Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała w 2022 roku kilkanaście osób objętych ochroną tymczasową po ucieczce z Ukrainy. Cztery lata później zarząd stoi przed pytaniem, które zadaje sobie coraz więcej pracodawców: co właściwie oznacza „aktualny status" tych pracowników i jakie obowiązki z tego wynikają? Odpowiedź nie jest prosta – a błędna ocena sytuacji może oznaczać nieważność umów, kary ze strony Państwowej Inspekcji Pracy lub zarzuty o nielegalne zatrudnienie.

Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na ustawie specjalnej z 12 marca 2022 roku, wielokrotnie nowelizowanej. Uprawnienie do legalnej pracy bez odrębnego zezwolenia na pracę przysługuje osobom zarejestrowanym w systemie PESEL UKR. Obecne przepisy przedłużają ochronę do 30 września 2025 roku, a Rada Ministrów może ją dalej przedłużać w drodze rozporządzenia – co czyni planowanie kadrowe szczególnie trudnym.

Poniżej przedstawiamy anonimizowaną sprawę klienta, który przeszedł przez pełen cykl: od zatrudnienia w trybie uproszczonym, przez audyt kadrowy, aż po uregulowanie statusu kluczowych pracowników na podstawie przepisów ogólnych. Każdy z etapów przyniósł konkretne wnioski – możliwe do zastosowania w każdej firmie zatrudniającej obywateli Ukrainy.

Jakie było tło sprawy i dlaczego status pracowników stał się problemem?

Klient – spółka z o.o. z branży logistycznej, zatrudniająca łącznie około 80 osób – przyjął w 2022 roku 14 pracowników z Ukrainy w oparciu o uproszczoną procedurę wynikającą z ustawy specjalnej. Powiadomienie do urzędu pracy złożono w terminie 14 dni, PESEL UKR potwierdzono, umowy podpisano. Formalnie wszystko było w porządku.

Problem pojawił się dwa lata później. Część pracowników zmieniła miejsce zamieszkania, kilkoro wyjechało do Niemiec i wróciło, jedna osoba urodziła dziecko w Polsce – i nikt nie sprawdził, czy zmiany te wpłynęły na status ochrony tymczasowej. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – ustawa specjalna uzależnia uprawnienie do pracy od aktywnego statusu w rejestrze PESEL UKR, nie zaś od samego faktu posiadania numeru PESEL.

Dodatkowy problem stanowiły umowy na czas określony. Trzech pracowników miało już trzecią z kolei umowę terminową. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba umów jest ograniczona do trzech. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony – z pełnymi konsekwencjami w zakresie wypowiedzenia.

Zarząd zgłosił się do kancelarii po tym, jak Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała kontrolę. Czas na działanie wynosił 10 dni roboczych.

Jak wyglądała strategia i jakie instrumenty prawne zastosowano?

Pierwszym krokiem był audyt kadrowy wszystkich 14 pracowników ukraińskich. Sprawdzono trzy elementy: aktualny status w rejestrze PESEL UKR, historię umów pod kątem limitów z k.p. oraz dokumentację potwierdzającą podstawę legalnego pobytu i pracy. Audyt zajął trzy dni robocze – i ujawnił cztery obszary ryzyka.

Dwoje pracowników miało nieaktywny status ochrony tymczasowej. Jeden wyjechał za granicę na ponad 30 dni – co zgodnie z ustawą specjalną skutkuje utratą ochrony – i nie poinformował pracodawcy. Drugi nie dokonał aktualizacji danych po zmianie miejsca zamieszkania. W obu przypadkach pracodawca zatrudniał osoby bez ważnej podstawy prawnej do pracy, co stanowi wykroczenie zagrożone karą do 30 000 zł.

Dla tych dwóch osób natychmiast zawieszono stosunek pracy i uruchomiono procedurę uzyskania zezwolenia na pracę w trybie zwykłym. Złożenie wniosku do właściwego urzędu wojewódzkiego zajęło jeden dzień – dokumentacja była kompletna, bo kancelaria dysponuje wzorcami przygotowanymi dla klientów korzystających z praktyki doradztwa w Polsce.

Dla trzech pracowników z przekroczonymi limitami umów terminowych kancelaria przygotowała aneksy potwierdzające przekształcenie stosunków pracy w umowy na czas nieokreślony. Okresy wypowiedzenia dostosowano zgodnie z art. 36 § 1 k.p. – każdy z tych pracowników miał staż powyżej trzech lat, co oznacza trzymiesięczny okres wypowiedzenia. Zarząd początkowo chciał rozwiązać umowy, by „zacząć od nowa" – odradziliśmy to jako ryzykowne i kosztowne.

Osobną kwestią było wdrożenie kanału zgłoszeń wewnętrznych. Spółka zatrudniała powyżej 50 pracowników, a obowiązek wynikający z art. 8 ustawy o sygnalistach – ustanowienia wewnętrznego kanału zgłoszeń – nie był spełniony. Ustawa weszła w życie 25 września 2024 roku. Brak kanału naraża pracodawcę na grzywnę do 1 080 000 zł. Kancelaria przygotowała regulamin i wdrożyła system w ciągu siedmiu dni.

