Firma technologiczna z Mazowsza planuje zatrudnić pięciu specjalistów z Ukrainy i dwóch z Indii. Dokumenty są gotowe – ale procedura zajmie od sześciu tygodni do sześciu miesięcy, zależnie od ścieżki. Każdy błąd formalny cofa sprawę do punktu wyjścia. Utrata kandydata oznacza utratę projektu.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga uzyskania odpowiedniego zezwolenia na pracę lub potwierdzenia innej podstawy legalnego zatrudnienia, zanim pracownik zacznie świadczyć pracę. Obowiązek spoczywa na pracodawcy – nie na pracowniku. Naruszenie przepisów grozi karą do PLN 30 000 oraz wpisem do rejestru podmiotów skazanych.

Poniżej przedstawiamy aktualny stan prawny, progi i terminy, które decydują o tym, czy Twoja firma może zatrudnić cudzoziemca szybko – czy musi czekać miesiącami. Alert obejmuje zmiany obowiązujące w 2026 roku, w tym próg wynagrodzenia dla EU Blue Card oraz nowe obowiązki wobec sygnalistów.

Co się zmieniło i kogo dotyczy?

Od 2026 roku minimalne wynagrodzenie dla posiadaczy EU Blue Card wynosi PLN 12 272,58 brutto miesięcznie. To próg wynikający bezpośrednio z przepisów – pracodawca, który zaproponuje niższe wynagrodzenie, nie uzyska zezwolenia. Zmiana dotyczy wszystkich firm zatrudniających wysoko wykwalifikowanych specjalistów spoza Unii Europejskiej, niezależnie od branży czy lokalizacji siedziby.

Równolegle weszły w życie przepisy ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń. Obowiązek obejmuje pracowników cudzoziemskich na równi z polskimi. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – brak kanału przy zatrudnieniu 50. pracownika (w tym cudzoziemca) uruchamia ryzyko kary do PLN 1 080 000.

Kogo zmiany dotyczą bezpośrednio? Trzy kategorie pracodawców są szczególnie narażone:

  • firmy IT i technologiczne rekrutujące poza UE (próg Blue Card),
  • przedsiębiorstwa produkcyjne zatrudniające pracowników z Ukrainy i krajów WNP (zezwolenia typu A),
  • pracodawcy zbliżający się do progu 50 pracowników (obowiązek kanału sygnalistów).

Urząd do Spraw Cudzoziemców (UdSC) oraz Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) prowadzą coraz więcej kontroli krzyżowych. Weryfikują, czy data faktycznego podjęcia pracy pokrywa się z datą wydania zezwolenia. Rozbieżność – nawet jednodniowa – jest traktowana jako nielegalne zatrudnienie. Konsekwencją jest nie tylko kara finansowa, ale też zakaz ubiegania się o dofinansowania unijne przez okres do 3 lat.

Jakie ścieżki legalizacji pracy są dostępne w Polsce?

Wybór ścieżki zależy od trzech zmiennych: kraju pochodzenia pracownika, rodzaju wykonywanej pracy oraz planowanego okresu zatrudnienia. Każda ścieżka ma inny termin oczekiwania i inny zestaw dokumentów. Pomylenie ścieżki na etapie składania wniosku oznacza stratę czasu – i kandydata.

Najprostsza ścieżka to oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy. Dotyczy wyłącznie obywateli sześciu państw: Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Armenii i Azerbejdżanu. Oświadczenie rejestruje się w powiatowym urzędzie pracy – czas oczekiwania to zazwyczaj od 7 do 21 dni roboczych. Okres zatrudnienia na tej podstawie nie może przekroczyć 24 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy. To ważne ograniczenie, o którym pracodawcy często zapominają przy planowaniu długoterminowych kontraktów.

Zezwolenie na pracę typu A to standardowa ścieżka dla pracowników spoza UE. Wniosek składa pracodawca do właściwego wojewody. Czas oczekiwania wynosi od 1 do 6 miesięcy – w województwie mazowieckim bywa najdłuższy ze względu na liczbę wniosków. Zezwolenie wydawane jest na maksymalnie 3 lata i jest przypisane do konkretnego pracodawcy oraz stanowiska. Zmiana stanowiska lub pracodawcy wymaga nowego wniosku.

EU Blue Card to ścieżka dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów. Wymaga spełnienia trzech warunków jednocześnie: wyższego wykształcenia, umowy o pracę na co najmniej rok oraz wynagrodzenia nie niższego niż PLN 12 272,58 miesięcznie. Zaletą Blue Card jest możliwość ubiegania się o zezwolenie na pobyt długoterminowy UE już po 18 miesiącach legalnego pobytu w Polsce – zamiast standardowych 5 lat. Dla pracodawcy to argument przy rekrutacji.

Pracownicy delegowani z zagranicy do Polski podlegają odrębnym przepisom. Szczegółowe zasady dotyczące delegowania – w tym obowiązki związane z certyfikatem A1 – opisujemy w materiale o pracownikach delegowanych ze Szwajcarii do Polski i certyfikatach A1. Analogiczne reguły stosuje się przy delegowaniu z innych państw spoza EOG.

