Wiosną 2024 roku do kancelarii zgłosił się prezes zarządu spółki produkcyjnej z Mazowsza. Urząd skarbowy doręczył mu decyzję o odpowiedzialności za zaległości podatkowe spółki – VAT i CIT łącznie przekraczające 1,4 mln zł. Spółka nie prowadziła już działalności. Komornik umorzył egzekucję z majątku spółki jako bezskuteczną. Naczelnik urzędu skarbowego sięgnął po art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej i skierował roszczenie bezpośrednio do prezesa.

Artykuł 116 paragraf 1 Ordynacji podatkowej przewiduje, że członkowie zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości podatkowe spółki, jeżeli egzekucja z jej majątku okazała się bezskuteczna. Odpowiedzialność jest osobista i nieograniczona. Organ podatkowy musi jednak wykazać, że nie zachodzą przesłanki zwalniające – w szczególności brak terminowego wniosku o ogłoszenie upadłości.

Sprawa pozornie wyglądała beznadziejnie. W praktyce – ujawniła cztery luki w postępowaniu organu, które pozwoliły ograniczyć odpowiedzialność prezesa do zera. Poniżej opisujemy tło, strategię, przebieg i wnioski transferowalne dla każdego zarządu.

Tło sprawy: jak doszło do odpowiedzialności?

Spółka produkcyjna działała od 2016 roku. Od 2021 roku generowała straty. Zarząd – jednoosobowy – próbował ratować spółkę przez cięcie kosztów i poszukiwanie inwestora. W tym czasie zaległości wobec urzędu skarbowego narastały. Spółka zawiesiła działalność w sierpniu 2022 roku. Wniosek o ogłoszenie upadłości złożono dopiero w lutym 2023 roku – ponad sześć miesięcy po zawieszeniu.

Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy oddalił wniosek. Majątek spółki nie wystarczał nawet na pokrycie kosztów postępowania. Komornik sądowy prowadzący egzekucję na wniosek ZUS potwierdził bezskuteczność w marcu 2023 roku. To właśnie ten dokument uruchomił procedurę z art. 116 § 1 Ordynacji. Organ podatkowy dysponował teraz formalnym potwierdzeniem bezskuteczności egzekucji – pierwszą przesłanką do pociągnięcia prezesa do odpowiedzialności osobistej.

Zaległości obejmowały: VAT za cztery kwartały 2021 roku, zaliczki CIT za 2021 i 2022 rok oraz odsetki za zwłokę. Łączna kwota w decyzji: 1,412 mln zł. Termin płatności w decyzji – 14 dni od doręczenia. Prezes nie miał majątku porównywalnego z tą kwotą. Ryzyko egzystencjalne było realne.

Strategia obrony: gdzie szukać przesłanek zwalniających?

Artykuł 116 § 1 Ordynacji przewiduje trzy drogi uwolnienia się od odpowiedzialności. Po pierwsze – wykazanie, że we właściwym czasie złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub wszczęto postępowanie restrukturyzacyjne. Po drugie – że brak wniosku nastąpił bez winy zarządu. Po trzecie – że wierzyciel podatkowy i tak nie poniósłby szkody. Każda z tych przesłanek wymaga inicjatywy dowodowej po stronie zarządu.

Analiza akt spółki ujawniła cztery słabości decyzji organu. Pierwsza: organ ustalił datę powstania stanu niewypłacalności błędnie – przyjął sierpień 2022 roku (zawieszenie działalności), tymczasem bilans za 2021 rok wykazywał przetrwanie testu płynności. Właściwa data – zgodnie z art. 11 ust. 1a Prawa upadłościowego – przypadała na co najmniej czwarty kwartał 2021 roku. Druga słabość: część zaległości VAT powstała przed objęciem funkcji przez obecnego prezesa. Organ nie zróżnicował odpowiedzialności według okresu pełnienia funkcji.

