Spółka z siedzibą w Warszawie przelewa wynagrodzenie za licencję na oprogramowanie do kontrahenta w Niemczech. Dział księgowości zakłada, że umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania automatycznie zwalnia płatność z podatku. Kilka miesięcy później kontrola KAS ujawnia, że płatnik nie dopełnił procedury należytej staranności – i wystawia decyzję z odsetkami za zwłokę.

Podatek u źródła (WHT – withholding tax) pobierany jest przez polskiego płatnika od płatności transgranicznych, takich jak dywidendy, odsetki, należności licencyjne i wybrane usługi niematerialne. Stawki ustawowe wynoszą 19% lub 20%, zależnie od rodzaju płatności. Ulgi wynikające z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania lub dyrektyw unijnych wymagają aktywnego działania płatnika – nie stosują się automatycznie.

Ten alert wyjaśnia, co się zmieniło w reżimie WHT, kogo dotyczą progi kwotowe, i jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim nadejdzie kolejna płatność zagraniczna.

Jak działa mechanizm WHT w Polsce i kogo dotyczą progi 2 mln zł?

Podstawowa zasada jest prosta: polski płatnik potrąca podatek u źródła przy wypłacie i odprowadza go do urzędu skarbowego. Stawki ustawowe – 19% dla dywidend i 20% dla odsetek, należności licencyjnych oraz wybranych usług niematerialnych – wynikają z ustawy o CIT. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mogą te stawki obniżyć lub wyłączyć, lecz wymagają spełnienia warunków formalnych.

Kluczowy próg to 2 mln zł rocznie na rzecz jednego podatnika. Poniżej tej kwoty płatnik może stosować stawkę umowną lub zwolnienie, o ile posiada ważny certyfikat rezydencji i zachował należytą staranność. Powyżej progu 2 mln zł obowiązuje mechanizm „pay and refund" – płatnik pobiera podatek według stawki krajowej i dopiero potem kontrahent lub płatnik wnioskuje o zwrot nadpłaty do Krajowej Administracji Skarbowej.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – próg 2 mln zł liczy się łącznie dla wszystkich kategorii płatności pasywnych na rzecz tego samego podmiotu w danym roku podatkowym. Dywidenda 1,5 mln zł plus odsetki 700 tys. zł oznaczają przekroczenie progu i obowiązek zastosowania mechanizmu „pay and refund". KAS weryfikuje te kwoty podczas kontroli cen transferowych i kontroli podatkowych.

Dla płatności powyżej progu płatnik może uniknąć poboru podatku na dwa sposoby. Pierwszy to uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji (WH-WOP) wydawanej przez Naczelnika Urzędu Skarbowego – ważnej 36 miesięcy. Drugi to złożenie oświadczenia przez zarząd płatnika, potwierdzającego dochowanie należytej staranności i brak wiedzy o okolicznościach wykluczających preferencję. Oświadczenie zarządu wiąże się jednak z odpowiedzialnością osobistą jego członków.

Jakie płatności transgraniczne są najczęściej kwestionowane przez KAS?

Kontrola KAS koncentruje się na kilku kategoriach płatności. Należności licencyjne za oprogramowanie, znaki towarowe i patenty to obszar, w którym organy podatkowe najczęściej kwestionują kwalifikację prawną i zastosowanie stawki umownej. Odsetki od pożyczek wewnątrzgrupowych są badane zarówno pod kątem WHT, jak i cen transferowych. Wynagrodzenia za usługi niematerialne – doradcze, zarządcze, marketingowe – podlegają 20% stawce, jeśli nie spełniają warunków zwolnienia.

Spółka produkcyjna z Wielkopolski odkryła w toku kontroli KAS w lecie 2024 r., że płatności za usługi zarządcze na rzecz spółki matki w Holandii – łącznie ok. 3,2 mln zł rocznie – nie były objęte należytą starannością. Organ zakwestionował certyfikaty rezydencji sprzed ponad 12 miesięcy i wydał decyzję z sankcją 20% plus odsetki za 3 lata.

Dywidendy wypłacane do spółek unijnych korzystają potencjalnie ze zwolnienia na podstawie dyrektywy Parent-Subsidiary, transponowanej do polskiej ustawy o CIT. Warunki to m.in. co najmniej 10% udział przez nieprzerwany okres 2 lat oraz status rzeczywistego właściciela (beneficial owner) po stronie odbiorcy. KAS coraz częściej bada, czy odbiorca dywidendy jest jej rzeczywistym właścicielem, czy jedynie podmiotem pośredniczącym.

Warto pamiętać, że fundacja rodzinna jako podatnik CIT podlega własnym zasadom opodatkowania dochodu z zagranicy. Jeśli fundacja rodzinna otrzymuje płatności z zagranicy lub wypłaca środki za granicę, zastosowanie WHT wymaga odrębnej analizy – przepisy ustawy o fundacji rodzinnej nie wyłączają ogólnych reguł WHT.

---

Konkretna sytuacja Państwa firmy wymaga oceny przed kolejną płatnością zagraniczną. Brak aktualnego certyfikatu rezydencji lub pominięcie mechanizmu „pay and refund" to błąd nieodwracalny – decyzja KAS z odsetkami za 3–5 lat wstecz może przekroczyć wartość samych płatności. Nie ma możliwości cofnięcia poboru podatku po zakończeniu roku podatkowego bez formalnego wniosku o zwrot.

