Firma z siedzibą we Francji, prowadząca sprzedaż do polskich kontrahentów, dowiedziała się o obowiązku KSeF dopiero w październiku 2025 r. – od swojego polskiego dystrybutora. Do terminu 1 kwietnia 2026 r. pozostało niecałe pół roku. Systemy ERP były nieprzygotowane. Księgowość prowadzona lokalnie we Francji nie obsługiwała formatu FA(3). Czas naglił.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) nakłada na podatników VAT zarejestrowanych w Polsce obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w formacie FA(3) – na podstawie artykułu 106na ustawy o VAT. Obowiązek wchodzi w życie 1 kwietnia 2026 roku dla zdecydowanej większości podatników VAT. Kary za naruszenia zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 roku.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimizowaną sprawę podmiotu z Francji posiadającego rejestrację VAT w Polsce. Pokazuje, jak w ciągu czterech miesięcy przeprowadzono wdrożenie KSeF, jakie przeszkody napotkano i jakie wnioski można z tego wyciągnąć.

Tło sprawy: francuski podmiot z polskim numerem VAT

Klient – średniej wielkości producent komponentów przemysłowych z południa Francji – sprzedawał towar bezpośrednio polskim spółkom produkcyjnym od 2019 r. Zarejestrował się jako podatnik VAT w Polsce, wystawiał faktury przez lokalnego księgowego i rozliczał podatek kwartalnie. Model działał sprawnie. Problem pojawił się, gdy polskie przepisy o KSeF zaczęły nabierać realnych kształtów.

Podmiot nie był dużym podatnikiem w rozumieniu przepisów – jego obrót w 2024 r. w Polsce nie przekroczył 200 mln PLN. Nie obowiązywał go zatem termin 1 lutego 2026 r. Jednak termin 1 kwietnia 2026 r. dotyczył go w pełni. Francuska centrala nie posiadała żadnej infrastruktury technicznej do komunikacji z Ministerstwem Finansów za pośrednictwem API KSeF. Kwestia cen transferowych między centralą a polskim oddziałem dystrybucyjnym dodatkowo komplikowała dokumentację transakcji.

Wyzwanie było trójwymiarowe: techniczne (integracja ERP), organizacyjne (obieg dokumentów między Francją a Polską) i prawne (weryfikacja, które faktury podlegają KSeF, a które pozostają poza systemem).

Jaką strategię przyjęto i dlaczego?

Na pierwszym etapie – trwającym dwa tygodnie – zespół doradców przeprowadził audyt fakturowania. Celem było ustalenie, które transakcje klienta podlegają obowiązkowi KSeF, a które są z niego wyłączone. Faktury wystawiane na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT w Polsce oraz faktury eksportowe pozostają poza systemem. Faktury B2B na polskich podatników VAT – już nie.

Okazało się, że około 70% wolumenu faktur klienta trafiało do polskich spółek zarejestrowanych jako podatnicy VAT. Te faktury musiały od 1 kwietnia 2026 r. przejść przez KSeF i być wystawiane w formacie FA(3). Pozostałe 30% – faktury na odbiorców detalicznych i eksport poza UE – mogło być wystawiane dotychczasowym trybem.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem dla podmiotów zagranicznych z polskim numerem VAT jest skorzystanie z zewnętrznego dostawcy oprogramowania KSeF (tzw. broker faktur), zamiast kosztownej integracji własnego ERP. Klient wdrożył to rozwiązanie w ciągu sześciu tygodni. Koszt licencji wyniósł kilka tysięcy złotych rocznie – ułamek ceny pełnej integracji systemu SAP.

Jak przebiegał proces wdrożenia?

Etap pierwszy obejmował rejestrację w systemie KSeF i nadanie uprawnień osobom upoważnionym. Podmiot zagraniczny może działać przez pełnomocnika – w tym przypadku kancelaria uzyskała token dostępu w imieniu klienta. Zajęło to 14 dni roboczych, wliczając korespondencję z Krajową Administracją Skarbową (KAS) w sprawie potwierdzenia tożsamości reprezentanta.

Etap drugi to mapowanie pól faktury. Format FA(3) wymaga podania danych, które nie zawsze były zbierane przez poprzedni system – m.in. numeru GLN, metody płatności w określonym kodzie, daty dostawy oddzielonej od daty wystawienia. Weryfikacja zgodności z polskim prawem podatkowym, w tym zasadami z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT dotyczącymi kosztów uzyskania przychodu po stronie nabywcy, była istotna dla polskich kontrahentów klienta. Szczegółowe zasady obliczania i unikania kar opisano w naszym materiale o strategiach unikania kar KSeF.

Etap trzeci – testy produkcyjne – przeprowadzono w lutym 2026 r. Wysłano 50 faktur testowych przez środowisko demo KSeF. Wykryto trzy błędy walidacyjne: nieprawidłowy format daty, brakujące pole kodu waluty i błąd w numerze rachunku bankowego. Wszystkie poprawiono przed startem produkcyjnym. Klient wszedł na żywo 1 kwietnia 2026 r. bez opóźnienia.

