Polska przyjęła obywateli Ukrainy w ramach ochrony tymczasowej na podstawie unijnej dyrektywy 2001/55/WE. Mechanizm ten działa od marca 2022 roku i był kilkakrotnie przedłużany. Aktualnie ochrona tymczasowa obowiązuje do 4 marca 2026 roku – a Rada UE podjęła już decyzję o jej przedłużeniu do 4 marca 2027 roku. Dla pracodawców zatrudniających obywateli Ukrainy i dla samych beneficjentów to informacja, która wymaga natychmiastowej reakcji.
Ochrona tymczasowa przyznaje obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, prawo pobytu oraz dostęp do rynku pracy bez konieczności uzyskiwania odrębnego zezwolenia na pracę. Podstawą prawną w Polsce jest ustawa z 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym. Status wygasa automatycznie po upływie okresu ochrony, chyba że dana osoba uzyska inny tytuł pobytowy – na przykład zezwolenie na pobyt czasowy lub Blue Card Polska.
Niniejszy przewodnik omawia aktualny status ochrony tymczasowej, procedury przejścia na inne tytuły pobytowe, obowiązki pracodawców wynikające z prawa pracy oraz najczęstsze błędy, których należy unikać. Znajdziesz tu trzy scenariusze biznesowe, listę kontrolną i odpowiedzi na pytania klientów kancelarii prawa pracy.
Czym jest ochrona tymczasowa i kto z niej korzysta?
Ochrona tymczasowa to szczególny status pobytowy wprowadzony dyrektywą Rady UE 2001/55/WE na wypadek masowego napływu uchodźców. Polska aktywowała ten mechanizm ustawą z 12 marca 2022 roku. Obejmuje ona obywateli Ukrainy i bezpaństwowców, którzy przed 24 lutego 2022 roku zamieszkiwali na terytorium Ukrainy i przybyli do Polski po tej dacie. Obejmuje również dzieci urodzone w Polsce przez objęte ochroną matki.
Status potwierdza numer PESEL ze statusem „UKR". Rejestracji dokonuje się w urzędzie gminy lub miasta. Na podstawie tego numeru beneficjent ma prawo do pracy u każdego pracodawcy – bez dodatkowego zezwolenia na pracę, bez powiadomienia Powiatowego Urzędu Pracy. To zasadnicza różnica w porównaniu z ogólnymi zasadami zatrudniania cudzoziemców, gdzie pracodawca co do zasady musi uzyskać zezwolenie lub złożyć oświadczenie.
Według danych Urzędu do Spraw Cudzoziemców, na początku 2026 roku w Polsce przebywa ponad 900 tysięcy obywateli Ukrainy z aktywnym numerem PESEL UKR. Część z nich uzyskała już inne tytuły pobytowe. Pozostali nadal korzystają wyłącznie z ochrony tymczasowej. Dla tej drugiej grupy termin 4 marca 2027 roku jest nieprzekraczalną granicą.
W praktyce – wiele firm o tym zapomina – pracodawca powinien monitorować status pobytowy pracownika na bieżąco. Zatrudnianie osoby po wygaśnięciu tytułu pobytowego grozi odpowiedzialnością z ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Kara za nielegalne zatrudnienie cudzoziemca wynosi od 1 000 do 30 000 PLN.
Jak przebiega procedura przejścia na zezwolenie na pobyt – krok po kroku?
Przejście z ochrony tymczasowej na stały tytuł pobytowy wymaga złożenia wniosku do właściwego Urzędu Wojewódzkiego przed wygaśnięciem aktualnego statusu. Złożenie wniosku w terminie legalizuje pobyt na czas rozpatrywania sprawy – nawet jeśli decyzja nie zapadnie przed 4 marca 2027 roku. To mechanizm ochronny, który warto znać i z którego warto skorzystać zawczasu.
Procedura obejmuje kilka etapów:
- Wybór właściwego tytułu pobytowego – zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy, pobyt stały, Karta Polaka lub Blue Card Polska dla wysoko wykwalifikowanych pracowników.
- Przygotowanie dokumentów – paszport, fotografie, umowa o pracę lub promesa zatrudnienia, zaświadczenie o zameldowaniu lub umowa najmu.
- Złożenie wniosku w Urzędzie Wojewódzkim właściwym dla miejsca zamieszkania – osobiście lub przez pełnomocnika.
- Oczekiwanie na decyzję – średni czas rozpatrzenia wniosku wynosi od 3 do 12 miesięcy w zależności od województwa.
- Odbiór karty pobytu – dokument wydawany po uprawomocnieniu się decyzji.
Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku najpóźniej 6 miesięcy przed wygaśnięciem ochrony. Urzędy Wojewódzkie w Warszawie i Krakowie notują kilkumiesięczne kolejki. Wniosek złożony zbyt późno może nie zostać rozpatrzony przed terminem, a brak potwierdzenia złożenia wniosku nie chroni przed konsekwencjami nielegalnego pobytu.
Warto pamiętać o jednym: zmiana pracodawcy lub stanowiska w trakcie postępowania wymaga aktualizacji wniosku lub złożenia nowego. Brak aktualizacji może skutkować odmową wydania zezwolenia. Szczegółowy katalog zezwoleń na pracę typ A–E i zasady ich uzyskiwania omawia odrębny przewodnik kancelarii.
Jakie obowiązki ma pracodawca zatrudniający beneficjenta ochrony tymczasowej?
Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy objętego ochroną tymczasową korzysta z uproszczonego trybu – brak zezwolenia na pracę. Jednak obowiązki wynikające z Kodeksu pracy stosuje się w pełnym zakresie, bez żadnych wyjątków. Beneficjent ochrony tymczasowej ma identyczne uprawnienia pracownicze jak obywatel Polski.
Pracodawca musi przestrzegać między innymi:
- Limitów umów na czas określony – zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów terminowych z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba umów – 3.
- Okresów wypowiedzenia – art. 36 § 1 k.p. przewiduje okresy 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące w zależności od stażu pracy.
- Obowiązku stworzenia kanału zgłoszeń wewnętrznych – art. 8 ustawy o sygnalistach nakłada ten obowiązek na każdego pracodawcę zatrudniającego co najmniej 50 osób, niezależnie od narodowości pracowników.
- Minimalnego wynagrodzenia – od 1 stycznia 2026 roku wynosi 4 666 PLN brutto miesięcznie.
Błąd, który pojawia się regularnie w firmach z dużym udziałem pracowników ukraińskich: pracodawcy mylą uproszczony tryb zatrudnienia z uproszczonym stosunkiem pracy. Uproszczony jest tylko dostęp do rynku pracy – nie przepisy k.p. Inspekcja Pracy (PIP) traktuje naruszenia przepisów wobec pracowników ukraińskich tak samo jak wobec polskich.
Pracodawca powinien prowadzić rejestr dokumentów pobytowych pracowników i monitorować daty ich ważności. Gdy ochrona tymczasowa wygaśnie 4 marca 2027 roku, pracownik bez innego tytułu pobytowego nie może legalnie wykonywać pracy. Kontynuowanie zatrudnienia w takiej sytuacji naraża pracodawcę na odpowiedzialność administracyjną i karną.
Firma produkcyjna z Podkarpacia zatrudniała wiosną 2024 roku ponad 80 pracowników ukraińskich. Dział HR nie monitorował statusów pobytowych. Kontrola PIP ujawniła 12 przypadków, w których dokumenty pobytowe były nieaktualne lub wygasłe. Kara administracyjna wyniosła łącznie ponad 180 000 PLN – plus koszty obsługi prawnej i postępowań odwoławczych.
Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny ryzyka. Brak systemu monitorowania statusów pobytowych to nieodwracalne ryzyko odpowiedzialności, które materializuje się w trakcie kontroli – a nie przed nią. W sprawie audytu dokumentacji pracowniczej napisz do info@kordeckipartners.com.
Trzy scenariusze biznesowe – co zrobić teraz?
Pracodawcy i pracownicy stają przed różnymi wyzwaniami w zależności od branży, stażu pracy i kwalifikacji. Poniżej trzy scenariusze, które najczęściej pojawiają się w praktyce kancelarii prawa pracy.
Scenariusz 1 – firma produkcyjna (Śląsk, lato 2025). Zakład zatrudnia 200 osób, z czego 60 to obywatele Ukrainy na ochronie tymczasowej. Pracodawca chce utrzymać ten zespół po 2027 roku. Rekomendowane działanie: złożenie wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy dla całej grupy – z wyprzedzeniem co najmniej 9 miesięcy. Pracodawca przygotowuje promesy zatrudnienia. Koszt obsługi prawnej jednego wniosku to od 800 do 2 000 PLN.
Scenariusz 2 – sektor IT (Warszawa, zima 2025/2026). Spółka technologiczna zatrudnia specjalistę z Ukrainy z wynagrodzeniem powyżej 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Pracownik spełnia warunki Blue Card Polska – unijnego zezwolenia dla wysoko wykwalifikowanych pracowników. Blue Card daje prawo pobytu na 3 lata z możliwością przedłużenia i ułatwia mobilność w UE. To optymalny instrument dla tej grupy.
Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny (Kraków, wiosna 2026). Firma z Niemiec otwiera oddział w Polsce i planuje zatrudnić pracowników przeniesionych z Ukrainy. Pracownicy ci nie przebywają jeszcze w Polsce – nie korzystają z ochrony tymczasowej. Muszą uzyskać wizę krajową lub zezwolenie na pobyt przed podjęciem pracy. Procedura trwa od 3 do 6 miesięcy. Planowanie rekrutacji bez uwzględnienia tego czasu to jeden z najczęstszych błędów przy wejściu na rynek polski. Analogiczne wyzwania przy zamknięciu lub przekształceniu struktury korporacyjnej omawia nasz przewodnik o likwidacji sp. z o.o.
Wspólny mianownik wszystkich trzech scenariuszy: czas. Złożenie wniosków z odpowiednim wyprzedzeniem różni firmy, które zachowują ciągłość zatrudnienia, od tych, które tracą kluczowych pracowników z powodów czysto proceduralnych.
Lista kontrolna – co przygotować przed wygaśnięciem ochrony tymczasowej?
Przygotowanie do zmiany statusu pobytowego to proces, który warto rozpocząć nie później niż 9 miesięcy przed terminem wygaśnięcia ochrony. Poniższa lista kontrolna obejmuje działania zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika.
- Zweryfikuj daty ważności dokumentów pobytowych wszystkich pracowników – PESEL UKR nie jest dokumentem bezterminowym.
- Ustal, którzy pracownicy spełniają warunki Blue Card Polska, a którzy powinni złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy.
- Przygotuj promesy zatrudnienia lub umowy o pracę z datą obowiązywania co najmniej 1 rok od planowanego złożenia wniosku.
- Sprawdź, czy Twoja firma spełnia obowiązek wdrożenia kanału zgłoszeń dla sygnalistów – art. 8 ustawy o sygnalistach dotyczy pracodawców zatrudniających 50 lub więcej osób.
- Skonsultuj z kancelarią prawa pracy harmonogram składania wniosków dla całego zespołu – grupowe postępowania wymagają koordynacji z urzędem.
Firma IT z Wrocławia jesienią 2025 roku przeprowadziła audyt statusów pobytowych 45 pracowników ukraińskich. Okazało się, że 18 z nich nie złożyło jeszcze żadnego wniosku o zmianę tytułu pobytowego. Kancelaria złożyła wnioski grupowo w ciągu 6 tygodni. Wszyscy pracownicy utrzymali ciągłość legalnego zatrudnienia – bez przerwy w świadczeniu pracy.
Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej oceny – każdy pracownik może mieć inną historię pobytową i inne dokumenty. Brak działania przed terminem zamyka drogę do płynnego przejścia i może prowadzić do nieodwracalnej utraty kluczowych pracowników. Jeśli Państwa firma zatrudnia co najmniej 10 pracowników z Ukrainy, przeprowadzimy pełny audyt dokumentacji i koordynację wniosków: info@kordeckipartners.com.
Często zadawane pytania
P: Czy pracownik z ochroną tymczasową może zmienić pracodawcę bez żadnych formalności?
O: Tak – do czasu wygaśnięcia ochrony tymczasowej beneficjent może podjąć pracę u dowolnego pracodawcy bez zezwolenia i bez powiadomienia urzędu pracy. Wystarczy aktywny numer PESEL UKR. Sytuacja zmienia się po złożeniu wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy – wówczas zmiana pracodawcy wymaga aktualizacji wniosku lub złożenia nowego, ponieważ zezwolenie jest co do zasady wydawane do konkretnego pracodawcy.
P: Ile kosztuje uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy?
O: Opłata skarbowa za wydanie karty pobytu wynosi 50 PLN. Opłata za wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy to 440 PLN. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów – zazwyczaj od 200 do 600 PLN w zależności od liczby dokumentów. Koszt obsługi prawnej jednego wniosku przez kancelarię prawa pracy wynosi od 800 do 2 000 PLN. Łącznie należy liczyć się z wydatkiem od 1 500 do 3 100 PLN na jednego pracownika.
P: Czy ochrona tymczasowa zostanie przedłużona po 4 marca 2027 roku?
O: Dyrektywa unijna 2001/55/WE pozwala na przedłużenie ochrony tymczasowej maksymalnie do 3 lat – czyli do marca 2025 roku w ramach pierwotnego mechanizmu. Kolejne przedłużenia wymagają odrębnych decyzji Rady UE i zmiany przepisów krajowych. Rada UE podjęła decyzję o przedłużeniu do marca 2027 roku. Dalsze przedłużenie jest możliwe, ale niepewne. Uzależnianie strategii zatrudnienia od kolejnego przedłużenia to błąd – pracodawcy powinni planować przejście na standardowe tytuły pobytowe niezależnie od decyzji politycznych.
KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.