Litewska firma budowlana wysyła trzech monterów do Warszawy na sześć miesięcy. Pytanie pojawia się natychmiast: gdzie odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne – na Litwie czy w Polsce? Odpowiedź daje zaświadczenie A1, ale samo jego uzyskanie wymaga spełnienia kilku warunków, których niedopełnienie kosztuje pracodawcę podwójne składki i kary.

Zaświadczenie A1 potwierdza, że delegowany pracownik pozostaje objęty systemem zabezpieczenia społecznego państwa wysyłającego – w tym przypadku Litwy. Podstawę stanowi rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Zaświadczenie należy uzyskać przed rozpoczęciem delegowania, a jego brak w trakcie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) może oznaczać obowiązek opłacenia składek w Polsce za cały okres pobytu.

Niniejszy przewodnik prowadzi krok po kroku przez procedurę uzyskania A1 dla pracowników delegowanych z Litwy do Polski. Omawia warunki formalne, terminy, koszty i najczęstsze błędy – z perspektywy zarówno litewskiego pracodawcy, jak i polskiego podmiotu przyjmującego. Na końcu znajdą Państwo trzy scenariusze biznesowe oraz odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów.

Czym jest zaświadczenie A1 i kiedy jest wymagane przy delegowaniu z Litwy?

Zaświadczenie A1 to unijny dokument potwierdzający właściwość ustawodawstwa jednego państwa członkowskiego w zakresie ubezpieczeń społecznych. Dla pracownika delegowanego z Litwy do Polski oznacza to, że pracodawca nadal odprowadza składki w Sodra (litewski ZUS) i nie powstaje obowiązek rejestracji w Polsce. Rozporządzenie 883/2004 oraz rozporządzenie wykonawcze 987/2009 wyznaczają ramy całej procedury. Dokument musi być dostępny na miejscu pracy przez cały okres delegowania.

Obowiązek posiadania A1 dotyczy każdego pracownika najemnego wysyłanego przez litewskiego pracodawcę do wykonywania pracy na terytorium Polski. Dotyczy to zarówno pracowników budowlanych, jak i specjalistów IT czy pracowników usługowych. Wyjątkiem są osoby zatrudnione przez agencje pracy tymczasowej – tu stosuje się odrębne przepisy art. 13 rozporządzenia 883/2004 o pracy w kilku państwach.

Dwa warunki muszą być spełnione łącznie. Po pierwsze, pracodawca musi prowadzić znaczącą działalność na Litwie – nie może być to tzw. spółka skrzynka pocztowa. Po drugie, delegowanie nie może przekraczać 24 miesięcy. Przekroczenie tego progu wymaga złożenia wniosku o wyjątek na podstawie art. 16 rozporządzenia 883/2004, co wiąże się z porozumieniem między Sodra a ZUS i może trwać nawet 3–6 miesięcy.

PIP i ZUS coraz częściej weryfikują zaświadczenia A1 podczas kontroli. W praktyce – wiele firm odkrywa brak dokumentu dopiero wtedy, gdy inspektor stoi przy bramce wejściowej placu budowy. Wtedy możliwości naprawcze są ograniczone, a konsekwencje finansowe – nieodwracalne.

Jak przebiega procedura uzyskania A1 – krok po kroku?

Wniosek o wydanie A1 składa litewski pracodawca do Sodra – litewskiego odpowiednika ZUS. Procedura jest w pełni elektroniczna za pośrednictwem portalu Sodra. Standardowy czas oczekiwania wynosi od 5 do 14 dni roboczych, choć w przypadkach pilnych można wnioskować o tryb przyspieszony. Dokument ma formę elektroniczną, ale pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wydruk lub dostęp do wersji cyfrowej.

Krok pierwszy: pracodawca weryfikuje, czy spełnia warunek „znaczącej działalności" na Litwie. Oznacza to regularne zawieranie umów, posiadanie biura, zatrudnianie pracowników lokalnych i osiąganie przychodów z działalności litewskiej – nie tylko przychód z delegowań. Sodra może zażądać dokumentacji potwierdzającej ten warunek.

