Brytyjska firma technologiczna otwiera biuro w Warszawie. Zarząd zakłada, że wystarczy przenieść kontrakt z Londynu, dołożyć polskie podatki i gotowe. Po trzech miesiącach okazuje się, że umowy są nieważne, pracownicy mogą żądać stosunku pracy, a inspekcja pracy wszczęła kontrolę. Taki scenariusz powtarza się częściej, niż można by sądzić.

Firmy z Wielkiej Brytanii zatrudniające pracowników w Polsce podlegają w całości polskiemu Kodeksowi pracy (k.p.) oraz przepisom ubezpieczeniowym ZUS. Po Brexicie pracownicy brytyjscy tracą status obywatela UE, co oznacza obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę lub Niebieskiej Karty UE. Pierwsze naruszenia przepisów mogą skutkować karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz odpowiedzialnością zarządu.

Przewodnik omawia cztery obszary compliance: strukturę zatrudnienia i dokumentację, mobilność pracowników z UK, ochronę sygnalistów oraz najczęstsze błędy. Każdy etap zawiera konkretne terminy, progi kwotowe i scenariusze dla trzech typów firm – producenta, spółki IT i inwestora zagranicznego.

Jak zatrudnić pracownika w Polsce zgodnie z k.p.?

Podstawowa zasada jest prosta: każda osoba świadcząca pracę podporządkowaną na terytorium Polski – bez względu na siedzibę pracodawcy – podlega polskiemu Kodeksowi pracy. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał, że wybór prawa angielskiego w umowie nie wyłącza bezwzględnie obowiązujących przepisów k.p. Oznacza to, że umowa „na prawie UK" zawarta z pracownikiem wykonującym pracę w Warszawie może zostać uznana za umowę o pracę według k.p.

Kluczowe limity wynikają z art. 251 § 1 k.p.: łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie któregokolwiek z tych progów powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa. Dla brytyjskiej firmy wchodzącej na rynek polski oznacza to, że cykl „próbna – terminowa – terminowa" wyczerpuje limit w ciągu około trzech lat.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Wynoszą odpowiednio: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Pracodawca nie może skrócić tych terminów w umowie – może je jedynie wydłużyć. W praktyce wiele brytyjskich firm stosuje krótsze okresy znane z prawa angielskiego i naraża się na roszczenia pracownicze.

Co należy przygotować przed podpisaniem pierwszej umowy:

  • pisemna umowa o pracę w języku polskim (lub dwujęzyczna) ze wskazaniem siedziby pracodawcy w Polsce lub za granicą,
  • regulamin pracy i regulamin wynagradzania (obowiązkowe powyżej 50 pracowników, zalecane od pierwszego zatrudnienia),
  • zgłoszenie do ZUS w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia (formularz ZUS ZUA),
  • dokumentacja BHP: szkolenie wstępne przed dopuszczeniem do pracy,
  • klauzule RODO i ewentualna polityka monitoringu miejsca pracy.

Scenariusz producenta z Małopolski: firma z Manchesteru otwiera zakład montażowy pod Krakowem. Zatrudnia 30 pracowników fizycznych na umowy terminowe. Jeśli nie wprowadzi regulaminu pracy i nie przeprowadzi szkoleń BHP przed pierwszym dniem produkcji, PIP może nakazać wstrzymanie działalności. Termin na usunięcie nieprawidłowości wyznaczany przez inspektora wynosi zwykle 14–30 dni – ale produkcja stoi.

Jakie zezwolenia na pracę są wymagane dla pracowników z UK?

Brexit zmienił sytuację prawną obywateli brytyjskich w Polsce zasadniczo. Od 1 stycznia 2021 r. obywatele UK nie korzystają ze swobody przepływu pracowników w UE. Pracownik z Londynu przenoszący się do warszawskiego biura potrzebuje zezwolenia na pracę lub – przy spełnieniu wymagań – Niebieskiej Karty UE (EU Blue Card). Procedura uzyskania zezwolenia trwa od 1 do 3 miesięcy, a praca bez zezwolenia grozi karą do 30 000 PLN dla pracodawcy.

EU Blue Card to najszybsza ścieżka dla wykwalifikowanych pracowników. Wymaga wynagrodzenia co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie (próg na 2026 r.) oraz umowy o pracę na co najmniej rok. Wniosek składa się do właściwego urzędu wojewódzkiego. Decyzja powinna zapaść w ciągu 90 dni, choć w praktyce urzędy w Warszawie i Krakowie często kończą procedurę szybciej – w 30–45 dni roboczych.

