Firma logistyczna z Mazowsza przeprowadza restrukturyzację i zwalnia 12 pracowników w trybie grupowym. Dział kadr staje przed pytaniem: jak wyliczyć odprawę dla osoby zatrudnionej na część etatu, z premią regulaminową i stażem przekraczającym 10 lat? Odpowiedź nie jest oczywista.
Odprawa pracownicza przysługuje pracownikowi zwolnionemu z przyczyn niedotyczących pracownika na podstawie ustawy z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy i wynosi od jednomiesięcznego do trzymiesięcznego wynagrodzenia. Maksymalna kwota odprawy nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.
Ten przewodnik przeprowadza przez każdy etap obliczania odprawy – od ustalenia podstawy wymiaru, przez zasady sumowania składników wynagrodzenia, aż po pułapki najczęściej popełniane przez pracodawców. Omówione zostaną trzy scenariusze biznesowe: firma produkcyjna, spółka IT i pracodawca zatrudniający cudzoziemców.
Kiedy odprawa w ogóle się należy?
Odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych przysługuje wyłącznie wtedy, gdy rozwiązanie stosunku pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracownika. To kluczowe rozróżnienie. Pracodawca musi pamiętać o jednym: jeżeli zwolnienie ma jakikolwiek związek z zachowaniem lub postawą pracownika, odprawa nie jest należna na podstawie tej ustawy.
Ustawa stosuje się do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. Poniżej tego progu odprawa ustawowa nie przysługuje, chyba że wynika z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Warto sprawdzić dokumenty wewnętrzne przed podjęciem jakichkolwiek decyzji kadrowych – w praktyce wiele firm zapomina o tym kroku.
Zwolnienie grupowe zachodzi, gdy w ciągu 30 dni pracodawca rozwiązuje umowy z co najmniej 10 pracownikami (przy zatrudnieniu do 99 osób), co najmniej 10% załogi (przy zatrudnieniu 100–299 osób) lub co najmniej 30 pracownikami (przy zatrudnieniu 300 i więcej). Indywidualne zwolnienie z przyczyn niedotyczących pracownika również uprawnia do odprawy, jeśli jest wyłączną przyczyną rozwiązania umowy.
Zgodnie z przewodnikiem wdrożeniowym dla pracodawców, procedury zwalniania pracowników muszą uwzględniać też obowiązki wynikające z ustawy o sygnalistach. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, pracodawca zatrudniający ponad 50 pracowników musi mieć działający kanał zgłoszeń wewnętrznych. Naruszenie tej zasady może skomplikować każde postępowanie restrukturyzacyjne.
Odprawa nie przysługuje pracownikom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, stażystom ani osobom świadczącym usługi na podstawie kontraktu B2B. Prawo pracy chroni wyłącznie tych, którzy pozostają w stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.
Jak obliczyć wysokość odprawy krok po kroku?
Wysokość odprawy zależy od stażu pracy u danego pracodawcy – nie od łącznego stażu zawodowego. Ustawa przewiduje trzy progi: jednomiesięczne wynagrodzenie przy stażu poniżej 2 lat, dwumiesięczne przy stażu od 2 do 8 lat, trzymiesięczne przy stażu powyżej 8 lat. Kwota nie może jednak przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Podstawę obliczenia odprawy stanowi wynagrodzenie ustalone tak jak ekwiwalent za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe, dodatki stałe oraz inne składniki o charakterze stałym. Nie wlicza się natomiast świadczeń jednorazowych, premii uznaniowych wypłacanych nieregularnie ani ekwiwalentów za korzystanie z własnych narzędzi.
Procedura obliczenia krok po kroku:
- Ustal staż pracy u danego pracodawcy i przypisz właściwy mnożnik (1, 2 lub 3).
- Oblicz podstawę wymiaru: średnie wynagrodzenie z ostatnich 3 miesięcy (lub 12 miesięcy, jeśli wynagrodzenie jest zmienne).
- Sprawdź, czy do podstawy wliczają się premie regulaminowe wypłacane co miesiąc.
- Pomnóż podstawę przez właściwy mnożnik i porównaj wynik z limitem ustawowym.
- Zastosuj limit: 15-krotność minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania umowy.