Krok drugi: zbieranie dokumentów. Niezbędne są:

  • kopia umowy o pracę lub aneksu delegacyjnego z określonym miejscem wykonywania pracy w Polsce,
  • dane identyfikacyjne pracownika (PESEL litewski lub numer ubezpieczenia),
  • przewidywany okres delegowania (daty od–do),
  • opis wykonywanej pracy i nazwa polskiego podmiotu przyjmującego.

Krok trzeci: złożenie wniosku w Sodra i oczekiwanie na dokument. Po otrzymaniu A1 pracodawca przekazuje kopię polskiemu podmiotowi przyjmującemu – ten ma obowiązek przechowywać ją przez okres delegowania. Warto pamiętać, że A1 wydawane jest na konkretny okres. Przedłużenie delegowania wymaga złożenia nowego wniosku przed upływem ważności dokumentu.

Krok czwarty: powiadomienie polskiego podmiotu przyjmującego. Polska ustawa o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług (z 10 czerwca 2016 r.) nakłada na pracodawcę delegującego obowiązek zgłoszenia delegowania do PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Zgłoszenie odbywa się elektronicznie przez portal PIP. Brak powiadomienia grozi karą do 30 000 PLN.

Jakie warunki zatrudnienia muszą być zapewnione delegowanym pracownikom w Polsce?

Uzyskanie A1 rozwiązuje kwestię ubezpieczeń społecznych – ale nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy. Dyrektywa 96/71/WE o delegowaniu pracowników (zmieniona dyrektywą 2018/957) nakłada obowiązek zapewnienia pracownikom delegowanym co najmniej takich samych warunków zatrudnienia, jakie obowiązują w Polsce. Dotyczy to zarówno wynagrodzeń, jak i czasu pracy, urlopów i bezpieczeństwa.

Minimalne wynagrodzenie jest tu kluczowym parametrem. W 2026 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wynosi 4 666 PLN brutto miesięcznie (od 1 stycznia 2026 r.). Pracownik delegowany z Litwy musi otrzymywać co najmniej tę kwotę – lub odpowiednio wyższe stawki branżowe, jeśli takie obowiązują w danym sektorze. Różnica między litewskim a polskim minimalnym wynagrodzeniem musi być wyrównana przez pracodawcę delegującego.

Czas pracy regulowany jest przez polskie przepisy – maksymalnie 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo w podstawowym systemie czasu pracy. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych u tego samego pracodawcy nie może przekraczać 33 miesięcy – ale przy delegowaniu z zagranicznego pracodawcy przepis ten stosuje się z uwzględnieniem specyfiki transgranicznej.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Dla pracowników delegowanych na podstawie polskiego prawa pracy obowiązują odpowiednio: 2 tygodnie (staż poniżej 6 miesięcy), 1 miesiąc (6 miesięcy – 3 lata) i 3 miesiące (powyżej 3 lat). W praktyce litewski pracodawca często stosuje litewskie okresy wypowiedzenia – co może rodzić spór o właściwe prawo.

Pracodawca zatrudniający w Polsce powyżej 50 osób ma też obowiązek wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeniowego zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Przy delegowaniu pracowników z Litwy do polskiego zakładu pracy – jeśli łączna liczba pracowników przekracza próg – obowiązek ten spoczywa na polskim podmiocie przyjmującym.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest sporządzenie aneksu delegacyjnego w dwóch wersjach językowych – litewskiej i polskiej – z wyraźnym wskazaniem prawa właściwego. Pozwala to uniknąć sporów kompetencyjnych między inspektorami pracy obu państw.

Trzy scenariusze biznesowe – gdzie najczęściej pojawiają się problemy?

Scenariusze różnią się branżą, skalą i strukturą delegowania. Każdy generuje inne ryzyka. Przyjrzyjmy się trzem najczęstszym sytuacjom, z jakimi trafiają do nas klienci.

Scenariusz 1 – firma budowlana z Wilna, projekt w Trójmieście, lato 2025. Pracodawca wysyła 12 pracowników na budowę centrum logistycznego. A1 zostało uzyskane, ale na okres 3 miesięcy. Po upływie terminu pracodawca „zapomniał" złożyć nowy wniosek. Kontrola PIP w październiku 2025 r. stwierdziła brak ważnych zaświadczeń przez 6 tygodni. ZUS wszczął postępowanie o objęcie pracowników polskim ubezpieczeniem za ten okres – potencjalny koszt: kilkadziesiąt tysięcy PLN zaległych składek plus odsetki.

