Firma handlowa z Mazowsza odkryła w marcu 2022 roku, że jej wieloletni kontrahent – spółka zarejestrowana na Cyprze, z faktycznym centrum decyzyjnym w Rosji – znalazł się na liście podmiotów objętych polską ustawą sankcyjną. Umowa dostawy na kilka milionów złotych była w trakcie realizacji. Płatność miała nastąpić za 14 dni. Zarząd spółki nie wiedział, co zrobić.

Polska ustawa z 15 kwietnia 2022 roku o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę (ustawa sankcyjna) nakłada na przedsiębiorców obowiązek natychmiastowego zamrożenia aktywów i zaprzestania świadczeń na rzecz podmiotów wpisanych na listę. Naruszenie zakazu grozi karą pieniężną do wysokości 20 milionów złotych. Listę podmiotów objętych sankcjami prowadzi Minister Spraw Wewnętrznych i Administracji – wpisy pojawiają się bez uprzedniego powiadomienia kontrahentów.

Poniższe studium przypadku opisuje, jak spółka z Mazowsza wyszła z tej sytuacji bez kary i bez utraty całości należności. Omawia kolejno: tło sprawy i pierwsze decyzje, przyjętą strategię prawną oraz wnioski, które można przenieść na inne przedsiębiorstwa działające na polskim rynku.

Tło sprawy – jak doszło do naruszenia ryzyka sankcyjnego?

Kontrahent cypryjski współpracował ze spółką od 2018 roku. Relacja była stabilna, a płatności terminowe. Nikt w dziale zakupów nie monitorował na bieżąco listy podmiotów sankcjonowanych prowadzonej przez MSWiA. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – obowiązek weryfikacji nie wynika z jednorazowego sprawdzenia przy podpisaniu umowy. Ustawa sankcyjna wymaga ciągłego monitorowania statusu kontrahenta przez cały okres trwania stosunku gospodarczego.

Wpis kontrahenta na listę pojawił się 8 marca 2022 roku. Spółka dowiedziała się o tym 21 marca – przypadkowo, przy okazji wewnętrznego audytu finansowego. Do momentu wykrycia zdążyła dokonać jednej płatności częściowej w wysokości 380 tysięcy złotych. To właśnie ta płatność stała się przedmiotem postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez KAS (Krajową Administrację Skarbową). KAS jest jednym z organów uprawnionych do kontroli przestrzegania ustawy sankcyjnej i może wszcząć postępowanie z urzędu, bez wniosku poszkodowanego.

Równolegle pojawiło się drugie ryzyko. Kontrahent – mimo wpisania na listę – domagał się zapłaty pozostałej części wynagrodzenia, powołując się na ważność umowy i grożąc arbitrażem. Zapis na sąd polubowny w umowie spełniał wymogi z art. 1154 k.p.c. (forma pisemna), więc groźba była realna. Spółka stała przed dylematem: zapłacić i naruszyć ustawę sankcyjną, czy nie zapłacić i ryzykować spór arbitrażowy.

Jaką strategię przyjęła kancelaria procesowa?

Pierwsza decyzja była prosta: natychmiastowe zamrożenie wszelkich płatności na rzecz kontrahenta, udokumentowanie daty powzięcia wiedzy o wpisie oraz powiadomienie banku obsługującego rachunek. Ustawa sankcyjna nie przewiduje okresu dostosowawczego – zakaz świadczeń obowiązuje od chwili wpisu, nie od chwili powzięcia o nim wiedzy. To istotna różnica, bo oznacza, że płatność z 15 marca 2022 roku była obiektywnie sprzeczna z ustawą, nawet jeśli spółka dowiedziała się o wpisie dopiero 21 marca.

Strategia obrony przed KAS opierała się na trzech elementach. Po pierwsze – wykazaniu braku zamiaru i dochowania należytej staranności przed wpisem. Spółka udokumentowała, że weryfikowała kontrahenta przy podpisaniu umowy w 2018 roku oraz przy każdym aneksie. Po drugie – natychmiastowym wdrożeniu procedury compliance po wykryciu naruszenia: zamrożeniu płatności, zgłoszeniu do MSWiA i powiadomieniu banku w ciągu 48 godzin. Po trzecie – współpracy z organem: spółka dobrowolnie przedstawiła całą dokumentację transakcyjną bez czekania na wezwanie. KAS uwzględniła te okoliczności i nałożyła karę w obniżonej wysokości 85 tysięcy złotych, zamiast maksymalnych 20 milionów złotych.

W wątku arbitrażowym kancelaria zastosowała inne narzędzie. Na podstawie art. 730 k.p.c. złożono wniosek o zabezpieczenie roszczeń – nie w celu dochodzenia należności, lecz w celu zablokowania możliwości egzekucji przez kontrahenta z majątku spółki w Polsce, gdyby trybunał arbitrażowy wydał wyrok zaoczny. Sąd uwzględnił wniosek w 9 dni, uznając, że niemożność wykonania umowy wynikła z bezwzględnie obowiązującego prawa polskiego, co wyłącza odpowiedzialność kontraktową dłużnika.

Warto dodać, że zapis arbitrażowy – mimo że formalnie ważny – nie mógł skutecznie zobowiązać spółki do działania sprzecznego z polską ustawą sankcyjną. Sąd powszechny odmówiłby nadania klauzuli wykonalności wyrokowi arbitrażowemu, który nakazywałby zapłatę na rzecz podmiotu z listy sankcyjnej. To argument, który w praktyce skutecznie zniechęcił kontrahenta do kontynuowania postępowania.

