Due diligence polskiej spółki – zakres i najczęstsze pułapki

Firma z Dolnego Śląska podpisuje umowę nabycia 100% udziałów w lokalnym dystrybutorze. Dwa miesiące po zamknięciu transakcji okazuje się, że spółka ma nieujawnione zobowiązania podatkowe wobec Krajowej Administracji Skarbowej na kwotę przekraczającą 800 000 PLN. Zarząd kupującego pyta: jak to możliwe? Odpowiedź jest prosta – due diligence było pobieżne.

Due diligence polskiej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością to ustrukturyzowane badanie prawne, finansowe i podatkowe przeprowadzane przed zamknięciem transakcji M&A. Obejmuje weryfikację dokumentów rejestrowych w Krajowym Rejestrze Sądowym, analizę umów, zobowiązań oraz ryzyk pracowniczych. Pominięcie kluczowych obszarów może oznaczać przejęcie ukrytych długów, za które – zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. – odpowiedzialność osobistą ponoszą członkowie zarządu spółki nabywającej.

Ten alert wskazuje, które obszary due diligence generują największe ryzyka w polskich transakcjach oraz jakie działania należy podjąć natychmiast po identyfikacji nieprawidłowości.

Jakie obszary due diligence są najważniejsze w polskiej spółce?

Badanie polskiej sp. z o.o. obejmuje kilka warstw. Pierwsza – weryfikacja statusu prawnego w KRS. Sprawdzamy, czy kapitał zakładowy wynosi co najmniej 5 000 PLN zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h., czy wpisy są aktualne i czy nie toczą się postępowania restrukturyzacyjne lub upadłościowe. KRS ujawnia tylko część prawdy – resztę trzeba wydobyć z dokumentów wewnętrznych spółki.

Druga warstwa to analiza umów z kontrahentami. Szczególną uwagę należy zwrócić na klauzule change of control – wiele umów handlowych zawiera postanowienia pozwalające drugiej stronie wypowiedzieć kontrakt w razie zmiany właściciela. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – taka klauzula może unicestwić wartość przejęcia w ciągu 30 dni od zamknięcia transakcji.

Trzecia warstwa – zobowiązania podatkowe i wobec ZUS. Zaległości wobec Krajowej Administracji Skarbowej nie zawsze są widoczne w bilansie. Warto uzyskać zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami, jednak nawet ono nie obejmuje zobowiązań, które nie zostały jeszcze ujawnione przez KAS w toku kontroli. Dlatego badamy deklaracje podatkowe za ostatnie 5 lat.

Czwarta warstwa dotyczy umów z członkami zarządu. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h. przy zawieraniu umów między spółką a członkiem zarządu spółkę powinna reprezentować rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą wspólników. Naruszenie tej zasady skutkuje nieważnością umowy – co w praktyce oznacza, że wynagrodzenia wypłacone zarządowi mogą być kwestionowane jako nienależne świadczenia.

• Dokumenty rejestrowe KRS i odpisy pełne z ostatnich 3 lat
• Umowy z kluczowymi kontrahentami (klauzule change of control)
• Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS
• Umowy z członkami zarządu i protokoły zgromadzeń wspólników
• Umowy pracownicze i ewentualne spory przed sądami pracy

Jakie pułapki najczęściej niszczą wartość transakcji M&A w Polsce?

Pierwsza pułapka to nieujawnione spory sądowe. Polska spółka może być stroną postępowania przed sądem powszechnym lub w arbitrażu, a informacja o tym nie pojawi się automatycznie w żadnym publicznym rejestrze. Kupujący dowiaduje się o roszczeniu dopiero po przejęciu – gdy staje się ekonomicznym właścicielem problemu. Koszty obsługi sporu mogą pochłonąć znaczną część ceny nabycia.

Druga pułapka – ukryte zobowiązania z tytułu umowy wspólników. Jeśli sprzedający zawarł z innymi wspólnikami umowę wspólników (shareholders' agreement) przed transakcją, kupujący może przejąć zobowiązania wynikające z prawa pierwokupu, drag-along lub opcji sprzedaży. Dokumenty te rzadko trafiają do KRS. Trzeba ich szukać aktywnie – pytając sprzedającego i weryfikując każde oświadczenie.

Trzecia pułapka to ryzyka pracownicze. Spółki z sektora usługowego często zatrudniają pracowników na podstawie umów cywilnoprawnych zamiast umów o pracę. Jeśli ZUS lub sąd pracy przekwalifikuje te umowy, spółka nabywa zaległe składki i roszczenia o urlopy za kilka lat wstecz. W jednej z transakcji z wiosny 2025 r. – dotyczącej spółki IT z Mazowsza – takie przekwalifikowanie wygenerowało dodatkowe zobowiązania rzędu 400 000 PLN.

