Firma usługowa z Niemiec podpisała kontrakt na obsługę techniczną zakładu produkcyjnego w Małopolsce. Kierownicy projektu mieli przyjechać na 8 miesięcy. Nikt nie sprawdził wcześniej, czy posiadają zaświadczenia A1. Efekt? Opóźnienie startu projektu o sześć tygodni i konieczność zapłaty składek ZUS za cały okres wsteczny.

Delegowanie pracowników do Polski wymaga zaświadczenia A1, które potwierdza, że pracownik pozostaje w systemie ubezpieczeń społecznych kraju wysyłającego. Brak tego dokumentu skutkuje obowiązkiem odprowadzenia składek do ZUS za cały okres delegowania. Procedura uzyskania A1 trwa od 2 do 8 tygodni, zależnie od kraju i instytucji wydającej.

Poniżej opisujemy anonimizowaną sprawę klienta z 2025 roku. Pokazuje ona, jak jeden pominięty krok administracyjny może zablokować całą inwestycję – i jak odwrócić skutki tej decyzji.

Tło sprawy: delegowanie bez dokumentacji

Klient – spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z Niemiec – delegował czterech specjalistów do zakładu partnera handlowego w Małopolsce. Planowany okres delegowania wynosił 8 miesięcy. Kontrakt zakładał rozpoczęcie prac w lutym 2025 r.

Pracownicy wjechali do Polski bez zaświadczeń A1. Pracodawca zakładał, że dokument można uzyskać już po przyjeździe. To częsty błąd – instytucja ubezpieczeniowa w kraju wysyłającym musi wydać A1 przed lub najpóźniej w dniu rozpoczęcia delegowania. ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) traktują brak A1 jako domniemanie podlegania polskiemu systemowi ubezpieczeń. Skutek jest natychmiastowy: obowiązek rejestracji i opłacania składek w Polsce.

Polska firma przyjmująca – potencjalny odbiorca usług – nie wiedziała, że brak A1 po stronie kontrahenta generuje ryzyko po jej stronie. W praktyce bowiem PIP może uznać, że doszło do nielegalnego świadczenia pracy, co zamknęłoby drogę do kontynuowania współpracy bez korekty całej struktury zatrudnienia.

Strategia: jak naprawić błąd sprzed delegowania?

Klient zgłosił się do kancelarii w trzecim tygodniu pobytu pracowników w Polsce. Czas działał przeciwko niemu – każdy dzień bez A1 to kolejny dzień potencjalnych zaległości składkowych. Przyjęliśmy dwutorowe podejście.

Po pierwsze, natychmiast złożyliśmy wniosek do niemieckiej instytucji ubezpieczeniowej (Deutsche Rentenversicherung) o wydanie zaświadczeń A1 z datą wsteczną. Możliwość uzyskania A1 retroaktywnie istnieje, ale wymaga wykazania, że stosunek pracy z pracodawcą zagranicznym był nieprzerwany i że delegowanie miało charakter tymczasowy. Zebraliśmy dokumentację: umowy o pracę, historię zatrudnienia, strukturę organizacyjną spółki wysyłającej. Termin złożenia kompletnego wniosku – 5 dni roboczych od naszego mandatu.

Po drugie, skontaktowaliśmy się z właściwym oddziałem ZUS w celu zawieszenia procedury rejestracyjnej do czasu wydania A1. ZUS może wstrzymać naliczanie składek, jeśli pracodawca wykaże, że postępowanie o wydanie A1 jest w toku. To okno czasowe – zazwyczaj 30 dni – pozwoliło uniknąć podwójnego ubezpieczenia. Równolegle przygotowaliśmy analizę statusu pobytowego pracowników pod kątem wymogów Blue Card Polska, ponieważ jeden ze specjalistów posiadał obywatelstwo spoza UE.

Warto dodać, że prawo pracy nakłada na pracodawcę delegującego obowiązek zapewnienia warunków zatrudnienia nie gorszych niż wynikające z polskich przepisów. Dotyczy to minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy i urlopu. Brak A1 nie zwalnia z tych obowiązków – wręcz przeciwnie, PIP może je skontrolować niezależnie od kwestii ubezpieczeniowych.

Proces i wynik: sześć tygodni do pełnej zgodności

Deutsche Rentenversicherung wydała zaświadczenia A1 z datą wsteczną po 4 tygodniach od złożenia wniosku. ZUS zaakceptował dokumenty i zamknął procedurę rejestracyjną bez naliczania składek za okres oczekiwania. Łączny czas od zgłoszenia sprawy do uzyskania pełnej zgodności: 6 tygodni.

Koszt opóźnienia dla klienta wyniósł ok. 18 000 EUR – głównie z tytułu przestoju specjalistów i kosztów obsługi prawnej. Gdyby A1 uzyskano przed delegowaniem, całe postępowanie trwałoby 2–3 tygodnie i kosztowało ułamek tej kwoty. To klasyczna strata wynikająca z pominięcia jednego kroku – i dlatego tak istotne jest działanie z wyprzedzeniem.

