Firma handlowa z Mazowsza zwalnia trzech pracowników w ramach redukcji etatów. Dział kadr wystawia świadectwa pracy, wypłaca wynagrodzenie za okres wypowiedzenia – i zapomina o odprawie. Kilka tygodni później pracownicy składają pozwy. Koszty zaległych odpraw, odsetek i kosztów sądowych przekraczają pierwotnie planowane oszczędności z restrukturyzacji.

Odprawa pracownicza przysługuje pracownikowi zwolnionemu z przyczyn niedotyczących pracownika – na podstawie ustawy z 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wysokość odprawy zależy od stażu pracy i wynosi od jednego do trzech miesięcznych wynagrodzeń. Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest objęty tymi przepisami bez wyjątku.

Poniżej przedstawiamy trzy zagadnienia, które najczęściej powodują błędy: zasady obliczania podstawy odprawy, progi stażowe oraz sytuacje, w których pracodawca traci możliwość uniknięcia sporu sądowego.

Kiedy odprawa jest obowiązkowa i kto ją otrzymuje?

Obowiązek wypłaty odprawy powstaje, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje stosunek pracy z przyczyn leżących wyłącznie po jego stronie. Chodzi tu o likwidację stanowiska, restrukturyzację, redukcję zatrudnienia lub zmiany organizacyjne. Przepisy ustawy z 2003 roku stosuje się zarówno do zwolnień indywidualnych, jak i grupowych.

Prawo do odprawy przysługuje niezależnie od rodzaju umowy – obejmuje zarówno umowy na czas nieokreślony, jak i umowy terminowe. Warto pamiętać, że art. 25(1) § 1 k.p. ogranicza łączny czas trwania umów terminowych do 33 miesięcy. Pracownik zatrudniony na podstawie kolejnych umów krótkoterminowych, który osiągnął ten limit, korzysta z ochrony identycznej jak pracownik na etacie stałym.

Pracodawcy z sektora MŚP często błędnie zakładają, że próg 20 pracowników dotyczy wyłącznie zwolnień grupowych. To nieporozumienie. Już przy zwolnieniu jednej osoby – jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i przyczyna leży po jego stronie – odprawa jest wymagana. Sąd Najwyższy wielokrotnie potwierdzał tę interpretację.

Odprawa nie przysługuje natomiast, gdy rozwiązanie umowy następuje za porozumieniem stron z inicjatywy pracownika, w trybie dyscyplinarnym lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób. W takich przypadkach ewentualne świadczenia wynikają wyłącznie z umowy lub regulaminu wynagradzania. Sprawdzenie stanu zatrudnienia w dniu wręczenia wypowiedzenia jest pierwszym krokiem każdej prawidłowej procedury.

Jak obliczyć wysokość odprawy – progi stażowe i podstawa wymiaru?

Wysokość odprawy zależy bezpośrednio od stażu pracy u danego pracodawcy. Ustawa przewiduje trzy progi: jeden miesięczny ekwiwalent przy stażu poniżej 2 lat, dwa miesięczne ekwiwalenty przy stażu od 2 do 8 lat oraz trzy miesięczne ekwiwalenty przy stażu powyżej 8 lat. Maksymalna odprawa nie może przekroczyć 15-krotności minimalnego wynagrodzenia za pracę obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Podstawę obliczenia odprawy stanowi wynagrodzenie miesięczne pracownika ustalone według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Oznacza to, że do podstawy wlicza się wynagrodzenie zasadnicze, premie regulaminowe i inne składniki o charakterze stałym. Nie uwzględnia się natomiast jednorazowych nagród uznaniowych ani świadczeń niepieniężnych.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – do stażu pracy wlicza się okresy zatrudnienia u poprzednich pracodawców, jeśli rozwiązanie poprzedniego stosunku pracy nastąpiło z przyczyn dotyczących pracodawcy. Dotyczy to szczególnie sytuacji przejęcia zakładu pracy w trybie art. 23(1) k.p. Nowy pracodawca przejmuje wówczas odpowiedzialność za łączny staż pracownika.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest każdorazowe pisemne udokumentowanie podstawy obliczenia odprawy i przekazanie pracownikowi informacji o przyjętej metodologii. Zmniejsza to ryzyko sporu o wysokość świadczenia i stanowi dowód dobrej wiary pracodawcy w ewentualnym postępowaniu przed Państwową Inspekcją Pracy lub sądem pracy.

Firma produkcyjna z Podkarpacia wypłaciła latem 2024 roku odprawy czterem pracownikom, pomijając w podstawie wymiaru premie kwartalne wypłacane regularnie od trzech lat. Pracownicy złożyli odwołanie do Sądu Rejonowego. Pracodawca dopłacił różnicę wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, zanim sprawa trafiła na wokandę.

