Firma technologiczna z Amsterdamu podjęła decyzję o przeniesieniu dwóch inżynierów do polskiego oddziału w Warszawie. Na papierze wyglądało to prosto. W praktyce – jak to zwykle bywa przy relokacjach wewnątrzkorporacyjnych – pojawiły się pytania, których nikt wcześniej nie zadał: czy pracownicy zachowują holenderskie umowy, jakie pozwolenia są wymagane, i kto odpowiada za zgłoszenia do ZUS.

Mobilność globalna obejmuje relokację pracowników między jurysdykcjami w ramach tej samej grupy kapitałowej. Pracownicy przenoszeni z Holandii do Polski mogą korzystać ze swobody przepływu osób w UE, co eliminuje obowiązek uzyskania zezwolenia na pracę. Jednak kwestie podatkowe, ubezpieczenia społecznego i zgodności z polskim Kodeksem pracy wymagają odrębnej analizy – najlepiej przed dniem relokacji.

Poniżej przedstawiamy zanonimizowane studium przypadku z naszej praktyki. Opisujemy tło sprawy, przyjętą strategię, przebieg procesu i wnioski, które można zastosować w każdej podobnej relokacji.

Tło sprawy: dwóch inżynierów, dwie umowy i luka w procedurze

Klient – holenderska spółka technologiczna z polskim oddziałem – zatrudniał obu pracowników na czas nieokreślony według prawa niderlandzkiego. Obaj posiadali obywatelstwo UE. Formalnie przeprowadzka do Warszawy nie wymagała więc zezwolenia na pracę ani EU Blue Card. To dobra wiadomość. Zła wiadomość była taka, że nikt w grupie nie sprawdził, czy holenderskie umowy są zgodne z polskimi minimalnymi standardami zatrudnienia.

W Polsce obowiązuje art. 36 § 1 k.p., który uzależnia długość okresu wypowiedzenia od stażu pracy. Holenderskie kontrakty przewidywały krótsze terminy wypowiedzenia niż wynikałoby to z polskich przepisów po przekroczeniu 3 lat stażu. Gdyby pracownicy przepracowali w Polsce ponad 3 lata na podstawie tych umów, spółka naraziłaby się na roszczenia z tytułu niezgodności z Kodeksem pracy. Państwowa Inspekcja Pracy mogła zakwestionować takie warunki podczas kontroli.

Dodatkowy problem dotyczył zgłoszeń do ZUS. Pracownicy objęci ubezpieczeniem społecznym w Holandii powinni uzyskać zaświadczenie A1, potwierdzające właściwość holenderskiego systemu ubezpieczeń. Bez A1 polska spółka mogła zostać uznana za płatnika składek – z konsekwencją zaległości i odsetek. Szczegóły dotyczące certyfikatu A1 przy delegowaniu pracowników opisujemy w naszym artykule o pracownikach delegowanych i certyfikatach A1.

Jaką strategię przyjęliśmy i dlaczego zdecydowaliśmy się na aneks, a nie nową umowę?

Pierwsza decyzja strategiczna dotyczyła struktury umownej. Mieliśmy dwa warianty: zawrzeć nowe umowy według prawa polskiego albo sporządzić aneksy do istniejących umów holenderskich. Wybraliśmy aneksy. Powód był prosty – pracownicy zachowywali ciągłość stażu pracy, co miało znaczenie dla uprawnień urlopowych i odpraw. Nowa umowa polska oznaczałaby zerowanie stażu na potrzeby niektórych świadczeń.

Aneksy wskazywały Polskę jako miejsce świadczenia pracy i wprowadzały klauzulę minimalnych standardów polskiego Kodeksu pracy. Jednocześnie zachowały holenderskie prawo właściwe dla umowy – co jest dopuszczalne w UE na podstawie rozporządzenia Rzym I. Klauzula ta zapewniała pracownikom ochronę wynikającą z art. 36 § 1 k.p. bez konieczności przebudowy całej struktury kontraktu.

Drugą decyzją było ustalenie, kto jest pracodawcą na potrzeby polskich przepisów. Polska spółka córka przejęła rolę podmiotu zatrudniającego dla celów PIT i ZUS. Holenderska spółka matka pozostała stroną umowy o pracę. Ten podział wymagał wewnętrznej umowy o refakturowanie kosztów między spółkami – bez niej organy podatkowe mogłyby zakwestionować rozliczenia jako niedozwolone przesunięcie kosztów. Kwestia ta jest odrębna od problematyki egzekucji orzeczeń, którą omawiamy w kontekście wykonywania holenderskich wyroków w Polsce.

Jak przebiegał proces i na co zwrócić uwagę przez pierwsze 30 dni?

Relokacja objęła cztery etapy. Każdy miał konkretny termin. Przekroczenie któregokolwiek generowało ryzyko – albo finansowe, albo reputacyjne.

  • Tydzień 1–2: analiza istniejących umów holenderskich pod kątem zgodności z k.p.; identyfikacja luk w zakresie wypowiedzenia i urlopu.
  • Tydzień 2–3: przygotowanie aneksów i umowy o refakturowanie kosztów między spółkami; zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni od daty zatrudnienia w Polsce.
  • Tydzień 3–4: złożenie wniosku o zaświadczenie A1 w holenderskim ZUS (SVB/ZUS NL); do czasu jego uzyskania pracownicy objęci tymczasowo polskim systemem ubezpieczeń.
  • Miesiąc 2: wdrożenie wewnętrznego kanału zgłoszeń sygnalistów – art. 8 ustawy o sygnalistach nakłada ten obowiązek na pracodawców z co najmniej 50 pracownikami.

