Ukraińska firma otwiera oddział w Polsce. Rekrutuje pierwszych pracowników, podpisuje umowy i – po kilku miesiącach – dostaje pismo z Państwowej Inspekcji Pracy. Powód? Brak kanału zgłoszeń dla sygnalistów i błędnie skonstruowane umowy terminowe. Kara grozi do PLN 1 080 000. To nie jest scenariusz teoretyczny – to przypadek z Mazowsza z początku 2025 roku.

Firmy z Ukrainy działające w Polsce podlegają polskiemu Kodeksowi pracy i przepisom unijnym bez żadnych wyjątków. Trzy obszary wymagają natychmiastowej uwagi: limity umów terminowych z artykułu 25 ustęp 1 Kodeksu pracy, okresy wypowiedzenia z artykułu 36 ustęp 1 Kodeksu pracy oraz obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń sygnalistów z artykułu 8 ustawy o sygnalistach – obowiązującego od 25 września 2024 roku dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

Poniżej opisujemy trzy zmiany, których pominięcie generuje odpowiedzialność osobistą zarządu, oraz konkretne działania do podjęcia w ciągu 30 dni.

Co się zmieniło i kto jest objęty obowiązkami?

Ustawa o ochronie sygnalistów z 14 czerwca 2024 roku weszła w życie 25 września 2024 roku. Objęła wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników – bez względu na kraj siedziby spółki matki. Ukraińska spółka prowadząca oddział lub spółkę zależną w Polsce i zatrudniająca 50 lub więcej osób musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń naruszeń.

Próg 50 pracowników liczy się według stanu zatrudnienia w Polsce. Pracownicy tymczasowi i zleceniobiorcy wliczają się do tego limitu, jeśli świadczą pracę faktycznie na terenie zakładu. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – próg bywa przekraczany szybciej niż wynika to z formalnych umów o pracę.

Równolegle obowiązuje limit umów terminowych z art. 25(1) § 1 k.p. Łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy. Maksymalna liczba takich umów to trzy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony – ze wszystkimi konsekwencjami dotyczącymi wypowiedzenia.

Dla firm rekrutujących specjalistów z Ukrainy do pracy w Polsce konieczne jest też uregulowanie statusu pobytowego i zezwolenia na pracę. Wymagania dotyczące work permit Poland różnią się w zależności od podstawy pobytu – ochrona tymczasowa, zezwolenie na pobyt czy wiza. EU Blue Card wymaga minimalnego wynagrodzenia na poziomie PLN 12 272,58 miesięcznie w 2026 roku.

Jakie kary grożą za naruszenia i jak działają organy kontrolne?

Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) i Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) prowadzą kontrole niezapowiedziane. PIP weryfikuje umowy, regulaminy i dokumentację kadrową. ZUS sprawdza podstawy ubezpieczenia i tytuły do składek. Brak kanału zgłoszeń sygnalistów zagrożony jest karą grzywny do PLN 1 080 000 oraz karą pozbawienia wolności do 3 lat za działania odwetowe wobec sygnalisty – zgodnie z art. 54 ustawy o sygnalistach.

Odpowiedzialność nie spada wyłącznie na spółkę. Zarząd i osoby kierujące zakładem pracy odpowiadają osobiście. To nieodwracalna konsekwencja – wpis do rejestru skazanych zamyka drogę do pełnienia funkcji w spółkach publicznych.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Ukraińskie firmy często stosują krótsze okresy wypowiedzenia wzorowane na prawie ukraińskim. To błąd, który generuje roszczenia odszkodowawcze przed polskim sądem pracy.

Szczegółowe zasady dotyczące struktury zatrudnienia – w tym wybór między oddziałem a spółką zależną – opisujemy w analizie branch vs. subsidiary in Poland. Wybór formy prawnej ma bezpośredni wpływ na zakres obowiązków pracodawcy.

Co zrobić w ciągu 30 dni?

Compliance pracowniczy nie jest jednorazowym projektem. Wymaga weryfikacji dokumentacji i wdrożenia procedur w określonym czasie. Poniżej lista działań priorytetowych:

  • Zweryfikować wszystkie umowy terminowe pod kątem limitu 33 miesięcy i maksymalnie 3 umów – ryzyko automatycznej konwersji na czas nieokreślony.
  • Sprawdzić okresy wypowiedzenia w każdej umowie i dostosować je do art. 36 § 1 k.p.
  • Wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów, jeśli zatrudnienie wynosi co najmniej 50 osób – termin minął 25 września 2024 roku.
  • Uregulować status pobytowy i zezwolenia na pracę wszystkich pracowników z Ukrainy nieposiadających ochrony tymczasowej.
  • Przejrzeć zasady pracy zdalnej zgodnie z polskim remote work framework – pracodawca ma obowiązek zapewnić sprzęt lub wypłacić ekwiwalent.

Firma IT z Małopolski zatrudniająca 60 programistów z Ukrainy przeprowadziła audyt kadrowy w marcu 2025 roku. Wykryła siedem umów przekraczających limit 33 miesięcy i brak regulaminu sygnalistów. Koszt naprawczy wyniósł ułamek potencjalnej kary.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny dokumentacji kadrowej przed kontrolą PIP lub ZUS. Zaniechanie działań naprawczych w tym momencie może mieć nieodwracalne skutki – od roszczeń pracowniczych po odpowiedzialność osobistą zarządu.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia co najmniej 50 pracowników w Polsce lub rekrutuje obywateli Ukrainy bez uregulowanego statusu pobytowego – przeprowadzimy audyt umów, wdrożymy kanał sygnalistów i uregulujemy zezwolenia na pracę: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy ukraińska spółka matka odpowiada za naruszenia prawa pracy w polskim oddziale?

O: Odpowiedzialność za naruszenia Kodeksu pracy spoczywa na pracodawcy zarejestrowanym w Polsce – oddziale lub spółce zależnej. Zarząd polskiego podmiotu odpowiada osobiście. Spółka matka może ponosić odpowiedzialność pośrednio, jeśli wywierała wpływ na politykę kadrową. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyraźne rozdzielenie kompetencji kadrowych między centralą a polskim podmiotem.

P: Od kiedy obowiązuje wymóg kanału zgłoszeń dla sygnalistów i ile kosztuje wdrożenie?

O: Ustawa o ochronie sygnalistów obowiązuje od 25 września 2024 roku dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Wdrożenie kanału zgłoszeń obejmuje opracowanie regulaminu, wyznaczenie osoby odpowiedzialnej i uruchomienie narzędzia technicznego. Koszt zewnętrznego wdrożenia prawnego wynosi zazwyczaj kilka tysięcy złotych – wielokrotnie mniej niż minimalna kara za brak kanału.

P: Czy pracownicy z Ukrainy objęci ochroną tymczasową potrzebują osobnego zezwolenia na pracę?

O: Nie. Osoby korzystające z ochrony tymczasowej na podstawie przepisów specustawy z 2022 roku mają prawo do pracy w Polsce bez odrębnego zezwolenia na pracę. Pracodawca ma jednak obowiązek powiadomić powiatowy urząd pracy w ciągu 14 dni od zatrudnienia takiej osoby. Brak powiadomienia jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, obsługując firmy z Ukrainy wchodzące na rynek polski i europejski. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.