Co zrobić natychmiast – lista kontrolna dla pracodawcy?

Błąd w obliczeniu odprawy lub jej pominięcie uruchamia bieg odsetek ustawowych za opóźnienie od dnia wymagalności świadczenia. Termin wymagalności to dzień rozwiązania stosunku pracy. Każdy dzień zwłoki zwiększa zobowiązanie pracodawcy. Roszczenie pracownika przedawnia się po 3 latach – to wystarczająco długo, by sprawa trafiła do sądu.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników mają dodatkowo obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku. Nieprawidłowości w wypłacie odpraw mogą być przedmiotem zgłoszenia przez pracownika jako naruszenie prawa pracy. Więcej o obowiązkach pracodawcy w tym zakresie znajdą Państwo w materiale o polityce ochrony sygnalistów.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. – wynoszą odpowiednio 2 tygodnie, 1 miesiąc lub 3 miesiące w zależności od stażu pracy. Odprawa jest świadczeniem odrębnym od wynagrodzenia za okres wypowiedzenia i należy ją wypłacić niezależnie od tego, czy pracownik odbywa wypowiedzenie, czy zostaje zwolniony z obowiązku świadczenia pracy. Mylenie tych dwóch świadczeń to jeden z najczęstszych błędów działów kadr.

Lista kontrolna przed każdym zwolnieniem z przyczyn niedotyczących pracownika:

  • Sprawdź aktualny stan zatrudnienia – czy próg 20 pracowników jest przekroczony w dniu wręczenia wypowiedzenia.
  • Ustal staż pracy u obecnego pracodawcy oraz ewentualny staż przejęty w trybie art. 23(1) k.p.
  • Oblicz podstawę wymiaru odprawy z uwzględnieniem wszystkich stałych składników wynagrodzenia.
  • Zweryfikuj, czy wysokość odprawy nie przekracza 15-krotności minimalnego wynagrodzenia.
  • Wypłać odprawę najpóźniej w dniu rozwiązania stosunku pracy i przekaż pracownikowi pisemne wyliczenie.

Zagadnienia związane z urlopem macierzyńskim i rodzicielskim, które często towarzyszą procesom restrukturyzacyjnym, omawia szczegółowo nasz przewodnik o urlopie macierzyńskim i rodzicielskim dla pracodawców. Prawidłowe zarządzanie całością procesu rozwiązania stosunku pracy – od wypowiedzenia, przez odprawę, po dokumentację kadrową – zmniejsza ryzyko kosztownych sporów.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny z uwzględnieniem aktualnego stanu zatrudnienia, struktury wynagrodzeń i historii stosunku pracy. Pominięcie odprawy lub jej błędne obliczenie zamyka drogę do polubownego zakończenia sprawy i generuje nieodwracalne koszty odsetkowe oraz sądowe.

Jeśli Państwa spółka planuje redukcję zatrudnienia lub już wręczyła wypowiedzenia i ma wątpliwości co do prawidłowości wyliczenia odpraw – przeprowadzimy audyt kadrowy, weryfikację podstawy wymiaru i przygotujemy dokumentację: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik zatrudniony na umowie terminowej ma prawo do odprawy?

O: Tak, jeśli pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników i rozwiązuje umowę z przyczyn leżących po swojej stronie. Rodzaj umowy nie wyłącza prawa do odprawy. Dotyczy to zarówno umów na czas określony, jak i umów na zastępstwo, o ile spełnione są pozostałe przesłanki ustawy z 2003 roku.

P: Jak długo pracownik może dochodzić roszczenia o odprawę?

O: Roszczenia ze stosunku pracy, w tym roszczenie o odprawę, przedawniają się po upływie 3 lat od dnia wymagalności. Wymagalność powstaje w dniu rozwiązania stosunku pracy. Pracodawca powinien liczyć się z możliwością pozwu przez cały ten okres, wraz z narastającymi odsetkami ustawowymi za opóźnienie.

P: Czy zezwolenie na pracę lub Blue Card Polska wpływa na prawo cudzoziemca do odprawy?

O: Nie. Prawo do odprawy przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu legalnie na terytorium Polski, niezależnie od posiadanego zezwolenia na pracę czy statusu Blue Card. Kancelaria prawa pracy powinna każdorazowo weryfikować, czy procedura zwolnienia cudzoziemca uwzględnia zarówno przepisy prawa pracy, jak i ewentualne konsekwencje dla ważności zezwolenia na pobyt.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorce

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.