Włoska spółka otwiera oddział w Warszawie lub deleguje swoich pracowników do polskiego kontrahenta. Na papierze sprawa wygląda prosto: kilka umów, rejestracja w KRS, i można działać. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – polskie prawo pracy tworzy odrębną, gęstą siatkę obowiązków, której naruszenie grozi karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz odpowiedzialnością osobistą kadry zarządzającej.

Compliance pracowniczy dla firm z Włoch działających w Polsce obejmuje trzy obszary: właściwe zatrudnianie pracowników na podstawie polskiego Kodeksu pracy, przestrzeganie przepisów o delegowaniu (dyrektywa 96/71/WE i jej nowelizacja z 2018 r.) oraz wdrożenie wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z ustawą o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Obowiązki te wchodzą w życie niezależnie od tego, czy włoska spółka zakłada spółkę zależną, oddział, czy tylko kieruje pracowników na czas określony.

Poniższy przewodnik prowadzi przez kolejne kroki: od pierwszego zatrudnienia, przez zarządzanie umowami i dokumentacją, po najczęstsze pułapki, w które wpadają firmy wchodzące na polski rynek z Włoch. Trzy scenariusze biznesowe – producent z Lombardii, firma IT z Mediolanu i inwestor zagraniczny – ilustrują, jak przepisy działają w praktyce.

Od czego zacząć – rejestracja i pierwsze obowiązki pracodawcy?

Pierwszym krokiem jest wybór formy prawnej działalności w Polsce. Włoska spółka może zatrudniać przez spółkę zależną (sp. z o.o. zarejestrowaną w KRS), oddział (oddział zagranicznego przedsiębiorcy) albo – przy delegowaniu – bezpośrednio z Włoch. Każda forma rodzi inne obowiązki wobec ZUS, urzędu skarbowego i PIP. Spółka zależna staje się pełnoprawnym polskim pracodawcą z dniem wpisu do KRS, co trwa standardowo 7 dni roboczych przy rejestracji online.

Rejestracja jako płatnik składek ZUS musi nastąpić w ciągu 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika. To termin bezwzględny. Niedopełnienie go oznacza zaległości składkowe z odsetkami, a w skrajnych przypadkach – odpowiedzialność osobistą zarządu na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej. Równolegle pracodawca zgłasza pracownika do ZUS na formularzu ZUS ZUA (lub ZUS ZZA przy zbiegu tytułów).

Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w języku polskim. Akta osobowe dzielą się na cztery części (A–D), a ich przechowywanie przez 10 lat jest wymogiem ustawowym dla umów zawieranych od 2019 r. Włoskie spółki często pomijają tłumaczenie regulaminów pracy i wynagradzania – tymczasem regulamin pracy jest obowiązkowy dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników, a regulamin wynagradzania – od 20 pracowników (bez układu zbiorowego).

Trzy instytucje będą weryfikować wypełnianie tych obowiązków: PIP (kontrole warunków pracy), ZUS (składki) i Urząd Skarbowy (zaliczki PIT). Warto zorganizować wewnętrzny przegląd dokumentacji już w pierwszym miesiącu działalności.

Jak działają umowy o pracę i okresy wypowiedzenia w polskim prawie?

Polskie prawo pracy przewiduje kilka rodzajów umów: na okres próbny (max 3 miesiące), na czas określony i na czas nieokreślony. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie któregokolwiek limitu powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Dla włoskich spółek przyzwyczajonych do elastycznych kontraktów włoskich to często zaskoczenie.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą one: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Tych terminów nie można skrócić w umowie na niekorzyść pracownika. Pracodawca może natomiast zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia, zachowując obowiązek wypłaty wynagrodzenia.

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) dopuszcza art. 52 § 1 k.p. Pracodawca ma na to tylko 1 miesiąc od uzyskania wiadomości o przyczynie. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do dyscyplinarki i naraża spółkę na przywrócenie pracownika do pracy lub odszkodowanie zasądzone przez sąd pracy.

Scenariusz z życia: producent okien z Lombardii otworzył fabrykę pod Wrocławiem wiosną 2024 r. i zawarł cztery kolejne umowy terminowe z tym samym operatorem maszyn. Czwarta umowa z mocy prawa stała się umową na czas nieokreślony – ze wszystkimi konsekwencjami dla okresu wypowiedzenia i ochrony przed zwolnieniem.

