Firma z Warszawy zatrudnia pracownicę na umowie o pracę. Pracownica informuje o ciąży. Dział HR pyta: ile trwa urlop macierzyński, kiedy zaczyna się rodzicielski i co grozi pracodawcy za naruszenie przepisów? Odpowiedzi nie są oczywiste – zwłaszcza gdy w grę wchodzą cudzoziemcy z zezwoleniem na pracę lub pracownicy delegowani.

Urlop macierzyński w Polsce trwa 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Bezpośrednio po nim przysługuje urlop rodzicielski w wymiarze 41 tygodni (lub 43 tygodni przy porodzie wielorakim). Przepisy Kodeksu pracy chronią pracownicę przed wypowiedzeniem od dnia złożenia wniosku o urlop do dnia jego zakończenia – naruszenie tego zakazu oznacza odpowiedzialność odszkodowawczą pracodawcy.

Poniżej omawiamy trzy zagadnienia, które najczęściej generują pytania pracodawców: wymiar i podział urlopów, ochrona stosunku pracy oraz obowiązki administracyjne wobec ZUS i PIP. Każde z nich wiąże się z konkretnymi terminami, których przekroczenie jest nieodwracalne.

Ile trwa urlop macierzyński i rodzicielski w Polsce i jak go podzielić?

Urlop macierzyński wynosi 20 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Pierwsze 14 tygodni przysługuje wyłącznie matce. Pozostałe 6 tygodni może przejąć ojciec – pod warunkiem, że matka złoży pisemny wniosek o rezygnację z tej części urlopu. Pracodawca ma 7 dni na potwierdzenie przyjęcia wniosku.

Urlop rodzicielski to kolejne 41 tygodni (43 tygodnie przy ciąży mnogiej). Od nowelizacji Kodeksu pracy z 2023 r. wdrażającej dyrektywę work-life balance każdy z rodziców ma wyłączne prawo do 9 tygodni tego urlopu – tej części nie można przenieść na drugiego rodzica. W praktyce oznacza to, że ojciec, który nie skorzysta ze swoich 9 tygodni, przepada z nich bezpowrotnie.

Urlop ojcowski wynosi odrębnie 2 tygodnie i może być wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12. miesiąca życia. Pracodawca nie może odmówić udzielenia tego urlopu. Wnioski składa się co do zasady z 7-dniowym wyprzedzeniem.

  • Urlop macierzyński: 20 tygodni (jedno dziecko), 31 tygodni (bliźnięta)
  • Urlop rodzicielski: 41 tygodni, w tym 9 tygodni nieprzenoszalnych dla każdego rodzica
  • Urlop ojcowski: 2 tygodnie, do 12. miesiąca życia dziecka
  • Zasiłek macierzyński: 81,5% podstawy wymiaru przez cały okres urlopu rodzicielskiego (przy złożeniu wniosku przed porodem) lub 100% przez urlop macierzyński i 70% przez rodzicielski

Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców – w tym posiadaczy EU Blue Card lub zezwoleń na pracę w Polsce – wymiar urlopu jest identyczny. Zezwolenie na pracę nie wygasa w trakcie urlopu macierzyńskiego ani rodzicielskiego, o ile stosunek pracy trwa. To częste nieporozumienie w działach HR obsługujących pracowników z Ukrainy i krajów WNP.

Jaką ochronę przed zwolnieniem ma pracownica w ciąży i na urlopie?

Ochrona stosunku pracy zaczyna się od dnia zajścia w ciążę i trwa do zakończenia urlopu macierzyńskiego. Wypowiedzenie umowy w tym okresie jest z mocy prawa bezskuteczne. Pracodawca, który mimo zakazu wręczy wypowiedzenie, naraża się na roszczenie o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie – bez możliwości cofnięcia skutków tej decyzji.

Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. okresy wypowiedzenia wynoszą od 2 tygodni do 3 miesięcy, zależnie od stażu pracy. Jednak w czasie ciąży i urlopu macierzyńskiego żaden z tych terminów nie biegnie skutecznie. Rozwiązanie umowy jest możliwe wyłącznie w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy oraz – w ograniczonym zakresie – z winy pracownicy.

Ochrona obejmuje również pracownice zatrudnione na umowach terminowych. Umowa zawarta na czas określony, która miałaby wygasnąć po 3. miesiącu ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Pracodawcy zagraniczni wchodzący na rynek polski – na przykład spółki delegujące pracowników z Wielkiej Brytanii do Polski – często pomijają ten mechanizm przy planowaniu kontraktów. Więcej o zasadach delegowania pracowników transgranicznych można przeczytać w analizie dotyczącej certyfikatów A1 dla pracowników delegowanych z Wielkiej Brytanii do Polski.

Odrębną kwestią jest ochrona sygnalistów. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi posiadać wewnętrzny kanał zgłoszeń. Pracownica korzystająca z ochrony macierzyńskiej, która zgłosi naruszenie, podlega podwójnej ochronie – zarówno z Kodeksu pracy, jak i ustawy o sygnalistach. Brak kanału zgłoszeń to osobne ryzyko compliance, niezależne od urlopów.

