Due diligence polskiej spółki – zakres i najczęstsze pułapki

Firma technologiczna z Mazowsza negocjuje przejęcie lokalnego dostawcy oprogramowania. Termin zamknięcia transakcji – sześć tygodni. W toku badania okazuje się, że spółka docelowa ma trzech wspólników zamiast dwóch, jeden z zarządców podpisał umowę z samym sobą jako pełnomocnik kontrahenta, a w KRS widnieje wzmianka o toczącym się postępowaniu egzekucyjnym. Transakcja staje na krawędzi.

Due diligence polskiej spółki to ustrukturyzowane badanie prawne, finansowe i podatkowe spółki docelowej przed zamknięciem transakcji M&A. Obejmuje analizę dokumentów korporacyjnych, zobowiązań, sporów i ryzyk regulacyjnych. Standardowy proces dla spółki z o.o. trwa od czterech do ośmiu tygodni i kosztuje od kilkudziesięciu do kilkuset tysięcy złotych – w zależności od skali działalności.

Poniższy przewodnik prowadzi przez kolejne etapy badania: od zebrania dokumentacji i analizy struktury korporacyjnej, przez weryfikację zobowiązań i ryzyk podatkowych, po najczęstsze pułapki, które ujawniają się dopiero w fazie negocjacji ceny. Każdy etap omawiamy z perspektywy praktycznej – tak, by kupujący wiedział, na co zwrócić uwagę zanim podpisze SPA.

Od czego zacząć – struktura procesu due diligence w Polsce?

Pierwszym krokiem jest zawsze weryfikacja w Krajowym Rejestrze Sądowym. KRS ujawnia aktualny skład zarządu, sposób reprezentacji, historię zmian wspólników oraz wzmianki o postępowaniach upadłościowych i restrukturyzacyjnych. To trzy minuty pracy online – i podstawa, bez której żaden kolejny krok nie ma sensu.

Równolegle kupujący powinien zażądać aktualnego odpisu z KRS, umowy spółki w wersji jednolitej, rejestru wspólników oraz protokołów zgromadzeń z ostatnich trzech lat. Dodatkowe dokumenty – uchwały zarządu, pełnomocnictwa, regulaminy – uzupełniają obraz w kolejnych dniach badania. W praktyce wiele spółek nie prowadzi rejestru wspólników na bieżąco. To pierwszy sygnał ostrzegawczy.

Standardowy harmonogram dla transakcji o wartości do 20 mln PLN wygląda następująco:

• Tydzień 1–2: zebranie dokumentacji i wstępna analiza korporacyjna (KRS, umowa spółki, rejestr wspólników)
• Tydzień 2–3: analiza umów handlowych, zobowiązań i zabezpieczeń
• Tydzień 3–4: badanie podatkowe i pracownicze
• Tydzień 4–5: weryfikacja sporów sądowych i regulacyjnych
• Tydzień 5–6: raport, negocjacje oświadczeń i gwarancji w SPA

Dla transakcji transgranicznych – gdy kupujący jest inwestorem z Niemiec, Francji lub spoza UE – harmonogram wydłuża się o jeden do dwóch tygodni. Dochodzi analiza ograniczeń w nabywaniu udziałów przez cudzoziemców oraz kwestii kontroli koncentracji przed UOKiK. Próg notyfikacji UOKiK wynosi łączny obrót stron powyżej 1 mld PLN na terytorium Polski.

Jakie obszary prawne obejmuje badanie spółki z o.o.?

Badanie prawne sp. z o.o. skupia się na czterech filarach: strukturze korporacyjnej, umowach kluczowych, zobowiązaniach pozabilansowych oraz ryzykach regulacyjnych. Każdy filar może ukrywać ryzyka, które bezpośrednio wpływają na cenę lub warunki SPA.

Struktura korporacyjna to więcej niż lista wspólników. Zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. minimalny kapitał zakładowy sp. z o.o. wynosi 5 000 PLN – kwota symboliczna, która nie chroni wierzycieli. Kupujący musi sprawdzić, czy kapitał był wnoszony gotówką czy aportem, czy aport był prawidłowo wyceniony i czy nie ma roszczeń z tytułu wadliwego pokrycia udziałów. Warto też zweryfikować, czy umowa spółki nie zawiera klauzul ograniczających zbywalność udziałów lub prawa pierwokupu na rzecz pozostałych wspólników.

