Firma z Małopolski planuje przejąć spółkę siostrzaną w Niemczech. Dokumentacja gotowa, strony zgodne co do warunków – a jednak procedura utknęła w martwym punkcie. Powód? Zarząd nie wiedział, że dyrektywa UE o mobilności spółek zmieniła zasady transgranicznego połączenia i że KRS wymaga dziś innych dokumentów niż dwa lata temu. Każdy tydzień opóźnienia generuje koszty doradcze i przesuwa datę zamknięcia transakcji.

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/2121 w sprawie transgranicznego przekształcania, łączenia i podziału spółek – wdrożona do polskiego Kodeksu spółek handlowych – nakłada na spółki uczestniczące w połączeniu transgranicznym nowe obowiązki proceduralne, w tym obowiązek uzyskania zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym przed rejestracją w KRS. Termin na sprzeciw wierzycieli wynosi jeden miesiąc od ogłoszenia planu połączenia. Naruszenie procedury może skutkować odmową rejestracji lub odpowiedzialnością zarządu na podstawie art. 299 § 1 k.s.h.

Ten alert wyjaśnia, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe przepisy i jakie działania należy podjąć niezwłocznie – zanim transakcja wejdzie w fazę, z której trudno się wycofać bez strat.

Co zmieniła dyrektywa UE o mobilności spółek?

Dyrektywa 2019/2121 zastąpiła dotychczasowe, szczątkowe regulacje dotyczące transgranicznego łączenia spółek kapitałowych. Polska wdrożyła jej postanowienia nowelizacją k.s.h., która weszła w życie w 2023 roku. Zmiany objęły nie tylko połączenia, lecz również transgraniczne przekształcenia i podziały – trzy procedury zostały ujednolicone w ramach jednego reżimu prawnego. Dla praktyki M&A Poland oznacza to istotną przebudowę harmonogramów transakcji.

Najważniejsza zmiana to obowiązek sporządzenia szczegółowego planu połączenia. Plan musi zawierać m.in. stosunek wymiany udziałów, harmonogram, skutki dla pracowników oraz informacje o ochronie wierzycieli. Dokument podlega ogłoszeniu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym na co najmniej miesiąc przed datą zgromadzenia wspólników. Termin ten jest nieprzekraczalny – jego niedotrzymanie powoduje konieczność ponownego ogłoszenia i przesuwa całą procedurę o kolejne 30 dni.

Nowym elementem jest zaświadczenie o zgodności z prawem krajowym (pre-merger certificate). KRS wydaje je na wniosek spółki przejmującej lub nowo zawiązanej, po weryfikacji, czy polska spółka spełniła wszystkie wymogi krajowe. Bez tego dokumentu rejestr państwa docelowego nie dokona wpisu połączenia. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – czas oczekiwania na zaświadczenie wynosi od 2 do 6 tygodni, co bezpośrednio wpływa na harmonogram zamknięcia transakcji.

Dyrektywa wzmocniła też ochronę trzech grup interesariuszy: wierzycieli, wspólników mniejszościowych oraz pracowników. Wierzyciele mogą żądać dodatkowych zabezpieczeń w ciągu miesiąca od ogłoszenia planu. Wspólnicy, którzy głosowali przeciwko połączeniu, mają prawo do odkupu udziałów po cenie godziwej. Pracownicy muszą być informowani i konsultowani zgodnie z przepisami o informowaniu pracowników – a przy spółkach zatrudniających powyżej 50 osób procedura ta może trwać nawet 3 miesiące.

Kogo dotyczą nowe przepisy i jakie są progi zastosowania?

Nowe regulacje obejmują spółki kapitałowe – przede wszystkim sp. z o.o. i spółki akcyjne – zarejestrowane w co najmniej dwóch państwach członkowskich UE lub EOG. Przepisy nie dotyczą spółek w likwidacji, jeżeli rozpoczęto już podział majątku, ani spółek objętych postępowaniem upadłościowym lub restrukturyzacyjnym. Minimalne wymogi kapitałowe pozostają bez zmian: sp. z o.o. wymaga kapitału zakładowego w wysokości co najmniej 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h.

Progi pracownicze mają decydujące znaczenie dla zakresu procedury. Spółki zatrudniające poniżej 50 pracowników stosują uproszczony tryb informowania. Przy zatrudnieniu od 50 do 249 osób konieczne jest przeprowadzenie pełnych konsultacji z przedstawicielami pracowników. Powyżej 250 pracowników – lub gdy spółka przejmowana prowadzi działalność w co najmniej trzech państwach UE – uruchamia się procedura negocjacji w sprawie partycypacji pracowniczej, analogiczna do tej stosowanej przy europejskiej spółce akcyjnej (SE).

Warto zwrócić uwagę na sytuację spółek holdingowych. Jeżeli spółka dominująca posiada 90% lub więcej udziałów w spółce przejmowanej, możliwe jest uproszczone połączenie transgraniczne bez uchwały zgromadzenia wspólników spółki przejmowanej. Warunek: plan połączenia musi zostać ogłoszony co najmniej miesiąc przed planowaną datą rejestracji. To istotne ułatwienie dla grup kapitałowych przeprowadzających reorganizacje wewnętrzne w ramach due diligence Poland i restrukturyzacji portfela.