Dla pracowników na stanowiskach kierowniczych lub specjalistycznych w ramach grupy kapitałowej dostępne jest również zezwolenie ICT (wewnątrzkorporacyjne przeniesienie). Wymaga ono udokumentowania co najmniej 12 miesięcy zatrudnienia w grupie oraz charakteru stanowiska. Urząd Wojewódzki w Warszawie (Mazowiecki Urząd Wojewódzki – MUW) jest właściwy dla zdecydowanej większości wniosków dotyczących pracowników zatrudnionych w stolicy.

Scenariusz spółki IT z Londynu: firma przenosi 5 programistów do oddziału w Krakowie. Trzech z nich ma wynagrodzenie powyżej progu Blue Card, dwóch – poniżej. Dla tych dwóch konieczne jest standardowe zezwolenie na pracę typu A. Pracodawca powinien złożyć wnioski co najmniej 2 miesiące przed planowanym rozpoczęciem pracy, aby uniknąć luki w legalnym zatrudnieniu.

Warto pamiętać o jednej pułapce: pracownik może wjechać do Polski na podstawie wizy Schengen i de facto pracować, zanim zezwolenie zostanie wydane. Grozi to jednak odmową przedłużenia zezwolenia i wpisem do rejestru naruszeń PIP. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku jeszcze przed relokacją, z datą rozpoczęcia pracy odpowiadającą planowanej dacie decyzji.

Więcej o procesie relokacji pracowników do Polski znajdą Państwo w naszym przewodniku: Global Mobility – Relocating Employees to Poland. Kwestie podatkowe związane z wynagrodzeniami pracowników z UK omawia natomiast nasz artykuł o umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania Polska–UK.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników, ich stanowiska i planowany czas pracy w Polsce – determinuje wybór właściwej ścieżki. Błędny wybór procedury zamyka drogę do szybkiej korekty i może skutkować koniecznością wyjazdu pracownika z Polski na czas rozpatrzenia nowego wniosku.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników z UK do Polski i chce uniknąć luki w legalnym zatrudnieniu – przeprowadzimy analizę stanowisk, dobór właściwej procedury i przygotowanie kompletnej dokumentacji: info@kordeckipartners.com.

Czy ustawa o sygnalistach dotyczy brytyjskich pracodawców w Polsce?

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r. Obejmuje wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników – bez względu na siedzibę spółki. Brytyjska firma z oddziałem lub spółką zależną w Polsce zatrudniającą 50 lub więcej osób ma obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Termin na wdrożenie minął wraz z wejściem ustawy w życie.

Obowiązek wynika bezpośrednio z art. 8 ustawy o sygnalistach: pracodawca musi ustanowić wewnętrzny kanał zgłoszeń, wyznaczyć osobę lub jednostkę organizacyjną odpowiedzialną za przyjmowanie zgłoszeń oraz zapewnić potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni. Odpowiedź sygnaliście powinna zostać udzielona w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia zgłoszenia.

Sankcje są poważne. Zgodnie z art. 54 ustawy, za działania odwetowe wobec sygnalisty grozi kara grzywny do 1 080 000 PLN oraz do 3 lat pozbawienia wolności. Pracodawca odpowiada nawet wtedy, gdy bezpośrednim sprawcą działań odwetowych jest inny pracownik. W praktyce – wiele firm zagranicznych o tym zapomina – wystarczy nieformalne „oziębienie" relacji z sygnalistą, by sąd uznał to za działanie odwetowe.

Scenariusz inwestora z UK: holding z siedzibą w Londynie posiada polską spółkę operacyjną zatrudniającą 80 pracowników. Kanał zgłoszeń wdrożono w systemie korporacyjnym, ale tylko w języku angielskim. Ustawa wymaga, by kanał był dostępny w języku zrozumiałym dla pracowników – brak polskiej wersji może być traktowany jako brak kanału. PIP może nałożyć karę i nakazać natychmiastowe wdrożenie.

Compliance w obszarze sygnalistów to nie tylko dokument polityki. To proces: szkolenie menedżerów, testowanie kanału, dokumentowanie zgłoszeń i odpowiedzi. Firmy, które wdrożyły jedynie formularz na intranecie, bez procedury obsługi zgłoszeń, są narażone na takie samo ryzyko, jak te bez żadnego kanału.

Jakie błędy compliance najczęściej popełniają firmy z UK?

Doświadczenie z obsługi kilkudziesięciu brytyjskich pracodawców w Polsce pozwala wskazać powtarzające się wzorce. Błędy nie wynikają ze złej woli – wynikają z założenia, że prawo angielskie i polskie są podobne. Są podobne tylko na powierzchni.