Trzecia luka: organ nie zbadał, czy spółka prowadziła negocjacje z wierzycielem hipotecznym w celu restrukturyzacji zadłużenia. Dokumentacja mailowa z bankiem pokazywała aktywne rozmowy przez cały 2022 rok. Czwarta – i najważniejsza: organ oparł się na protokole komornika z marca 2023 roku, ale pominął wcześniejszy raport biegłego rewidenta z listopada 2022 roku, który wskazywał na możliwość kontynuacji działalności po dokapitalizowaniu. To naruszało zasadę zupełności postępowania dowodowego z art. 122 Ordynacji podatkowej.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest – zamiast czekać na decyzję organu – samodzielne złożenie wniosku restrukturyzacyjnego lub upadłościowego w terminie 30 dni od stwierdzenia niewypłacalności. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego, ten 30-dniowy termin jest bezwzględny. Każdy dzień zwłoki zawęża pole obrony.

Przebieg postępowania: odwołanie, WSA i wynik

W terminie 14 dni od doręczenia decyzji złożono odwołanie do Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Warszawie. Odwołanie liczyło 42 strony. Kluczowe zarzuty dotyczyły błędnego ustalenia daty niewypłacalności, naruszenia zasady zupełności dowodów oraz objęcia odpowiedzialnością zaległości sprzed objęcia funkcji przez prezesa.

Dyrektor IAS utrzymał decyzję w mocy – ale w zmienionej kwocie. Zaległości sprzed objęcia funkcji zostały wyłączone. Kwota zmniejszyła się z 1,412 mln zł do 874 tys. zł. Nadal była to suma rujnująca dla osoby fizycznej. Złożono skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

WSA uchylił decyzję Dyrektora IAS w całości. Sąd podzielił zarzut o naruszeniu zasady zupełności postępowania dowodowego. Organ nie wyjaśnił, dlaczego pominął raport biegłego z listopada 2022 roku przy ustalaniu daty niewypłacalności. WSA nakazał ponowne przeprowadzenie postępowania z uwzględnieniem całości materiału dowodowego. W praktyce – sprawa wróciła do punktu wyjścia, ale na warunkach dużo korzystniejszych dla prezesa. Organ musiał teraz udowodnić datę niewypłacalności od nowa. Przy prawidłowym ustaleniu tej daty – i uwzględnieniu negocjacji restrukturyzacyjnych – podstawy do przypisania odpowiedzialności mogły odpaść całkowicie.

Organ po ponownym rozpoznaniu umorzył postępowanie. Prezes nie zapłacił nic. Całe postępowanie – od doręczenia pierwszej decyzji do umorzenia – trwało 19 miesięcy.

Warto tu wskazać analogię z art. 299 § 1 k.s.h. Odpowiedzialność cywilna członków zarządu za zobowiązania spółki działa na podobnej zasadzie – bezskuteczność egzekucji jako warunek, a brak terminowego wniosku upadłościowego jako główna pułapka. Obie regulacje można naruszyć tym samym błędem: zwlekaniem z wnioskiem o upadłość. Zagadnienia te są szerzej omawiane w kontekście obrony w sprawach white-collar dla polskich menedżerów.

Wnioski transferowalne: co każdy zarząd powinien wiedzieć?

Ta sprawa dostarcza czterech wniosków, które można zastosować w każdej spółce z o.o. z narastającymi problemami płynnościowymi.

  • Data niewypłacalności decyduje o wszystkim. Organ podatkowy będzie próbował przesunąć ją jak najwcześniej. Zarząd powinien dokumentować każdy krok – negocjacje z wierzycielami, prognozy finansowe, opinie doradców – aby wykazać, że przez określony czas uzasadnione było oczekiwanie na poprawę sytuacji.
  • Wniosek upadłościowy w 30 dni. Zgodnie z art. 21 ust. 1 Prawa upadłościowego termin jest bezwzględny. Nawet jeden dzień spóźnienia otwiera drogę do odpowiedzialności osobistej – zarówno podatkowej (art. 116 § 1 Ordynacji), jak i cywilnoprawnej (art. 299 § 1 k.s.h.).
  • Restrukturyzacja jako tarcza. Otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego we właściwym czasie – zgodnie z art. 3 ust. 1 Prawa restrukturyzacyjnego – skutecznie wyklucza odpowiedzialność osobistą. Pre-pack, układ przyspieszony lub postępowanie sanacyjne to narzędzia, które warto rozważyć wcześniej niż wydaje się konieczne.
  • Aktywna obrona w postępowaniu dowodowym. Organ podatkowy nie zawsze przeprowadza postępowanie dowodowe w sposób zupełny. Analiza akt pod kątem pominiętych dowodów – raportów, korespondencji, opinii biegłych – może być decydująca. Podobne podejście sprawdza się w sporach dotyczących wykonania wyroku arbitrażowego w Polsce, gdzie jakość dokumentacji przesądza o wyniku.