Przy okazji sprawy ujawnił się dodatkowy problem: polska firma przyjmująca zatrudniała powyżej 50 pracowników i nie miała wdrożonego kanału zgłoszeń dla sygnalistów. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi taki kanał ustanowić. Brak wdrożenia to odrębne ryzyko – grzywna do PLN 1 080 000. Zwróciliśmy na to uwagę klientowi przy okazji audytu dokumentacji pracowniczej. Podobne kwestie compliance warto weryfikować kompleksowo przy każdej transgranicznej współpracy. Zagadnienia związane z procedurami odwoławczymi w zamówieniach publicznych mogą być równie istotne, gdy delegowanie dotyczy realizacji kontraktów publicznych.

Wnioski praktyczne: co zrobić przed delegowaniem?

Ta sprawa dostarcza kilku lekcji, które można zastosować w każdej sytuacji delegowania pracowników do Polski. Poniżej lista kontrolna dla pracodawcy wysyłającego:

  • Złóż wniosek o A1 minimum 4 tygodnie przed planowanym początkiem delegowania.
  • Sprawdź status pobytowy każdego pracownika – obywatele spoza UE mogą potrzebować zezwolenia na pracę lub Blue Card niezależnie od A1.
  • Zweryfikuj, czy warunki zatrudnienia spełniają polskie minimalne standardy wynikające z prawa pracy.
  • Upewnij się, że polska firma przyjmująca spełnia obowiązki z ustawy o sygnalistach, jeśli zatrudnia 50+ osób.
  • Zachowaj dokumentację delegowania przez co najmniej 5 lat – PIP może przeprowadzić kontrolę po zakończeniu delegowania.

Delegowanie pracowników to obszar, gdzie procedury administracyjne decydują o powodzeniu projektu. Brak zaświadczenia A1 nie jest błędem formalnym – to realne ryzyko finansowe i operacyjne. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych u jednego pracodawcy nie może przekroczyć 33 miesięcy. Przy delegowaniu przekraczającym ten próg konieczna jest analiza struktury zatrudnienia.

Pracodawcy, którzy wchodzą na rynek polski po raz pierwszy, często nie zdają sobie sprawy, że delegowanie i zatrudnienie lokalne podlegają różnym reżimom prawnym. Kancelaria prawa pracy z doświadczeniem transgranicznym pozwala uniknąć kosztownych pomyłek na starcie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny przed delegowaniem, nie po jego rozpoczęciu. Brak A1 w dniu rozpoczęcia pracy może wywołać nieodwracalne skutki ubezpieczeniowe i opóźnić cały projekt o tygodnie.

Jeśli Państwa spółka planuje delegowanie pracowników do Polski i potrzebuje wsparcia w uzyskaniu zaświadczeń A1 oraz weryfikacji warunków zatrudnienia – przeprowadzimy pełny audyt dokumentacji i złożymy wnioski w Państwa imieniu: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zaświadczenie A1 można uzyskać wstecznie, jeśli pracownik już rozpoczął pracę w Polsce?

O: Tak, retroaktywne wydanie zaświadczenia A1 jest możliwe, jednak wymaga wykazania ciągłości stosunku pracy i tymczasowego charakteru delegowania. Instytucja w kraju wysyłającym ma prawo odmówić, jeśli dokumentacja jest niekompletna. Czas oczekiwania na decyzję wynosi od 4 do 8 tygodni. W tym czasie ZUS może zawiesić naliczanie składek, jeśli postępowanie jest formalnie wszczęte.

P: Czy pracownik z Ukrainy delegowany przez spółkę niemiecką do Polski potrzebuje osobnego zezwolenia na pracę?

O: Tak. Zaświadczenie A1 reguluje wyłącznie kwestię ubezpieczeń społecznych. Pracownik spoza Unii Europejskiej – niezależnie od siedziby pracodawcy – potrzebuje odrębnego tytułu pobytowego i zezwolenia na pracę w Polsce. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie dla pracownika objętego unijną Blue Card wynosi PLN 12 272,58 miesięcznie. Brak właściwego zezwolenia grozi karą dla pracodawcy przyjmującego.

P: Jakie dokumenty powinna przygotować firma delegująca przed złożeniem wniosku o A1?

O: Instytucja wydająca zaświadczenie A1 wymaga co najmniej: umowy o pracę z datą zatrudnienia, potwierdzenia siedziby pracodawcy, opisu zakresu delegowania i jego planowanego czasu trwania oraz dowodu, że pracownik normalnie wykonuje pracę w kraju wysyłającym. Warto zebrać te dokumenty minimum 4 tygodnie przed delegowaniem. Niekompletny wniosek wydłuża procedurę o kolejne 2–3 tygodnie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.