Umowy kluczowe to kontrakt, który generuje 60–80% przychodów spółki, umowy z kluczowymi pracownikami oraz licencje na oprogramowanie lub znaki towarowe. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – kontrakt z głównym klientem zawiera klauzulę change of control. Po zmianie właściciela klient może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym terminem. Kupujący dowiaduje się o tym dopiero przy analizie załączników.

Zobowiązania pozabilansowe obejmują poręczenia, gwarancje, umowy leasingowe oraz zobowiązania wynikające z toczących się sporów. Szczególnie niebezpieczne są zobowiązania podatkowe nieujawnione w bilansie. Zgodnie z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej członkowie zarządu odpowiadają solidarnie za zaległości podatkowe spółki – co oznacza, że kupujący przejmując spółkę, nabywa również potencjalną odpowiedzialność zarządu, jeśli nowy zarząd nie złoży w terminie wniosku o upadłość.

Ryzyka regulacyjne to z kolei zezwolenia, koncesje i wpisy do rejestrów branżowych. Spółka prowadząca działalność regulowaną – agencja pracy, firma inwestycyjna, apteka – traci wartość, jeśli zezwolenie jest nieprzenaszalne lub grozi cofnięciem po zmianie właściciela.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyodrębnić ryzyka korporacyjne jako osobną kategorię raportu due diligence – nie łączyć ich z analizą umów. Zarząd spółki docelowej często nie jest świadomy, że umowy z nim samym wymagają szczególnej reprezentacji. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. w umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Naruszenie tego przepisu oznacza nieważność umowy.

Gdzie najczęściej czają się pułapki podatkowe i pracownicze?

Badanie podatkowe to obszar, w którym ryzyko bywa najpoważniejsze – i najtrudniejsze do wyceny. Zobowiązanie podatkowe może powstać z tytułu transakcji sprzed pięciu lat, jeśli urząd skarbowy zakwestionuje ceny transferowe lub zasadność odliczenia kosztów. Termin przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi co do zasady pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Spółka z Podkarpacia specjalizująca się w produkcji elementów metalowych – badana wiosną 2024 r. – miała nierozliczone faktury od podmiotów powiązanych na łączną kwotę ponad 2 mln PLN. Organy KAS zakwestionowały ceny transferowe w toku kontroli wszczętej rok wcześniej. Kupujący obniżył cenę nabycia o 40%, a część kwoty trafiła na rachunek escrow do czasu zakończenia postępowania.

W obszarze pracowniczym kluczowe są cztery kwestie. Po pierwsze – struktura zatrudnienia: ilu pracowników ma umowy o pracę, ilu działa na B2B, a ilu na umowach cywilnoprawnych. Masowe reklasyfikacje umów B2B na umowy o pracę przez ZUS są w Polsce coraz częstsze. Po drugie – wypowiedzenia i odprawy: czy spółka ma zaległe roszczenia pracownicze lub toczące się postępowania przed sądem pracy. Po trzecie – plany motywacyjne i opcje: czy istnieją zobowiązania wynikające z ESOP lub innych programów. Po czwarte – mobbing i dyskryminacja: zgodnie z art. 94³ § 1–5 k.p. pracodawca odpowiada za skutki mobbingu nawet jeśli nie był jego bezpośrednim sprawcą.

Odrębnym zagadnieniem jest ochrona sygnalistów. Od 25 września 2024 r. obowiązuje ustawa o sygnalistach, która nakłada na pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Brak kanału to potencjalna kara do 1 080 000 PLN. W toku due diligence warto sprawdzić, czy spółka docelowa wdrożyła wymagane procedury.

Micro-case: spółka IT z Trójmiasta – analizowana latem 2023 r. – zatrudniała 120 programistów wyłącznie na kontraktach B2B. ZUS wszczął postępowanie wyjaśniające. Kupujący wynegocjował indemnifikację w SPA na kwotę do 3 mln PLN na wypadek reklasyfikacji i retencji pracowników przez 24 miesiące po zamknięciu transakcji.

