Przetarg rozstrzygnięty. Twoja firma zajęła drugie miejsce – o włos. Zamawiający wybrał ofertę, która Twoim zdaniem narusza przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Masz 10 dni. Jeśli nie złożysz odwołania do Krajowej Izby Odwoławczej w terminie, tracisz prawo do zakwestionowania tej decyzji bezpowrotnie.

Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO) to środek ochrony prawnej przysługujący wykonawcom w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Termin na złożenie odwołania wynosi 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego – w przypadku zamówień powyżej progów unijnych. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do ochrony prawnej przed KIO.

Ten alert wyjaśnia, kiedy termin biegnie, jak złożyć odwołanie skutecznie i jakie błędy proceduralne eliminują wykonawców jeszcze przed merytorycznym rozpoznaniem sprawy.

Kiedy i komu przysługuje odwołanie do KIO?

Odwołanie przysługuje wykonawcy, uczestnikowi konkursu oraz innemu podmiotowi, jeśli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia. Warunkiem jest poniesienie lub możliwość poniesienia szkody w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.). KIO rozpatruje odwołania dotyczące postępowań o wartości przekraczającej progi unijne.

Progi unijne w 2026 r. wynoszą: 143 000 EUR dla dostaw i usług zamawianych przez jednostki centralne, 221 000 EUR dla pozostałych zamawiających sektorowych oraz 5 538 000 EUR dla robót budowlanych. Poniżej tych progów wykonawca może złożyć odwołanie wyłącznie w ściśle określonych przypadkach – np. dotyczących opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału lub kryteriów oceny ofert.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – odwołanie musi dotyczyć konkretnej czynności lub zaniechania zamawiającego. Ogólne niezadowolenie z wyniku przetargu nie wystarczy. KIO bada, czy wskazane zarzuty mają podstawę prawną i czy odwołujący ma interes w ich podnoszeniu.

Spółka z branży IT z Mazowsza złożyła odwołanie w jesieni 2024 r., kwestionując opis kryteriów oceny ofert. KIO oddaliło odwołanie z powodu braku interesu – firma nie wykazała, że nawet uwzględnienie zarzutów dałoby jej szansę na uzyskanie zamówienia. To klasyczny błąd, który eliminuje sprawę przed merytorycznym rozpoznaniem.

Jakie terminy obowiązują i jak je liczyć?

Termin na złożenie odwołania wynosi 10 dni od dnia przesłania informacji o czynności zamawiającego – jeśli informacja została przekazana drogą elektroniczną. Przy użyciu innych środków komunikacji termin wynosi 15 dni. Dla zamówień poniżej progów unijnych termin skraca się do 5 dni. Terminy te są zawite – ich przekroczenie oznacza bezpowrotną utratę prawa do odwołania.

Odwołanie wobec treści ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 10 dni od dnia publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym UE lub zamieszczenia dokumentów na platformie zakupowej. Termin biegnie od dnia następnego po dniu publikacji – zgodnie z ogólnymi zasadami liczenia terminów procesowych.

Odwołanie składa się wyłącznie w formie elektronicznej, podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, za pośrednictwem dedykowanej platformy e-KIO. Jednocześnie – i to jest warunek formalny często pomijany – odwołujący przesyła kopię odwołania zamawiającemu przed upływem terminu. Brak tej kopii może skutkować odrzuceniem odwołania. Wpis od odwołania wynosi od 7 500 PLN do 100 000 PLN, w zależności od rodzaju i wartości zamówienia.

Konsorcjum budowlane z Małopolski złożyło odwołanie w lutym 2025 r. w terminie, ale nie przesłało kopii zamawiającemu przed jego upływem. KIO odrzuciło odwołanie jako nieskuteczne formalnie. Sprawa dotyczyła zamówienia o wartości ponad 8 mln PLN – strata nieodwracalna.

Co zrobić natychmiast po ogłoszeniu wyników?

Czas działa przeciwko wykonawcy. Od momentu otrzymania informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej lub wykluczeniu z postępowania należy działać według ściśle określonej kolejności. Każda zwłoka skraca czas na przygotowanie merytorycznych zarzutów i analizę dokumentacji przetargowej.

