Postępowanie karne skarbowe wszczęte wobec prezesa spółki produkcyjnej z Mazowsza potrafi zamrozić cały zarząd. Dokumenty zostają zajęte w trakcie kontroli KAS, rachunki bankowe blokowane, a o wszczęciu postępowania firma dowiaduje się z pisma doręczonego w piątek po południu. Każda godzina bez przemyślanej reakcji zwiększa ryzyko, że zarzuty zostaną sformalizowane – a cofnąć tego procesu nie można.

Odpowiedzialność karna skarbowa zarządu wynika bezpośrednio z art. 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej oraz przepisów Kodeksu karnego skarbowego (k.k.s.). Członek zarządu odpowiada osobiście za zaległości podatkowe spółki, gdy egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna. Termin na reakcję – złożenie wyjaśnień, wniosków dowodowych lub wniosku o zastosowanie środków zapobiegawczych – wynosi zwykle 7 dni od doręczenia pierwszego wezwania.

Poniższy przewodnik przedstawia cztery etapy obrony: rozpoznanie zagrożenia, strategię dowodową, ochronę aktywów i restrukturyzację jako narzędzie wyjścia z kryzysu. Każdy etap zawiera konkretne działania i terminy. Zarząd, który rozumie mechanizm postępowania karnego skarbowego, ma realną przewagę nad tym, który dowiaduje się o regułach gry dopiero w sali rozpraw.

Jak rozpoznać zagrożenie i co zrobić w pierwszych 48 godzinach?

Pierwsze sygnały postępowania karnego skarbowego często wyglądają jak rutynowa kontrola. Urząd Skarbowy lub Urząd Celno-Skarbowy (UCS) składa wizytę z postanowieniem o wszczęciu kontroli podatkowej – i dopiero w toku tej kontroli ujawnia, że materiał dowodowy może trafić do Prokuratury albo zostać przekazany do KAS w trybie art. 303 k.p.k. Zarząd, który traktuje to jako zwykłe badanie ksiąg, popełnia błąd kosztujący miesiące obrony.

W pierwszych 48 godzinach od doręczenia wezwania lub postanowienia o przeszukaniu należy wykonać trzy działania. Po pierwsze – zabezpieczyć kopie wszystkich dokumentów objętych zajęciem. Po drugie – ustanowić obrońcę procesowego (adwokata lub radcę prawnego) przed jakimkolwiek przesłuchaniem. Po trzecie – przeprowadzić wewnętrzny audyt transakcji za okresy objęte zarzutem.

  • Nie składać żadnych wyjaśnień bez obrońcy – nawet „informacyjnych"
  • Zidentyfikować, który członek zarządu podpisywał deklaracje podatkowe
  • Sprawdzić, czy spółka posiada ubezpieczenie D&O (directors and officers)
  • Ocenić, czy zaległość podatkowa jest sporna czy bezsporna
  • Ustalić, czy toczy się równolegle postępowanie egzekucyjne wobec spółki

Instytucje zaangażowane na tym etapie to KAS, UCS, właściwy Urząd Skarbowy oraz – w sprawach o większej wartości – Prokuratura Regionalna. Dla spółek z udziałem zagranicznym, zwłaszcza zarejestrowanych w strukturach holdingowych, sygnałem ostrzegawczym jest też wniosek o udzielenie informacji w trybie międzynarodowej wymiany podatkowej (CRS/DAC). Zarząd spółki-córki w polskiej grupie kapitałowej powinien od razu zweryfikować, czy odpowiedzialność nie rozciąga się na podmiot dominujący – więcej o tej kwestii w kontekście odpowiedzialności spółek zależnych w polskich grupach kapitałowych.

Mikro-przypadek: spółka IT z Trójmiasta jesienią 2024 r. otrzymała postanowienie o przeszukaniu w piątek o 16:00. Prezes – bez obrońcy – udzielił wyjaśnień na miejscu. W poniedziałek prokuratura postawiła mu zarzut zatajenia przychodu na kwotę ponad 2 mln PLN. Gdyby odmówił składania wyjaśnień i zażądał 7 dni na ustanowienie obrońcy, materiał dowodowy z przeszukania wymagałby odrębnej oceny sądu.

Jakie zarzuty z k.k.s. najczęściej dotykają zarząd i jak budować linię obrony?

Kodeks karny skarbowy przewiduje odpowiedzialność indywidualną – odpowiada osoba fizyczna, która działała w imieniu podatnika. Najczęstsze zarzuty wobec zarządu to: uszczuplenie podatku (art. 54 k.k.s.), wystawienie nierzetelnej faktury (art. 62 § 2 k.k.s.) oraz nieujawnienie podstawy opodatkowania (art. 54 § 1 k.k.s.). Kara za przestępstwo skarbowe sięga do 720 stawek dziennych grzywny lub pozbawienia wolności do lat 5 – przy kwalifikowanym typie do 10 lat.