Delegowanie pracowników z Włoch do Polski – jakie obowiązki?

Delegowanie to odrębny reżim prawny. Włoska spółka wysyłająca pracowników do Polski na czas określony musi zapewnić im warunki zatrudnienia nie gorsze niż wynikające z polskich przepisów – minimalnego wynagrodzenia, czasu pracy, urlopu i BHP. To wymóg dyrektywy 2018/957/UE (nowelizacja dyrektywy o pracownikach delegowanych), która obowiązuje w Polsce od 2020 r.

Pracownik delegowany z Włoch do Polski zachowuje ubezpieczenie społeczne w kraju wysyłającym, jeśli delegowanie nie przekracza 24 miesięcy. Warunkiem jest posiadanie zaświadczenia A1 wystawionego przez włoski INPS. Bez dokumentu A1 ZUS może zakwestionować podstawę ubezpieczenia i nałożyć składki w Polsce wstecznie. Więcej o procedurze uzyskania A1 i jej praktycznych skutkach wyjaśniamy w artykule o pracownikach delegowanych i zaświadczeniach A1.

Pracodawca delegujący musi wyznaczyć w Polsce osobę do kontaktu z PIP i przechowywać dokumenty delegowania przez 2 lata po zakończeniu okresu delegowania. Brak dokumentacji podczas kontroli PIP grozi mandatem do 30 000 zł. Dla firm IT z Mediolanu delegujących programistów na projekty do Warszawy – a takich przypadków przybywa – szczególnie istotne jest prawidłowe ustalenie „twardego jądra" warunków, w tym stawki godzinowej nie niższej niż polskie minimalne wynagrodzenie (w 2026 r.: 4 666 zł brutto miesięcznie).

Obywatele Włoch jako obywatele UE nie potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce. Nie dotyczy to jednak pracowników spoza UE zatrudnionych przez włoską spółkę i wysyłanych do Polski – ci muszą posiadać odpowiednie zezwolenie na pracę lub EU Blue Card (minimalne wynagrodzenie dla Blue Card w 2026 r.: 12 272,58 zł brutto miesięcznie). Szczegółowy opis procedury zezwoleniowej w kontekście podobnych sytuacji cross-border znajdziesz w przewodniku o compliance pracowniczym dla firm z Czech w Polsce.

Czy Twoja firma musi wdrożyć kanał zgłoszeń dla sygnalistów?

Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. weszła w życie 25 września 2024 r. i objęła wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach każdy taki pracodawca musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń umożliwiający anonimowe raportowanie naruszeń prawa. Termin na wdrożenie minął – spółki działające w Polsce od września 2024 r. powinny mieć kanał już uruchomiony.

Dla włoskiej spółki z oddziałem lub spółką zależną w Polsce liczba 50 pracowników to próg, który należy liczyć w Polsce, nie globalnie. Firma zatrudniająca 200 osób we Włoszech i 55 w Polsce musi wdrożyć kanał dla polskiego podmiotu. Jeśli zatrudnia tylko 40 osób w Polsce – obowiązek jeszcze nie obowiązuje, ale warto przygotować procedury zawczasu.

Naruszenia przepisów o sygnalistach są dotkliwe. Art. 54 ustawy o sygnalistach przewiduje kary do 1 080 000 zł i do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec osoby zgłaszającej. To nieodwracalna konsekwencja dla zarządu, który zignoruje ten obowiązek. Włoskie spółki, które wdrożyły już kanały na potrzeby włoskiego dekretu legislacyjnego 24/2023 (transponującego dyrektywę UE 2019/1937), mogą zaadaptować istniejące procedury – jednak konieczne jest dostosowanie do polskich wymogów językowych i formalnych.

Firma technologiczna z Turynu, która latem 2025 r. przejęła polskiego dostawcę oprogramowania, odkryła po 3 miesiącach, że przejęty podmiot nie miał wdrożonego kanału zgłoszeń mimo zatrudnienia 70 osób. Wdrożenie w trybie pilnym zajęło 6 tygodni i kosztowało znacznie więcej niż terminowe działanie.

