Firma budowlana z Mazowsza wygrywa przetarg na kontrakt infrastrukturalny o wartości 80 mln PLN. Warunki kontraktu opierają się na Czerwonej Księdze FIDIC. Pół roku później pojawia się pierwszy spór o roszczenie dodatkowe – i nikt w zespole nie wie, ile czasu zostało na zgłoszenie roszczenia do Inżyniera.

Kontrakty FIDIC w Polsce stosują wieloetapowy mechanizm rozwiązywania sporów: najpierw decyzja Inżyniera, następnie Dispute Adjudication Board (DAB), a dopiero potem arbitraż. Każdy etap ma ściśle określone terminy – 28 dni na zgłoszenie roszczenia, 84 dni na decyzję DAB. Niedotrzymanie terminów może oznaczać utratę roszczenia bez możliwości jego przywrócenia.

Ten alert wyjaśnia, jak działa kaskada procedur FIDIC, które terminy są krytyczne i co powinna zrobić Państwa firma, zanim spór eskaluje do arbitrażu.

Jak działa kaskada procedur FIDIC?

Standardowe warunki kontraktowe FIDIC – zarówno Czerwona Księga (roboty budowlane), jak i Żółta Księga (projektowanie i budowa) – przewidują trzyetapowy mechanizm rozwiązywania sporów. Etapy następują po sobie w określonej kolejności. Pominięcie jednego z nich może zamknąć drogę do kolejnego.

Etap pierwszy to decyzja Inżyniera Kontraktu. Strona zgłaszająca roszczenie ma 28 dni od momentu, gdy dowiedziała się lub powinna była dowiedzieć się o zdarzeniu wywołującym roszczenie. Termin ten jest prekluzyjny – jego przekroczenie skutkuje wygaśnięciem roszczenia. W praktyce wiele firm budowlanych odkrywa ten problem dopiero wtedy, gdy Inżynier odmawia rozpatrzenia zgłoszenia.

Etap drugi to postępowanie przed DAB (Dispute Adjudication Board). DAB wydaje decyzję w ciągu 84 dni od przekazania sporu. Decyzja ta jest wiążąca i natychmiast wykonalna – nawet jeśli strona zamierza ją zaskarżyć. Ignorowanie decyzji DAB to poważny błąd: strona, która nie wykonuje decyzji, naraża się na odrębne postępowanie arbitrażowe wyłącznie w przedmiocie jej wykonania.

Etap trzeci – arbitraż – jest dostępny dopiero po wyczerpaniu poprzednich etapów. W Polsce kontrakty publiczne często wskazują Sąd Arbitrażowy przy KIG lub arbitraż ICC. Opłata arbitrażowa w sprawach budowlanych może wynosić kilkaset tysięcy złotych przy dużych roszczeniach. Warto pamiętać, że art. 13 ust. 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych przewiduje 5% wartości przedmiotu sporu w postępowaniu sądowym – arbitraż bywa kosztowniejszy, ale szybszy.

Kogo dotyczą te zasady i jakie terminy są krytyczne?

Mechanizmy FIDIC dotyczą każdego podmiotu, który zawarł kontrakt oparty na warunkach FIDIC – niezależnie od tego, czy jest to generalny wykonawca, podwykonawca, czy inwestor. W Polsce kontrakty FIDIC stosują przede wszystkim GDDKiA, PKP PLK, spółki komunalne i duzi inwestorzy prywatni przy projektach powyżej 10 mln PLN.

Terminy krytyczne, o których należy pamiętać:

  • 28 dni – zgłoszenie roszczenia do Inżyniera od momentu powzięcia wiedzy o zdarzeniu
  • 28 dni – złożenie sprzeciwu wobec decyzji Inżyniera i przekazanie sporu do DAB
  • 28 dni – złożenie zawiadomienia o niezadowoleniu (Notice of Dissatisfaction) od decyzji DAB
  • 56 dni – wszczęcie arbitrażu po złożeniu zawiadomienia o niezadowoleniu

Inwestorzy zagraniczni – w tym podmioty nabywające nieruchomości lub realizujące projekty w Polsce – powinni uwzględnić te terminy już na etapie kontraktowania. Dla inwestorów spoza EOG kwestie proceduralne nakładają się na wymogi ustawy z 24 marca 1920 r. o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców, co dodatkowo komplikuje strukturę projektu. Szczegółowe informacje o zakupie nieruchomości w Polsce przez obywateli Niderlandów znajdą Państwo w naszym przewodniku dla inwestorów z Niderlandów.

