Spółka technologiczna z Mazowsza odkryła problem w najgorszym możliwym momencie – podczas kontroli Krajowej Administracji Skarbowej. Przez trzy lata wypłacała zagranicznym kontrahentom należności licencyjne, odsetki i wynagrodzenia za usługi niematerialne, nie pobierając podatku u źródła. Zarząd był przekonany, że unijne dyrektywy i umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania automatycznie zwalniają spółkę z obowiązku poboru. To przekonanie kosztowało firmę blisko 2,8 mln zł zaległości podatkowych, odsetek i sankcji.

Podatek u źródła (WHT – withholding tax) to mechanizm poboru podatku przez płatnika w Polsce w momencie wypłaty należności za granicę. Obowiązek poboru wynika z ustawy o CIT i ustawy o PIT. Stawki wynoszą standardowo 19% lub 20%, a ich obniżenie wymaga spełnienia ściśle określonych warunków formalnych – w tym procedury due diligence i złożenia odpowiednich oświadczeń.

Poniższe studium przypadku opisuje anonimową sprawę obsługiwaną przez KORDECKI & Partners. Analizujemy tło problemu, przyjętą strategię obrony, przebieg postępowania i wnioski praktyczne, które każda polska spółka dokonująca płatności transgranicznych powinna wziąć pod uwagę.

Tło sprawy: jak powstała zaległość WHT?

Spółka działała w modelu B2B, korzystając z oprogramowania licencjonowanego od podmiotów z Niemiec, Luksemburga i Cypru. Płaciła też odsetki od pożyczek udzielonych przez holenderską spółkę matkę. Łączna wartość płatności transgranicznych w latach 2021–2023 przekroczyła 14 mln zł. Żadna z tych płatności nie była objęta poborem WHT.

Dział finansowy spółki opierał się na wewnętrznej interpretacji prawnika zewnętrznego sprzed pięciu lat. Interpretacja była wydana przed nowelizacją przepisów z 2019 r., która zasadniczo zmieniła zasady stosowania preferencji WHT. Mechanizm „pay and refund" dla płatności powyżej 2 mln zł rocznie na rzecz jednego podmiotu – wprowadzony właśnie tą nowelizacją – był spółce praktycznie nieznany. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – aktualizacja wewnętrznych procedur podatkowych nie nadąża za tempem zmian legislacyjnych.

Kontrola KAS objęła trzy lata podatkowe. Organ zakwestionował brak poboru WHT od należności licencyjnych (stawka 20%), odsetek (20%) i wynagrodzenia za usługi doradcze (20%). Łączna kwota doszacowania wyniosła 2,8 mln zł, do której doliczone zostały odsetki za zwłokę – naliczane od dnia każdej płatności.

Jaką strategię przyjął doradca podatkowy Warszawa?

Pierwsze działanie KORDECKI & Partners po przejęciu sprawy to audyt wszystkich płatności transgranicznych. Cel był prosty: ustalić, które z nich mogły korzystać z preferencji wynikających z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub unijnych dyrektyw. To zadanie – pozornie oczywiste – wymagało zebrania dokumentacji od trzech zagranicznych podmiotów w czterech jurysdykcjach.

Strategia obrony opierała się na trzech filarach. Po pierwsze, weryfikacja statusu rzeczywistego właściciela (beneficial owner) każdego odbiorcy płatności. Po drugie, analiza, czy spełnione były warunki zwolnienia na podstawie dyrektywy Rady 2003/49/WE (odsetki i należności licencyjne między podmiotami powiązanymi w UE). Po trzecie, ocena możliwości złożenia wniosku o zwrot podatku w trybie art. 28b ustawy o CIT – nawet jeśli pobór był zaległy.

Uważamy, że w sprawach WHT kluczowa jest sekwencja działań. Najpierw dokumentacja, potem argumentacja prawna – nigdy odwrotnie. Organ podatkowy i tak zażąda certyfikatów rezydencji, oświadczeń beneficial owner i umów. Brak tych dokumentów na etapie kontroli KAS zamyka drogę do preferencji, nawet jeśli materialnoprawne warunki były spełnione.

Równolegle zbadano, czy część kosztów licencyjnych mogła być rozliczona w ramach IP Box (art. 24d–24s ustawy o CIT). To odrębna kwestia od WHT, ale powiązana – spółka generowała własne rozwiązania IT na bazie licencjonowanego oprogramowania. Analiza cen transferowych wykazała też, że oprocentowanie pożyczki od spółki matki odbiegało od warunków rynkowych, co stwarzało dodatkowe ryzyko doszacowania dochodu.

Jak przebiegło postępowanie i jakie były wyniki?

Postępowanie trwało 14 miesięcy od wszczęcia kontroli do wydania ostatecznej decyzji. W tym czasie KORDECKI & Partners złożyło łącznie sześć pism procesowych, dwa wnioski o przedłużenie terminu do zapoznania się z materiałem dowodowym i jeden wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – dotyczącej przyszłych płatności.

Wynik był następujący. Zaległość WHT od odsetek – w całości umorzona, po udokumentowaniu spełnienia warunków dyrektywy 2003/49/WE i uzyskaniu retrospektywnych certyfikatów rezydencji od holenderskiej spółki matki. Zaległość od należności licencyjnych – obniżona o 60%, do kwoty 680 tys. zł, po wykazaniu, że część płatności dotyczyła licencji na oprogramowanie standardowe (nieobjęte pełną stawką WHT). Zaległość od usług doradczych – podtrzymana w całości, 310 tys. zł plus odsetki.

