Firma budowlana z Bawarii wysyła ekipę monterów do Wrocławia na trzy miesiące. Producent mebli z Ukrainy deleguje technologów do zakładu w Łodzi. Spółka IT z Pragi kieruje specjalistów do klienta w Warszawie. Każdy z tych pracodawców staje przed tym samym pytaniem: który kraj pobiera składki społeczne i jak to udowodnić inspektorowi pracy podczas kontroli?

Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, że delegowany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju wysyłającym, a nie w Polsce. Wydaje je właściwa instytucja zabezpieczenia społecznego państwa, z którego pracownik jest wysyłany – w przypadku Polski jest to Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Brak A1 podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy lub ZUS oznacza ryzyko żądania zapłaty składek w Polsce za cały okres delegowania.

Ten przewodnik prowadzi krok po kroku przez procedurę uzyskania A1 – od ustalenia podstawy prawnej, przez złożenie wniosku, po typowe pułapki, które kosztują pracodawców miesiące opóźnień. Omówiono trzy scenariusze biznesowe: firmę produkcyjną, spółkę IT i inwestora zagranicznego wchodzącego na rynek polski.

Kiedy zaświadczenie A1 jest w ogóle potrzebne?

Odpowiedź jest prosta: zawsze, gdy pracownik przekracza granicę i wykonuje pracę w innym państwie członkowskim UE, EOG lub Szwajcarii – i ma pozostać ubezpieczony w kraju macierzystym. Podstawą prawną jest rozporządzenie (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego oraz rozporządzenie wykonawcze (WE) nr 987/2009. Dokumentu nie zastąpi żaden inny formularz ani oświadczenie pracodawcy.

Trzy sytuacje wymagają A1 bezwzględnie. Po pierwsze – delegowanie pracownika etatowego przez pracodawcę z UE do pracy na terytorium Polski (art. 12 rozporządzenia 883/2004). Po drugie – praca jednoczesna w kilku krajach UE (art. 13). Po trzecie – oddelegowanie osoby samozatrudnionej. W każdym z tych przypadków instytucja ubezpieczeniowa w kraju wysyłającym wystawia A1 i informuje ZUS.

Delegowanie na gruncie prawa pracy i delegowanie na gruncie prawa ubezpieczeń społecznych to dwie różne kategorie. Prawo pracy – w tym przepisy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług – reguluje warunki zatrudnienia obowiązujące w Polsce (minimalne wynagrodzenie, czas pracy, urlopy). A1 dotyczy wyłącznie tego, gdzie płacone są składki. Pracodawca musi zadbać o oba aspekty jednocześnie.

Warto też pamiętać o pracownikach spoza UE. Dla obywateli państw trzecich delegowanych do Polski zasady koordynacji unijnej nie mają zastosowania – chyba że wiążą Polskę umowy dwustronne o zabezpieczeniu społecznym (np. z Ukrainą, Macedonią Północną). Dla pozostałych obywateli krajów trzecich konieczne jest ustalenie obowiązku ubezpieczeniowego na podstawie polskiego prawa krajowego oraz – odrębnie – sprawdzenie wymogu zezwolenia na pracę.

Jak przebiega procedura uzyskania A1 – krok po kroku?

Procedura wygląda podobnie we wszystkich państwach UE, choć szczegóły techniczne różnią się między instytucjami. Poniżej przedstawiony jest schemat dla pracodawcy wysyłającego pracownika z innego kraju UE do Polski – oraz dla polskiego pracodawcy wysyłającego pracowników za granicę.

Krok 1 – weryfikacja warunków delegowania. Pracownik musi być zatrudniony przez pracodawcę prowadzącego rzeczywistą działalność w kraju wysyłającym (tzw. significant activity test). Pracodawca nie może być agencją pracy tymczasowej wysyłającą pracownika do podmiotu, który w istocie sprawuje nad nim kierownictwo. Delegowanie nie może przekraczać 24 miesięcy bez zmiany statusu ubezpieczeniowego.

Krok 2 – złożenie wniosku do instytucji ubezpieczeniowej kraju wysyłającego. W Polsce jest to ZUS – formularz US-36 (dla pracowników etatowych) lub US-54 (dla samozatrudnionych). Termin złożenia wniosku: przed rozpoczęciem delegowania lub – w nagłych przypadkach – niezwłocznie po jego rozpoczęciu. Instytucja ma co do zasady 30 dni roboczych na wydanie zaświadczenia, choć w praktyce ZUS wydaje je szybciej – często w ciągu 5–10 dni roboczych.

Krok 3 – przekazanie A1 pracownikowi. Pracownik musi mieć przy sobie oryginał lub uwierzytelnioną kopię A1 przez cały okres delegowania. Dokument okazuje się na żądanie Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), ZUS lub odpowiednika tych organów w kraju przyjmującym. Brak dokumentu podczas kontroli – nawet jeśli A1 zostało wydane – może skutkować mandatem i wszczęciem postępowania wyjaśniającego.