Jak odpowiedzialność zarządu wpływa na wycenę transakcji?

Odpowiedzialność zarządu to temat, który pojawia się w każdej transakcji – i który kupujący często bagatelizują. Zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. jeśli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, wierzyciele mogą dochodzić zaspokojenia bezpośrednio od członków zarządu. Ta odpowiedzialność przechodzi na nowego zarząd po zamknięciu transakcji.

Mechanizm jest prosty. Kupujący przejmuje udziały, zmienia zarząd, a po miesiącu otrzymuje wezwanie do zapłaty od wierzyciela spółki z tytułu zobowiązania sprzed trzech lat. Nowy zarząd odpowiada solidarnie, chyba że wykaże jedną z trzech przesłanek zwalniających z art. 299 § 2 k.s.h.: złożenie wniosku o upadłość w terminie, otwarcie restrukturyzacji lub brak szkody po stronie wierzyciela. W praktyce wykazanie tych przesłanek jest trudne, jeśli kupujący nie wiedział o zobowiązaniu.

Z perspektywy transakcyjnej właściwą odpowiedzią na to ryzyko jest mechanizm oświadczeń i gwarancji (rep & warranties) w SPA oraz – dla transakcji powyżej 10 mln PLN – polisa W&I (warranty and indemnity insurance). Premia za polisę W&I wynosi zwykle 1–1,5% wartości limitu ubezpieczenia. To koszt, który opłaca się ponieść, gdy ryzyko odpowiedzialności zarządu jest trudne do wyceny.

Warto też zweryfikować, czy spółka docelowa ma aktualną polisę OC zarządu (D&O). Jej brak lub niski limit może sygnalizować, że zarząd nie zarządzał ryzykiem w sposób profesjonalny – co z kolei może wskazywać na inne zaniedbania w dokumentacji korporacyjnej.

Jak wygląda due diligence w trzech scenariuszach biznesowych?

Zakres i priorytety badania różnią się w zależności od profilu kupującego i branży spółki docelowej. Poniżej trzy typowe scenariusze, które ilustrują, jak inaczej należy rozłożyć akcenty w procesie.

Scenariusz 1 – producent z sektora MŚP. Spółka produkcyjna z Wielkopolski, zatrudniająca 80 pracowników, sprzedawana przez założyciela w ramach sukcesji. Kluczowe ryzyka: własność maszyn (leasing czy własność?), umowy z głównymi odbiorcami (czy są pisemne i na ile?), stan środowiskowy nieruchomości (czy jest decyzja środowiskowa?). Budżet badania: 40 000–80 000 PLN, czas: cztery tygodnie.

Scenariusz 2 – spółka IT / SaaS. Firma technologiczna z Wrocławia, model subskrypcyjny, 30 pracowników B2B. Kluczowe ryzyka: własność kodu źródłowego (czy umowy B2B zawierają przeniesienie praw autorskich majątkowych?), umowy SLA z klientami (kary umowne?), dane osobowe użytkowników (RODO, PUODO). Budżet: 60 000–120 000 PLN, czas: pięć tygodni. Szczególnie istotna jest analiza struktury holdingowej, jeśli własność IP jest rozproszona między kilka podmiotów.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny wchodzący na rynek polski. Fundusz private equity z Austrii nabywa polską spółkę dystrybucyjną. Dodatkowe zagadnienia: kontrola koncentracji UOKiK (próg 1 mld PLN łącznego obrotu), rejestracja w CRBR, analiza umów walutowych i ryzyk kursowych, weryfikacja statusu rezydencji podatkowej spółki. Budżet: 120 000–250 000 PLN, czas: sześć do ośmiu tygodni. Inwestor zagraniczny powinien też zweryfikować, czy spółka nie figuruje na listach sankcyjnych prowadzonych przez OFAC i UE.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, który scenariusz jest najbliższy – i jakie dodatkowe ryzyki sektorowe należy uwzględnić. Pominięcie jednego obszaru na etapie badania może zamknąć drogę do renegocjacji ceny po zamknięciu transakcji.

