Spółka z Małopolski wypłaca w marcu 2026 r. należność licencyjną do kontrahenta z Niemiec. Dział księgowości pobiera podatek u źródła według stawki 20%, bo certyfikat rezydencji nie dotarł na czas. Kilka tygodni później przychodzi wezwanie z kontroli KAS – i okazuje się, że spółka nie dopełniła obowiązku dochowania należytej staranności. Konsekwencje? Odpowiedzialność osobista osób odpowiedzialnych za rozliczenia i konieczność zapłaty zaległości z odsetkami.

Podatek u źródła (WHT – withholding tax) pobierany jest przez polskiego płatnika przy wypłacie dywidend, odsetek, należności licencyjnych i wybranych usług niematerialnych na rzecz zagranicznych odbiorców. Obowiązek wynika z ustawy o CIT oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Przy płatnościach przekraczających 2 000 000 PLN rocznie na rzecz jednego podmiotu obowiązuje mechanizm pay and refund – płatnik musi pobrać podatek według stawki krajowej, a dopiero potem ubiegać się o zwrot nadpłaty.

Ten alert wyjaśnia, co zmieniło się w przepisach, kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie kroki należy podjąć natychmiast – zanim nadejdzie kolejna płatność transgraniczna.

Co zmieniło się w przepisach o podatku u źródła?

Mechanizm pay and refund obowiązuje od 2022 r. i nadal sprawia trudności praktyczne. Próg 2 000 000 PLN liczy się per odbiorca w roku podatkowym – nie per transakcja. Oznacza to, że nawet regularne, niewielkie płatności do jednego kontrahenta mogą uruchomić obowiązek pobrania podatku według stawki krajowej (19% dla dywidend, 20% dla odsetek i należności licencyjnych). KAS w ramach kontroli podatkowych coraz częściej kwestionuje certyfikaty rezydencji wystawione z datą wsteczną lub niezgodne z formatem wymaganym przez kraj rezydencji odbiorcy.

Zmiany dotknęły też obowiązku dochowania należytej staranności. Płatnik musi teraz aktywnie weryfikować, czy odbiorca płatności jest jej rzeczywistym właścicielem (beneficial owner). Sama formalna poprawność certyfikatu rezydencji nie wystarczy. Urząd skarbowy oczekuje dokumentacji potwierdzającej substancję ekonomiczną odbiorcy – jego personel, biuro, decyzyjność w zakresie dysponowania środkami.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek weryfikacji beneficial owner dotyczy każdej płatności powyżej progu, niezależnie od tego, czy kontrahent jest podmiotem powiązanym w rozumieniu przepisów o cenach transferowych.

Kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie są progi?

Obowiązek poboru podatku u źródła spoczywa na polskim płatniku – spółce lub osobie fizycznej prowadzącej działalność, która dokonuje wypłaty. Dotyczy to przede wszystkim: dywidend wypłacanych zagranicznym udziałowcom, odsetek od pożyczek udzielonych przez zagraniczne podmioty powiązane, należności licencyjnych za korzystanie z praw własności intelektualnej (istotnych w kontekście IP Box), a także wynagrodzenia za usługi doradcze, zarządcze i reklamowe świadczone przez nierezydentów.

  • Próg mechanizmu pay and refund: 2 000 000 PLN rocznie na rzecz jednego odbiorcy
  • Stawka krajowa dla odsetek i należności licencyjnych: 20%
  • Stawka krajowa dla dywidend: 19%
  • Termin złożenia oświadczenia płatnika (WH-OSC): do 31 stycznia roku następnego
  • Termin zwrotu nadpłaty WHT: do 6 miesięcy od złożenia wniosku WH-RET

Fundacja rodzinna wypłacająca świadczenia na rzecz zagranicznych beneficjentów również może podlegać obowiązkowi WHT – to obszar, który KAS zaczyna aktywnie kontrolować od 2025 r. Doradca podatkowy Warszawa powinien ocenić tę kwestię przed każdą planowaną dystrybucją.

Spółka IT z Mazowsza rozliczająca należności licencyjne do irlandzkiego podmiotu powiązanego przekroczyła próg 2 000 000 PLN w październiku 2024 r. Brak terminowego złożenia oświadczenia WH-OSC skutkował obowiązkiem pobrania podatku według stawki 20% od całości wypłat za rok – zamiast 5% wynikających z umowy polsko-irlandzkiej.

Dla płatności objętych umowami o unikaniu podwójnego opodatkowania możliwe jest zastosowanie stawki obniżonej lub zwolnienia – ale wyłącznie po spełnieniu warunków należytej staranności. Samo posiadanie certyfikatu rezydencji nie zwalnia z obowiązku weryfikacji beneficial owner. Warto też pamiętać, że JPK_CIT wprowadza nowe wymogi dokumentacyjne, które mogą być powiązane z rozliczeniami WHT w ramach kontroli KAS.

