Wiosną 2024 roku do kancelarii zgłosił się Tomasz K. – prezes zarządu spółki z o.o. z branży budowlanej z Podkarpacia. Urząd skarbowy wydał decyzję o jego osobistej odpowiedzialności za zaległości VAT spółki przekraczające 380 000 zł. Spółka już nie istniała. Egzekucja z jej majątku okazała się bezskuteczna. Urząd sięgnął po art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej przewiduje solidarną odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. za zaległości podatkowe spółki, gdy egzekucja z jej majątku okazała się bezskuteczna. Odpowiedzialność obejmuje należności główne, odsetki i koszty egzekucji. Jedyna droga do jej uniknięcia to wykazanie przesłanek egzoneracyjnych – w praktyce: terminowego złożenia wniosku o ogłoszenie upadłości.

Sprawa Tomasza K. ilustruje mechanizm, który zaskakuje wielu przedsiębiorców. Przepis działa jak pułapka z opóźnionym zapłonem. Zarząd przez lata zarządza spółką w dobrej wierze, a rachunek przychodzi po jej likwidacji. Poniżej opisujemy, jak przebiega obrona i jakie wnioski wynikają z tej sprawy dla każdego prezesa zarządu.

Tło sprawy – jak doszło do odpowiedzialności?

Spółka Tomasza K. prowadziła działalność generalnego wykonawcy. W latach 2021–2022 zmagała się z zatorami płatniczymi typowymi dla branży budowlanej. Zaległości VAT narastały przez osiem miesięcy. Zarząd liczył na odzyskanie należności od inwestorów i spłatę zobowiązań podatkowych. Tak się nie stało.

Wniosek o ogłoszenie upadłości złożono w grudniu 2022 roku. Problem polegał na tym, że przesłanki niewypłacalności według art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego zaistniały już w marcu 2022 roku – gdy opóźnienia w płatnościach przekroczyły trzy miesiące. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego zarząd miał 30 dni na złożenie wniosku. Termin upłynął bez działania.

Urząd Skarbowy w Rzeszowie wszczął postępowanie na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej po stwierdzeniu bezskuteczności egzekucji z majątku spółki. Tomasz K. jako jedyny członek zarządu w spornym okresie stał się wyłącznym adresatem decyzji. Kwota zaległości – 383 000 zł – obejmowała VAT za cztery kwartały, odsetki i koszty postępowania egzekucyjnego.

Równolegle pojawił się wątek z art. 299 § 1 k.s.h. Wierzyciel prywatny spółki rozważał odrębne powództwo cywilne. W praktyce odpowiedzialność podatkowa z Ordynacji i odpowiedzialność cywilna z k.s.h. mogą biec jednocześnie – co znacząco zwiększa presję na członka zarządu.

Strategia obrony – jakie przesłanki egzoneracyjne wchodziły w grę?

Artykuł 116 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje trzy drogi obrony. Po pierwsze: wykazanie, że we właściwym czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne. Po drugie: brak winy w niezłożeniu wniosku. Po trzecie: wskazanie mienia spółki, z którego egzekucja jest możliwa.

W sprawie Tomasza K. trzecia przesłanka odpadała – spółka nie posiadała żadnego majątku. Pierwsza była problematyczna ze względu na opóźnienie wniosku o upadłość. Kancelaria skupiła strategię na przesłance braku winy. To najtrudniejsza, ale w tym przypadku najbardziej obiecująca ścieżka.

Zebraliśmy dokumentację pokazującą, że w marcu 2022 roku zarząd podjął aktywne działania naprawcze. Spółka negocjowała ugodę z głównym dłużnikiem, uzyskała promesę finansowania pomostowego od banku i złożyła wniosek o odroczenie płatności VAT do naczelnika urzędu skarbowego. Każde z tych działań było udokumentowane. Tworzyły łącznie obraz zarządu, który nie ignorował kryzysu – tylko błędnie ocenił jego głębokość.

Warto zaznaczyć, że postępowanie restrukturyzacyjne w rozumieniu art. 2 Prawa restrukturyzacyjnego – nawet w wariancie przyspieszonego postępowania układowego – mogło być otwarte wcześniej. To lekcja dla przyszłych klientów: restrukturyzacja chroni zarząd przed odpowiedzialnością skuteczniej niż upadłość złożona z opóźnieniem. Więcej o tym mechanizmie piszemy w analizie dotyczącej obrony w sprawach karnych skarbowych KKS.

Przebieg postępowania i wynik – co udało się osiągnąć?

Postępowanie przed organem podatkowym trwało jedenaście miesięcy. Kancelaria złożyła odwołanie od decyzji do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej, kwestionując zarówno moment powstania stanu niewypłacalności, jak i zakres zaległości objętych decyzją. Urząd przyjął datę marca 2022 roku jako moment, od którego biegł termin do złożenia wniosku. Kancelaria wykazała, że dane bilansowe na ten dzień nie dawały podstaw do jednoznacznego stwierdzenia niewypłacalności według testu bilansowego z art. 11 ust. 2 Prawa upadłościowego.

Dyrektor IAS uchylił decyzję w części dotyczącej dwóch kwartałów – tych, za które zaległości powstały po złożeniu przez spółkę wniosku o odroczenie. Odpowiedzialność Tomasza K. zmniejszyła się z 383 000 zł do 211 000 zł. To ograniczenie o ponad 44%. Sprawa nie zakończyła się pełnym sukcesem, ale osiągnięty wynik był realnie możliwy do uzyskania przy dostępnym materiale dowodowym.

