Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy – aktualny status

Firma logistyczna z Mazowsza zatrudniała w 2022 roku czternastu obywateli Ukrainy – wszystkich na podstawie ochrony tymczasowej. Dziś, trzy lata później, pyta: czy ci pracownicy nadal legalnie przebywają w Polsce? Czy ich prawo do pracy wygasło? Co zrobić, zanim urząd pracy lub Straż Graniczna zapuka do drzwi? To pytania, które słyszymy od pracodawców każdego tygodnia.

Ochrona tymczasowa obywateli Ukrainy w Polsce opiera się na decyzji wykonawczej Rady UE z marca 2022 roku oraz krajowej ustawie z 12 marca 2022 roku o pomocy obywatelom Ukrainy. Aktualnie – po kolejnych przedłużeniach – ochrona tymczasowa obowiązuje do 4 marca 2026 roku. Uprawnia ona do legalnego pobytu i pracy w Polsce bez konieczności uzyskania odrębnego zezwolenia na pracę, o ile spełnione są warunki rejestracji w systemie PESEL UKR.

Ten przewodnik odpowiada na trzy zasadnicze pytania: jak działa mechanizm ochrony tymczasowej w 2025–2026 roku, co pracodawca musi zrobić, aby nie narazić się na odpowiedzialność, i jakie ścieżki legalizacyjne warto rozważyć przed wygaśnięciem ochrony. Omówimy procedury krok po kroku, terminy, koszty i trzy scenariusze biznesowe.

Czym jest ochrona tymczasowa i kto z niej korzysta w 2025 roku?

Ochrona tymczasowa to mechanizm przewidziany w dyrektywie Rady 2001/55/WE. Polska uruchomiła go ustawą z 12 marca 2022 roku – bezprecedensowo szybko jak na standardy legislacyjne. Uprawnienie obejmuje obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, a także bezpaństwowców i obywateli państw trzecich posiadających ochronę uzupełniającą na Ukrainie. Szacuje się, że w Polsce przebywa ponad milion osób objętych tym statusem.

Podstawą legalnego pobytu jest wpis do rejestru PESEL UKR. Bez tego wpisu ochrona tymczasowa nie daje prawa do pracy. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – weryfikacja PESEL to obowiązek pracodawcy, nie opcja. Brak sprawdzenia może skutkować zarzutem powierzenia pracy cudzoziemcowi bez ważnych dokumentów pobytowych.

Rada UE przedłużała ochronę tymczasową kolejno: do marca 2024, potem do marca 2025, a następnie do 4 marca 2026 roku. Każde przedłużenie wymagało jednomyślnej decyzji wykonawczej. Dyskusja o ewentualnym dalszym przedłużeniu – lub przejściu na inny status – toczy się na poziomie instytucji unijnych od końca 2025 roku. Pracodawcy powinni monitorować tę sytuację aktywnie, bo zmiana statusu dotknie dziesiątek tysięcy umów o pracę jednocześnie.

Warto odnotować: ochrona tymczasowa nie jest tym samym co status uchodźcy. Nie uprawnia automatycznie do świadczeń z systemu ochrony międzynarodowej. Uprawnia natomiast do dostępu do rynku pracy, systemu oświaty, opieki medycznej i – po spełnieniu dodatkowych warunków – do niektórych świadczeń socjalnych. Dla pracodawcy najistotniejsze jest to pierwsze: dostęp do rynku pracy bez zezwolenia na pracę.

Jak pracodawca powinien weryfikować legalność zatrudnienia krok po kroku?

Pracodawca zatrudniający obywatela Ukrainy na podstawie ochrony tymczasowej ma obowiązek przechowywać kopię dokumentu potwierdzającego PESEL UKR lub inny dokument potwierdzający ochronę. Procedura weryfikacji składa się z pięciu kroków, które powinny stać się standardem w każdym dziale HR.

• Zweryfikuj PESEL UKR pracownika – sprawdź w systemie PESEL, czy numer jest aktywny i czy osoba figuruje jako objęta ochroną tymczasową.
• Pobierz i zachowaj kopię dokumentu tożsamości (paszport ukraiński, karta pobytu) oraz zaświadczenia o nadaniu PESEL.
• Sprawdź datę ważności ochrony – aktualnie 4 marca 2026 roku – i ustaw przypomnienie na 60 dni przed upływem terminu.
• Przy zawieraniu umowy o pracę stosuj przepisy Kodeksu pracy, w tym art. 25(1) § 1 k.p. dotyczący limitu 33 miesięcy umów na czas określony.
• Zgłoś pracownika do ZUS w terminie 7 dni od nawiązania stosunku pracy.

