Brytyjska firma technologiczna zdecydowała się przenieść część zespołu inżynierskiego do Warszawy. Brzmi prosto. W praktyce – relokacja czterech pracowników z United Kingdom do Polski okazała się projektem, który dotknął prawa imigracyjnego, prawa pracy, struktury zatrudnienia i obowiązków compliance jednocześnie. Poniżej opisujemy anonimizowaną sprawę, którą przeprowadziliśmy w ciągu ostatnich miesięcy.

Relokacja pracowników z Wielkiej Brytanii do Polski po Brexicie wymaga uzyskania zezwolenia na pracę lub EU Blue Card dla obywateli spoza UE, zawarcia nowej umowy zgodnej z Kodeksem pracy oraz wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń wymaganego przez ustawę o sygnalistach. Cały proces – od złożenia wniosku do pierwszego dnia pracy w Polsce – trwa zazwyczaj od 6 do 12 tygodni. Koszty i ryzyka rosną, gdy pracodawca nie przygotuje struktury prawnej przed przyjazdem pracownika.

Artykuł omawia cztery etapy sprawy: tło i diagnozę, strategię prawną, przebieg procesu oraz wnioski, które można zastosować w każdej podobnej relokacji. Każdy etap zawiera konkretne decyzje i ich konsekwencje.

Tło sprawy – dlaczego relokacja z UK do Polski jest bardziej złożona niż wygląda?

Klient – spółka z o.o. zarejestrowana w Polsce jako podmiot zależny brytyjskiego pracodawcy – chciał zatrudnić czterech inżynierów. Dwóch miało obywatelstwo brytyjskie, jeden był obywatelem indyjskim pracującym dotychczas w UK, jeden – obywatelem ukraińskim z prawem pobytu w Wielkiej Brytanii. Każdy z nich wymagał innej ścieżki imigracyjnej. To pierwsza pułapka, w którą wpada wiele firm: traktowanie „relokacji z UK" jako jednorodnego procesu.

Po Brexicie obywatele brytyjscy nie korzystają już ze swobody przepływu osób w UE. Wjeżdżają do Polski bez wizy na 90 dni, ale do podjęcia pracy potrzebują zezwolenia. Obywatel indyjski z brytyjskim statusem pobytowym nie przenosi tego statusu automatycznie na terytorium Polski. Obywatel ukraiński mógł skorzystać z uproszczonej ścieżki – ale tylko pod warunkiem spełnienia określonych warunków formalnych. Urząd ds. Cudzoziemców i Urząd Pracy stały się kluczowymi instytucjami w tej sprawie już od pierwszego tygodnia.

Diagnoza wykazała jeszcze jeden problem. Klient planował zawrzeć z pracownikami umowy „na wzór brytyjski" – bez uwzględnienia polskich przepisów o limitach umów na czas określony z art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy. Limit 33 miesięcy i maksymalnie 3 umowy terminowe z tym samym pracodawcą to reguła, której naruszenie skutkuje przekształceniem umowy w bezterminową z mocy prawa.

Jaką strategię prawną przyjęliśmy?

Strategia opierała się na trzech filarach. Po pierwsze – indywidualna ścieżka imigracyjna dla każdego pracownika. Po drugie – ujednolicona struktura zatrudnienia zgodna z polskim Kodeksem pracy. Po trzecie – jednoczesne wdrożenie obowiązków compliance, które i tak spoczywały na kliencie jako pracodawcy zatrudniającym ponad 50 osób.

Dla obywateli brytyjskich zarekomendowaliśmy ścieżkę zezwolenia na pracę typu A, składanego przez polską spółkę jako pracodawcę. Dla obywatela indyjskiego – EU Blue Card, która wymaga wynagrodzenia na poziomie co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie (próg na 2026 r.) i udokumentowanych kwalifikacji wyższego szczebla. Dla obywatela ukraińskiego – uproszczona procedura na podstawie specustawy, z weryfikacją aktualnego statusu pobytowego w Polsce.

