Szwajcarski pracodawca deleguje inżyniera na projekt do Warszawy. Kontrakt trwa dziewięć miesięcy. Na granicy – albo przy pierwszej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy – inspektor pyta o zaświadczenie A1. Jeśli dokumentu nie ma, pracodawca ryzykuje podwójne oskładkowanie: raz w Szwajcarii, raz w Polsce. To realne koszty – i nieodwracalna strata, jeśli termin na złożenie wniosku już minął.

Delegowanie pracowników z Szwajcarii do Polski reguluje umowa o wolnym handlu między UE a Szwajcarią oraz dwustronna umowa o zabezpieczeniu społecznym z 9 września 1975 roku. Zaświadczenie A1 potwierdza, że pracownik pozostaje w szwajcarskim systemie ubezpieczeń społecznych i nie podlega polskiemu ZUS. Wniosek należy złożyć w szwajcarskim organie – SAK lub właściwej Ausgleichskasse – przed rozpoczęciem delegowania, a nie po.

Przewodnik obejmuje cztery obszary: podstawy prawne i zakres umowy bilateralnej, procedurę krok po kroku z terminami i kosztami, trzy scenariusze biznesowe (produkcja, IT, inwestor zagraniczny) oraz najczęstsze błędy. Na końcu – lista kontrolna i FAQ.

Jakie przepisy regulują delegowanie z Szwajcarii do Polski?

Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający ustawodawstwo właściwe w zakresie ubezpieczeń społecznych. Podstawą prawną dla delegowania szwajcarsko-polskiego jest dwustronna umowa o zabezpieczeniu społecznym z 1975 roku, uzupełniona protokołem wykonawczym. Pracownik delegowany na okres do 24 miesięcy pozostaje objęty szwajcarskim systemem. Przedłużenie powyżej 24 miesięcy wymaga zgody obu organów – szwajcarskiego i polskiego ZUS.

Szwajcaria nie jest członkiem UE ani EOG. Dlatego rozporządzenie 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego stosuje się tu na podstawie umowy bilateralnej UE-Szwajcaria z 21 czerwca 1999 roku. W praktyce oznacza to, że mechanizm A1 działa analogicznie jak wewnątrz UE – ale z jedną ważną różnicą. Szwajcarski pracodawca musi zgłosić delegowanie do polskiej Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) nie później niż w pierwszym dniu oddelegowania.

Obowiązek zgłoszenia do PIP wynika z ustawy z 10 czerwca 2016 roku o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Ustawa implementuje dyrektywę 96/71/WE i dyrektywę 2018/957/UE. Brak zgłoszenia grozi karą grzywny do 30 000 PLN. Zgłoszenie odbywa się elektronicznie przez portal PIP – w języku polskim. W pierwszych dwóch sekcjach artykułu pojawia się też KRS jako instytucja rejestrowa spółek działających w Polsce oraz ZUS jako organ właściwy po stronie polskiej.

Warto odnotować jedno ograniczenie: umowa bilateralna z 1975 roku nie obejmuje wszystkich kategorii pracowników. Pracownicy zatrudnieni przez agencję pracy tymczasowej podlegają odrębnym zasadom. Jeśli delegowany pracownik jest obywatelem państwa trzeciego – nie Szwajcarii i nie UE – wymagane może być dodatkowe zezwolenie na pracę w Polsce. Dla takich przypadków próg minimalnego wynagrodzenia za Niebieską Kartę UE (EU Blue Card) wynosi w 2026 roku 12 272,58 PLN miesięcznie.

Jak przebiega procedura uzyskania zaświadczenia A1 krok po kroku?

Procedura A1 dla delegowania z Szwajcarii do Polski składa się z pięciu etapów. Każdy ma konkretny termin. Opóźnienie na pierwszym etapie blokuje cały łańcuch i może zamknąć drogę do retroaktywnego potwierdzenia ubezpieczenia.

Etap 1 – przygotowanie dokumentacji. Pracodawca gromadzi: umowę o pracę lub kontrakt delegowania, opis projektu (miejsce, zakres, czas trwania), dowód prowadzenia działalności w Szwajcarii (wyciąg z rejestru handlowego, nie starszy niż 6 miesięcy) oraz potwierdzenie opłacania składek w Szwajcarii za ostatnie 3 miesiące. Bez tych dokumentów Ausgleichskasse odrzuci wniosek formalnie.

Etap 2 – złożenie wniosku do Ausgleichskasse. Wniosek składa pracodawca – nie pracownik. Organ rozpatruje go w terminie 14–30 dni roboczych. Przy prostych wnioskach (delegowanie do 12 miesięcy, jeden pracownik, jasny opis projektu) termin wynosi ok. 14 dni. Przy wnioskach zbiorowych lub delegowaniach powyżej 12 miesięcy – do 30 dni. Opłata administracyjna za wniosek wynosi zazwyczaj 0 CHF, ale poszczególne kantony mogą pobierać opłatę za poświadczenie.