Lista kontrolna – co przygotować przed startem i co sprawdzić regularnie

Poniższa lista obejmuje krytyczne punkty compliance pracowniczego dla włoskiej spółki wchodzącej na rynek polski. Pracodawca musi pamiętać o jednym: każdy pominięty punkt to potencjalna kontrola PIP lub spór sądowy.

  • Rejestracja ZUS – w ciągu 7 dni od zatrudnienia pierwszego pracownika; formularz ZUS ZPA (płatnik) i ZUS ZUA (pracownik)
  • Dokumentacja pracownicza – akta osobowe w 4 częściach, regulamin pracy (≥50 pracowników), regulamin wynagradzania (≥20 pracowników), przechowywanie przez 10 lat
  • Umowy terminowe – weryfikacja limitu 33 miesięcy i 3 umów zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p.; nadmiarowe umowy stają się bezterminowe automatycznie
  • Delegowanie – zaświadczenie A1 z INPS, wyznaczenie osoby kontaktowej dla PIP, dokumentacja przechowywana przez 2 lata po zakończeniu delegowania
  • Kanał sygnalistów – wdrożony i dostępny dla pracowników, zgodny z ustawą z 25 września 2024 r., jeśli spółka zatrudnia ≥50 osób w Polsce

Przegląd tej listy powinien odbywać się co najmniej raz na kwartał. Prawo pracy zmienia się dynamicznie – minimalne wynagrodzenie jest aktualizowane corocznie, a przepisy BHP i urlopowe podlegają regularnym nowelizacjom.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – czy to wejście na rynek, przejęcie polskiego podmiotu, czy delegowanie pracowników – wymaga oceny pod kątem aktualnego stanu prawnego. Pominięcie choćby jednego elementu może mieć nieodwracalne skutki: zaległości składkowe, spory sądowe lub kary administracyjne, których nie da się cofnąć.

Jeśli Państwa spółka z Włoch zatrudnia lub planuje zatrudnić pracowników w Polsce – przeprowadzimy audyt compliance pracowniczego, przygotujemy dokumentację i wdrożymy kanał sygnalistów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy włoska spółka musi zakładać spółkę zależną w Polsce, żeby zatrudniać pracowników?

O: Nie jest to jedyna opcja. Włoska spółka może zatrudniać przez oddział zarejestrowany w KRS lub delegować pracowników bezpośrednio z Włoch. Każda forma ma inne konsekwencje podatkowe i składkowe. Oddział i spółka zależna stają się polskimi pracodawcami z pełnymi obowiązkami wobec ZUS i PIP, natomiast przy delegowaniu krótkoterminowym (do 24 miesięcy) pracownicy zachowują ubezpieczenie włoskie pod warunkiem posiadania zaświadczenia A1. Wybór formy powinien poprzedzać analiza kosztów i ryzyk dla konkretnego modelu operacyjnego.

P: Ile kosztuje wdrożenie kanału zgłoszeń dla sygnalistów i jak długo trwa?

O: Koszt zależy od wybranego rozwiązania technicznego i skali organizacji. Proste wdrożenie oparte na dedykowanej platformie SaaS to wydatek rzędu 3 000–8 000 zł rocznie plus jednorazowy koszt przygotowania procedur i szkoleń (5 000–15 000 zł). Wdrożenie trwa od 4 do 8 tygodni, jeśli firma dysponuje już politykami compliance z innych jurysdykcji. Artykuł ósmy ustawy o sygnalistach wymaga nie tylko technicznego kanału, ale też regulaminu zgłoszeń, wyznaczenia osoby odpowiedzialnej i udokumentowania konsultacji z pracownikami lub związkami zawodowymi.

P: Czy pracownicy spoza UE zatrudnieni przez włoską spółkę potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Tak. Obywatele państw trzecich (spoza UE/EOG/Szwajcarii) nie korzystają ze swobody przepływu pracowników, nawet jeśli są zatrudnieni przez europejskiego pracodawcę. Przy delegowaniu do Polski muszą posiadać zezwolenie na pracę lub EU Blue Card wydaną przez polskie władze. Procedura uzyskania zezwolenia trwa od 1 do 3 miesięcy w zależności od urzędu. Więcej o ścieżce zezwoleniowej przy transferach z Europy opisujemy w artykule o egzekwowaniu wyroków włoskich w Polsce, gdzie omawiamy też szerszy kontekst prawny relacji polsko-włoskich.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.