Pierwszy i najczęstszy błąd to stosowanie umów B2B zamiast umów o pracę dla osób faktycznie pracujących w podporządkowaniu. Polskie sądy i PIP stosują test rzeczywistej treści stosunku prawnego. Jeśli pracownik wykonuje pracę w określonym miejscu, w określonym czasie, pod kierownictwem pracodawcy – jest pracownikiem w rozumieniu k.p., niezależnie od nazwy umowy. Przekwalifikowanie umowy B2B w umowę o pracę oznacza zaległości ZUS, odsetki i sankcje – często za kilka lat wstecz.

Drugi błąd to brak regulaminu wynagradzania przy zatrudnieniu powyżej 50 pracowników. Regulamin jest obowiązkowy i musi określać składniki wynagrodzenia, premie i zasady ich przyznawania. Jego brak oznacza, że pracownicy mogą kwestionować wszelkie decyzje płacowe przed sądem pracy, powołując się na brak transparentnych zasad.

Trzeci błąd dotyczy rozwiązywania umów. Prawo angielskie dopuszcza szeroki katalog przyczyn zwolnienia. Polskie k.p. wymaga konkretnej, rzeczywistej i uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony. Sformułowanie „restrukturyzacja" bez udokumentowanej likwidacji stanowiska pracy to zbyt mało. Sąd pracy może zasądzić odszkodowanie lub przywrócenie do pracy.

Czwarty obszar ryzyka to mobbing i dyskryminacja. Zgodnie z art. 943 § 1–5 k.p., pracodawca odpowiada za mobbing nawet wtedy, gdy sam go nie stosuje – wystarczy, że nie zapobiegł zachowaniom innych pracowników. Brak polityki antymobbingowej i procedury zgłaszania naruszeń to realne ryzyko finansowe: odszkodowanie może wynosić co najmniej równowartość minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2026 r. – 4 666 PLN brutto miesięcznie), bez górnego limitu.

Więcej o porównaniu polskich i zachodnioeuropejskich standardów compliance w zatrudnieniu znajdą Państwo w artykule: Employment Law Compliance for Spain Companies in Poland.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny. Błędy w dokumentacji zatrudnienia mają charakter nieodwracalny – zaległości ZUS i roszczenia pracownicze narastają za każdy miesiąc nieprawidłowości.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników w Polsce i nie ma pewności co do prawidłowości dokumentacji – przeprowadzimy audyt compliance, wskazanie nieprawidłowości i harmonogram naprawczy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy brytyjska spółka bez oddziału w Polsce może legalnie zatrudniać polskich pracowników?

O: Tak, ale wiąże się to z obowiązkiem rejestracji jako płatnik składek ZUS w Polsce oraz odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy (PIT) jako płatnik. Brak oddziału zarejestrowanego w KRS nie zwalnia z tych obowiązków. Pracodawca zagraniczny może też skorzystać z usług agencji pracy tymczasowej lub spółki PEO (Professional Employer Organization) działającej w Polsce, co przenosi obowiązki formalne na podmiot polski. Każde z tych rozwiązań ma inne konsekwencje w zakresie odpowiedzialności i kontroli zarządczej.

P: Ile kosztuje i jak długo trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika z UK?

O: Opłata za zezwolenie na pracę typu A wynosi 100 PLN, za zezwolenie na pracę sezonową – 30 PLN. Wniosek o Niebieską Kartę UE podlega opłacie 440 PLN. Czas oczekiwania wynosi od 30 dni (Blue Card w Krakowie) do 90 dni (zezwolenie standardowe w Warszawie w szczycie sezonu). Należy złożyć wniosek z co najmniej dwumiesięcznym wyprzedzeniem przed planowanym rozpoczęciem pracy, aby uniknąć luki w legalnym zatrudnieniu.

P: Czy pracownik z UK może pracować zdalnie w Polsce dla brytyjskiego pracodawcy bez zezwolenia na pracę?

O: To częste nieporozumienie. Praca zdalna wykonywana z terytorium Polski jest pracą wykonywaną w Polsce w rozumieniu przepisów imigracyjnych i prawa pracy. Obywatel UK pracujący zdalnie z Warszawy dla londyńskiej firmy potrzebuje zezwolenia na pracę lub – jeśli pracuje jako samozatrudniony – odpowiedniego tytułu pobytowego uprawniającego do prowadzenia działalności. Artykuł 6718 Kodeksu pracy reguluje obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej, w tym zapewnienia sprzętu lub wypłaty ekwiwalentu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.