Słowacka spółka produkcyjna z branży automotive weszła na rynek polski w marcu 2024 roku. Zatrudniła 60 pracowników – część bezpośrednio, część przez agencję pracy tymczasowej. Po ośmiu miesiącach działalności otrzymała pismo z Państwowej Inspekcji Pracy. Zarzuty dotyczyły nieprawidłowych umów terminowych, braku kanału zgłoszeń dla sygnalistów i nierozliczonych delegacji transgranicznych. Kancelaria KORDECKI & Partners przejęła sprawę w listopadzie 2024 roku.

Firmy ze Słowacji wchodzące na rynek polski napotykają trzy obszary ryzyka: strukturę umów o pracę regulowaną przez Kodeks pracy, obowiązki wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku oraz zasady delegowania pracowników. Każde naruszenie może skutkować karą do PLN 30,000 w jednym postępowaniu inspekcyjnym. Ustawa o sygnalistach przewiduje kary do PLN 1,080,000 za działania odwetowe wobec zgłaszającego.

Poniżej przedstawiamy anonimizowaną analizę tej sprawy. Opisujemy tło, strategię prawną, przebieg postępowania i wnioski, które można zastosować w każdej firmie ze Słowacji planującej lub prowadzącej działalność w Polsce.

Jakie błędy compliance popełniła słowacka spółka w Polsce?

Spółka – nazwijmy ją „SlovAuto" – prowadziła w Polsce oddział produkcyjny. Zarząd zakładał, że słowackie procedury HR można przenieść na polski grunt bez modyfikacji. To błąd, który popełnia wiele firm z regionu CEE. Polskie prawo pracy różni się od słowackiego w kilku istotnych punktach.

Pierwsza nieprawidłowość dotyczyła umów terminowych. SlovAuto zawarła z 18 pracownikami czwartą lub piątą umowę na czas określony. Zgodnie z art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – trzech. Przekroczenie któregokolwiek limitu powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. PIP stwierdziła naruszenie w 12 przypadkach.

Druga nieprawidłowość – brak kanału zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa o ochronie sygnalistów z 25 września 2024 roku objęła wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Art. 8 ustawy o sygnalistach nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. SlovAuto zatrudniała 60 osób – obowiązek obowiązywał ją od pierwszego dnia. Kanału nie było.

Trzecia kwestia dotyczyła delegowania. Kilku pracowników było formalnie zatrudnionych w słowackiej centrali i oddelegowanych do Polski. Spółka nie dopełniła obowiązków notyfikacyjnych wobec PIP i nie zapewniła im polskich minimalnych warunków zatrudnienia. To naruszenie przepisów o pracownikach delegowanych, które w Polsce implementują dyrektywę 96/71/WE ze zmianami.

Jak wyglądała strategia naprawcza i przebieg postępowania?

Kancelaria przystąpiła do sprawy z trzema celami: ograniczenie kar finansowych, natychmiastowe usunięcie naruszeń i wdrożenie systemu compliance zapobiegającego powtórzeniu błędów. Termin na odpowiedź do PIP wynosił 14 dni od doręczenia pisma.

W pierwszym tygodniu przeprowadzono audyt wszystkich 60 umów o pracę. Zidentyfikowano 12 umów wymagających przekształcenia w umowy na czas nieokreślony – co zostało wykonane przed upływem terminu odpowiedzi do PIP. Pracownicy otrzymali aneksy. Równolegle uruchomiono procedurę wdrożenia kanału zgłoszeń sygnalistów – wybrano rozwiązanie cyfrowe spełniające wymogi anonimowości i poufności określone w ustawie.

W zakresie pracowników delegowanych kancelaria przygotowała komplet dokumentów notyfikacyjnych i złożyła je do PIP w trybie pilnym. Dla każdego delegowanego pracownika sporządzono analizę porównawczą warunków zatrudnienia – słowackich i polskich – i wyrównano ewentualne różnice w wynagrodzeniu. Dotyczyło to 7 osób.

Postępowanie PIP zakończyło się w lutym 2025 roku. Inspekcja nałożyła mandat w wysokości PLN 8,000 – znacznie poniżej maksymalnego progu PLN 30,000 za naruszenie. Kluczowym argumentem było wykazanie, że spółka dobrowolnie i niezwłocznie usunęła wszystkie nieprawidłowości jeszcze przed zakończeniem kontroli. PIP odnotowała ten fakt w protokole.

Więcej o specyfice delegowania pracowników w regionie można znaleźć w analizie dotyczącej pracowników delegowanych z Hiszpanii do Polski i certyfikatów A1. Podobne mechanizmy stosuje się przy delegowaniu ze Słowacji.

Jakie wnioski powinny wyciągnąć firmy ze Słowacji wchodzące na rynek polski?