Dla inwestorów zagranicznych planujących set up company Poland lub konsolidację istniejących struktur kluczowe jest zrozumienie, że każde państwo członkowskie może wprowadzić dodatkowe wymogi krajowe. Analiza prawa właściwego dla każdej ze spółek uczestniczących w połączeniu jest zatem niezbędna przed złożeniem jakichkolwiek dokumentów do KRS.

Jakie działania należy podjąć natychmiast?

Transgraniczne połączenie spółek to procedura wieloetapowa. Złożoność wynika nie tylko z liczby dokumentów, lecz z konieczności równoległego prowadzenia postępowań w co najmniej dwóch jurysdykcjach. Opóźnienie na jednym etapie blokuje cały harmonogram – a w skrajnych przypadkach zmusza do ponownego ogłoszenia planu połączenia i poniesienia pełnych kosztów procedury od nowa.

Poniżej lista działań, które zarząd powinien podjąć w pierwszej kolejności:

  • Zweryfikować, czy spółka nie podlega wyłączeniom (likwidacja, upadłość, restrukturyzacja) – przed złożeniem jakichkolwiek wniosków do KRS.
  • Sporządzić plan połączenia zgodny z wymogami dyrektywy i ogłosić go w Monitorze Sądowym i Gospodarczym co najmniej 30 dni przed zgromadzeniem wspólników.
  • Ustalić liczbę pracowników i uruchomić właściwą procedurę informacyjno-konsultacyjną – przy zatrudnieniu powyżej 50 osób czas trwania to minimum 6 tygodni.
  • Złożyć wniosek o pre-merger certificate do KRS z odpowiednim wyprzedzeniem – minimum 6 tygodni przed planowaną datą rejestracji zagranicznej.
  • Sprawdzić, czy umowy z członkami zarządu spełniają wymóg art. 210 § 1 k.s.h. dotyczący reprezentacji spółki przy zawieraniu umów z zarządem – cross-border merger często ujawnia zaniedbania w tym zakresie.

Spółka z branży IT z Mazowsza, która latem 2024 roku przeprowadzała połączenie z podmiotem czeskim, straciła 8 tygodni przez pominięcie procedury konsultacji pracowniczych. Koszty doradcze wzrosły o ponad 30%, a zamknięcie transakcji przesunęło się na kolejny kwartał. Podobna sytuacja spotkała firmę logistyczną z Pomorza, która jesienią 2024 roku złożyła wniosek o zaświadczenie KRS bez kompletu dokumentów – postępowanie trzeba było wszcząć od początku.

Dla spółek rozważających strukturę połączenia pomocne może być porównanie form prawnych dostępnych w Polsce – szczegółowe zestawienie znajdą Państwo w analizie sp. z o.o. vs S.A. – decision matrix for Ukraine investors oraz w analogicznym opracowaniu dla inwestorów z Francji: sp. z o.o. vs S.A. – decision matrix for France investors. Przy połączeniach angażujących pracowników warto też zapoznać się z zasadami obliczania odpraw zgodnie z polskim prawem pracy – omówionymi w artykule severance pay calculation under Polish Labour Code.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba jurysdykcji, struktura właścicielska, zatrudnienie – determinuje, która ścieżka proceduralna jest optymalna. Błędny wybór na etapie planowania może zamknąć drogę do uproszczonego trybu i nieodwracalnie wydłużyć transakcję.

Jeśli Państwa spółka planuje transgraniczne połączenie lub jest w toku procedury i napotkała na przeszkody formalne – przeprowadzimy analizę dokumentacji, ocenimy ryzyko odmowy rejestracji i przygotujemy kompletny wniosek do KRS: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa procedura transgranicznego połączenia spółek w Polsce?

O: Minimalna długość procedury to około 3 miesiące od ogłoszenia planu połączenia do rejestracji w KRS. W praktyce, przy zatrudnieniu powyżej 50 pracowników lub przy konieczności negocjacji dotyczących partycypacji pracowniczej, czas ten wydłuża się do 5–7 miesięcy. Należy uwzględnić dodatkowy czas na uzyskanie zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym, który wynosi od 2 do 6 tygodni.

P: Czy transgraniczne połączenie jest możliwe, jeśli spółka ma zaległości podatkowe?

O: Zaległości podatkowe nie wykluczają automatycznie połączenia, jednak KRS może odmówić wydania zaświadczenia o zgodności z prawem krajowym, jeśli stwierdzi, że połączenie jest przeprowadzane w celu uniknięcia zobowiązań wobec wierzycieli lub organów podatkowych. Organy podatkowe mają prawo zgłoszenia sprzeciwu w terminie jednego miesiąca od ogłoszenia planu. Powszechnym błędem jest przekonanie, że procedura korporacyjna jest niezależna od sytuacji podatkowej spółki.

P: Czy zarząd odpowiada osobiście za nieprawidłowości w procedurze połączenia?

O: Tak. Zgodnie z artykułem 299 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zobowiązania spółki. Jeżeli połączenie zostało przeprowadzone z naruszeniem przepisów i doprowadziło do pokrzywdzenia wierzycieli, zarząd może ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą na podstawie artykułu 293 paragraf 1 Kodeksu spółek handlowych. Ryzyko to dotyczy w szczególności sytuacji, gdy pominięto procedurę ochrony wierzycieli.

O KORDECKI & Partners: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A, restrukturyzacji i transgranicznej mobilności spółek. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.