Jeśli Państwa spółka wypłaca należności licencyjne, odsetki lub dywidendy za granicę i łączna kwota przekracza lub może przekroczyć 2 mln zł rocznie – przeprowadzimy przegląd WHT, weryfikację certyfikatów rezydencji i ocenę zasadności złożenia oświadczenia zarządu lub wniosku WH-WOP: info@kordeckipartners.com.

Co zrobić teraz – lista działań przed kolejną płatnością zagraniczną

Reżim WHT wymaga działania z wyprzedzeniem. Certyfikat rezydencji musi być aktualny na dzień płatności – organy podatkowe odmawiają uznania dokumentów starszych niż 12 miesięcy (lub 24 miesiące, jeśli dane nie uległy zmianie i płatnik złożył stosowne oświadczenie). Opinia WH-WOP wydawana jest w terminie 6 miesięcy od złożenia wniosku – co oznacza, że wniosek należy złożyć na długo przed planowaną wypłatą.

Poniżej lista działań, które każdy płatnik powinien zrealizować przed kolejną płatnością transgraniczną:

  • Zidentyfikować wszystkich zagranicznych odbiorców płatności pasywnych i zsumować kwoty w bieżącym roku podatkowym – w celu oceny przekroczenia progu 2 mln zł.
  • Zebrać aktualne certyfikaty rezydencji – sprawdzić datę wystawienia i zgodność danych z umową.
  • Zweryfikować status rzeczywistego właściciela (beneficial owner) odbiorcy – szczególnie w strukturach holdingowych.
  • Ocenić, czy konieczne jest złożenie wniosku WH-WOP lub oświadczenia zarządu – i jakie ryzyko osobiste wiąże się z oświadczeniem.
  • Upewnić się, że dokumentacja cen transferowych obejmuje płatności objęte WHT – KAS łączy kontrole WHT z kontrolami procedurami korporacyjnymi i cenami transferowymi.

Firmy wdrażające KSeF powinny przy okazji przeglądu faktur ustrukturyzowanych sprawdzić, czy faktury od zagranicznych kontrahentów – wystawiane poza systemem KSeF – są prawidłowo kwalifikowane pod kątem WHT. Faktura ustrukturyzowana w formacie FA(3) dotyczy transakcji krajowych, jednak wymagania techniczne FA(3) wpływają na sposób dokumentowania płatności transgranicznych w systemach ERP. Błędna kwalifikacja faktury może prowadzić do pominięcia obowiązku poboru WHT.

Spółka IT z Mazowsza, wypłacając w jesieni 2024 r. wynagrodzenie za sublicencję oprogramowania do podmiotu z Irlandii, złożyła wniosek WH-WOP z 7-miesięcznym wyprzedzeniem. Decyzja pozytywna wpłynęła na 3 tygodnie przed planowaną płatnością. Dzięki temu spółka uniknęła konieczności poboru 20% podatku i późniejszego wniosku o zwrot – oszczędzając czas i zamrożenie środków na wiele miesięcy.

Doradca podatkowy Warszawa – to fraza, którą wpisują przedsiębiorcy szukający pomocy w ostatniej chwili. Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przegląd WHT przed wypłatą, a nie spór z KAS po kontroli. Koszty przeglądu są wielokrotnie niższe niż koszty postępowania podatkowego i odsetek za zwłokę.

Często zadawane pytania

P: Czy certyfikat rezydencji w formie elektronicznej jest akceptowany przez KAS?

O: Tak, od kilku lat organy podatkowe akceptują certyfikaty rezydencji w formie elektronicznej, pod warunkiem że zostały wydane przez właściwy organ podatkowy państwa rezydencji kontrahenta. Płatnik powinien przechowywać wydruk lub plik elektroniczny z możliwością weryfikacji autentyczności. Certyfikat musi być aktualny na dzień płatności – co do zasady nie starszy niż 12 miesięcy, chyba że płatnik złożył oświadczenie o braku zmiany danych i dysponuje certyfikatem nie starszym niż 24 miesiące.

P: Jak długo trwa uzyskanie opinii o stosowaniu preferencji WHT (WH-WOP)?

O: Ustawa przewiduje termin 6 miesięcy na wydanie opinii przez Naczelnika Urzędu Skarbowego. W praktyce postępowanie trwa od 3 do 6 miesięcy. Opinia jest ważna przez 36 miesięcy od dnia jej wydania i chroni płatnika przed odpowiedzialnością za niepobór podatku w tym okresie. Wniosek WH-WOP należy złożyć odpowiednio wcześnie – co najmniej 6 miesięcy przed planowaną płatnością przekraczającą próg 2 mln zł.

P: Czy IP Box wpływa na rozliczenie podatku u źródła od należności licencyjnych?

O: IP Box to preferencja dla polskiego podatnika uzyskującego dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej – obniża efektywną stawkę CIT do 5% zgodnie z artykułem 24d ustawy o CIT. Nie wpływa natomiast bezpośrednio na obowiązki WHT polskiego płatnika wypłacającego należności licencyjne za granicę. WHT pobiera się od płatności wychodzących z Polski, niezależnie od tego, czy odbiorca korzysta z analogicznych preferencji w swoim kraju. Obie kwestie wymagają odrębnej analizy.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do podatku u źródła, cen transferowych, kontroli KAS oraz planowania podatkowego transakcji transgranicznych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.