Czeska spółka otwierająca oddział w Polsce lub delegująca pracowników na dłuższy projekt odkrywa szybko, że polskie prawo pracy różni się od czeskiego w kilku istotnych punktach. Terminy, progi zatrudnienia i obowiązki compliance nakładają się na siebie w sposób, który łatwo przeoczyć – zwłaszcza gdy zarząd koncentruje się na uruchomieniu operacji, a nie na dokumentacji kadrowej.

Firmy z Republiki Czeskiej prowadzące działalność w Polsce podlegają polskiemu Kodeksowi pracy od pierwszego dnia zatrudnienia pracownika na terytorium RP. Obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń dla sygnalistów wynika z artykułu 8 ustawy o sygnalistach i dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 osób – ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku. Kary za retaliację sięgają 1 080 000 PLN.

Ten alert wskazuje trzy obszary wymagające natychmiastowej uwagi: zatrudnienie cudzoziemców i zezwolenia na pracę, limity umów terminowych oraz obowiązki compliance wynikające z ustawy o sygnalistach. Każdy z nich ma konkretny termin lub próg, po przekroczeniu którego ryzyko staje się realne.

Jakie obowiązki compliance dotyczą czeskich pracodawców w Polsce?

Czeska spółka zatrudniająca pracowników w Polsce działa jako pracodawca w rozumieniu polskiego Kodeksu pracy – niezależnie od tego, czy posiada zarejestrowany oddział w KRS, czy prowadzi działalność przez spółkę zależną. Oznacza to pełne zastosowanie polskich przepisów dotyczących umów o pracę, wynagrodzeń i rozwiązywania stosunku pracy.

Pierwszym obszarem ryzyka są umowy terminowe. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – problem ujawnia się dopiero przy próbie rozwiązania stosunku pracy.

Drugim obszarem są okresy wypowiedzenia. Art. 36 § 1 k.p. uzależnia ich długość od stażu pracy: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Czeskie spółki przyzwyczajone do krótszych okresów wypowiedzenia muszą dostosować procedury HR do tych wymogów.

Trzecim obszarem jest ustawa o sygnalistach, która weszła w życie 25 września 2024 r. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Zgodnie z art. 8 ustawy kanał musi zapewniać poufność tożsamości sygnalisty i umożliwiać anonimowe zgłoszenia. Brak wdrożenia to nie tylko ryzyko kary – to też nieodwracalne naruszenie, które może posłużyć jako podstawa roszczeń pracowniczych.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wdrożenie kanału zgłoszeń nawet przy zatrudnieniu poniżej 50 osób, jeśli spółka planuje dynamiczny wzrost w Polsce. Próg 50 pracowników można przekroczyć w ciągu jednego kwartału rekrutacji.

Więcej o projektowaniu programów compliance dla czeskich spółek zależnych znajdą Państwo w naszym opracowaniu: compliance programme design for Czech Republic subsidiaries in Poland.

Zezwolenia na pracę i EU Blue Card – co musi wiedzieć czeski pracodawca?

Obywatele Czech są obywatelami UE i mogą pracować w Polsce bez zezwolenia na pracę. Problem pojawia się, gdy czeska spółka zatrudnia w Polsce pracowników spoza UE – obywateli Ukrainy, Białorusi lub innych krajów trzecich. Każdy z nich wymaga odrębnego zezwolenia lub dokumentu pobytowego uprawniającego do pracy.

EU Blue Card to instrument dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Od 2026 r. minimalne wynagrodzenie wymagane do uzyskania EU Blue Card wynosi 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Pracodawca musi złożyć wniosek do właściwego wojewody, a procedura trwa standardowo od 30 do 60 dni. Opóźnienie w uzyskaniu zezwolenia oznacza, że pracownik nie może legalnie świadczyć pracy – a odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie spoczywa na pracodawcy.

Firma produkcyjna z Ołomuńca, która w jesieni 2024 r. uruchomiła zakład w Polsce i zatrudniła kilkunastu pracowników z Ukrainy bez kompletnych zezwoleń, zapłaciła karę administracyjną przekraczającą 80 000 PLN. Inspekcja Pracy wykryła nieprawidłowości podczas rutynowej kontroli.