Struktura umów o pracę uwzględniała okresy wypowiedzenia z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Klient chciał zastosować krótsze okresy „po brytyjsku". Wyjaśniliśmy, że polskie przepisy mają charakter bezwzględnie obowiązujący – umowa może przewidywać dłuższy okres, nigdy krótszy.

Trzeci filar – compliance – dotyczył obowiązku wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Klient zatrudniał łącznie 60 osób w Polsce. Obowiązek obowiązywał go od 25 września 2024 r. Brakowało procedury. Włączyliśmy jej opracowanie do projektu relokacji, eliminując ryzyko kary do 1 080 000 PLN za brak kanału.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest równoległe prowadzenie wszystkich wątków – imigracyjnego, pracowniczego i compliance – niż sekwencyjne. Opóźnienie w jednym obszarze blokuje cały projekt.

Warto też spojrzeć na podobne wyzwania w innych jurysdykcjach. Firmy holenderskie wchodzące na rynek polski napotykają zbliżone trudności – opisujemy je szczegółowo tutaj.

Jak przebiegał proces i jakie napotkaliśmy przeszkody?

Tydzień 1–2: zebranie dokumentacji od pracowników i weryfikacja statusów pobytowych. Tu pojawiła się pierwsza przeszkoda – obywatel indyjski nie miał tłumaczenia dyplomu przysięgłego na język polski. EU Blue Card wymaga dokumentów w języku polskim lub z certyfikowanym tłumaczeniem. Strata 10 dni roboczych.

Tydzień 3–5: złożenie wniosków o zezwolenia na pracę dla obywateli brytyjskich w Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie. Standardowy czas oczekiwania – do 60 dni. Złożyliśmy wnioski z kompletem dokumentów za pierwszym razem. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – niekompletny wniosek wraca i zegarek startuje od nowa.

Tydzień 6–8: równoległa praca nad umowami o pracę i regulaminem kanału zgłoszeń. Klient chciał jednego dokumentu dla wszystkich czterech pracowników. Ostatecznie przygotowaliśmy dwie wersje umów: dla pracowników z EU Blue Card (z klauzulą dotyczącą wymagań karty) i dla pozostałych. Regulamin sygnalistów został skonsultowany z reprezentacją pracowników, co jest wymogiem ustawy.

Tydzień 10: wydanie zezwoleń dla obywateli brytyjskich. EU Blue Card dla obywatela indyjskiego – tydzień 12. W tym czasie pracownicy przebywali w Polsce na podstawie ruchu bezwizowego. Nie podjęli pracy przed wydaniem zezwoleń – to warunek bezwzględny. Naruszenie skutkuje wydaleniem i zakazem wjazdu.

Łączny czas procesu: 12 tygodni. Koszt po stronie kancelarii: zakres usług obejmował imigrację, prawo pracy i compliance. Klient uniknął potencjalnych kar administracyjnych i ryzyka nieważności umów.

Jakie wnioski można zastosować w każdej podobnej relokacji?

Pierwsze: nie ma czegoś takiego jak „standardowa relokacja z UK". Każdy pracownik ma inny status i wymaga indywidualnej analizy. Sprawdzenie obywatelstwa i aktualnego statusu pobytowego to krok zerowy – przed jakimkolwiek planowaniem.

Co przygotować przed uruchomieniem procesu relokacji:

  • Lista pracowników z obywatelstwami i aktualnymi statusami pobytowymi
  • Kopie dyplomów i kwalifikacji zawodowych z tłumaczeniami przysięgłymi
  • Projekt umowy o pracę zgodny z polskim k.p. (okresy wypowiedzenia, limit umów terminowych)
  • Weryfikacja progu zatrudnienia pod kątem ustawy o sygnalistach (50+ pracowników)
  • Harmonogram złożenia wniosków imigracyjnych z buforem co najmniej 60 dni

Drugie: EU Blue Card to często najlepsza ścieżka dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Wymaga wynagrodzenia powyżej progu 12 272,58 PLN brutto, ale daje pracownikowi prawo do mobilności w UE po 18 miesiącach. Dla firm planujących dalszą ekspansję w Europie – to argument strategiczny.