Minimalne wynagrodzenie w 2026 roku wynosi 4 666 zł brutto. Oznacza to, że maksymalna odprawa nie może przekroczyć 69 990 zł brutto. Dla pracownika z wynagrodzeniem 30 000 zł miesięcznie i stażem 9 lat odprawa wyniesie trzymiesięczne wynagrodzenie, czyli 90 000 zł – ale zostanie ograniczona do 69 990 zł.
Pracodawca musi pamiętać, że odprawa jest opodatkowana PIT, ale zwolniona ze składek ZUS. To ważna różnica przy planowaniu kosztów restrukturyzacji. W praktyce wiele firm błędnie nalicza składki na ubezpieczenia społeczne od odprawy, co generuje niepotrzebne nadpłaty i późniejsze korekty.
Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać indywidualnej analizy – szczególnie gdy pracownicy mają różne składniki wynagrodzenia lub gdy pracodawca stosuje niestandartowe systemy premiowania. Błędne obliczenie podstawy wymiaru jest nieodwracalne w tym sensie, że zaniżona odprawa naraża pracodawcę na roszczenia sądowe przez 3 lata od daty wymagalności. Jeśli Państwa spółka przeprowadza restrukturyzację i chcą Państwo zweryfikować prawidłowość wyliczeń, skontaktuj się: info@kordeckipartners.com.
Trzy scenariusze biznesowe – gdzie najczęściej popełnia się błędy?
Błędy przy obliczaniu odpraw nie są rzadkością. Dotyczą firm każdej wielkości i każdej branży. Trzy scenariusze poniżej pokazują, gdzie najczęściej dochodzi do pomyłek i jakie mają konsekwencje.
Scenariusz 1 – firma produkcyjna z Dolnego Śląska. Zakład zatrudnia 180 pracowników na różnych zmianach. Część z nich pracuje na 3/4 etatu. Przy obliczaniu odprawy dział kadr zastosował pełne wynagrodzenie zamiast proporcjonalnego. Odprawa dla pracownika zatrudnionego na część etatu obliczana jest od jego faktycznego wynagrodzenia – nie od pełnego etatu. Nadpłata odpraw latem 2024 roku kosztowała zakład kilkanaście tysięcy złotych. Odzyskanie tych środków okazało się praktycznie niemożliwe.
Scenariusz 2 – spółka IT z Krakowa. Firma zatrudnia specjalistów z wynagrodzeniami zasadniczymi na poziomie 15 000–25 000 zł. Większość z nich otrzymuje miesięczne premie regulaminowe wpisane do umów o pracę. Dział HR pominął premie przy obliczaniu podstawy wymiaru, traktując je jako premie uznaniowe. Pracownicy wnieśli pozwy do sądu pracy jesienią 2025 roku. Sąd przyznał rację pracownikom: premia wypłacana regularnie na podstawie regulaminu ma charakter stały i musi być wliczona do podstawy odprawy.
Scenariusz 3 – pracodawca zatrudniający cudzoziemców. Kwestia zezwolenia na pracę i Blue Card Polska pojawia się tu w specyficznym kontekście. Cudzoziemiec pracujący legalnie w Polsce na podstawie zezwolenia na pracę korzysta z tych samych praw pracowniczych co obywatel Polski. Odprawa przysługuje mu na takich samych zasadach. Pracodawca musi jednak pamiętać, że rozwiązanie umowy z cudzoziemcem wymaga poinformowania urzędu pracy w terminie 7 dni. Niedopełnienie tego obowiązku grozi karą grzywny do 3 000 zł.
Programy motywacyjne dla pracowników – w tym ESOP w Polsce – nie wpływają bezpośrednio na obliczanie odprawy, ale mogą generować dodatkowe roszczenia przy rozwiązaniu stosunku pracy. Opcje pracownicze, które nie zostały jeszcze zrealizowane w dniu zwolnienia, mogą być przedmiotem odrębnych roszczeń odszkodowawczych.
Jakie są najczęstsze błędy pracodawców przy wypłacie odpraw?
Błędy przy odprawach zdarzają się nawet doświadczonym działom kadr. Wynikają najczęściej z nieprecyzyjnego ustalenia podstawy wymiaru lub z błędnego zaliczenia składników wynagrodzenia. Konsekwencją jest odpowiedzialność pracodawcy wobec pracownika przez okres 3 lat od wymagalności roszczenia.
Najczęstszy błąd to pominięcie zmiennych składników wynagrodzenia o charakterze regularnym. Premia kwartalna wypłacana każdemu pracownikowi na podstawie regulaminu wynagradzania jest składnikiem stałym. Musi być wliczona do podstawy odprawy. Błąd ten był przyczyną kilku wyroków sądów pracy w 2024 i 2025 roku – sądy konsekwentnie stają po stronie pracowników.