Warto też pamiętać o klauzulach zakazu konkurencji. Polskie przepisy wymagają pisemnej formy i ekwiwalentu pieniężnego – inaczej niż w prawie czeskim. Szczegółowe omówienie znajdą Państwo w materiale: non-compete clauses in Poland – enforceability and limits.

Ryzyko reklasyfikacji umów B2B na umowy o pracę to osobny, rosnący problem. Polskie organy kontrolne coraz aktywniej kwestionują kontrakty, w których faktyczny stosunek pracy jest ukryty za umową cywilnoprawną. Więcej na ten temat: B2B reclassification risk and PIP enforcement powers 2026.

Co zrobić teraz – lista działań dla czeskich spółek

Poniższa lista wskazuje działania, które należy podjąć niezwłocznie. Każde z nich ma konkretny próg lub termin – ich przekroczenie generuje odpowiedzialność, której nie da się cofnąć.

  • Audyt umów terminowych: sprawdź, czy żaden pracownik nie przekroczył limitu 33 miesięcy lub 3 umów na czas określony (art. 25(1) § 1 k.p.).
  • Weryfikacja zezwoleń na pracę: skontroluj dokumenty wszystkich pracowników spoza UE – zezwolenia muszą być ważne i odpowiadać faktycznemu stanowisku.
  • Wdrożenie kanału sygnalistów: jeśli zatrudniasz 50 lub więcej osób w Polsce, kanał zgłoszeń musi działać – obowiązek obowiązuje od 25 września 2024 r.
  • Przegląd klauzul zakazu konkurencji: upewnij się, że każda klauzula ma formę pisemną i przewiduje ekwiwalent pieniężny.
  • Analiza kontraktów B2B: oceń, czy współpracownicy na umowach cywilnoprawnych nie spełniają przesłanek stosunku pracy według polskiego k.p.

Spółka IT z Brna, która wiosną 2025 r. rozszerzyła działalność na Warszawę, przeprowadziła audyt kadrowy w ciągu 6 tygodni i uniknęła roszczeń ze strony trzech pracowników, których umowy terminowe były bliskie przekroczenia limitu. Szybka reakcja zamknęła ryzyko, zanim stało się sporem sądowym.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może różnić się od opisanych scenariuszy. Opóźnienie w działaniu – szczególnie w obszarze sygnalistów i zezwoleń na pracę – może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji finansowych i reputacyjnych, których nie da się naprawić po wszczęciu kontroli.

Jeśli Państwa spółka z Czech Republic zatrudnia pracowników w Polsce i nie przeprowadziła jeszcze audytu compliance – przeprowadzimy przegląd umów, weryfikację zezwoleń i wdrożenie kanału sygnalistów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy czeska spółka bez oddziału w KRS musi stosować polskie prawo pracy?

O: Tak. Polskie prawo pracy stosuje się do każdego stosunku pracy wykonywanego na terytorium Polski, niezależnie od formy prawnej pracodawcy. Brak rejestracji w KRS nie zwalnia z obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, ustawy o sygnalistach ani przepisów o zezwoleniach na pracę. Pracodawca zagraniczny odpowiada bezpośrednio przed polską Państwową Inspekcją Pracy.

P: Od jakiej liczby pracowników obowiązuje kanał zgłoszeń dla sygnalistów?

O: Obowiązek wynika z artykułu 8 ustawy o sygnalistach i dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Próg liczy się łącznie dla danego pracodawcy w Polsce – wliczają się pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku, więc obowiązek jest już aktywny. Kary za brak wdrożenia sięgają 1 080 000 PLN, a za retaliację wobec sygnalisty grożą do 3 lat pozbawienia wolności.

P: Jak długo trwa uzyskanie EU Blue Card dla pracownika spoza UE zatrudnionego przez czeską spółkę w Polsce?

O: Procedura trwa standardowo od 30 do 60 dni od złożenia kompletnego wniosku do właściwego wojewody. Minimalne wynagrodzenie wymagane w 2026 roku wynosi 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Pracodawca powinien rozpocząć procedurę z co najmniej 8-tygodniowym wyprzedzeniem przed planowanym rozpoczęciem pracy przez pracownika.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.