Lista działań do podjęcia w ciągu 48 godzin od otrzymania informacji o wyniku:

  • Pobierz pełną dokumentację postępowania i ofertę wybranego wykonawcy (w zakresie jawnym).
  • Zidentyfikuj konkretne czynności lub zaniechania zamawiającego, które naruszają p.z.p.
  • Oceń interes prawny – czy uwzględnienie zarzutów dałoby realną szansę na uzyskanie zamówienia.
  • Oblicz termin na złożenie odwołania i zaznacz go jako nieprzekraczalny.
  • Skontaktuj się z kancelarią procesową specjalizującą się w postępowaniach przed KIO.

Zabezpieczenie roszczeń w toku postępowania odwoławczego jest możliwe – na podstawie art. 730 k.p.c. w zw. z przepisami p.z.p. – ale wymaga odrębnego wniosku i wykazania przesłanek. Warto pamiętać, że złożenie odwołania automatycznie wstrzymuje zawarcie umowy z wybranym wykonawcą do czasu rozpoznania sprawy przez KIO. To istotna forma ochrony, z której wiele firm nie korzysta świadomie.

Kwestie reprezentacji w postępowaniu odwoławczym regulują przepisy o pełnomocnictwach. Różnice między prokurą a pełnomocnictwem procesowym mogą mieć znaczenie praktyczne – szczegółowo omawia je artykuł o prokurze i pełnomocnictwie na naszej stronie.

Jeśli zarzuty dotyczą kwestii technicznych lub specjalistycznych, KIO dopuszcza dowód z opinii biegłego. Postępowanie przed KIO trwa co do zasady 15 dni roboczych od dnia doręczenia odwołania zamawiającemu. To krótki czas – przygotowanie merytoryczne musi być kompletne już w momencie składania odwołania.

Warto też wiedzieć, że od wyroku KIO przysługuje skarga do sądu okręgowego. Termin na jej wniesienie wynosi 14 dni od dnia doręczenia orzeczenia. Skarga nie wstrzymuje automatycznie wykonania orzeczenia KIO – konieczny jest odrębny wniosek o zabezpieczenie. Więcej o procedurach odwoławczych znajdziesz w naszym opracowaniu o odwołaniach do KIO.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny, czy zarzuty są wystarczająco silne, aby uzasadnić złożenie odwołania. Błędnie sformułowane zarzuty lub przekroczenie terminu zamykają drogę do ochrony prawnej w sposób nieodwracalny.

Jeśli Państwa spółka otrzymała informację o wykluczeniu lub odrzuceniu oferty w postępowaniu powyżej progów unijnych – przeprowadzimy analizę zarzutów, przygotujemy odwołanie i reprezentujemy przed KIO: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy można złożyć odwołanie do KIO, jeśli nie złożyłem oferty w przetargu?

O: Tak, ale pod warunkiem posiadania interesu w uzyskaniu zamówienia. Podmiot, który nie złożył oferty, może odwołać się np. od treści specyfikacji warunków zamówienia, jeśli wykaże, że naruszające przepisy postanowienia uniemożliwiły mu złożenie oferty. Termin biegnie od dnia publikacji dokumentów zamówienia – wynosi 10 dni dla zamówień powyżej progów unijnych.

P: Ile kosztuje złożenie odwołania do KIO i czy wpis podlega zwrotowi?

O: Wpis od odwołania wynosi od 7 500 PLN do 100 000 PLN w zależności od rodzaju zamówienia i jego wartości. W przypadku uwzględnienia odwołania zamawiający zwraca odwołującemu koszty postępowania, w tym wpis i koszty zastępstwa. Jeśli odwołanie zostanie oddalone lub odrzucone, wpis przepada – dlatego ocena szans przed złożeniem odwołania jest niezbędna.

P: Czy zapis na sąd polubowny (arbitraż) wyklucza odwołanie do KIO?

O: Nie. Odwołanie do KIO dotyczy etapu udzielania zamówienia – a więc czynności zamawiającego przed zawarciem umowy. Arbitraż na podstawie artykułu 1154 Kodeksu postępowania cywilnego może natomiast obejmować spory wynikające z już zawartej umowy o zamówienie publiczne. Oba tryby dotyczą różnych etapów i nie wykluczają się wzajemnie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, postępowań przed KIO i arbitrażu. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.