Scenariusz 2 – spółka IT z Kowna, projekt dla klienta w Warszawie, zima 2025–2026. Trzech programistów pracuje zdalnie z Polski – pracodawca uznał, że skoro pracują z prywatnych mieszkań, nie są „delegowani" i A1 nie jest potrzebne. To błąd. Praca wykonywana z terytorium Polski przez pracownika litewskiego pracodawcy stanowi delegowanie w rozumieniu rozporządzenia 883/2004. Brak A1 oznaczał obowiązek rejestracji w ZUS. Sytuację uratowało złożenie wniosku retroaktywnego do Sodra – co jest możliwe, ale wymaga uzgodnienia między instytucjami ubezpieczeniowymi obu państw.

Scenariusz 3 – zagraniczny inwestor otwierający zakład produkcyjny na Mazowszu, wiosna 2026. Litewski inwestor deleguje 5 menedżerów na etap rozruchu zakładu. Menedżerowie posiadają A1, ale podmiot przyjmujący nie dopełnił obowiązku zgłoszenia do PIP. Kara administracyjna wyniosła 15 000 PLN. Dodatkowo – jeden z menedżerów spełniał kryteria EU Blue Card (minimalne wynagrodzenie to 12 272,58 PLN miesięcznie w 2026 r. dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE), co otworzyło dodatkowe ścieżki regulacyjne. W tym przypadku jednak pracownicy byli obywatelami UE, więc EU Blue Card nie miała zastosowania – ale weryfikacja tego faktu zajęła tydzień i opóźniła uruchomienie zakładu.

Każdy z tych scenariuszy pokazuje, że problemy nie wynikają ze złej woli, lecz z luk proceduralnych. Podobne wyzwania dokumentuje nasze opracowanie dotyczące delegowania z Czech do Polski – wnioski są zaskakująco zbieżne.

Lista kontrolna – co przygotować przed delegowaniem:

  • Wniosek A1 złożony w Sodra przed datą rozpoczęcia pracy w Polsce,
  • aneks delegacyjny z określonym miejscem pracy, okresem i wynagrodzeniem,
  • zgłoszenie do PIP najpóźniej w dniu rozpoczęcia delegowania,
  • weryfikacja wysokości wynagrodzenia względem polskiego minimum,
  • harmonogram odnowień A1 przy delegowaniu przekraczającym 3 miesiące.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać dodatkowych kroków – szczególnie gdy delegowanie dotyczy wielu pracowników jednocześnie lub przekracza 12 miesięcy. Nieodwracalne konsekwencje finansowe (zaległe składki, kary PIP) pojawiają się szybciej, niż większość pracodawców się spodziewa.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników z Litwy do Polski i nie jest pewna kompletności dokumentacji – przeprowadzimy audyt zgodności, przygotujemy wzory aneksów delegacyjnych i złożymy zgłoszenie do PIP: info@kordeckipartners.com.

Jakie są najczęstsze błędy i jak ich uniknąć?

Praktyka pokazuje cztery kategorie błędów, które powtarzają się niezależnie od branży i skali delegowania. Ich wyeliminowanie przed wysłaniem pierwszego pracownika oszczędza czas, pieniądze i reputację pracodawcy.

Błąd pierwszy: brak A1 dla pracy zdalnej. Pracodawcy mylnie zakładają, że praca wykonywana z prywatnego adresu w Polsce nie podlega przepisom o delegowaniu. Tymczasem rozporządzenie 883/2004 nie rozróżnia między pracą w biurze a pracą zdalną – liczy się terytorium, z którego praca jest świadczona. Od 2023 r. Sodra i ZUS wymieniają dane o pracownikach zdalnych w ramach elektronicznego systemu EESSI (Electronic Exchange of Social Security Information).

Błąd drugi: nieodnowienie A1 w terminie. Zaświadczenie wydawane jest na konkretny okres – najczęściej do 12 miesięcy, maksymalnie do 24 miesięcy. Pracodawcy zapominają o konieczności złożenia nowego wniosku przed wygaśnięciem poprzedniego. Warto wdrożyć system przypomnień – choćby w kalendarzu HR – z wyprzedzeniem 30 dni przed datą wygaśnięcia.

