Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniła pracownika na pierwszą umowę na czas określony. Potem drugą. Potem trzecią. Na koniec 2024 roku dział HR odkrył, że łączny okres zatrudnienia przekroczył 33 miesiące – a pracownik nigdy nie otrzymał umowy na czas nieokreślony. Pytanie o konsekwencje trafiło do nas w środku sezonu rekrutacyjnego.

Artykuł 25 z indeksem 1 paragraf 1 Kodeksu pracy ustanawia dwie niezależne reguły: łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów nie może być wyższa niż trzy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Skutek następuje z mocy prawa – bez żadnej decyzji pracodawcy ani wyroku sądu.

Poniżej opisujemy anonimizowaną sprawę z naszej praktyki. Pokazuje ona, jak łatwo wpaść w pułapkę pozornie prostego przepisu – i jak skutecznie zarządzać ryzykiem przekształcenia umowy.

Tło sprawy – jak doszło do przekroczenia limitu?

Klient prowadził dynamicznie rosnący oddział logistyczny pod Warszawą. Zatrudniał pracowników operacyjnych na umowy terminowe, traktując je jako narzędzie elastyczności. Procedury HR były zdecentralizowane – każdy kierownik podpisywał aneksy we własnym zakresie. Nikt nie prowadził zbiorczego rejestru dat zakończenia umów.

Pracownik X był zatrudniony od marca 2022 roku. Pierwsza umowa: 12 miesięcy. Druga umowa: 12 miesięcy. Trzecia umowa: podpisana w marcu 2024 roku na kolejne 18 miesięcy. Łącznie: 42 miesiące – o 9 miesięcy powyżej ustawowego limitu. Przekroczono też limit trzech umów, bo do akt wpięto jeszcze krótki aneks z okresu próbnego, który dział prawny zakwalifikował jako odrębną umowę.

Sprawa wyszła na jaw przy okazji audytu przygotowującego spółkę do przejęcia. Kupujący – fundusz z Niemiec – zlecił standardowe badanie due diligence w obszarze prawa pracy. Inspekcja Pracy nigdy nie interweniowała, ale ryzyko przekształcenia umów obciążało wycenę transakcji. Czas na działanie był krótki – zamknięcie transakcji planowano na 30 dni.

Jaką strategię przyjęliśmy i dlaczego?

Przekształcenie umowy w bezterminową następuje z mocy art. 25(1) § 1 k.p. z chwilą przekroczenia limitu – nie da się go „cofnąć" ani zignorować. Strategia musiała zatem uwzględniać trzy warstwy: naprawę dokumentacji, zarządzanie ryzykiem pracowniczym oraz komunikację z kupującym.

W pierwszym kroku przeprowadziliśmy pełny przegląd akt osobowych wszystkich 47 pracowników operacyjnych. Zidentyfikowaliśmy cztery osoby w sytuacji analogicznej do pracownika X. Dwie z nich miały już przekroczone oba limity, dwie – tylko limit czasu. To dało nam mapę ryzyka na potrzeby negocjacji z funduszem.

W drugim kroku oceniliśmy opcje dla każdego przypadku z osobna. Rozwiązanie umowy z pracownikiem, który „stał się" pracownikiem bezterminowym, wymaga zachowania okresu wypowiedzenia wynikającego z art. 36 § 1 k.p. – przy stażu powyżej 3 lat wynosi on 3 miesiące. Pochopne wypowiedzenie mogło otwierać roszczenia o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest transparentna rozmowa z pracownikiem i zaproponowanie porozumienia stron – tam, gdzie pracownik był otwarty na negocjacje.

Trzecia warstwa to raport dla kupującego. Opisaliśmy ryzyko jako „zmaterializowane, ale zarządzalne". Zaproponowaliśmy mechanizm escrow pokrywający ewentualne roszczenia przez 12 miesięcy po zamknięciu transakcji. Fundusz zaakceptował warunki – transakcja doszła do skutku.

Warto przy tym pamiętać, że reguła 33 miesięcy nie działa w próżni. Pracodawcy zatrudniający pracowników z zagranicy – np. w ramach relokacji z Holandii do Polski – muszą równolegle pilnować terminów zezwoleń na pracę, bo ich wygaśnięcie często „resetuje" strukturę zatrudnienia w sposób niezamierzony.

Jak przebiegał proces naprawczy?

Proces trwał 18 dni roboczych. Pierwsza faza – audyt akt – zajęła 5 dni. Wymagała fizycznej weryfikacji dokumentów, bo system kadrowy spółki nie agregował dat umów w jednym raporcie. To częsty problem w firmach, które skalowały się szybko bez inwestycji w oprogramowanie HR.

W drugiej fazie przeprowadziliśmy rozmowy z czterema pracownikami. Dwóch zgodziło się na zawarcie porozumienia o rozwiązaniu stosunku pracy z odprawą uzgodnioną indywidualnie. Jeden pracownik zdecydował się kontynuować zatrudnienie – na nowych warunkach umowy na czas nieokreślony z korektą wynagrodzenia. Czwarty przypadek był najtrudniejszy: pracownik sygnalizował, że rozważa złożenie skargi do Państwowej Inspekcji Pracy.