Straż Graniczna i Państwowa Inspekcja Pracy mogą przeprowadzić kontrolę w każdym momencie. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości grozi grzywna do 30 000 PLN za każdy przypadek nielegalnego zatrudnienia cudzoziemca. To nie jest kwota abstrakcyjna – firma produkcyjna z Podkarpacia w jesieni 2024 roku zapłaciła łącznie ponad 200 000 PLN kary za siedem przypadków braku dokumentacji.

Okresy wypowiedzenia dla pracowników objętych ochroną tymczasową podlegają standardowym przepisom k.p. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p.: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat, 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Pracodawcy często mylnie zakładają, że ochrona tymczasowa uzasadnia skrócenie okresu wypowiedzenia – to błąd.

Jeśli Państwa firma zatrudnia ponad 50 pracowników, dochodzi dodatkowy obowiązek. Na podstawie art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku, obowiązującej od 25 września 2024 roku, pracodawca musi prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń. Dotyczy to również pracowników cudzoziemskich, w tym Ukraińców – każdy ma prawo sygnalizować nieprawidłowości bez obawy o represje.

Pracodawca, który zaniedbuje te obowiązki, nie traci tylko pieniędzy. Traci też możliwość ubiegania się o dofinansowanie z funduszy europejskich – a więcej o wymaganiach w tym zakresie można przeczytać w materiale o compliance funduszy UE, wymaganiach KPO i RRF.

Jakie ścieżki legalizacyjne warto rozważyć przed wygaśnięciem ochrony tymczasowej?

Wygaśnięcie ochrony tymczasowej 4 marca 2026 roku – lub brak jej dalszego przedłużenia – nie musi oznaczać utraty pracownika. Istnieje kilka ścieżek legalizacyjnych, które pracodawca i pracownik powinni rozważyć z co najmniej 6-miesięcznym wyprzedzeniem. Każda ścieżka ma inny czas oczekiwania, koszt i wymagania.

Pierwsza ścieżka to zezwolenie na pracę typu A, wydawane przez wojewodę właściwego dla siedziby pracodawcy. Czas oczekiwania wynosi od 30 do 90 dni, choć w Urzędzie Wojewódzkim w Warszawie zaległości bywają dłuższe – w pierwszym kwartale 2025 roku czas oczekiwania sięgał 4 miesięcy. Koszt to 100 PLN opłaty skarbowej. Zezwolenie wydawane jest na konkretnego pracodawcę i konkretne stanowisko.

Druga ścieżka to zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie), łączące prawo pobytu z prawem do pracy. Wniosek składa cudzoziemiec osobiście w urzędzie wojewódzkim. Czas oczekiwania: 3–6 miesięcy. W trakcie rozpatrywania wniosku pracownik może legalnie przebywać i pracować w Polsce, o ile wniosek złożył przed upływem poprzedniego tytułu pobytowego – to istotna zasada, której przeoczenie prowadzi do luki prawnej.

Trzecia ścieżka to Blue Card Polska, czyli zezwolenie na pobyt dla wysoko wykwalifikowanych pracowników. Wymaga umowy o pracę na co najmniej 12 miesięcy z wynagrodzeniem nie niższym niż 12 272,58 PLN brutto miesięcznie (próg na 2026 rok). Blue Card daje większą mobilność – po 18 miesiącach umożliwia przeniesienie do innego państwa UE bez utraty statusu. Dla pracodawców z sektora IT i finansowego to często najlepsza opcja.

Czwarta ścieżka to ochrona uzupełniająca lub status uchodźcy – dla osób, które mają uzasadnioną obawę prześladowania. Postępowanie prowadzi Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców (UdSC). Czas: 6–18 miesięcy, niekiedy dłużej. Ta ścieżka nie jest alternatywą dla większości pracowników, ale warto o niej wiedzieć.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy jest rozpoczęcie procedury legalizacyjnej z 6-miesięcznym wyprzedzeniem, a nie czekanie na ostatni moment. Złożenie wniosku w lutym 2026 roku – miesiąc przed wygaśnięciem ochrony – to za późno w przypadku urzędów z długimi kolejkami.

Trzy scenariusze biznesowe – co powinien zrobić pracodawca?