Odrębną kwestią jest zatrudnienie cudzoziemca, którego firma macierzysta przechodzi restrukturyzację lub upadłość. Zezwolenie na pracę wygasa z chwilą ustania stosunku pracy – co przy postępowaniu upadłościowym może nastąpić wcześniej, niż pracodawca się spodziewa. Więcej o harmonogramie postępowań upadłościowych znajdziesz w naszym opracowaniu dotyczącym postępowania upadłościowego – od złożenia wniosku do zakończenia.

Co zrobić teraz – lista działań z terminami

Brak działania to też decyzja – i najczęściej najdroższa. Poniżej trzy konkretne kroki, które pracodawca powinien podjąć w ciągu najbliższych 30 dni, zanim sytuacja stanie się nieodwracalna.

Krok 1 – Audyt aktualnych zezwoleń (termin: 14 dni). Sprawdź daty ważności wszystkich zezwoleń na pracę i oświadczeń. Zezwolenie wygasa z mocy prawa – urząd nie wysyła przypomnienia. Pracownik, który kontynuuje pracę po wygaśnięciu zezwolenia, jest traktowany jak nielegalnie zatrudniony. Kara dla pracodawcy wynosi do PLN 30 000 za każdego pracownika.

Krok 2 – Weryfikacja progu 50 pracowników (termin: 7 dni). Jeśli łączna liczba zatrudnionych – w tym cudzoziemców na umowach o pracę – przekracza lub zbliża się do 50 osób, wdróż wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Brak kanału przy kontroli PIP to bezpośrednia podstawa do nałożenia kary.

Krok 3 – Planowanie rekrutacji z wyprzedzeniem (termin: przed ogłoszeniem rekrutacji). Złożenie wniosku o zezwolenie typu A w województwie mazowieckim zajmuje średnio 3–4 miesiące. Jeśli rekrutacja jest planowana na wrzesień, wniosek powinien trafić do urzędu najpóźniej w maju. Pracodawcy, którzy składają wniosek po podpisaniu umowy z kandydatem, regularnie tracą kandydatów na rzecz konkurencji.

Warto też sprawdzić, czy firma zatrudnia pracowników na podstawie art. 25(1) § 1 k.p. – czyli w ramach umów terminowych. Łączny okres takich umów z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy. Cudzoziemcy zatrudnieni na kolejnych umowach terminowych wpadają w ten limit tak samo jak obywatele polscy. Przekroczenie limitu oznacza automatyczne przekształcenie umowy w bezterminową – ze wszystkimi konsekwencjami dla pracodawcy.

Dla firm zatrudniających pracowników z Czech lub prowadzących działalność transgraniczną – obowiązki compliance przy zatrudnieniu w Polsce opisujemy szczegółowo w materiale o compliance prawa pracy dla firm czeskich działających w Polsce.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba zatrudnionych cudzoziemców, ich narodowości, planowane zmiany kadrowe – wymaga indywidualnej oceny. Błąd na etapie wyboru ścieżki legalizacji jest nieodwracalny: wniosek trzeba złożyć od nowa, a kandydat czeka lub odchodzi.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia lub planuje zatrudnić cudzoziemców spoza UE i chcecie uniknąć opóźnień oraz kar – przeprowadzimy audyt zezwoleń, dobierzemy właściwą ścieżkę i złożymy wnioski w Państwa imieniu: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy można zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy zlecenia bez zezwolenia na pracę?

O: Nie – umowa zlecenia z cudzoziemcem spoza UE również wymaga zezwolenia na pracę lub innej podstawy legalnego zatrudnienia (np. oświadczenia). Wyjątkiem są osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały lub status uchodźcy. Brak zezwolenia przy umowie cywilnoprawnej jest traktowany identycznie jak nielegalne zatrudnienie na umowie o pracę – kara do PLN 30 000.

P: Jak długo czeka się na zezwolenie na pracę w Warszawie?

O: W województwie mazowieckim czas oczekiwania na zezwolenie typu A wynosi od 3 do 6 miesięcy w zależności od obciążenia urzędu. Oświadczenie o powierzeniu pracy (dla obywateli Ukrainy i pięciu innych państw) jest rejestrowane znacznie szybciej – zazwyczaj od 7 do 21 dni roboczych. Planowanie rekrutacji bez uwzględnienia tych terminów to najczęstszy błąd pracodawców.

P: Czy zmiana stanowiska wymaga nowego zezwolenia na pracę?

O: Tak – zezwolenie na pracę typu A jest przypisane do konkretnego pracodawcy, stanowiska i wymiaru czasu pracy. Awans pracownika na inne stanowisko, zmiana zakresu obowiązków lub zmiana wymiaru etatu wymagają złożenia nowego wniosku. W praktyce oznacza to, że awans cudzoziemca powinien być poprzedzony złożeniem wniosku z co najmniej trzymiesięcznym wyprzedzeniem.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.