Pracodawca powinien też pamiętać, że Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) może wszcząć kontrolę z urzędu w przypadku podejrzenia naruszenia przepisów o ochronie macierzyństwa. Kara grzywny za naruszenie przepisów o urlopach wynosi do 30 000 zł.

Co pracodawca musi zrobić natychmiast – lista obowiązków z terminami?

Obowiązki pracodawcy wobec ZUS i pracownicy są ściśle terminowe. Opóźnienie w zgłoszeniu lub wypłacie zasiłku może skutkować odpowiedzialnością wobec pracownicy oraz sankcjami ze strony ZUS. Poniżej lista działań, które należy podjąć niezwłocznie po otrzymaniu informacji o ciąży lub złożeniu wniosku urlopowego.

  • W ciągu 7 dni od złożenia wniosku: potwierdzić przyjęcie wniosku o urlop macierzyński lub rodzicielski na piśmie
  • W ciągu 7 dni od porodu: przekazać do ZUS formularz Z-3 (jeśli pracodawca wypłaca zasiłek) lub Z-3a (jeśli wypłaca ZUS)
  • Niezwłocznie: zaprzestać naliczania wypowiedzeń i zablokować możliwość rozwiązania umowy w systemie kadrowym
  • Przed powrotem pracownicy: zapewnić powrót na to samo lub równorzędne stanowisko, z zachowaniem wynagrodzenia nie niższego niż przed urlopem

Pracodawcy zatrudniający pracowników na podstawie zezwoleń na pracę w Polsce powinni dodatkowo sprawdzić, czy okres urlopu nie wpływa na warunki zezwolenia. W przypadku EU Blue Card minimalne wynagrodzenie wynosi 12 272,58 zł miesięcznie w 2026 r. – zasiłek macierzyński wypłacany przez ZUS nie jest wynagrodzeniem, więc warunek ten jest zawieszony na czas urlopu. Szczegóły dotyczące rozliczeń podatkowych przy urlopach transgranicznych omawia praktyka podatkowa KORDECKI & Partners.

Spółki zagraniczne prowadzące działalność w Polsce – w tym podmioty hiszpańskie zatrudniające pracowników lokalnie – muszą stosować polskie przepisy o urlopach bez wyjątku. Więcej o compliance pracowniczym dla firm zagranicznych w Polsce można znaleźć w przewodniku dla spółek hiszpańskich działających w Polsce. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – polskie przepisy stosuje się niezależnie od prawa właściwego dla umowy o pracę, jeśli praca jest faktycznie wykonywana w Polsce.

Firma produkcyjna z Małopolski odkryła w toku kontroli PIP wiosną 2025 r., że przez dwa lata nie przedłużała automatycznie umów terminowych pracownic w ciąży powyżej 3. miesiąca. Skutkiem było kilkanaście roszczeń o ustalenie stosunku pracy i odszkodowania. Koszt ugód przekroczył 200 000 zł – kwotę, którą można było uniknąć jedną procedurą HR.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy zatrudniacie cudzoziemców lub prowadzicie działalność transgraniczną – wymaga oceny indywidualnej. Błędy w tym obszarze są nieodwracalne: roszczenie o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie nie znika po zakończeniu urlopu.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników w Polsce i chcecie zweryfikować procedury urlopowe przed kontrolą PIP – przeprowadzimy audyt dokumentacji, ocenimy ryzyko roszczeń i przygotujemy wzory wniosków: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu rodzicielskiego ojcu, jeśli matka dziecka nie jest pracownicą?

O: Nie. Ojciec ma prawo do urlopu rodzicielskiego niezależnie od statusu zatrudnienia matki. Warunkiem jest, że sam pozostaje w stosunku pracy. Wniosek należy złożyć co najmniej 21 dni przed planowanym rozpoczęciem urlopu – pracodawca nie może odmówić jego udzielenia.

P: Ile kosztuje pracodawcę urlop macierzyński – czy musi dopłacać do zasiłku?

O: Zasiłek macierzyński wypłaca ZUS, nie pracodawca. Pracodawca ponosi koszty pośrednie: zastępstwo, reorganizacja pracy, ewentualne nadgodziny. Przy złożeniu wniosku o urlop rodzicielski przed porodem zasiłek wynosi 81,5% podstawy wymiaru przez cały okres – pracownica nie traci na wyborze tej opcji, a pracodawca nie dopłaca różnicy.

P: Czy pracownica może wrócić do pracy wcześniej i przerwać urlop rodzicielski?

O: Tak, urlop rodzicielski można przerwać w każdym czasie za zgodą pracodawcy. Pracownica składa pisemny wniosek z co najmniej 21-dniowym wyprzedzeniem. Niewykorzystana część urlopu nie przepada – można ją wykorzystać później, jednak nie później niż do ukończenia przez dziecko 6. roku życia. Pracodawca musi zapewnić powrót na dotychczasowe lub równorzędne stanowisko.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.