Różne branże i typy pracodawców stoją przed różnymi wyzwaniami. Poniżej trzy scenariusze, które ilustrują, jak podejść do tematu w praktyce. Każdy scenariusz zakłada, że ochrona tymczasowa wygasa 4 marca 2026 roku i nie zostaje przedłużona.

Scenariusz 1 – firma produkcyjna. Zakład produkcyjny z Wielkopolski zatrudnia 80 obywateli Ukrainy na liniach montażowych. Większość pracuje od 2022 roku. Dla tych pracowników – przy stażu powyżej 3 lat – obowiązuje 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Pracodawca powinien do września 2025 roku złożyć wnioski o zezwolenia na pracę typu A lub jednolite zezwolenia. Koszt obsługi administracyjnej: 100 PLN opłaty skarbowej per pracownik plus koszty doradztwa. Ryzyko: jeśli zezwolenia nie zostaną wydane przed 4 marca 2026 roku, a ochrona wygaśnie, pracownicy stracą prawo do pracy z dnia na dzień. Przerwa w produkcji przy 80 osobach to straty liczone w setkach tysięcy złotych miesięcznie.

Scenariusz 2 – firma IT. Spółka technologiczna z Krakowa zatrudnia 12 specjalistów z Ukrainy – programistów i architektów systemów. Wynagrodzenia przekraczają 15 000 PLN brutto. To idealni kandydaci do Blue Card. Procedura trwa 2–4 miesiące, a Blue Card daje stabilność na 3 lata z możliwością przedłużenia. Dodatkowy atut: pracownicy z Blue Card mogą po 18 miesiącach przenieść się do innego państwa UE – co dla pracodawcy oznacza, że musi zadbać o ich motywację do pozostania w Polsce. Warto w tym kontekście przeanalizować warunki zatrudnienia, w tym urlop macierzyński i rodzicielski – przewodnik dla pracodawców jako element pakietu benefitów.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Niemieccy właściciele spółki handlowej z siedzibą w Warszawie pytają: czy ich pracownicy z Ukrainy mogą pracować dla spółki-matki w Niemczech na podstawie polskiej ochrony tymczasowej? Odpowiedź brzmi: nie. Ochrona tymczasowa w Polsce uprawnia do pracy wyłącznie na terytorium RP. Praca dla podmiotu zagranicznego wymaga odrębnej legalizacji w danym państwie UE. Jeśli spółka planuje delegowanie tych pracowników za granicę, konieczne jest wdrożenie procedur delegowania zgodnie z dyrektywą 96/71/WE i jej nowelizacją z 2018 roku.

We wszystkich trzech scenariuszach kluczowe jest jedno: nie czekać. Pracodawca, który zwleka z legalizacją do ostatniego miesiąca ochrony tymczasowej, zamyka sobie drogę do płynnego przejścia. Nieodwracalne są skutki w postaci utraty doświadczonych pracowników i konieczności rekrutacji od zera.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, które ścieżki legalizacyjne są dostępne i realne w danym terminie. Opóźnienie w złożeniu wniosków może nieodwracalnie zamknąć możliwość kontynuacji zatrudnienia bez przerwy.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia obywateli Ukrainy i chce zabezpieczyć ciągłość zatrudnienia przed 4 marca 2026 roku – przeprowadzimy audyt dokumentacji, wybór ścieżki legalizacyjnej i złożenie wniosków: info@kordeckipartners.com.

Najczęstsze błędy pracodawców i jak ich uniknąć?

Błąd 1 – brak weryfikacji PESEL UKR po zatrudnieniu. Pracodawcy często weryfikują PESEL przy zatrudnieniu, ale nie sprawdzają, czy status ochrony tymczasowej jest nadal aktywny. Ochrona może wygasnąć dla konkretnej osoby wcześniej – np. jeśli wróciła na Ukrainę na dłużej niż 30 dni bez zgłoszenia. W takim przypadku pracodawca ponosi odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie, choć wcześniej wszystko było w porządku.

Błąd 2 – zawieranie umów z naruszeniem limitu k.p. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p., łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba umów – 3. Pracownicy zatrudnieni od wiosny 2022 roku zbliżają się lub przekroczyli ten limit. Przekroczenie powoduje przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa.