Etap 3 – zgłoszenie do polskiej PIP. Pracodawca (lub jego pełnomocnik w Polsce) składa zgłoszenie przez portal internetowy PIP. Termin: najpóźniej w dniu rozpoczęcia delegowania. Zgłoszenie musi zawierać dane pracodawcy, dane pracownika, adres miejsca wykonywania pracy w Polsce, planowany czas trwania delegowania oraz dane osoby kontaktowej w Polsce. Brak tej osoby kontaktowej to jeden z najczęstszych błędów formalnych.

Etap 4 – weryfikacja przez ZUS. Jeśli delegowanie przekracza 24 miesiące lub budzą się wątpliwości co do rzeczywistego centrum działalności pracodawcy, ZUS może wszcząć postępowanie wyjaśniające. W takiej sytuacji oba organy – szwajcarski i ZUS – prowadzą dialog zgodnie z art. 16 rozporządzenia 987/2009 (stosowanego na mocy umowy bilateralnej). Postępowanie może trwać do 6 miesięcy.

Etap 5 – archiwizacja i kontrola. Zaświadczenie A1 musi być dostępne na miejscu pracy w Polsce przez cały okres delegowania. PIP ma prawo zażądać go w każdej chwili. Przechowywanie dokumentu w Szwajcarii i brak jego kopii w Polsce to błąd, który inspektor kwalifikuje tak samo jak jego brak.

  • Zebrać dokumenty rejestrowe pracodawcy (wyciąg z rejestru handlowego, max 6 miesięcy)
  • Złożyć wniosek do Ausgleichskasse przed datą rozpoczęcia delegowania
  • Zgłosić delegowanie do PIP najpóźniej w dniu 1 delegowania
  • Zapewnić fizyczną lub elektroniczną kopię A1 na miejscu pracy w Polsce
  • Monitorować termin ważności A1 i złożyć wniosek o przedłużenie min. 30 dni przed upływem

Firma budowlana z Zurychu oddelegowała latem 2024 roku czterech pracowników na montaż instalacji przemysłowej pod Wrocławiem. Zaświadczenia A1 uzyskała, ale zgłoszenia do PIP dokonała z 3-dniowym opóźnieniem. Kara: 8 000 PLN. Procedura sama w sobie była poprawna – błąd leżał wyłącznie w kalendarzu.

Jeśli Państwa firma planuje delegowanie, sprawdź nasz materiał o compliance prawa pracy dla firm z Czech działających w Polsce – wiele zasad proceduralnych jest analogicznych i pozwala uniknąć tych samych pułapek.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – inna liczba pracowników, inny sektor, inny czas trwania delegowania – wymaga oceny, czy standardowa procedura wystarczy, czy potrzebne jest postępowanie o przedłużenie. Błąd na tym etapie ma charakter nieodwracalny: retroaktywne zaświadczenie A1 jest możliwe, ale organy odmawiają go coraz częściej.

Jeśli Państwa spółka deleguje pracowników z Szwajcarii do Polski i nie ma pewności co do kompletności dokumentacji – przeprowadzimy pełną weryfikację i złożymy zgłoszenie do PIP: info@kordeckipartners.com.

Trzy scenariusze biznesowe: produkcja, IT i inwestor zagraniczny

Procedura A1 wygląda podobnie na papierze. W praktyce każda branża ma swoje pułapki. Poniżej trzy scenariusze, które pokazują, gdzie teoria rozchodzi się z rzeczywistością.

Scenariusz 1 – produkcja. Szwajcarski producent maszyn deleguje 6 techników do fabryki w Wielkopolsce na montaż i uruchomienie linii produkcyjnej. Czas: 8 miesięcy. Pracodawca składa jeden wniosek zbiorczy do Ausgleichskasse. Organ wydaje 6 indywidualnych zaświadczeń A1 – każde z osobna. Czas oczekiwania: 21 dni. Zgłoszenie do PIP obejmuje wszystkich 6 pracowników w jednym formularzu. Ryzyko: rotacja – jeden technik wraca po 3 miesiącach, przyjeżdża zastępca. Każda zmiana wymaga aktualizacji zgłoszenia w PIP. Brak aktualizacji to nowe naruszenie.

Scenariusz 2 – IT. Firma softwarehouse z Bazylei deleguje programistę do klienta w Warszawie na 18 miesięcy. Pracownik jest obywatelem Ukrainy z kartą pobytu w Szwajcarii. Tu procedura się komplikuje. Zaświadczenie A1 jest możliwe, ale tylko jeśli pracownik podlega szwajcarskiemu ubezpieczeniu społecznemu na podstawie legalnego zatrudnienia w Szwajcarii przez co najmniej 1 miesiąc przed delegowaniem. Dodatkowo – wymagane może być zezwolenie na pracę w Polsce, bo pracownik nie jest obywatelem UE/EOG/Szwajcarii. Zezwolenie na pracę typ A lub Niebieska Karta UE – w zależności od wynagrodzenia. Próg Blue Card: 12 272,58 PLN miesięcznie brutto w 2026 roku.