Jeśli Państwa spółka planuje przejęcie polskiego podmiotu o wartości powyżej 5 mln PLN i potrzebuje kompleksowego badania prawno-podatkowego w ciągu czterech do sześciu tygodni – przeprowadzimy pełne due diligence, przygotujemy raport ryzyk i wynegocjujemy oświadczenia w SPA: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile kosztuje due diligence polskiej spółki z o.o. i co wpływa na cenę?

O: Koszt zależy od skali działalności spółki docelowej, liczby umów kluczowych i zakresu badania podatkowego. Dla spółki MŚP o przychodach do 20 mln PLN rocznie budżet wynosi zwykle od 40 000 do 120 000 PLN. Przy transakcjach powyżej 50 mln PLN koszt badania może sięgnąć 300 000–500 000 PLN. Warto zaplanować budżet osobno na część prawną, podatkową i finansową – każda z nich ma inny zakres i stawki.

P: Czy due diligence chroni kupującego przed wszystkimi ryzykami po zamknięciu transakcji?

O: To powszechne nieporozumienie. Due diligence identyfikuje ryzyki znane lub możliwe do odkrycia na podstawie dostępnej dokumentacji. Nie eliminuje ryzyk ukrytych celowo przez sprzedającego ani zobowiązań, które powstaną po dacie zamknięcia. Dlatego raport due diligence musi być uzupełniony o odpowiednio skrojone oświadczenia i gwarancje w umowie sprzedaży udziałów oraz – przy większych transakcjach – o polisę W&I. Artykuł 299 paragraf 2 kodeksu spółek handlowych daje zarządowi spółki możliwość wykazania przesłanek zwalniających, ale ciężar dowodu spoczywa na zarządzie, nie na kupującym.

P: Jak długo trwa due diligence i czy można je skrócić?

O: Standardowy proces dla spółki MŚP trwa cztery do sześciu tygodni. Można go skrócić do dwóch do trzech tygodni przy ograniczonym zakresie (np. tylko badanie prawne bez podatkowego), ale wiąże się to z ryzykiem pominięcia istotnych obszarów. Skrócenie procesu jest uzasadnione, gdy sprzedający przygotował data room z wyprzedzeniem i dokumentacja jest kompletna. W praktyce najczęstszą przyczyną opóźnień jest niekompletna dokumentacja po stronie spółki docelowej – nie tempo pracy kancelarii.

Czego nie może zabraknąć – lista kontrolna przed zamknięciem transakcji

Przed podpisaniem SPA kupujący powinien zweryfikować co najmniej pięć obszarów. Pominięcie któregokolwiek z nich to nieodwracalne ryzyko po zamknięciu transakcji.

• Aktualny odpis z KRS i umowa spółki w wersji jednolitej – weryfikacja sposobu reprezentacji i ewentualnych ograniczeń zbywalności udziałów
• Rejestr wspólników i historia zmian – potwierdzenie, że sprzedający jest faktycznym właścicielem udziałów bez obciążeń
• Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS – dokumenty wystawione nie wcześniej niż 30 dni przed datą zamknięcia
• Analiza umów z klauzulami change of control – identyfikacja kontraktów, które mogą być wypowiedziane po zmianie właściciela
• Weryfikacja w CRBR i na listach sankcyjnych UE oraz OFAC – obowiązek po stronie kupującego, szczególnie przy inwestorach zagranicznych

Konkretna sytuacja każdej transakcji wymaga indywidualnej oceny ryzyk. Pominięcie nawet jednego punktu z powyższej listy może okazać się nieodwracalne – szczególnie gdy zobowiązanie podatkowe lub roszczenie pracownicze ujawni się po zamknięciu transakcji i zmianie zarządu.

Jeśli Państwa firma stoi przed przejęciem polskiej spółki i potrzebuje oceny zakresu badania oraz identyfikacji ryzyk priorytetowych – umów spotkanie z naszym zespołem M&A: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i due diligence spółek kapitałowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.