Błąd 3 – mylenie ochrony tymczasowej z zezwoleniem na pracę. Ochrona tymczasowa to tytuł pobytowy, który jednocześnie uprawnia do pracy – ale tylko do czasu jej obowiązywania. Nie jest to zezwolenie na pracę w rozumieniu ustawy o promocji zatrudnienia. Po wygaśnięciu ochrony pracodawca musi mieć odrębny dokument legalizujący pracę – inaczej naraża się na karę.

Błąd 4 – zaniedbanie obowiązków informacyjnych wobec pracownika. Pracodawca ma obowiązek informować pracownika o warunkach zatrudnienia, w tym o zmianach dotyczących jego statusu pobytowego. Pracownik z Ukrainy, który nie wie, że jego ochrona wygasa za 3 miesiące, nie ma szansy podjąć działań legalizacyjnych na czas. To wspólny problem – pracodawcy i pracownika.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – warto wyznaczyć w dziale HR jedną osobę odpowiedzialną za monitoring statusów pobytowych cudzoziemców. Prosty arkusz z datami ważności dokumentów, aktualizowany co miesiąc, pozwala uniknąć większości problemów opisanych powyżej.

Firmy zatrudniające powyżej 50 osób muszą pamiętać o dodatkowym wymiarze: ustawa o sygnalistach z 2024 roku nakłada obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń (art. 8 ustawy o sygnalistach). Pracownicy ukraińscy mają pełne prawo korzystać z tego kanału. Zaniedbanie tego obowiązku grozi karą do 1 080 000 PLN i do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe (art. 54 ustawy o sygnalistach).

Konkretna sytuacja Państwa firmy – szczególnie jeśli zatrudniają Państwo kilkudziesięciu pracowników z Ukrainy – wymaga przeglądu dokumentacji przed upływem ochrony tymczasowej. Opóźnienie w tym zakresie może nieodwracalnie narazić firmę na kary administracyjne i utratę pracowników.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników objętych ochroną tymczasową i chce uniknąć błędów przy przejściu na nowy status legalizacyjny – przeprowadzimy audyt HR, analizę dokumentacji i wdrożenie procedur: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik z Ukrainy, którego ochrona tymczasowa wygasła, może nadal pracować, jeśli złożył wniosek o zezwolenie na pobyt?

O: Tak – pod warunkiem, że wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę (jednolite zezwolenie) został złożony przed upływem poprzedniego tytułu pobytowego. W takiej sytuacji cudzoziemiec może legalnie przebywać i pracować w Polsce do czasu wydania decyzji przez urząd wojewódzki, na podstawie tzw. stempla w paszporcie potwierdzającego złożenie wniosku. Pracodawca powinien zachować kopię tego dokumentu. Zasada ta wynika z ustawy o cudzoziemcach i jest stosowana przez Straż Graniczną oraz Państwową Inspekcję Pracy.

P: Ile kosztuje uzyskanie zezwolenia na pracę dla pracownika z Ukrainy po wygaśnięciu ochrony tymczasowej?

O: Opłata skarbowa za zezwolenie na pracę typu A wynosi 100 PLN. Zezwolenie jednolite (pobyt i praca) wiąże się z opłatą 440 PLN za wydanie karty pobytu. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów – od 200 do 600 PLN zależnie od liczby dokumentów. Czas oczekiwania w największych urzędach (Warszawa, Kraków, Wrocław) wynosi od 3 do 6 miesięcy. Warto uwzględnić te terminy przy planowaniu budżetu HR na 2025–2026 rok.

P: Czy pracownik z Ukrainy objęty ochroną tymczasową musi mieć oddzielne zezwolenie na pracę?

O: To częste nieporozumienie. Ochrona tymczasowa, potwierdzona wpisem do rejestru PESEL UKR, uprawnia do pracy w Polsce bez odrębnego zezwolenia na pracę – przez cały okres jej obowiązywania, czyli do 4 marca 2026 roku. Pracodawca nie musi składać żadnych wniosków do urzędu pracy ani urzędu wojewódzkiego. Obowiązki ograniczają się do weryfikacji dokumentów, zgłoszenia do ZUS w ciągu 7 dni i przechowywania kopii dokumentów. Zezwolenie na pracę będzie wymagane dopiero po wygaśnięciu ochrony tymczasowej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. Prowadzimy Ukrainian Desk i CIS Desk, wspierając pracodawców w legalizacji zatrudnienia obywateli Ukrainy, procedurach zezwoleń na pracę i zarządzaniu zmianą statusu pobytowego. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.