Firma z Mazowsza dostaje decyzję z urzędu skarbowego. Spółka nie ma majątku. Komornik umarza egzekucję. Kilka tygodni później naczelnik urzędu wszczyna postępowanie wobec prezesa zarządu – osobiście. Tak wygląda art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej w praktyce.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej stanowi, że członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, gdy egzekucja z jej majątku okazała się bezskuteczna. Odpowiedzialność jest solidarna, nieograniczona i dotyczy każdego, kto pełnił funkcję zarządu w czasie, gdy zaległość powstała. Jedyną skuteczną ochroną jest terminowe złożenie wniosku o upadłość lub otwarcie restrukturyzacji – w terminie 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna.

Ten alert wyjaśnia, kogo dotyczy ta odpowiedzialność, jakie przesłanki musi spełnić organ podatkowy oraz co zarząd powinien zrobić natychmiast, gdy sytuacja finansowa spółki się pogarsza. Czas działa tu przeciwko zarządowi – każdy tydzień zwłoki zawęża dostępne opcje obrony.

Kiedy organ podatkowy może sięgnąć po majątek członka zarządu?

Odpowiedzialność z art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej nie jest automatyczna. Organ podatkowy – najczęściej naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego (KAS) – musi spełnić dwie przesłanki. Po pierwsze, egzekucja z majątku spółki musi okazać się bezskuteczna. Po drugie, zaległość musi powstać w czasie, gdy dana osoba pełniła funkcję członka zarządu.

Bezskuteczność egzekucji nie musi oznaczać zakończonego postępowania komorniczego. Wystarczy, że organ podatkowy wykaże, iż spółka nie posiada majątku wystarczającego do pokrycia zaległości. Postanowienie komornika o umorzeniu egzekucji to najczęstszy dowód – ale nie jedyny. KAS może powołać się na wyniki kontroli podatkowej lub dane z KRS i rejestrów majątkowych.

Zakres odpowiedzialności jest szeroki. Obejmuje zaległości z tytułu CIT, VAT, PIT pobieranego jako płatnik, a także odsetki za zwłokę i koszty postępowania egzekucyjnego. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – odpowiedzialność obejmuje też należności celne i składki ZUS, jeśli spółka jest pracodawcą. To istotne powiązanie z sytuacją pracowników, którą warto monitorować równolegle z praktyką prawa pracy.

Odpowiedzialność z art. 116 Ordynacji jest równoległa do odpowiedzialności z art. 299 § 1 k.s.h. wobec wierzycieli cywilnych. Różnica jest istotna: w przypadku Ordynacji to organ podatkowy wydaje decyzję administracyjną, a nie sąd. Zarząd nie ma możliwości zakwestionowania tej decyzji przed jej wydaniem – może jedynie odwołać się do dyrektora izby administracji skarbowej, a następnie do WSA i NSA.

Kto odpowiada i jakie są przesłanki uwolnienia się od odpowiedzialności?

Odpowiada każdy, kto był wpisany do KRS jako członek zarządu w momencie powstania zaległości podatkowej. Nie ma znaczenia, czy dana osoba aktywnie zarządzała finansami, czy zajmowała się wyłącznie sprawami technicznymi. Rejestracja w KRS tworzy domniemanie pełnienia funkcji – i to zarząd musi je obalić. Odpowiedzialność jest solidarna, co oznacza, że organ może skierować całą kwotę zaległości do jednego z kilku członków zarządu.

Ustawa przewiduje trzy drogi uwolnienia się od odpowiedzialności. Pierwsza – i najważniejsza – to wykazanie, że wniosek o ogłoszenie upadłości został złożony we właściwym czasie. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego termin wynosi 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna. Przekroczenie tego terminu choćby o jeden dzień zamyka tę drogę obrony.

Druga droga to wykazanie, że we właściwym czasie otwarto postępowanie restrukturyzacyjne. Restrukturyzacja – w rozumieniu Prawa restrukturyzacyjnego – obejmuje cztery tryby: postępowanie o zatwierdzenie układu, przyspieszone postępowanie układowe, postępowanie układowe i postępowanie sanacyjne. Każdy z tych trybów, otwarty przed upływem 30-dniowego terminu, może stanowić skuteczną obronę. Warto w tym kontekście przeanalizować odpowiedzialność zarządu z art. 299 k.s.h., bo obie odpowiedzialności biegną równolegle.

Trzecia droga – najtrudniejsza w praktyce – to wykazanie, że wierzyciel (tu: Skarb Państwa) nie poniósł szkody wskutek niezłożenia wniosku o upadłość. Organy podatkowe konsekwentnie kwestionują tę linię obrony. Skuteczne jej zastosowanie wymaga szczegółowej analizy finansowej i często ekspertyzy biegłego.