Czwarta pułapka dotyczy nieruchomości. Nawet jeśli spółka nie jest właścicielem nieruchomości, może być stroną umów najmu z długim terminem wypowiedzenia lub klauzulami indeksacji czynszu. Przejęcie spółki oznacza przejęcie tych zobowiązań – niekiedy na 10 lat do przodu. Weryfikacja procedur likwidacyjnych i zobowiązań długoterminowych powinna być standardem każdego badania.

Piąta pułapka – brak mechanizmów ochronnych w umowie nabycia. Nawet najlepsze due diligence nie eliminuje wszystkich ryzyk. Dlatego umowa sprzedaży udziałów powinna zawierać representations and warranties, mechanizm escrow oraz klauzule indemnifikacyjne. Brak tych elementów oznacza, że kupujący przejmuje ryzyko bez żadnej ochrony kontraktowej.

Jeśli w toku badania ujawnią się spory lub roszczenia wymagające oceny procesowej, warto skonsultować się z praktyką sporów – obsługą sporów sądowych i arbitrażu w Polsce – zanim transakcja zostanie zamknięta.

Co zrobić natychmiast po wykryciu nieprawidłowości w due diligence?

Czas działa przeciwko kupującemu. Każdy dzień bez reakcji na zidentyfikowane ryzyka zwiększa prawdopodobieństwo, że problem stanie się nieodwracalny po zamknięciu transakcji. Pierwsza zasada: nie zamykaj transakcji bez planu naprawczego dla każdego istotnego ryzyka.

Jeśli due diligence ujawniło zaległości podatkowe – żądaj obniżenia ceny lub wpłaty środków na rachunek escrow do czasu uzyskania zaświadczenia o niezaleganiu. Jeśli wykryto spory sądowe – wyceniaj je pesymistycznie i żądaj indemnifikacji sprzedającego. Pamiętaj, że zgodnie z art. 299 § 1 k.s.h. odpowiedzialność za zobowiązania spółki może spaść na nowy zarząd, jeśli egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy transakcja dotyczy spółki z historią podatkową lub sporami pracowniczymi – wymaga oceny prawnej przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu. Pominięcie tego etapu może zamknąć drogę do dochodzenia roszczeń wobec sprzedającego i wygenerować nieodwracalne straty finansowe.

Jeśli Państwa spółka prowadzi lub planuje transakcję nabycia polskiej sp. z o.o. i potrzebuje przeprowadzenia due diligence albo oceny wykrytych ryzyk – przeprowadzimy analizę prawną, podatkową i pracowniczą oraz przygotujemy mechanizmy ochronne w umowie: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu zajmuje due diligence polskiej spółki?

O: Standardowe badanie prawne i podatkowe sp. z o.o. trwa od 2 do 6 tygodni, w zależności od wielkości spółki i kompletności dokumentacji. Spółki z rozbudowaną strukturą umowną lub historią sporów wymagają dłuższego czasu. Warto zaplanować ten etap przed negocjacjami cenowymi – wyniki badania bezpośrednio wpływają na wycenę.

P: Czy due diligence chroni kupującego przed wszystkimi ryzykami?

O: To częste nieporozumienie. Due diligence identyfikuje ryzyka, ale ich nie eliminuje. Ochronę zapewniają mechanizmy kontraktowe: representations and warranties, indemnifikacje i escrow. Badanie bez odpowiednich postanowień umownych jest jak diagnoza bez leczenia – wiemy, co jest nie tak, ale nie mamy narzędzi naprawy.

P: Jakie są koszty due diligence w Polsce?

O: Koszt badania prawnego i podatkowego polskiej spółki waha się od kilkunastu do kilkudziesięciu tysięcy złotych, zależnie od zakresu i złożoności struktury. W transakcjach powyżej 5 mln PLN koszt due diligence stanowi zazwyczaj poniżej 1% wartości transakcji. Biorąc pod uwagę, że nieujawnione zobowiązania mogą przekroczyć tę kwotę wielokrotnie, inwestycja w rzetelne badanie jest ekonomicznie uzasadniona.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji M&A i due diligence polskich spółek. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

dr Andrzej Kordecki jest partnerem zarządzającym KORDECKI & Partners i kieruje praktyką prawa korporacyjnego i M&A. Przed założeniem kancelarii przez dziewięć lat pracował w jednej z wiodących polskich kancelarii prawa handlowego, doradzając przy transakcjach od EUR 5m do EUR 200m. Jest członkiem Komitetu Arbitrażowego ICC Polska i autorem ponad 60 publikacji.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.