Warto tu odnotować – w praktyce wiele firm o tym zapomina – że KSeF przyznaje numer faktury dopiero po przyjęciu dokumentu przez system. Do momentu przyjęcia faktura nie istnieje prawnie w Polsce. Nabywca nie może odliczyć VAT wcześniej niż po uzyskaniu numeru KSeF.

Jakie wnioski można wyciągnąć z tej sprawy?

Pierwsza lekcja: podmioty zagraniczne z polskim numerem VAT są objęte KSeF w takim samym zakresie jak polskie spółki. Rejestracja VAT w Polsce to wystarczający łącznik. Fakt, że centrala działa we Francji, nie zwalnia z obowiązku. Zagadnienia związane z transgraniczną działalnością polsko-francuską warto rozpatrywać łącznie z kwestiami podatkowymi.

Druga lekcja: termin 1 stycznia 2027 r. na stosowanie kar nie oznacza, że wdrożenie można odkładać. Faktury wystawione poza KSeF po 1 kwietnia 2026 r. są wadliwe – kontrahent może odmówić ich przyjęcia, a stawka CIT wynosząca 19% (art. 19 ust. 1 ustawy o CIT) nie chroni przed zakwestionowaniem kosztów po stronie nabywcy. Ryzyko jest realne już od pierwszego dnia obowiązku.

Trzecia lekcja: rozwiązanie brokera faktur jest szybsze i tańsze niż integracja ERP dla podmiotów o umiarkowanym wolumenie transakcji. Przy kilkuset fakturach miesięcznie inwestycja we własną integrację rzadko się zwraca przed końcem 2027 r.

  • Zidentyfikuj, które faktury podlegają KSeF (B2B VAT PL), a które nie
  • Zarejestruj pełnomocnika w systemie KSeF i uzyskaj token dostępu
  • Przeprowadź mapowanie pól FA(3) przed integracją techniczną
  • Wykonaj testy w środowisku demo minimum 6 tygodni przed terminem
  • Monitoruj akceptację faktur przez KSeF – numer KSeF warunkuje odliczenie VAT przez nabywcę

Sprawa klienta z Francji pokazuje, że KSeF dla podmiotów zagranicznych nie jest barierą nie do pokonania. Jest jednak barierą, której nie można zignorować.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy fakturowanie odbywa się z systemu zagranicznego – wymaga oceny przed 1 kwietnia 2026 r. Opóźnienie zamyka drogę do bezpiecznego wdrożenia i naraża na nieodwracalne konsekwencje w relacjach z polskimi kontrahentami.

Jeśli Państwa spółka posiada polski numer VAT i wystawia faktury B2B na polskich podatników – przeprowadzimy audyt zakresu obowiązku KSeF, mapowanie pól FA(3) i wsparcie przy rejestracji pełnomocnika: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy podmiot zarejestrowany wyłącznie do VAT w Polsce (bez stałego miejsca prowadzenia działalności) musi wdrożyć KSeF?

O: Tak. Obowiązek wynikający z artykułu 106na ustawy o VAT dotyczy każdego podatnika VAT zarejestrowanego w Polsce – niezależnie od siedziby. Rejestracja VAT jest wystarczającym łącznikiem. Podmiot z siedzibą we Francji, Niemczech czy Ukrainie, posiadający polski numer VAT, musi wystawiać faktury przez KSeF od 1 kwietnia 2026 roku.

P: Ile kosztuje i ile trwa wdrożenie KSeF przez zewnętrznego brokera faktur?

O: Koszt licencji brokera faktur dla podmiotu wystawiającego do kilkuset faktur miesięcznie wynosi zazwyczaj od kilku do kilkunastu tysięcy złotych rocznie. Czas wdrożenia – od podpisania umowy do pierwszej faktury produkcyjnej – to zwykle 4 do 8 tygodni. Wliczając testy, bezpieczny horyzont to start projektu nie później niż w lutym 2026 roku.

P: Czy IP Box lub fundacja rodzinna mają związek z obowiązkiem KSeF?

O: Bezpośrednio – nie. IP Box (preferencyjne opodatkowanie 5% na podstawie artykułu 24d–24s ustawy o CIT) i fundacja rodzinna to odrębne instrumenty podatkowe. Jednak spółki korzystające z IP Box wystawiają faktury za licencje lub usługi IT – te faktury również podlegają KSeF. Fundacja rodzinna co do zasady nie prowadzi działalności gospodarczej w klasycznym sensie, więc rzadko jest podatnikiem VAT zobowiązanym do KSeF.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do wdrożeń KSeF, doradztwa podatkowego VAT/CIT oraz obsługi podmiotów zagranicznych działających w Polsce. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.