Micro-case: spółka IT z Trójmiasta, jesień 2024 r. – prezes zarządu złożył rezygnację w lipcu, ale KRS zaktualizował wpis dopiero w październiku. Organ podatkowy objął go odpowiedzialnością za zaległości VAT powstałe w sierpniu i wrześniu. Wykreślenie z KRS, a nie złożenie rezygnacji, wyznacza granicę odpowiedzialności.

Co zarząd powinien zrobić natychmiast – lista kontrolna

Gdy sytuacja finansowa spółki się pogarsza, zarząd ma bardzo ograniczone okno czasowe. Zgodnie z art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego już trzymiesięczne opóźnienie w regulowaniu zobowiązań tworzy domniemanie niewypłacalności. Od tego momentu biegnie 30-dniowy termin na złożenie wniosku o upadłość lub otwarcie restrukturyzacji. Łącznie – zarząd ma najwyżej kilka miesięcy, zanim odpowiedzialność stanie się nieodwracalna.

Micro-case: spółka produkcyjna z Podkarpacia, wiosna 2025 r. – zarząd zwlekał z decyzją o restrukturyzacji przez sześć tygodni, licząc na poprawę płynności. Zaległości VAT narosły do 380 tys. zł. Wniosek złożono po 47 dniach od momentu niewypłacalności. Organ podatkowy wszczął postępowanie wobec obojga członków zarządu osobiście.

Lista kontrolna dla zarządu:

  • Zidentyfikuj datę niewypłacalności – kiedy spółka przestała regulować zobowiązania przez ponad 3 miesiące.
  • Oceń, czy 30-dniowy termin z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego jeszcze nie upłynął.
  • Wybierz instrument: upadłość, restrukturyzacja (w tym pre-pack) lub układ z wierzycielami.
  • Sprawdź, czy rezygnacja z funkcji zarządu jest odnotowana w KRS – nie tylko złożona.
  • Zabezpiecz dokumentację finansową potwierdzającą moment, w którym spółka stała się niewypłacalna.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest złożenie wniosku restrukturyzacyjnego przed upływem 30-dniowego terminu – nawet jeśli istnieje nadzieja na poprawę sytuacji. Restrukturyzacja nie wyklucza dalszych negocjacji z wierzycielami. Natomiast przekroczenie terminu zamyka drogę do obrony i naraża majątek osobisty każdego z członków zarządu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny, czy termin na złożenie wniosku jeszcze nie upłynął. Każdy dzień zwłoki może mieć nieodwracalne skutki dla osobistej odpowiedzialności majątkowej zarządu.

Jeśli Państwa spółka ma zaległości podatkowe i egzekucja z jej majątku może okazać się bezskuteczna – przeprowadzimy analizę terminu niewypłacalności, ocenę dostępnych instrumentów restrukturyzacyjnych i przygotujemy strategię obrony: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy rezygnacja z funkcji członka zarządu chroni przed odpowiedzialnością z artykułu 116 Ordynacji podatkowej?

O: Rezygnacja chroni wyłącznie wtedy, gdy zaległość podatkowa powstała po dacie wykreślenia z KRS – nie po dacie złożenia rezygnacji. Samo oświadczenie o rezygnacji nie jest wystarczające. Organ podatkowy weryfikuje wpisy w KRS, a nie dokumenty wewnętrzne spółki. Jeśli wykreślenie nastąpiło z opóźnieniem, odpowiedzialność może objąć okres po faktycznej rezygnacji.

P: Jak długo organ podatkowy może wszcząć postępowanie wobec członka zarządu?

O: Decyzja o odpowiedzialności podatkowej członka zarządu może być wydana w terminie przedawnienia zobowiązania podatkowego spółki – co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to, że postępowanie może być wszczęte kilka lat po zakończeniu pełnienia funkcji. Dlatego zabezpieczenie dokumentacji finansowej z okresu sprawowania funkcji jest niezbędne.

P: Czy pre-pack może chronić zarząd przed odpowiedzialnością podatkową?

O: Pre-pack, czyli przygotowana likwidacja w ramach postępowania upadłościowego, może ograniczyć odpowiedzialność, jeśli wniosek o upadłość z elementem pre-pack zostanie złożony w terminie 30 dni od niewypłacalności. Sam pre-pack nie jest odrębnym postępowaniem restrukturyzacyjnym – jest elementem upadłości. Skuteczność tej ścieżki zależy od terminowości złożenia wniosku i prawidłowego przygotowania dokumentacji transakcyjnej.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.