Łączna oszczędność w stosunku do pierwotnego doszacowania wyniosła około 1,8 mln zł. Spółka zapłaciła 990 tys. zł zaległości i odsetek zamiast pierwotnych 2,8 mln zł. Dodatkowo uzyskała interpretację indywidualną zabezpieczającą przyszłe płatności – co w kontekście planowanej przez spółkę ekspansji i wzrostu wolumenu transakcji z podmiotami powiązanymi miało wymierną wartość ekonomiczną. Sprawa dotyczyła też integracji z KSeF w zakresie fakturowania usług niematerialnych – obszar, który spółka musiała uregulować równolegle.

Jakie wnioski praktyczne wynikają z tej sprawy?

Ta sprawa to nie wyjątek. Podobne błędy popełniają firmy produkcyjne z Małopolski, spółki IT z Trójmiasta i holdingi z Dolnego Śląska. Mechanizm jest zawsze ten sam: brak aktualizacji procedur po zmianie przepisów, brak weryfikacji statusu beneficial owner i brak dokumentacji certyfikatów rezydencji w momencie płatności.

Pierwsza lekcja: certyfikat rezydencji musi być aktualny w dniu płatności. Certyfikat z poprzedniego roku podatkowego nie wystarczy dla płatności dokonanych w roku następnym – organ podatkowy konsekwentnie to kwestionuje. Retrospektywne pozyskanie dokumentów jest możliwe, ale kosztowne czasowo i nie zawsze skuteczne.

Druga lekcja: próg 2 mln zł rocznie na rzecz jednego podmiotu uruchamia mechanizm „pay and refund". Spółka musi pobrać podatek według stawki krajowej, a dopiero potem ubiegać się o zwrot. Nieznajomość tego progu generuje zaległości nawet przy formalnie prawidłowej dokumentacji.

Trzecia lekcja: kontrola KAS w zakresie WHT często uruchamia kaskadę – organ sprawdza jednocześnie ceny transferowe, koszty uzyskania przychodu (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) i dokumentację podmiotów powiązanych. Spółka musi być przygotowana na szerszy zakres postępowania niż wynika z pierwotnego zawiadomienia. Warto też mieć świadomość, że KAS ma dostęp do informacji z zagranicznych organów podatkowych w ramach automatycznej wymiany – ukrycie transakcji nie wchodzi w grę. Więcej o uprawnieniach kontrolnych organów można przeczytać w kontekście kontroli inwestycji zagranicznych i uprawnień UOKiK.

Czwarta lekcja: fundacja rodzinna jako struktura holdingowa może wpływać na sposób kwalifikacji płatności transgranicznych – jeśli jest beneficjentem lub pośrednikiem w strukturze. To obszar, który wymaga odrębnej analizy przy projektowaniu grupy kapitałowej.

  • Weryfikuj certyfikaty rezydencji przed każdą płatnością transgraniczną powyżej 50 tys. zł.
  • Monitoruj próg 2 mln zł rocznie na rzecz jednego zagranicznego podmiotu – procedura „pay and refund" jest obowiązkowa po jego przekroczeniu.
  • Dokumentuj status beneficial owner każdego odbiorcy płatności – oświadczenie powinno być datowane nie później niż w dniu płatności.
  • Aktualizuj wewnętrzne procedury WHT po każdej nowelizacji przepisów podatkowych.
  • Przed kontrolą KAS przeprowadź audyt wstępny – koszt audytu to ułamek potencjalnej zaległości.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga oceny indywidualnej. Zaległość WHT ma charakter nieodwracalny w zakresie odsetek – każdy miesiąc zwłoki zwiększa łączny koszt postępowania. Im wcześniej zostanie przeprowadzony audyt płatności transgranicznych, tym większa szansa na ograniczenie ryzyka przed wszczęciem kontroli.

Jeśli Państwa spółka dokonuje płatności transgranicznych powyżej 500 tys. zł rocznie i nie ma aktualnej procedury WHT – przeprowadzimy audyt dokumentacji, ocenimy ryzyko zaległości i przygotujemy procedury na przyszłość: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania automatycznie zwalnia z poboru WHT?

O: Nie. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania daje podstawę do zastosowania obniżonej stawki lub zwolnienia, ale płatnik musi samodzielnie spełnić warunki formalne – w tym posiadać aktualny certyfikat rezydencji i zweryfikować status rzeczywistego właściciela. Brak dokumentacji oznacza obowiązek poboru według stawki krajowej (19% lub 20%). Preferencja nie działa automatycznie – to płatnik odpowiada za jej prawidłowe zastosowanie.

P: Co się dzieje po przekroczeniu progu 2 mln zł w płatnościach na rzecz jednego podmiotu?

O: Po przekroczeniu progu 2 mln zł rocznie na rzecz jednego zagranicznego odbiorcy płatnik jest zobowiązany pobrać podatek według pełnej stawki krajowej – nawet jeśli wcześniej stosował preferencję. Odbiorca może następnie ubiegać się o zwrot nadpłaconego podatku w Polsce lub płatnik może złożyć wniosek o opinię o stosowaniu preferencji. Procedura ta wynika ze znowelizowanych przepisów ustawy o CIT obowiązujących od 2019 roku.

P: Ile czasu ma organ podatkowy na wszczęcie kontroli WHT za poprzednie lata?

O: Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że organ może kontrolować płatności z ostatnich 5 lat. Bieg przedawnienia może zostać zawieszony lub przerwany w określonych przypadkach – na przykład przy wszczęciu postępowania karnego skarbowego, co w praktyce wydłuża horyzont kontroli.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do podatku u źródła, cen transferowych, kontroli KAS i sporów podatkowych przed WSA i NSA. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.