Linia obrony zależy od rodzaju zarzutu. W sprawach o nierzetelne faktury kluczowe jest wykazanie, że zarząd nie miał wiedzy o procederze – tzw. brak zamiaru (mens rea). W sprawach o uszczuplenie podatku obrona skupia się na wykazaniu, że spółka działała w oparciu o interpretację podatkową wydaną przez Dyrektora KIS lub ugruntowaną praktykę organów podatkowych. Interpretacja indywidualna chroni podatnika – o ile stan faktyczny odpowiada opisanemu we wniosku.

Równolegle z obroną karną skarbową zarząd musi monitorować postępowanie podatkowe. Zgodnie z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, odpowiedzialność osobista członka zarządu za zaległości spółki powstaje z chwilą bezskuteczności egzekucji – nie z chwilą postawienia zarzutu. To oznacza, że można skutecznie bronić się przed odpowiedzialnością podatkową, nawet jeśli zarzut karny skarbowy już istnieje. Warunkiem jest wykazanie, że we właściwym czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub otwarto restrukturyzację.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego nakłada na zarząd obowiązek złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości w ciągu 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna. Dochowanie tego terminu jest jednocześnie linią obrony w postępowaniu karnym skarbowym i tarczą przed odpowiedzialnością cywilną z art. 299 § 1 k.s.h.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku o restrukturyzację zanim zaległość podatkowa stanie się tytułem wykonawczym. Restrukturyzacja otwiera drogę do układu z wierzycielami, w tym z fiskusem, i zawiesza egzekucję – co usuwa przesłankę bezskuteczności wymaganą przez art. 116 § 1 Ordynacji.

Restrukturyzacja jako narzędzie obrony – kiedy i jak z niej skorzystać?

Prawo restrukturyzacyjne oferuje cztery ścieżki postępowania. Dla zarządu zagrożonego odpowiedzialnością karną skarbową najbardziej użyteczne są postępowanie o zatwierdzenie układu (PZU) oraz przyspieszone postępowanie układowe. PZU można wszcząć w ciągu kilku dni – bez udziału sądu na etapie zbierania głosów wierzycieli. Otwarcie restrukturyzacji zawiesza egzekucję i blokuje możliwość wszczęcia nowych postępowań egzekucyjnych przez KAS przez okres co najmniej 4 miesięcy.

Kluczowy efekt procesowy: gdy egzekucja z majątku spółki jest zawieszona, organ podatkowy nie może skutecznie wykazać jej bezskuteczności. A bez bezskuteczności egzekucji – nie ma podstawy do przeniesienia odpowiedzialności na zarząd z art. 116 § 1 Ordynacji. To nie jest luka prawna. To celowy mechanizm, który ustawodawca zaprojektował po to, by zachęcać do wczesnej restrukturyzacji zamiast ucieczki w wyprowadzanie aktywów.

Trzy scenariusze biznesowe ilustrują zakres zastosowania:

  • Spółka produkcyjna: zaległość VAT za 18 miesięcy, wszczęte postępowanie karne skarbowe wobec prezesa – PZU z układem obejmującym wierzytelności publicznoprawne, zawieszenie egzekucji, negocjacje z KAS w ramach układu
  • Spółka IT: zarzut nierzetelnych faktur w łańcuchu dostaw, brak zaległości podatkowej po stronie spółki – obrona oparta na braku zamiaru, wniosek o wyłączenie z postępowania jako podmiotu pokrzywdzonego
  • Inwestor zagraniczny (pre-pack): holdingowa struktura luksemburska, spółka-córka w Polsce z zarzutami – pre-pack jako forma sprzedaży aktywów przed ogłoszeniem upadłości, ochrona wartości dla inwestora; więcej o strukturach transgranicznych w materiale o transgranicznej niewypłacalności z udziałem Polski i Luksemburga

Mikro-przypadek: spółka handlowa z Dolnego Śląska wiosną 2025 r. otworzyła przyspieszone postępowanie układowe w momencie, gdy KAS złożył wniosek o zabezpieczenie majątku prezesa. Sąd restrukturyzacyjny zawiesił egzekucję w ciągu 7 dni od otwarcia postępowania. Prokurator nie mógł wykazać bezskuteczności egzekucji – wniosek o tymczasowe aresztowanie prezesa został oddalony.

Jak wygląda obrona w postępowaniu przygotowawczym i sądowym?