Krok 4 – monitorowanie okresu delegowania. Standardowy okres wynosi maksymalnie 24 miesiące. Przedłużenie wymaga zgody instytucji ubezpieczeniowej obu krajów. W przypadku polskiego pracodawcy wysyłającego pracownika za granicę – ZUS musi wyrazić zgodę na przedłużenie, a instytucja kraju przyjmującego musi ją zaakceptować. Brak zgody oznacza obowiązek opłacania składek w kraju przyjmującym od 25. miesiąca.

  • Weryfikacja rzeczywistej działalności pracodawcy w kraju wysyłającym (dokumenty rejestrowe, obroty, personel)
  • Wniosek złożony przed lub niezwłocznie po rozpoczęciu delegowania
  • Kopia A1 przy pracowniku przez cały okres pracy za granicą
  • Monitorowanie 24-miesięcznego limitu i terminowe wnioskowanie o przedłużenie
  • Oddzielna weryfikacja obowiązku zgłoszenia delegowania do PIP (dla pracodawców z UE kierujących pracowników do Polski)

Pracodawca z UE delegujący pracowników do Polski ma dodatkowo obowiązek zgłoszenia tego faktu do PIP – drogą elektroniczną, przed rozpoczęciem pracy. Zgłoszenie nie zastępuje A1, ale jego brak jest odrębnym naruszeniem przepisów o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług transnarodowych.

Trzy scenariusze biznesowe – gdzie najczęściej pojawiają się problemy?

Teoria jest prosta. Praktyka – mniej. Poniżej trzy scenariusze, które ilustrują najczęstsze pułapki.

Scenariusz 1 – firma produkcyjna z Niemiec. Producent części samochodowych z Saksonii wysyła latem 2025 r. 12 spawaczy do zakładu kooperanta w Bielsku-Białej na 8 miesięcy. Pracodawca składa wnioski o A1 do Deutsche Rentenversicherung. Problem pojawia się, gdy okazuje się, że czterech pracowników było już wcześniej delegowanych do Czech przez 18 miesięcy. Łączny okres przekracza 24 miesiące, co wymaga porozumienia wyjątkowego między instytucjami obu krajów – Niemiec i Polski. Procedura trwa do 3 miesięcy. W tym czasie pracownicy wykonują pracę bez ważnego A1, co naraża pracodawcę na roszczenia ZUS o opłacenie składek w Polsce.

Scenariusz 2 – spółka IT z Czech. Praska firma programistyczna deleguje wiosną 2026 r. dwóch architektów chmury do klienta w Warszawie na 6 miesięcy. A1 zostaje wydane prawidłowo. Jednak jeden z pracowników wykonuje część pracy zdalnie – z Czech i z Polski naprzemiennie. To oznacza pracę w dwóch krajach jednocześnie (art. 13 rozporządzenia 883/2004), a nie proste delegowanie z art. 12. Wymagany jest inny formularz i inne badanie. Błędne zakwalifikowanie powoduje, że wystawione A1 jest nieważne.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny spoza UE. Dla pracodawcy z Ukrainy delegującego pracowników do Polski unijne rozporządzenia nie obowiązują. Zastosowanie ma umowa dwustronna między Polską a Ukrainą o zabezpieczeniu społecznym. Pracownicy muszą uzyskać zaświadczenie od ukraińskiego Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a jednocześnie – w zależności od obywatelstwa i podstawy pobytu – mogą wymagać zezwolenia na pracę lub odrębnych procedur administracyjnych. Brak koordynacji między tymi ścieżkami jest najczęstszym błędem obsługiwanym przez naszą kancelarię.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek informacyjny wobec pracownika delegowanego wynika też z przepisów o sygnalistach. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach pracodawca zatrudniający ponad 50 pracowników musi posiadać wewnętrzny kanał zgłaszania nieprawidłowości. Pracownik delegowany do Polski ma prawo z niego skorzystać – i należy go o tym poinformować przed wyjazdem.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu delegowań przed sezonem wzmożonych prac – nie po kontroli PIP. Koszt audytu jest wielokrotnie niższy niż koszty postępowania ZUS o objęcie ubezpieczeniem w Polsce za okres wsteczny, który może sięgać nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych na pracownika.

Pracodawcy, którzy nie dopełnili formalności A1, tracą też możliwość skorzystania z uproszczonej procedury porozumienia wyjątkowego. Zamknięcie tej drogi oznacza konieczność opłacenia składek w Polsce za cały sporny okres – bez możliwości odzyskania ich od instytucji kraju wysyłającego. To nieodwracalna strata finansowa.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny przed wysłaniem pierwszego pracownika – nie po kontroli. Błędne zakwalifikowanie podstawy prawnej A1 zamyka drogę do porozumienia wyjątkowego i naraża pracodawcę na odpowiedzialność za składki wsteczne.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników do lub z Polski i nie mają Państwo pewności co do prawidłowości wydanych zaświadczeń A1 – przeprowadzimy audyt delegowań, zidentyfikujemy ryzyka i wdrożymy korektę: info@kordeckipartners.com.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich unikać?