Równolegle doradzaliśmy klientowi w zakresie planu spłaty pozostałej kwoty. Zawarcie układu ratalnego z urzędem skarbowym na 36 miesięcy pozwoliło uniknąć egzekucji z prywatnego majątku. Wątek z art. 299 § 1 k.s.h. zakończył się ugodą z wierzycielem prywatnym przed wniesieniem pozwu. Warto w tym kontekście zapoznać się z naszą analizą dotyczącą ESOP w Polsce, gdzie omawiamy narzędzia ograniczania ryzyka osobistego kadry zarządzającej.

Jakie wnioski z tej sprawy wyciągnąć na przyszłość?

Sprawa Tomasza K. pokazuje kilka mechanizmów, które powtarzają się w podobnych postępowaniach. Każdy członek zarządu powinien je znać. Oto lista kontrolna działań, które zmniejszają ryzyko odpowiedzialności z art. 116 Ordynacji:

  • Monitoruj test płynnościowy co miesiąc – opóźnienia powyżej 90 dni uruchamiają domniemanie z art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego.
  • Dokumentuj każde działanie naprawcze – negocjacje z wierzycielami, wnioski o odroczenie, promesy finansowania.
  • Rozważ restrukturyzację zanim pojawi się stan niewypłacalności – art. 3 ust. 1 Prawa restrukturyzacyjnego pozwala na interwencję wcześniej.
  • Nie czekaj na bezskuteczność egzekucji – urząd skarbowy ma 5 lat od powstania zaległości na wszczęcie postępowania wobec zarządu.
  • Skonsultuj sytuację z prawnikiem zanim złożysz wniosek o upadłość – data złożenia wniosku determinuje zakres odpowiedzialności.

Odpowiedzialność z art. 116 Ordynacji jest solidarna z odpowiedzialnością z art. 299 § 1 k.s.h. – ale nie tożsama. Ordynacja chroni Skarb Państwa, k.s.h. chroni wierzycieli prywatnych. Oba mechanizmy mogą działać jednocześnie, co w praktyce oznacza podwójny front postępowań dla jednego prezesa zarządu.

Czas działa przeciwko zarządowi. Każdy miesiąc zwłoki z wnioskiem o upadłość lub restrukturyzację to potencjalnie kolejny kwartał zaległości VAT objęty odpowiedzialnością osobistą. W tej sprawie różnica między marcem a grudniem 2022 roku kosztowała klienta ponad 170 000 zł – nawet po częściowym sukcesie w odwołaniu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może wyglądać inaczej – inne terminy, inny zakres zaległości, inne możliwości obrony. Jednak mechanizm jest nieodwracalny: gdy urząd wyda decyzję i stanie się ona ostateczna, zaskarżenie jej do sądu administracyjnego jest możliwe, ale trudne i kosztowne. Działanie prewencyjne jest wielokrotnie tańsze.

Jeśli Państwa spółka ma zaległości podatkowe przekraczające 50 000 zł lub zarząd otrzymał wezwanie do złożenia wyjaśnień przez urząd skarbowy – przeprowadzimy analizę ryzyka odpowiedzialności osobistej, ocenimy dostępne przesłanki egzoneracyjne i zaproponujemy plan działania: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy można uniknąć odpowiedzialności z artykułu 116 Ordynacji, jeśli zarząd nie wiedział o zaległościach podatkowych?

O: Brak wiedzy o zaległościach rzadko stanowi skuteczną obronę. Organy podatkowe przyjmują, że zarząd powinien znać sytuację finansową spółki. Skuteczniejszą podstawą obrony jest wykazanie, że zarząd aktywnie działał – składał wnioski o odroczenie, negocjował z wierzycielami lub wszczął postępowanie restrukturyzacyjne. Sama nieświadomość bez udokumentowanych działań naprawczych nie zwalnia z odpowiedzialności.

P: Ile czasu ma urząd skarbowy na wydanie decyzji o odpowiedzialności członka zarządu?

O: Przepisy Ordynacji podatkowej przewidują pięcioletni termin przedawnienia zobowiązania podatkowego, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Urząd może wszcząć postępowanie wobec zarządu w tym samym oknie czasowym. Oznacza to, że odpowiedzialność może materializować się kilka lat po tym, jak spółka zakończyła działalność – co zaskakuje wielu byłych prezesów.

P: Czy restrukturyzacja spółki zawsze chroni zarząd przed odpowiedzialnością z artykułu 116 Ordynacji?

O: Nie zawsze i nie automatycznie. Ochrona działa, gdy postępowanie restrukturyzacyjne zostało wszczęte we właściwym czasie – to znaczy zanim minął 30-dniowy termin z artykułu 21 ustęp 1 Prawa upadłościowego lub gdy spółka była jedynie zagrożona niewypłacalnością. Restrukturyzacja otwarta z opóźnieniem może nie stanowić skutecznej przesłanki egzoneracyjnej. Dlatego moment jej wszczęcia jest równie ważny jak sam fakt jej otwarcia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, postępowań upadłościowych i obrony zarządu przed odpowiedzialnością osobistą. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.