Spółka z o.o. przestaje regulować zobowiązania wobec kontrahentów. Zarząd liczy na poprawę sytuacji i odkłada trudne decyzje. Tymczasem urząd skarbowy wystawia decyzję o zaległości podatkowej – i kieruje egzekucję nie do spółki, lecz bezpośrednio do kieszeni członka zarządu. To nie scenariusz teoretyczny. To mechanizm, który KAS uruchamia regularnie, a jego skutki są nieodwracalne.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej przewiduje solidarną odpowiedzialność członków zarządu spółki z o.o. za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z majątku spółki okazała się bezskuteczna. Odpowiedzialność ta obejmuje cały majątek osobisty zarządcy – bez ograniczeń kwotowych. Jedyną skuteczną tarczą jest terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości lub otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego – a ustawowy termin wynosi 30 dni od dnia powstania stanu niewypłacalności.

Poniżej wyjaśniamy, kto dokładnie odpowiada, jakie przesłanki musi spełnić organ podatkowy, by przenieść odpowiedzialność, oraz – co najważniejsze – jakie działania zarząd powinien podjąć natychmiast, zanim KAS wyda decyzję.

Jak działa art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej i kto ponosi odpowiedzialność?

Mechanizm jest prosty w opisie, ale dotkliwy w skutkach. Organ podatkowy – Krajowy Urząd Skarbowy, naczelnik urzędu skarbowego lub dyrektor urzędu celno-skarbowego – najpierw prowadzi egzekucję z majątku spółki. Jeśli egzekucja okaże się bezskuteczna, wydaje decyzję o przeniesieniu odpowiedzialności na zarząd. Od tej chwili zaległość podatkowa spółki staje się długiem osobistym członka zarządu.

Odpowiedzialność obejmuje zaległości podatkowe powstałe w czasie pełnienia funkcji. Nie ma znaczenia, czy dana osoba aktywnie zarządzała finansami, czy pełniła funkcję formalnie. KRS jest dokumentem publicznym – jeśli figurujesz w rejestrze jako członek zarządu w dniu powstania zaległości, jesteś potencjalnie objęty odpowiedzialnością. Dotyczy to także prokurentów i likwidatorów w określonych sytuacjach.

Równolegle działa art. 299 § 1 k.s.h. – odpowiedzialność cywilna wobec wierzycieli prywatnych. Oba reżimy mogą uderzyć jednocześnie. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – zaległość VAT za jeden kwartał może uruchomić lawinę roszczeń z dwóch różnych podstaw prawnych.

Trzy przesłanki, które musi wykazać organ:

  • istnienie zaległości podatkowej spółki w konkretnej kwocie,
  • pełnienie przez daną osobę funkcji członka zarządu w czasie powstania zaległości,
  • bezskuteczność egzekucji z majątku spółki.

Bezskuteczność egzekucji organ może wykazać nawet bez formalnego postępowania egzekucyjnego – wystarczy, że z okoliczności sprawy jednoznacznie wynika brak majątku spółki. NSA wielokrotnie potwierdzał, że organ nie musi wyczerpać wszystkich środków egzekucyjnych, by przejść do odpowiedzialności zarządu.

Kiedy zarząd może uwolnić się od odpowiedzialności?

Artykuł 116 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje trzy drogi obrony. Każda wymaga aktywnego działania zarządu – bierność nie chroni. Termin na podjęcie właściwych kroków jest ściśle powiązany z datą powstania stanu niewypłacalności, którą organ podatkowy i sąd oceniają wstecznie.

Pierwsza droga: terminowe złożenie wniosku o ogłoszenie upadłości. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego zarząd ma 30 dni od dnia, w którym spółka stała się niewypłacalna. Niewypłacalność w rozumieniu ustawy zachodzi, gdy spółka nie reguluje wymagalnych zobowiązań przez ponad 3 miesiące albo gdy pasywa trwale przekraczają aktywa przez ponad 24 miesiące. Złożenie wniosku w terminie zwalnia z odpowiedzialności – nawet jeśli upadłość zostanie ogłoszona.