Błędy w procedurze A1 można podzielić na trzy kategorie: błędy formalne, błędy kwalifikacyjne i błędy zarządcze. Każda z nich ma inny mechanizm powstania i inne konsekwencje.

Błędy formalne to złożenie wniosku po rozpoczęciu delegowania, brak dokumentacji potwierdzającej rzeczywistą działalność pracodawcy lub niekompletny wniosek. Instytucja ubezpieczeniowa może odrzucić wniosek lub zawiesić jego rozpatrzenie. Pracownik wykonuje wówczas pracę bez ważnego A1 – co jest ryzykiem zarówno dla pracodawcy, jak i dla niego samego.

Błędy kwalifikacyjne są poważniejsze. Zastosowanie art. 12 (delegowanie) zamiast art. 13 (praca w kilku krajach) skutkuje wystawieniem A1 na niewłaściwej podstawie. Dokument jest formalnie nieważny. ZUS lub jego odpowiednik w kraju przyjmującym może zakwestionować A1 w toku kontroli i żądać opłacenia składek lokalnie. Koszt błędu rośnie wraz z liczbą pracowników i długością okresu delegowania.

Błędy zarządcze to brak monitorowania 24-miesięcznego limitu, niepoinformowanie pracownika o obowiązku posiadania dokumentu przy sobie oraz brak zgłoszenia delegowania do PIP. Państwowa Inspekcja Pracy nakłada mandaty za brak zgłoszenia w wysokości do 30 000 zł. Za utrudnianie kontroli grozi grzywna do 30 000 zł odrębnie.

Prawo pracy nakłada na pracodawcę delegującego do Polski obowiązek zapewnienia minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w Polsce – w tym minimalnego wynagrodzenia, które od 1 stycznia 2026 r. wynosi 4 666 zł brutto miesięcznie. Obowiązek ten jest niezależny od A1 i dotyczy pracodawców z całej UE. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów terminowych z jednym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy – co ma znaczenie przy wielokrotnym delegowaniu tego samego pracownika w ramach stosunku pracy podlegającego polskiemu prawu.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Dla pracowników delegowanych, których stosunek pracy podlega prawu polskiemu, przepis ten ma zastosowanie bezpośrednie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy delegowanie obejmuje kilka krajów jednocześnie lub pracowników spoza UE – wymaga indywidualnej oceny prawnej. Błędy w kwalifikacji podstawy A1 mają charakter nieodwracalny i generują odpowiedzialność wsteczną za składki.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników do Polski z więcej niż jednego kraju lub zatrudnia obywateli państw trzecich i potrzebuje oceny ryzyka ubezpieczeniowego – przeprowadzimy analizę, przygotujemy dokumentację i wdrożymy procedury kontrolne: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zaświadczenie A1 zastępuje zezwolenie na pracę dla pracownika delegowanego do Polski?

O: Nie. Zaświadczenie A1 potwierdza wyłącznie, w którym kraju pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym. Kwestia zezwolenia na pracę jest odrębna i zależy od obywatelstwa pracownika oraz podstawy jego pobytu w Polsce. Obywatele UE nie potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce, jednak obywatele państw trzecich – nawet jeśli posiadają ważne A1 – muszą mieć odpowiedni tytuł pobytowy i w większości przypadków zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska. Pracodawca powinien zweryfikować oba dokumenty niezależnie od siebie.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie A1 w Polsce przez ZUS?

O: Złożenie wniosku do ZUS jest bezpłatne. Formularz US-36 lub US-54 można złożyć elektronicznie przez PUE ZUS lub papierowo w oddziale. ZUS ma ustawowo 30 dni roboczych na rozpatrzenie wniosku, jednak w praktyce zaświadczenia są wydawane w ciągu 5–10 dni roboczych przy kompletnych dokumentach. Opóźnienia pojawiają się, gdy wniosek wymaga weryfikacji rzeczywistej działalności pracodawcy lub gdy sprawa dotyczy porozumienia wyjątkowego – wówczas procedura może trwać od 1 do 3 miesięcy.

P: Czy pracownik pracujący zdalnie z Polski i z kraju macierzystego jednocześnie nadal może korzystać z A1 na podstawie delegowania?

O: To najczęstsze nieporozumienie po upowszechnieniu pracy zdalnej. Jeśli pracownik wykonuje znaczną część pracy (co do zasady powyżej 25%) z kraju macierzystego, a jednocześnie pracuje w Polsce – nie jest to delegowanie w rozumieniu artykułu 12 rozporządzenia 883/2004, lecz praca wielokrajowa z artykułu 13. Wymaga to odrębnego wniosku i odrębnej kwalifikacji ubezpieczeniowej. Błędnie wystawione A1 na podstawie artykułu 12 może zostać zakwestionowane przez ZUS lub instytucję zagraniczną, co skutkuje obowiązkiem opłacenia składek wstecznie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Koordynujemy Ukrainian Desk i CIS Desk, obsługując delegowania pracowników z Ukrainy, Białorusi i krajów WNP do Polski i w obrębie UE. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Opublikowano: 19.04.2026

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.