W praktyce najtrudniejszy był etap trzeci. SVB rozpatruje wnioski A1 nawet 8–12 tygodni. W tym czasie polska spółka odprowadzała składki do ZUS, a po uzyskaniu A1 musiała wystąpić o ich zwrot. Procedura jest możliwa, ale czasochłonna. Rekomendujemy złożenie wniosku A1 jeszcze przed datą relokacji – jeśli termin jest znany z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.

Osobną kwestią było ryzyko reklasyfikacji kontraktu. Jeden z pracowników wykonywał część obowiązków jako kontraktor B2B dla innego podmiotu z grupy. To klasyczny scenariusz ryzyka opisanego w naszym materiale o reklasyfikacji B2B i uprawnieniach PIP. Doradziliśmy przekształcenie tej relacji w umowę o pracę przed przeniesieniem – co klient zaakceptował.

Łączny czas obsługi sprawy wyniósł 6 tygodni. Koszty po stronie kancelarii zamknęły się w przedziale PLN 12 000–18 000 netto, zależnie od liczby dokumentów do przeglądu.

Jakie wnioski można zastosować przy każdej relokacji z Holandii do Polski?

Studium przypadku ujawniło trzy powtarzające się błędy przy relokacjach wewnątrzkorporacyjnych z UE. Każdy z nich jest możliwy do uniknięcia przy odpowiednim przygotowaniu.

Pierwszy błąd to założenie, że swoboda przepływu osób w UE eliminuje wszelkie formalności. Tak nie jest. Pracownicy z UE nie potrzebują work permit Poland w klasycznym sensie, ale obowiązki rejestracyjne, ubezpieczeniowe i podatkowe pozostają. Urząd skarbowy i ZUS nie interesują się obywatelstwem – interesują ich daty i kwoty.

Drugi błąd to brak klauzuli minimalnych standardów w umowie zagranicznej. Bez niej holenderski kontrakt może nie spełniać wymogów polskiego k.p. w zakresie wypowiedzenia (art. 36 § 1 k.p.) czy limitu umów terminowych (art. 25(1) § 1 k.p. – maksymalnie 33 miesiące i 3 umowy). Inspekcja pracy może nałożyć karę grzywny do PLN 30 000 za naruszenie przepisów o zatrudnieniu.

Trzeci błąd to opóźnienie z kanałem sygnalistów. Ustawa o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. obowiązuje od 25 września 2024 r. Pracodawcy z 50+ pracownikami muszą posiadać wewnętrzny kanał zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Relokacja pracownika zwiększającego stan zatrudnienia powyżej progu 50 osób uruchamia ten obowiązek – często niezauważalnie dla działu HR.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie pełnego audytu zgodności na 30 dni przed datą relokacji. To wystarczający czas, by wdrożyć aneksy, złożyć wnioski A1 i zarejestrować pracowników w ZUS bez zaległości.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie gdy relokacja dotyczy kilku pracowników jednocześnie lub obejmuje kontrakty B2B – wymaga indywidualnej oceny. Pominięcie jednego etapu może oznaczać zaległości składkowe, które ZUS oprocentowuje od dnia wymagalności, bez możliwości umorzenia.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników z Holandii do Polski i zatrudnia co najmniej 5 osób w polskim oddziale – przeprowadzimy audyt umowny, przygotujemy aneksy i złożymy dokumenty do ZUS: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Holandii potrzebuje zezwolenia na pracę w Polsce?

O: Obywatele UE, w tym pracownicy z Holandii, korzystają ze swobody przepływu pracowników i nie potrzebują zezwolenia na pracę w Polsce. Obowiązek uzyskania EU Blue Card dotyczy wyłącznie obywateli państw spoza UE i EOG. Pracownik z Holandii musi jednak zostać zgłoszony do ZUS w ciągu 7 dni od daty podjęcia pracy w Polsce.

P: Ile trwa uzyskanie zaświadczenia A1 z Holandii?

O: Holenderski organ ubezpieczeń społecznych (SVB) rozpatruje wnioski A1 od 8 do 12 tygodni. Wniosek należy złożyć przed datą relokacji lub najpóźniej w jej dniu. Do czasu uzyskania zaświadczenia pracownik powinien być objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych, a po uzyskaniu dokumentu możliwe jest wystąpienie o zwrot nadpłaconych składek do ZUS.

P: Czy holenderska umowa o pracę jest ważna w Polsce?

O: Tak, holenderska umowa o pracę może pozostać w mocy, jednak musi zostać uzupełniona klauzulą minimalnych standardów wynikających z polskiego Kodeksu pracy. Bez tej klauzuli pracownik może nie być objęty ochroną wynikającą z artykułu 36 paragraf 1 Kodeksu pracy dotyczącego okresów wypowiedzenia. Zalecamy sporządzenie aneksu wskazującego Polskę jako miejsce świadczenia pracy i potwierdzającego stosowanie polskich minimalnych standardów zatrudnienia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do mobilności globalnej i prawa pracy. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Autorka: Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.