Pracodawcy zatrudniający pracowników objętych ochroną tymczasową powinni rozważyć również zasady urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, szczególnie gdy wśród pracowników ukraińskich są kobiety w ciąży lub rodzice małych dzieci – uprawnienia urlopowe przysługują im na tych samych zasadach co obywatelom polskim.

Jakie wnioski można przenieść na inne firmy?

Sprawa klienta z Mazowsza pokazuje schemat, który powtarza się w wielu polskich firmach. Zatrudnienie w trybie uproszczonym było prawidłowe – ale brak monitorowania statusu pracowników w kolejnych miesiącach zamienił prawidłowy start w poważne ryzyko kadrowe.

Trzy wnioski są bezpośrednio przenoszalne:

  • Status ochrony tymczasowej należy weryfikować co najmniej raz na kwartał – nie wystarczy jednorazowe sprawdzenie przy zatrudnieniu.
  • Limity umów na czas określony z art. 25(1) § 1 k.p. dotyczą wszystkich pracowników, niezależnie od obywatelstwa – przekroczenie 33 miesięcy lub trzeciej umowy automatycznie tworzy stosunek pracy na czas nieokreślony.
  • Pracodawcy z grupy 50+ pracowników muszą mieć działający kanał sygnalistów – brak to jedno z najczęstszych naruszeń wykrywanych przez PIP w 2025 roku.

Osobną kategorię stanowią pracownicy, którzy chcą uregulować swój pobyt i pracę na stałe. Dla nich optymalną ścieżką jest Blue Card Polska – czyli zezwolenie na pobyt i pracę dla pracowników wysoko wykwalifikowanych. Minimalne wynagrodzenie uprawniające do Blue Card wynosi w 2026 roku 12 272,58 zł brutto miesięcznie. To realna opcja dla specjalistów IT, inżynierów i menedżerów, których firmy chcą zatrzymać niezależnie od przyszłości ochrony tymczasowej.

Warto też pamiętać, że prawo pracy i przepisy migracyjne to dwa oddzielne systemy. Legalność pobytu nie zawsze oznacza legalność pracy – i odwrotnie. Kancelaria prawa pracy powinna analizować oba wymiary łącznie.

Firma z Mazowsza przeszła kontrolę PIP bez zarzutów. Kluczowe było działanie przed kontrolą, nie w jej trakcie. Dziesięć dni roboczych wystarczyło – ale tylko dlatego, że audyt i dokumentacja zostały przeprowadzone sprawnie i kompletnie.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny statusu każdego pracownika ukraińskiego. Błędna kwalifikacja podstawy prawnej zatrudnienia może prowadzić do nieodwracalnych skutków – od kar finansowych po odpowiedzialność karną za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników objętych ochroną tymczasową lub planuje uregulowanie ich statusu na stałe – przeprowadzimy audyt kadrowy, złożymy wnioski o zezwolenia i wdrożymy kanał sygnalistów: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik ukrański z numerem PESEL może pracować bez żadnych dodatkowych dokumentów?

O: Sam numer PESEL nie wystarcza – pracownik musi mieć aktywny status ochrony tymczasowej w systemie PESEL UKR. Status ten można utracić między innymi przez wyjazd za granicę na ponad 30 dni. Pracodawca powinien weryfikować aktualność statusu regularnie, a nie tylko przy zatrudnieniu. Brak aktywnego statusu oznacza brak podstawy prawnej do pracy i grozi karą do 30 000 zł.

P: Co się stanie z pracownikiem ukraińskim, gdy ochrona tymczasowa wygaśnie?

O: Wygaśnięcie ochrony tymczasowej nie oznacza automatycznej utraty prawa do pracy, jeśli pracownik uzyska inne zezwolenie przed terminem wygaśnięcia. Pracodawca powinien z wyprzedzeniem minimum trzech miesięcy uruchomić procedurę uzyskania zezwolenia na pracę lub pobytu. Ustawa o cudzoziemcach przewiduje kilka ścieżek – wybór zależy od kwalifikacji pracownika i planów firmy. Dla specjalistów z wynagrodzeniem powyżej 12 272,58 zł brutto miesięcznie najszybszą ścieżką jest Blue Card.

P: Czy pracownicy ukraińscy mają takie same uprawnienia pracownicze jak obywatele polscy?

O: Tak. Osoby objęte ochroną tymczasową korzystają z pełni praw wynikających z Kodeksu pracy – w tym z ochrony przed zwolnieniem w czasie ciąży, prawa do urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, a także z ochrony przed mobbingiem. Artykuł 94 ustęp 3 paragraf 1–5 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeciwdziałania mobbingowi niezależnie od obywatelstwa pracownika. Pracodawca ponosi odpowiedzialność nawet wtedy, gdy sam nie jest sprawcą.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.