Postępowanie karne skarbowe dzieli się na dwa etapy: przygotowawcze (prowadzone przez KAS lub prokuraturę) i sądowe (przed sądem rejonowym lub okręgowym w zależności od wartości uszczuplenia). Na etapie przygotowawczym obrońca ma dostęp do akt po przedstawieniu zarzutów – wcześniej dostęp jest ograniczony. To okno od zarzutu do aktu oskarżenia, trwające zwykle 3 do 12 miesięcy, jest najważniejszym etapem budowania obrony.

Na tym etapie obrońca składa wnioski dowodowe: o przesłuchanie świadków, o przeprowadzenie opinii biegłego z zakresu rachunkowości lub prawa podatkowego, o zwrot zajętych dokumentów. Każdy wniosek dowodowy, który zostanie oddalony przez organ, może być podstawą zażalenia – a oddalenie wniosku o dowód kluczowy dla obrony to argument apelacyjny.

Przed sądem obrona skupia się na trzech elementach. Pierwszy to podważenie strony podmiotowej zarzutu – wykazanie, że zarząd nie działał umyślnie. Drugi to wykazanie, że zaległość podatkowa wynikała z uzasadnionej niepewności prawa – np. z rozbieżnej interpretacji organów podatkowych i sądów administracyjnych (WSA, NSA). Trzeci to negocjacja dobrowolnego poddania się odpowiedzialności (art. 17 § 1 k.k.s.) – co pozwala uniknąć skazania przy zachowaniu reputacji zarządu.

Dla spółek z udziałem zagranicznym istotne jest pytanie, czy struktura właścicielska nie generuje dodatkowej ekspozycji. Transakcje wewnątrzgrupowe, ceny transferowe, przepływy dywidend – każdy z tych elementów może być przedmiotem odrębnego zarzutu. Warto przy tym zapoznać się z analizą dotyczącą wyboru struktury transakcji M&A: share deal vs. asset deal, bo sposób nabycia aktywów wpływa na zakres odpowiedzialności podatkowej po transakcji.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, na którym etapie postępowania się znajduje i jakie środki obrony są jeszcze dostępne. Niektóre z nich – jak wniosek o dobrowolne poddanie się odpowiedzialności – mają charakter nieodwracalny: złożone, wiążą zarząd co do strategii na cały dalszy etap sprawy.

Jeśli Państwa spółka otrzymała zarzuty karne skarbowe lub jest na etapie kontroli KAS z ryzykiem przekazania sprawy do prokuratury – przeprowadzimy ocenę zagrożenia, analizę linii obrony i rekomendację co do restrukturyzacji: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy złożenie wniosku o restrukturyzację zatrzymuje postępowanie karne skarbowe?

O: Restrukturyzacja nie zawiesza postępowania karnego skarbowego bezpośrednio. Jej efekt jest pośredni – zawiesza egzekucję z majątku spółki, co usuwa przesłankę bezskuteczności wymaganą przez artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej do przeniesienia odpowiedzialności na zarząd. Jednocześnie otwarcie restrukturyzacji jest dowodem, że zarząd działał w dobrej wierze i podjął właściwe kroki w odpowiednim czasie. To argument zarówno w postępowaniu podatkowym, jak i karnym skarbowym.

P: Ile kosztuje obrona w sprawie karnej skarbowej i jak długo trwa postępowanie?

O: Koszt obrony zależy od etapu sprawy i wartości zarzutu. Na etapie przygotowawczym wynagrodzenie obrońcy wynosi zazwyczaj od 15 000 do 50 000 PLN – przy sprawach o uszczuplenie powyżej 1 mln PLN koszty są wyższe. Postępowanie przygotowawcze trwa od 6 miesięcy do 3 lat, sądowe – od roku do kilku lat. Dobrowolne poddanie się odpowiedzialności skraca czas i obniża koszty, ale wymaga analizy, czy nie zamyka drogi do uniewinnienia w sprawach o silniejszej pozycji dowodowej.

P: Czy prezes spółki odpowiada karnie skarbowo za działania poprzedniego zarządu?

O: Odpowiedzialność karna skarbowa jest osobista i wymaga wykazania winy konkretnej osoby. Nowy prezes nie odpowiada automatycznie za zaległości powstałe w czasie poprzedniego zarządu – pod warunkiem że nie kontynuował działań generujących zaległość i niezwłocznie podjął kroki naprawcze po objęciu funkcji. Odpowiedzialność podatkowa z artykułu 116 paragrafu 1 Ordynacji podatkowej może natomiast objąć nowego prezesa, jeśli pełnił funkcję w momencie, gdy egzekucja okazała się bezskuteczna – niezależnie od tego, kto zaległość wygenerował.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do obrony w sprawach karnych skarbowych, restrukturyzacji i prawa upadłościowego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.