zakończeniu budowy.
Jakie działania podjąć natychmiast?
Zmiany proceduralne z 2025 roku nie działają z mocą wsteczną – ale inwestycje już w toku mogą wymagać weryfikacji dokumentacji pod kątem nowych wymogów cyfrowych. Każdy wniosek złożony przez spółkę w formie papierowej po 1 stycznia 2025 roku jest bezskuteczny. Organ nie wyda decyzji – zwróci wniosek. Termin 65 dni zaczyna biec dopiero od prawidłowego złożenia kompletnego wniosku elektronicznego.
Lista działań, które należy podjąć przed złożeniem wniosku o pozwolenie na budowę:
- Zweryfikować, czy inwestycja kwalifikuje się do trybu zgłoszenia czy pełnego pozwolenia
- Założyć konto na portalu e-budownictwo i upoważnić pełnomocnika procesowego
- Skompletować projekt architektoniczno-budowlany zgodnie z wymogami 2025 roku
- Sprawdzić, czy działka nie leży w strefie ochrony konserwatorskiej (termin 90 dni)
Deweloper z Mazowsza, który w październiku 2024 roku złożył wniosek papierowy tuż przed wejściem w życie nowych przepisów, uniknął problemów – decyzja zapadła jeszcze w starym trybie. Inwestor, który ten sam wniosek złożył w lutym 2025 roku bez konta na e-budownictwo, czekał na zwrot dokumentów przez trzy tygodnie, zanim w ogóle rozpoczął procedurę od nowa. Różnica: jeden kwartał opóźnienia i dodatkowe koszty finansowania.
Jeśli inwestycja obejmuje nieruchomości nabyte przez cudzoziemca spoza EOG, procedura administracyjna jest dwuetapowa: najpierw zezwolenie MSWiA, następnie pozwolenie na budowę. Oba postępowania toczą się niezależnie – nie można ich prowadzić równolegle w sposób, który gwarantowałby uniknięcie ryzyka. Egzekwowanie roszczeń wynikłych z opóźnień administracyjnych – w tym wobec organów – regulują przepisy k.p.c., a egzekucja orzeczeń sądowych w Polsce ma swoją odrębną procedurę.
Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie krótkiego audytu proceduralnego przed złożeniem wniosku niż naprawianie błędów formalnych już po zwrocie dokumentacji. Koszt audytu jest nieporównywalnie niższy niż koszt przesunięcia harmonogramu inwestycji o kwartał.
Konkretna sytuacja Państwa inwestycji może wymagać oceny, czy zastosowanie ma tryb zgłoszenia czy pełne pozwolenie – a błędna kwalifikacja zamyka drogę do legalnego użytkowania obiektu bez nakazu rozbiórki.
Jeśli Państwa spółka planuje inwestycję budowlaną w Polsce w 2025 lub 2026 roku – przeprowadzimy audyt proceduralny, zweryfikujemy dokumentację i poprowadzimy postępowanie administracyjne od złożenia wniosku do uzyskania decyzji: info@kordeckipartners.com.
KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do obsługi inwestycji budowlanych, transakcji nieruchomościowych i sporów FIDIC. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
Piotr Malinowski kieruje praktyką nieruchomości i budownictwa. Jest akredytowanym adjudikatorem FIDIC i prowadził ponad 40 sporów budowlanych, w tym roszczenia przekraczające PLN 100m.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.