Trzecie: compliance nie jest oddzielnym projektem. Wdrożenie kanału zgłoszeń sygnalistów, weryfikacja limitów umów terminowych, dostosowanie regulaminów pracy – to elementy, które i tak muszą być wykonane. Relokacja to dobry moment, żeby zrobić to raz, porządnie. Firmy czeskie rozwijające działalność w Polsce napotykają identyczne wyzwania – szczegółowo opisujemy je w tym materiale.

Czwarte: struktury korporacyjne po stronie brytyjskiej mają znaczenie. Jeśli polska spółka jest podmiotem zależnym, decyzje o relokacji mogą wymagać uchwał po stronie spółki matki. Doradzamy przy takich strukturach – więcej o kwestiach korporacyjnych związanych z UK znajdą Państwo tutaj.

Firma produkcyjna z Dolnego Śląska przeprowadziła podobną relokację jesienią 2024 r. – trzech specjalistów z Wielkiej Brytanii, w tym jeden z paszportem spoza UE. Dzięki wcześniejszemu przygotowaniu dokumentacji proces zamknął się w 8 tygodniach. Firma IT z Trójmiasta, która próbowała działać bez wsparcia prawnego, straciła 14 tygodni na uzupełnianie braków formalnych i ostatecznie zapłaciła wyższe koszty obsługi.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników, ich obywatelstwa, planowany termin relokacji – decyduje o tym, która ścieżka jest właściwa i jak długo potrwa. Błędy na etapie planowania mają nieodwracalne konsekwencje: pracownik, który podjął pracę bez ważnego zezwolenia, może otrzymać zakaz wjazdu do strefy Schengen na kilka lat.

Jeśli Państwa spółka planuje relokację pracowników z UK do Polski – lub jest w trakcie tego procesu – przeprowadzimy analizę statusów imigracyjnych, przygotujemy umowy zgodne z k.p. i wdrożymy wymagane procedury compliance: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy obywatel brytyjski potrzebuje wizy, żeby pracować w Polsce?

O: Obywatele brytyjscy mogą wjechać do Polski bez wizy na 90 dni w ramach ruchu bezwizowego. Do podjęcia pracy potrzebują jednak zezwolenia na pracę, które składa pracodawca w Urzędzie Wojewódzkim. Czas oczekiwania wynosi do 60 dni. Praca bez zezwolenia grozi wydaleniem i zakazem wjazdu do strefy Schengen.

P: Ile kosztuje uzyskanie EU Blue Card w Polsce i jak długo trwa?

O: EU Blue Card wymaga wynagrodzenia co najmniej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie (próg na rok 2026) i potwierdzonych kwalifikacji wyższego szczebla. Czas oczekiwania na decyzję wynosi zazwyczaj od 6 do 12 tygodni. Koszty urzędowe są relatywnie niskie, jednak przygotowanie kompletnej dokumentacji – w tym tłumaczeń przysięgłych – wymaga zaangażowania prawnego.

P: Czy pracodawca zatrudniający pracowników relokowanych z UK musi wdrożyć kanał zgłoszeń sygnalistów?

O: Tak, jeśli zatrudnia co najmniej 50 pracowników. Artykuł 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku nakłada obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń. Ustawa obowiązuje od 25 września 2024 roku. Brak kanału grozi karą do 1 080 000 PLN. Relokacja pracowników nie zwalnia z tego obowiązku – wręcz przeciwnie, zwiększa skalę zatrudnienia i może przesądzić o przekroczeniu progu 50 osób.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do mobilności globalnej, prawa pracy i compliance zatrudnieniowego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.