Druga droga: otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego. Ustawa Prawo restrukturyzacyjne przewiduje cztery tryby – od uproszczonego postępowania o zatwierdzenie układu po sanację. Otwarcie każdego z nich we właściwym czasie działa jak tarcza. Szczegóły dotyczące dostępnych trybów omawia przewodnik po restrukturyzacji zapobiegawczej.

Trzecia droga: wykazanie braku winy w niezgłoszeniu wniosku. To najtrudniejsza ścieżka. Zarząd musi udowodnić, że nie wiedział i – przy zachowaniu należytej staranności – nie mógł wiedzieć o stanie niewypłacalności. Sądy i organy podatkowe oceniają tę przesłankę rygorystycznie. Samo powołanie się na zaufanie do głównego księgowego nie wystarczy.

Warto pamiętać, że mechanizm pre-pack – przygotowana likwidacja w ramach upadłości – może w pewnych przypadkach chronić wartość przedsiębiorstwa i jednocześnie dokumentować działanie zarządu w odpowiednim czasie. To rozwiązanie coraz częściej stosowane przez restrukturyzatorów w Polsce.

Zarząd powinien natychmiast sprawdzić:

  • czy spółka zalega z płatnościami wymagalnymi od ponad 90 dni,
  • czy suma zobowiązań przekracza wartość aktywów od ponad 24 miesięcy,
  • czy złożono już jakiekolwiek wnioski egzekucyjne przez ZUS lub KAS,
  • czy w KRS figurują właściwe dane osobowe wszystkich członków zarządu.

Jeśli choćby jeden z powyższych punktów dotyczy Państwa spółki – termin 30 dni może już biec. Każdy dzień zwłoki zawęża pole manewru i zwiększa ryzyko osobistej odpowiedzialności majątkowej. Zagadnienia compliance i monitorowania ryzyka w szerszym kontekście regulacyjnym omawia również analiza zmian w obszarze CSRD i Omnibus.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest wczesna analiza sytuacji finansowej spółki – najlepiej z udziałem doradcy prawnego i restrukturyzacyjnego – niż reaktywne działanie po doręczeniu decyzji organu podatkowego. Decyzja o przeniesieniu odpowiedzialności zamyka drogę do wielu instrumentów ochronnych.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej oceny – opóźnienie w złożeniu wniosku upadłościowego lub restrukturyzacyjnego może mieć nieodwracalne skutki dla majątku osobistego członków zarządu.

Jeśli Państwa spółka zalega z płatnościami podatkowymi lub wobec ZUS, a termin 30-dniowy może już biec – przeprowadzimy analizę przesłanek odpowiedzialności z art. 116 Ordynacji, ocenimy dostępne tryby ochrony i przygotujemy dokumentację: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy odpowiedzialność z artykułu 116 Ordynacji podatkowej dotyczy tylko prezesa zarządu?

O: Nie. Odpowiedzialność obejmuje wszystkich członków zarządu pełniących funkcję w czasie powstania zaległości – niezależnie od podziału obowiązków wewnątrz spółki. Organ podatkowy nie bada, kto faktycznie zajmował się finansami. Jedyną skuteczną obroną jest wykazanie jednej z trzech przesłanek egzoneracyjnych przewidzianych w artykule 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej.

P: Czy złożenie wniosku restrukturyzacyjnego zawsze chroni przed odpowiedzialnością?

O: Ochrona działa, jeśli wniosek złożono we właściwym czasie – to znaczy w ciągu 30 dni od powstania stanu niewypłacalności. Wniosek złożony po tym terminie może nie zwolnić z odpowiedzialności za zaległości powstałe wcześniej. Sąd i organ podatkowy oceniają datę powstania niewypłacalności niezależnie od daty złożenia wniosku.

P: Jak długo organ podatkowy może sięgać wstecz przy ustalaniu zaległości?

O: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Bieg przedawnienia może jednak ulec zawieszeniu lub przerwaniu – na przykład w związku z wszczęciem postępowania karno-skarbowego. W praktyce organ może skutecznie dochodzić zaległości sprzed kilku lat, jeśli doszło do zawieszenia biegu przedawnienia.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.