Błąd trzeci: niezgłoszenie delegowania do PIP. Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy to obowiązek odrębny od uzyskania A1. Wielu pracodawców traktuje je jako jedno zadanie. Kara za brak zgłoszenia wynosi do 30 000 PLN i nakładana jest niezależnie od kary za brak A1.

Błąd czwarty: niewłaściwe wynagrodzenie. Pracodawcy delegujący pracowników z Litwy często stosują stawki litewskie, zakładając, że są one wystarczające. Jeśli litewska stawka jest niższa od polskiego minimum (4 666 PLN w 2026 r.) – różnicę trzeba wyrównać. Brak wyrównania to naruszenie przepisów o delegowaniu, które może skutkować roszczeniami pracowniczymi przed polskim sądem pracy.

Dla firm działających w sektorze budowlanym lub produkcyjnym dodatkowym wyzwaniem jest koordynacja A1 z obowiązkami wynikającymi z prawa budowlanego i regulacji BHP. Nasz zespół nieruchomości i budownictwa obsługuje projekty inwestycyjne z udziałem litewskich podmiotów – co pozwala na kompleksową obsługę całego projektu.

Warto też sprawdzić, czy delegowanie nie rodzi obowiązków w zakresie prawa pracy wykraczających poza minimalne standardy. Pracownicy delegowani korzystają z ochrony przed mobbingiem i dyskryminacją na równi z pracownikami lokalnymi – co w praktyce oznacza, że polskie przepisy k.p. stosuje się bezpośrednio, niezależnie od prawa właściwego umowy.

Porównując procedury w różnych krajach UE, widać wyraźne podobieństwa. Procedura delegowania z Francji do Polski obejmuje analogiczne etapy, choć tamtejsza inspekcja pracy stosuje bardziej rygorystyczne wymogi dokumentacyjne.

Często zadawane pytania

P: Ile czasu zajmuje uzyskanie zaświadczenia A1 z Litwy i czy można je uzyskać wstecz?

O: Standardowy czas oczekiwania w Sodra wynosi od 5 do 14 dni roboczych. Wniosek złożony przed rozpoczęciem delegowania jest rozpatrywany bez trudności. Zaświadczenie retroaktywne jest technicznie możliwe, ale wymaga uzgodnienia między Sodra a ZUS w ramach systemu EESSI – co może trwać nawet 2–3 miesiące. Uzyskanie dokumentu wstecznie nie zwalnia z odpowiedzialności za brak A1 w trakcie kontroli. Zalecamy złożenie wniosku co najmniej 3 tygodnie przed planowanym delegowaniem.

P: Czy pracownik delegowany z Litwy do Polski potrzebuje zezwolenia na pracę?

O: Nie. Litwa jest państwem członkowskim Unii Europejskiej, a obywatele litewscy korzystają z zasady swobodnego przepływu pracowników. Zezwolenie na pracę nie jest wymagane – ani dla pracownika, ani dla pracodawcy delegującego. Przepisy o zezwoleniach na pracę, w tym regulacje dotyczące EU Blue Card (minimalne wynagrodzenie 12 272,58 PLN miesięcznie w 2026 r.), dotyczą wyłącznie obywateli państw trzecich. Obowiązki pracodawcy ograniczają się do uzyskania A1 i zgłoszenia do PIP.

P: Jakie jest powszechne nieporozumienie dotyczące zaświadczenia A1 przy krótkich delegowaniach?

O: Wielu pracodawców uważa, że przy delegowaniu trwającym kilka dni lub tygodni A1 nie jest wymagane. To błąd. Rozporządzenie 883/2004 nie przewiduje progu czasowego zwalniającego z obowiązku posiadania zaświadczenia – obowiązuje ono od pierwszego dnia pracy na terytorium innego państwa członkowskiego. Jedynym wyjątkiem są osoby pracujące zwyczajowo w kilku państwach jednocześnie, dla których stosuje się odrębne przepisy artykułu 13 rozporządzenia. Krótkie delegowanie bez A1 to pełne ryzyko podwójnych składek.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

O autorze

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie prawne

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.