W tym ostatnim przypadku pracodawca miał obowiązek zachować szczególną ostrożność. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. – w życie weszła 25 września 2024 r. – obejmuje pracowników zgłaszających naruszenia prawa pracy. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach pracodawca zatrudniający co najmniej 50 osób musi posiadać wewnętrzny kanał zgłoszeń. Spółka spełniała ten wymóg, co pozwoliło nam wykazać kupującemu, że compliance w tym obszarze jest zachowany.

Ostatecznie czwarty pracownik nie złożył skargi – po rozmowie z HR i wyjaśnieniu sytuacji wyraził gotowość do kontynuowania zatrudnienia. Cały proces zamknął się przed terminem due diligence. Dla pracowników delegowanych z innych krajów UE warto też sprawdzić obowiązek uzyskania certyfikatu A1 – szczegóły opisujemy w materiale o pracownikach delegowanych z Luksemburga do Polski.

Jakie wnioski wyciągnąć z tej sprawy?

Pierwsza lekcja jest prosta: limit 33 miesięcy i limit trzech umów działają niezależnie. Przekroczenie jednego wystarczy do przekształcenia umowy. Pracodawca, który podpisuje czwartą umowę na czas określony – nawet na jeden miesiąc – automatycznie tworzy stosunek bezterminowy. Nie ma tu miejsca na interpretację.

Druga lekcja dotyczy dokumentacji. Aneks do umowy może być zakwalifikowany jako odrębna umowa, jeśli zmienia istotne warunki zatrudnienia lub wprowadza nowy termin końcowy. W tej sprawie właśnie tak ocenił aneks dział prawny kupującego. Zasada ostrożności nakazuje traktować każdy dokument zmieniający datę zakończenia umowy jako potencjalnie nową umowę w rozumieniu art. 25(1) § 1 k.p.

Trzecia lekcja: audyt prawa pracy przed transakcją M&A to nie formalność. Ryzyko przekształcenia umów terminowych może wpłynąć na wycenę, strukturę transakcji i warunki escrow. Firmy, które zadbają o porządek w aktach osobowych wcześniej, negocjują z pozycji siły.

  • Prowadź centralny rejestr dat umów terminowych – aktualizowany co miesiąc.
  • Przed podpisaniem kolejnej umowy sprawdź łączny staż i liczbę wcześniejszych umów z danym pracownikiem.
  • Traktuj każdy aneks zmieniający termin końcowy jako potencjalnie nową umowę.
  • Przy zatrudnianiu cudzoziemców – np. w ramach EU Blue Card – synchronizuj daty umowy z terminem ważności zezwolenia na pracę w Polsce (work permit Poland).
  • Wdróż wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów, jeśli zatrudniasz co najmniej 50 osób.

Dla firm prowadzących operacje transgraniczne dodatkowym czynnikiem jest koordynacja systemów kadrowych między jurysdykcjami. Zmiany w strukturze zatrudnienia w Polsce mogą mieć skutki podatkowe i ubezpieczeniowe w innych krajach – warto zapoznać się z naszym omówieniem wpływu KSeF na działalność firm w Polsce, które ilustruje, jak regulacje krajowe oddziałują na całą strukturę operacyjną.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może różnić się od opisanego przypadku. Przekształcenie umowy terminowej w bezterminową jest nieodwracalne – nie można go anulować po fakcie. Każdy miesiąc zwłoki w audycie zwiększa liczbę pracowników objętych ryzykiem i komplikuje ewentualną naprawę.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników na umowach terminowych i nie ma pewności co do zgodności z regułą 33 miesięcy – przeprowadzimy audyt akt osobowych, ocenimy ryzyko przekształcenia i zaproponujemy konkretny plan działania: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Co się dzieje, gdy pracodawca przekroczy limit 33 miesięcy, ale pracownik o tym nie wie?

O: Przekształcenie następuje automatycznie z mocy artykułu 25 z indeksem 1 paragrafu 1 Kodeksu pracy – niezależnie od wiedzy pracownika ani pracodawcy. Pracownik może powołać się na ten skutek w każdym czasie, również podczas sporu sądowego o przywrócenie do pracy. Brak świadomości po żadnej ze stron nie blokuje przekształcenia.

P: Czy umowa na okres próbny wlicza się do limitu trzech umów?

O: Umowa na okres próbny jest odrębnym typem umowy i co do zasady nie wlicza się do limitu trzech umów na czas określony. Wliczeniu podlegają wyłącznie umowy zawarte na podstawie artykułu 25 Kodeksu pracy jako umowy terminowe. Jednak jeśli aneks do umowy próbnej zmienia jej charakter na terminowy – kwalifikacja może być odmienna. W razie wątpliwości warto uzyskać ocenę prawnika specjalizującego się w prawie pracy (employment lawyer Warsaw).

P: Ile wynosi okres wypowiedzenia po automatycznym przekształceniu umowy terminowej?

O: Po przekształceniu stosuje się okresy wypowiedzenia dla umów bezterminowych zgodnie z artykułem 36 paragrafem 1 Kodeksu pracy. Przy łącznym stażu pracy u danego pracodawcy powyżej 3 lat okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące. Przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat – 1 miesiąc. Poniżej 6 miesięcy – 2 tygodnie. Wlicza się cały okres zatrudnienia, w tym czas trwania umów terminowych.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.