Drugi błąd to błędne ustalenie stażu pracy. Pracodawcy czasem nie uwzględniają okresu zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeśli doszło do przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p. Przejęcie zakładu pracy nie przerywa stażu pracy – pracownik zachowuje ciągłość zatrudnienia, a nowy pracodawca musi uwzględnić cały okres pracy, w tym ten sprzed przejęcia.
Trzeci błąd dotyczy terminu wypłaty. Odprawa powinna zostać wypłacona w dniu rozwiązania stosunku pracy, a najpóźniej w terminie wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Opóźnienie uprawnia pracownika do żądania odsetek ustawowych za opóźnienie, które od 2023 roku wynoszą 11,25% w skali roku.
Checklist – co przygotować przed wypłatą odprawy:
- Dokumentacja stażu pracy: umowy o pracę, świadectwa pracy, informacja o przejęciu zakładu.
- Wykaz składników wynagrodzenia z ostatnich 12 miesięcy z podziałem na stałe i zmienne.
- Regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy pracy – weryfikacja charakteru premii.
- Obliczenie limitu ustawowego: 15-krotność minimalnego wynagrodzenia na dzień rozwiązania umowy.
- Potwierdzenie podstawy prawnej zwolnienia – czy wyłączną przyczyną są przyczyny niedotyczące pracownika.
Pracodawca, który wypłaci zaniżoną odprawę, naraża się na pozew sądowy. Sąd pracy może zasądzić brakującą kwotę wraz z odsetkami i kosztami postępowania. W sprawach o odprawy z tytułu zwolnień grupowych sądy rzadko stosują miarkownie roszczeń – zasądzają pełną należną kwotę.
Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny wszystkich składników wynagrodzenia i dokumentacji zatrudnienia, zanim zostanie podjęta decyzja o wysokości odprawy. Błędne wyliczenie jest trudne do naprawienia po wypłacie – pracownik może dochodzić różnicy przez 3 lata, a pracodawca nie ma skutecznego mechanizmu odzyskania nadpłaty. Jeśli Państwa spółka stoi przed restrukturyzacją zatrudnienia obejmującą powyżej 10 pracowników – przeprowadzimy szczegółową analizę podstaw i wysokości odpraw: info@kordeckipartners.com.
Często zadawane pytania
P: Czy odprawa przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na czas określony?
O: Tak, pracownik zatrudniony na czas określony ma prawo do odprawy, jeśli jego umowa zostaje rozwiązana z przyczyn niedotyczących pracownika przed upływem terminu. Ustawa o zwolnieniach grupowych nie różnicuje rodzaju umowy o pracę – liczy się wyłącznie przyczyna rozwiązania stosunku pracy. Zgodnie z artykułem 25 ustęp pierwszy paragraf pierwszy Kodeksu pracy, łączny czas trwania umów na czas określony u tego samego pracodawcy nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów jest ograniczona do trzech – co ma znaczenie przy ustalaniu stażu pracy dla celów odprawy.
P: Jak obliczyć odprawę, gdy pracownik był zatrudniony na część etatu i miał zmieniające się wynagrodzenie?
O: Podstawę wymiaru odprawy oblicza się na podstawie wynagrodzenia faktycznie otrzymywanego przez pracownika, proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przy zmiennym wynagrodzeniu uwzględnia się średnią z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania umowy. Do podstawy wlicza się wszystkie składniki stałe: wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe, dodatki funkcyjne. Pominięcie premii regulaminowych jest jednym z najczęstszych błędów prowadzących do sporów sądowych.
P: Czy odprawa podlega składkom ZUS i kiedy należy ją wypłacić?
O: Odprawa z tytułu zwolnienia z przyczyn niedotyczących pracownika jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Podlega jednak opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych – pracodawca ma obowiązek pobrania zaliczki na podatek. Termin wypłaty odprawy to dzień rozwiązania stosunku pracy lub – najpóźniej – termin wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc pracy. Opóźnienie rodzi obowiązek zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie.
KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji przeprowadzających restrukturyzacje zatrudnienia, zwolnienia grupowe oraz obsługę pracowników z zagranicy, w tym w zakresie zezwoleń na pracę i Blue Card Polska. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.
Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.