Sprawa SlovAuto pokazuje schemat, który powtarza się w różnych wariantach. Pracodawca z CEE wchodzi na rynek polski, zakłada podobieństwo systemów prawnych i pomija lokalne due diligence HR. Różnice są jednak realne i kosztowne.

Okresy wypowiedzenia to jeden z pierwszych obszarów zaskoczenia. Zgodnie z art. 36 § 1 Kodeksu pracy okres wypowiedzenia zależy od stażu u danego pracodawcy: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Słowackie przepisy przewidują inne progi. Firma, która nie dostosuje procedur, może nieświadomie skrócić okres wypowiedzenia – narażając się na roszczenia pracownicze przed sądem pracy.

Ustawa o sygnalistach działa od 25 września 2024 roku. Pracodawca z 50 lub więcej pracownikami musi mieć wdrożony kanał zgłoszeń wewnętrznych. Art. 54 ustawy o sygnalistach przewiduje kary do PLN 1,080,000 i do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe. To nie jest ryzyko abstrakcyjne – PIP aktywnie kontroluje ten obszar.

Dla firm zatrudniających obywateli spoza Unii Europejskiej pojawia się dodatkowy wymiar. EU Blue Card wymaga minimalnego wynagrodzenia na poziomie PLN 12,272.58 miesięcznie w 2026 roku. Pracodawca musi monitorować ten próg przy każdej podwyżce płacy minimalnej. Więcej o strukturach zatrudnienia pracowników z innych krajów UE opisujemy w materiale o compliance pracowniczym dla firm włoskich w Polsce – mechanizmy są analogiczne.

Warto też pamiętać o kontekście restrukturyzacyjnym. Jeśli spółka-matka na Słowacji napotka trudności finansowe, polscy pracownicy korzystają z ochrony przewidzianej w przepisach o niewypłacalności transgranicznej. Zagadnienie to omawia osobna analiza dotycząca transgranicznej niewypłacalności z udziałem Polski i Słowacji.

Checklist dla firmy ze Słowacji wchodzącej na rynek polski:

  • Audyt umów o pracę pod kątem limitów z art. 25(1) § 1 k.p. (33 miesiące, 3 umowy)
  • Wdrożenie kanału zgłoszeń sygnalistów przed osiągnięciem progu 50 pracowników
  • Notyfikacja PIP i wyrównanie warunków dla pracowników delegowanych ze Słowacji
  • Weryfikacja okresów wypowiedzenia zgodnie z art. 36 § 1 k.p.
  • Monitoring progów EU Blue Card przy zatrudnianiu pracowników spoza UE

Pracodawca musi pamiętać o jednym: polskie prawo pracy chroni pracownika w sposób bezwzględny w wielu obszarach. Klauzule umowne niezgodne z Kodeksem pracy są z mocy prawa nieważne – nawet jeśli pracownik je podpisał.

Często zadawane pytania

P: Czy firma ze Słowacji zatrudniająca w Polsce tylko 10 osób musi wdrożyć kanał sygnalistów?

O: Nie – ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku obejmuje pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Firma poniżej tego progu nie ma obowiązku wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Jednak po przekroczeniu progu 50 osób obowiązek powstaje niezwłocznie – bez okresu przejściowego. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach nie przewiduje vacatio legis po przekroczeniu progu zatrudnienia.

P: Ile kosztuje postępowanie PIP i jak długo trwa?

O: Kontrola PIP może trwać od kilku dni do kilku tygodni, w zależności od zakresu zarzutów. Mandat w jednym postępowaniu wynosi do PLN 30,000. Jeśli sprawa trafia do sądu pracy z powodu roszczeń pracowniczych, koszty rosną – opłata sądowa wynosi 5% wartości sporu (na podstawie ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych). Dobrowolne i szybkie usunięcie naruszeń jest najskuteczniejszym sposobem ograniczenia kary, co potwierdza opisywana sprawa SlovAuto.

P: Czy słowacki pracownik delegowany do Polski potrzebuje pozwolenia na pracę?

O: Obywatel Słowacji jest obywatelem UE i nie potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce. Pracodawca ma jednak obowiązek notyfikacji PIP przed rozpoczęciem delegowania oraz zapewnienia pracownikowi warunków zatrudnienia nie gorszych niż polskie minimum. Dotyczy to wynagrodzenia, czasu pracy i urlopu. Brak notyfikacji stanowi naruszenie przepisów o pracownikach delegowanych i podlega karze.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny pod kątem polskiego prawa pracy, zanim naruszenia zostaną stwierdzone przez PIP. Brak wdrożenia kanału sygnalistów lub nieprawidłowe umowy terminowe to naruszenia, których skutki są nieodwracalne – mandat, roszczenia pracownicze i reputacja pracodawcy na polskim rynku.

Jeśli Państwa spółka ze Słowacji zatrudnia lub planuje zatrudniać pracowników w Polsce – przeprowadzimy audyt umów, wdrożymy kanał sygnalistów i uregulujemy kwestie delegowania: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.