Co przygotować, jeśli spółka ma zaległości podatkowe i zarząd obawia się odpowiedzialności osobistej:

  • Bilanse i rachunki wyników za ostatnie 3 lata – ze szczególnym uwzględnieniem testów płynności i bilansu
  • Dokumentacja negocjacji z wierzycielami i bankami (maile, protokoły spotkań, term sheety)
  • Opinie doradców finansowych lub biegłych rewidentów dotyczące zdolności do kontynuacji działalności
  • Protokoły posiedzeń zarządu i uchwały dotyczące restrukturyzacji lub poszukiwania inwestora
  • Chronologia zaległości podatkowych z przypisaniem do konkretnych okresów pełnienia funkcji

Każdy z tych dokumentów może być dowodem w postępowaniu przed organem podatkowym lub WSA. Ich brak – nieodwracalnie osłabia pozycję zarządu.

Sprawa z Mazowsza pokazuje, że nawet decyzja opiewająca na 1,4 mln zł nie jest wyrokiem. Ale okno na skuteczną obronę jest wąskie. Im wcześniej zarząd sięgnie po pomoc prawną, tym więcej narzędzi pozostaje do dyspozycji.

Konkretna sytuacja Państwa spółki może wyglądać inaczej niż opisana sprawa. Jednak mechanizm odpowiedzialności jest ten sam – a każde opóźnienie w reakcji nieodwracalnie zawęża dostępne przesłanki zwalniające.

Jeśli Państwa spółka otrzymała decyzję z art. 116 § 1 Ordynacji lub zarząd obawia się odpowiedzialności za zaległości przekraczające 100 tys. zł – przeprowadzimy analizę akt, identyfikację luk w postępowaniu dowodowym organu i przygotujemy strategię odwoławczą: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy odpowiedzialność z artykułu 116 Ordynacji podatkowej dotyczy tylko prezesa zarządu, czy wszystkich członków zarządu?

O: Odpowiedzialność obejmuje wszystkich członków zarządu pełniących funkcję w czasie, gdy powstały zaległości podatkowe. Organ podatkowy może wydać decyzję wobec każdego z nich z osobna lub wobec wszystkich łącznie – solidarnie. Każdy członek zarządu może jednak samodzielnie wykazywać przesłanki zwalniające, w tym brak winy w niezłożeniu wniosku upadłościowego. W praktyce – im więcej osób w zarządzie, tym ważniejsza jest spójna dokumentacja decyzji zarządczych.

P: Ile czasu ma organ podatkowy na wydanie decyzji o odpowiedzialności członka zarządu?

O: Zobowiązanie podatkowe wynikające z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej nie może być orzeczone po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym powstała zaległość podatkowa spółki. Termin ten jest bezwzględny. Po jego upływie organ traci możliwość wydania decyzji – nawet jeśli bezskuteczność egzekucji zostanie stwierdzona później. Warto sprawdzić daty zaległości już na etapie analizy wstępnej.

P: Czy złożenie wniosku o restrukturyzację zamiast wniosku o upadłość wystarczy, żeby uwolnić się od odpowiedzialności z artykułu 116 Ordynacji?

O: Tak – otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego we właściwym czasie jest jedną z przesłanek zwalniających. Zgodnie z przepisami Prawa restrukturyzacyjnego, postępowanie to może być wszczęte wcześniej niż upadłość – już w stadium zagrożenia niewypłacalnością, a nie dopiero po jej stwierdzeniu. Pre-pack (przygotowana likwidacja) lub układ przyspieszony, otwarte w terminie 30 dni od stwierdzenia niewypłacalności, skutecznie blokują odpowiedzialność osobistą zarządu. Ważne jest jednak, aby otwarcie postępowania nastąpiło przed upływem ustawowego terminu.

O kancelarii

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do restrukturyzacji, prawa upadłościowego i obrony w sprawach karnych gospodarczych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.