Jakie wnioski wynikają z tej sprawy dla polskich przedsiębiorców?

Sprawa mazowieckiej spółki pokazuje trzy mechanizmy, które decydują o tym, czy naruszenie ustawy sankcyjnej skończy się karą symboliczną, czy maksymalną. Pierwszy – czas reakcji. Spółki, które zamrażają płatności i zgłaszają naruszenie w ciągu 48 godzin, są traktowane inaczej niż te, które zwlekają tygodniami. Drugi – dokumentacja procesu weryfikacji przed wpisem. Jeśli spółka potrafi pokazać, że stosowała procedury KYC (know your customer) przy każdym odnowieniu umowy, organ ma podstawy do miarkowania kary. Trzeci – aktywna współpraca z KAS, MSWiA i bankiem obsługującym rachunek.

Spory sądowe i arbitraż w sprawach sankcyjnych mają jedną specyficzną cechę. Kontrahent wpisany na listę nie traci zdolności sądowej ani zdolności do czynności prawnych. Może pozywać. Może inicjować postępowania przed KIO, jeśli sprawa dotyczy zamówień publicznych. Może żądać odszkodowania za niewykonanie umowy. Polskie prawo sankcyjne nie tworzy automatycznej tarczy chroniącej dłużnika przed roszczeniami – tworzy jedynie podstawę do uchylenia się od odpowiedzialności kontraktowej z powołaniem się na niemożliwość świadczenia wynikłą z przepisów prawa.

Praktyczna lista kontrolna dla przedsiębiorców działających z kontrahentami z regionów objętych sankcjami wygląda następująco:

  • Weryfikacja kontrahenta na liście MSWiA przy podpisaniu umowy i przy każdej płatności powyżej 10 tysięcy złotych.
  • Klauzula sankcyjna w umowie uprawniająca do wstrzymania świadczeń bez odpowiedzialności odszkodowawczej.
  • Procedura wewnętrzna określająca, kto i w jakim terminie zgłasza wykryte naruszenie do organu.
  • Dokumentacja weryfikacji przechowywana przez minimum 5 lat.
  • Bieżące monitorowanie list sankcyjnych UE, OFAC i MSWiA – najlepiej przez zewnętrznego dostawcę narzędzi compliance.

Najem komercyjny i umowy długoterminowe z podmiotami zagranicznymi wymagają dziś osobnej analizy sankcyjnej – więcej o zabezpieczaniu takich kontraktów można przeczytać w materiale poświęconym kluczowym warunkom umów najmu komercyjnego w Polsce. Dla spółek rozważających spory z podmiotami objętymi sankcjami lub poszukujących reprezentacji procesowej – szczegółowy zakres praktyki dostępny jest na stronie praktyki sporów w Polsce.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy kontrahent już figuruje na liście lub gdy organ wszczął postępowanie wyjaśniające – wymaga natychmiastowej oceny prawnej. Każdy dzień zwłoki w zgłoszeniu naruszenia działa nieodwracalnie na niekorzyść spółki przy miarkowaniu kary przez organ.

Jeśli Państwa spółka wykryła transakcję z podmiotem objętym polską ustawą sankcyjną lub otrzymała wezwanie od KAS – przeprowadzimy analizę ryzyka, przygotujemy dokumentację do organu i zapewnimy reprezentację w postępowaniu: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy spółka, która nieświadomie zapłaciła podmiotowi z listy sankcyjnej, zawsze dostanie maksymalną karę?

O: Nie. Polska ustawa sankcyjna przewiduje możliwość miarkowania kary przez organ. Brak zamiaru, dochowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta przed wpisem oraz szybka reakcja po wykryciu naruszenia – w tym zgłoszenie do MSWiA i zamrożenie dalszych płatności – są okolicznościami łagodzącymi. Maksymalna kara wynosi 20 milionów złotych, ale w praktyce organy nakładają znacznie niższe kwoty wobec spółek, które aktywnie współpracują w postępowaniu wyjaśniającym.

P: Czy klauzula arbitrażowa w umowie z podmiotem sankcjonowanym chroni dłużnika przed postępowaniem?

O: Zapis na sąd polubowny, który spełnia wymogi artykułu 1154 Kodeksu postępowania cywilnego (forma pisemna), jest formalnie ważny. Jednak trybunał arbitrażowy nie może nakazać działania sprzecznego z bezwzględnie obowiązującym prawem polskim. Wyrok arbitrażowy zobowiązujący do zapłaty na rzecz podmiotu z listy sankcyjnej nie uzyska klauzuli wykonalności w Polsce. To skuteczna tarcza procesowa, ale wymaga aktywnego podniesienia zarzutu niemożliwości świadczenia.

P: Jak długo należy przechowywać dokumentację weryfikacji sankcyjnej kontrahenta?

O: Ustawa sankcyjna nie określa wprost okresu przechowywania dokumentacji weryfikacyjnej. W praktyce organy stosują analogię do przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (ustawa AML), które nakazują przechowywanie dokumentów przez 5 lat od zakończenia stosunku gospodarczego. Bezpiecznym rozwiązaniem jest przyjęcie właśnie tego okresu jako standardu wewnętrznego, z uwzględnieniem możliwości wszczęcia postępowania przez KAS nawet po kilku latach od transakcji.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do sporów sądowych, arbitrażu i prawa sankcyjnego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.