Jakie działania podjąć natychmiast?

Czas działa przeciwko płatnikowi. Każda wypłata zrealizowana bez właściwej dokumentacji to ryzyko zakwestionowania przez KAS i konieczność zapłaty zaległości wraz z odsetkami – aktualnie 14,5% w skali roku. Nieodwracalnym skutkiem zaniedbania może być odpowiedzialność osobista członków zarządu na podstawie art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej, jeśli spółka nie ureguluje zaległości podatkowych.

Co zrobić teraz:

  • Zidentyfikować wszystkich zagranicznych odbiorców płatności i zsumować wypłaty per podmiot za 2025 r. oraz narastająco w 2026 r.
  • Zebrać aktualne certyfikaty rezydencji – ważne na rok płatności, nie starsze niż 12 miesięcy.
  • Sporządzić dokumentację beneficial owner dla każdego odbiorcy przekraczającego próg 2 000 000 PLN.
  • Sprawdzić, czy złożono oświadczenie WH-OSC za 2025 r. – termin upłynął 31 stycznia 2026 r.

Jeśli Państwa spółka korzysta z KSeF lub wdraża nowe systemy ERP, warto przy okazji zweryfikować, czy moduły odpowiedzialne za faktury transgraniczne poprawnie klasyfikują płatności podlegające WHT. Integracja z procedurami odwoławczymi w razie sporu z organem podatkowym wymaga wcześniejszego przygotowania dokumentacji – nie można jej tworzyć post factum.

Spółka budowlana z Dolnego Śląska wypłaciła w lipcu 2025 r. wynagrodzenie za usługi zarządcze do cypryjskiego podmiotu powiązanego. Brak dokumentacji beneficial owner skutkował zakwestionowaniem przez KAS prawa do stawki 5% z umowy polsko-cypryjskiej. Spółka zapłaciła zaległość 15% plus odsetki za 18 miesięcy – łącznie ponad 320 000 PLN.

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga indywidualnej oceny struktury płatności transgranicznych. Zaniedbanie weryfikacji beneficial owner lub niedotrzymanie terminu WH-OSC może mieć nieodwracalne konsekwencje finansowe i osobiste dla zarządu.

Jeśli Państwa spółka dokonuje płatności transgranicznych przekraczających 2 000 000 PLN rocznie na rzecz jednego podmiotu – przeprowadzimy audyt dokumentacji WHT, ocenimy ryzyko kontroli KAS i przygotujemy oświadczenia płatnika: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy certyfikat rezydencji wystawiony przez zagraniczny urząd skarbowy zawsze wystarczy do zastosowania obniżonej stawki WHT?

O: Nie. Certyfikat rezydencji jest warunkiem koniecznym, ale niewystarczającym. Od 2022 roku płatnik musi dodatkowo udokumentować, że odbiorca płatności jest jej rzeczywistym właścicielem (beneficial owner) i posiada substancję ekonomiczną. Brak tej dokumentacji skutkuje obowiązkiem pobrania podatku według stawki krajowej – 19% lub 20% – nawet jeśli certyfikat jest formalnie poprawny.

P: Co grozi za niezłożenie oświadczenia WH-OSC w terminie do 31 stycznia?

O: Niezłożenie oświadczenia WH-OSC w terminie oznacza, że płatnik traci prawo do zastosowania obniżonej stawki wynikającej z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania dla płatności przekraczających próg 2 000 000 PLN. Urząd skarbowy może zakwestionować całość rozliczeń za dany rok podatkowy. Zaległość podatkowa narasta z odsetkami wynoszącymi aktualnie 14,5% rocznie, a odpowiedzialność osobista zarządu wynika z artykułu 116 paragrafu 1 Ordynacji podatkowej.

P: Czy przepisy o podatku u źródła dotyczą wyłącznie podmiotów powiązanych?

O: Nie – to częste nieporozumienie. Obowiązek poboru WHT dotyczy wszystkich płatności na rzecz nierezydentów, niezależnie od tego, czy odbiorca jest podmiotem powiązanym. Powiązanie kapitałowe ma znaczenie przy cenach transferowych i przy ocenie beneficial owner, ale próg 2 000 000 PLN i mechanizm pay and refund stosuje się również do transakcji z podmiotami niepowiązanymi.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do doradztwa podatkowego, w tym rozliczeń WHT, kontroli KAS, cen transferowych i wdrożeń KSeF. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.