Firmy działające w sektorze finansowym lub technologicznym, które realizują projekty budowlane jako inwestorzy, powinny też pamiętać o własnych obowiązkach regulacyjnych. Przykładowo, instytucje finansowe objęte rozporządzeniem DORA muszą zarządzać ryzykiem ICT w projektach infrastrukturalnych – więcej na ten temat w analizie zgodności z DORA.

Co zrobić teraz – lista działań

Jeśli Państwa firma realizuje kontrakt FIDIC lub planuje jego zawarcie, poniższe działania należy podjąć bez zwłoki. Każdy tydzień opóźnienia w identyfikacji potencjalnych roszczeń skraca dostępny czas reakcji.

  • Przeprowadzić audyt aktywnych kontraktów FIDIC pod kątem otwartych roszczeń i biegnących terminów
  • Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za monitoring terminów – najlepiej z pomocą zewnętrznego doradcy akredytowanego przez FIDIC
  • Sprawdzić, czy kontrakt przewiduje DAB stały czy ad hoc – powołanie DAB ad hoc trwa i może przekroczyć termin zgłoszenia sporu
  • Zweryfikować klauzule arbitrażowe pod kątem wyboru instytucji arbitrażowej i prawa właściwego

Najemcy powierzchni komercyjnych realizujący prace wykończeniowe lub fit-out na podstawie kontraktów zbliżonych do FIDIC powinni sprawdzić, czy ich umowy najmu zawierają odpowiednie klauzule ochronne. Praktyczne wskazówki w tym zakresie znajdą Państwo w analizie umów najmu biurowego.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – aktywny spór, zbliżający się termin lub negocjacje kontraktowe – wymaga oceny indywidualnej. Zwłoka w tym przypadku może mieć nieodwracalne skutki: utratę roszczenia, które nigdy nie będzie mogło zostać przywrócone.

Jeśli Państwa spółka realizuje kontrakt FIDIC o wartości powyżej 10 mln PLN i stoi przed ryzykiem sporu lub zbliżającym się terminem zgłoszenia roszczenia – przeprowadzimy audyt kontraktu, ocenimy pozycję proceduralną i przygotujemy strategię działania: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Co się stanie, jeśli wykonawca nie zgłosi roszczenia w ciągu 28 dni od zdarzenia?

O: Roszczenie wygasa. Warunki kontraktowe FIDIC traktują ten termin jako prekluzyjny – Inżynier Kontraktu odmówi rozpatrzenia spóźnionego zgłoszenia, a DAB i arbitraż nie będą dostępne dla tego roszczenia. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy strony wyraźnie zmodyfikowały ten termin w warunkach szczególnych kontraktu.

P: Czy decyzja DAB jest ostateczna?

O: Nie – ale jest natychmiast wykonalna. Strona niezadowolona z decyzji DAB ma 28 dni na złożenie zawiadomienia o niezadowoleniu (Notice of Dissatisfaction). Jeśli tego nie zrobi, decyzja staje się ostateczna i wiążąca. Nawet po złożeniu zawiadomienia strona musi wykonać decyzję DAB do czasu rozstrzygnięcia arbitrażowego.

P: Ile kosztuje postępowanie przed DAB w Polsce?

O: Koszty zależą od liczby adjudykatorów (zazwyczaj 1 lub 3) i stawek dziennych. Przy trzyosobowym DAB i sporze trwającym kilka miesięcy koszty mogą wynieść od 150 000 do 500 000 PLN. To znacznie mniej niż pełne postępowanie arbitrażowe, które przy roszczeniach powyżej 20 mln PLN może kosztować wielokrotnie więcej. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest powołanie DAB stałego już przy zawarciu kontraktu – koszt utrzymania jest niższy niż koszt sporu.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do kontraktów budowlanych, sporów FIDIC i transakcji nieruchomościowych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.