Scenariusz 3 – inwestor zagraniczny. Szwajcarski holding otwiera spółkę zależną w Polsce (sp. z o.o.). Prezes zarządu – obywatel szwajcarski – ma prowadzić spółkę z Warszawy przez 2 lata. To już nie jest delegowanie pracownika, lecz oddelegowanie kadry zarządzającej lub praca w nowym miejscu zatrudnienia. Zaświadczenie A1 może być wydane, jeśli prezes pozostaje jednocześnie zatrudniony w spółce matce w Szwajcarii i wykonuje tam część pracy (min. 25% czasu pracy). Jeśli tej aktywności nie ma – nie ma A1, jest ZUS. Więcej o strukturach holdingowych opisujemy w analizie oddział vs spółka zależna dla grup ze Szwajcarii.

Spółka IT z Genewy wiosną 2025 roku oddelegowała architekta chmurowego do projektu w Trójmieście. Pracownik wykonywał 30% pracy zdalnie ze Szwajcarii. Dzięki temu Ausgleichskasse potwierdziła właściwość szwajcarskiego ustawodawstwa i wydała A1 na 24 miesiące. Oszczędność na składkach ZUS: szacunkowo ponad 40 000 PLN przez cały okres delegowania.

Pamiętaj też, że pracodawca delegujący do Polski musi przestrzegać minimalnych warunków zatrudnienia obowiązujących w Polsce – minimalnego wynagrodzenia, maksymalnego czasu pracy i przepisów BHP. To obowiązek niezależny od posiadania A1. Zatrudniając powyżej 50 pracowników w Polsce, pracodawca jest też zobowiązany do wdrożenia wewnętrznego kanału zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 roku.

Jakie błędy najczęściej popełniają szwajcarscy pracodawcy przy delegowaniu do Polski?

Błędy w procedurze A1 mają charakter kaskadowy. Jeden przeoczony krok generuje konsekwencje na każdym kolejnym etapie – od podwójnego oskładkowania po zakaz wykonywania pracy do czasu wyjaśnienia. Poniżej pięć błędów, które powtarzają się najczęściej.

Błąd 1 – złożenie wniosku po rozpoczęciu delegowania. To najpoważniejszy błąd. Ausgleichskasse może wydać A1 retroaktywnie, ale tylko jeśli pracodawca wykaże, że delegowanie spełniało wszystkie warunki od pierwszego dnia. Organy podchodzą do retroaktywności restrykcyjnie. W praktyce – szansa na retroaktywne A1 spada poniżej 50% przy opóźnieniu powyżej 30 dni.

Błąd 2 – brak zgłoszenia do PIP. Pracodawcy z Szwajcarii często nie wiedzą o obowiązku zgłoszenia do polskiej PIP. Mylą go z procedurą A1. To dwa odrębne obowiązki. A1 dotyczy ubezpieczeń społecznych. Zgłoszenie do PIP dotyczy ochrony praw pracowniczych. Kara za brak zgłoszenia: do 30 000 PLN. Kara za utrudnianie kontroli PIP: do 30 000 PLN osobno.

Błąd 3 – brak aktualizacji przy zmianie pracownika. Przy projektach wieloosobowych rotacja jest nieunikniona. Każda zmiana pracownika – nawet na jedną dobę – wymaga złożenia nowego wniosku A1 i aktualizacji zgłoszenia w PIP. Zaświadczenie A1 jest imienne i nie podlega cesji.

Błąd 4 – nieprawidłowe określenie czasu pracy w Szwajcarii. Przy pracy wielomiejscowej (Szwajcaria + Polska) Ausgleichskasse bada, czy pracownik wykonuje co najmniej 25% pracy na terytorium Szwajcarii. Jeśli nie – właściwe jest ustawodawstwo polskie, czyli ZUS. Pracodawcy deklarują 25%, ale nie dokumentują tego w żaden sposób. Przy kontroli brak dowodów oznacza brak A1.

Błąd 5 – nieznajomość polskich minimalnych warunków zatrudnienia. Posiadanie A1 nie zwalnia z obowiązku stosowania polskich przepisów o czasie pracy, minimalnym wynagrodzeniu (od 1 lipca 2025 roku: 4 666 PLN brutto miesięcznie) i urlopach. Naruszenie tych przepisów może skutkować karą niezależnie od statusu A1. Sprawdź też nasze opracowanie o compliance prawa pracy dla firm ze Zjednoczonych Emiratów Arabskich działających w Polsce – wiele problemów z minimalną ochroną jest wspólnych dla pracodawców spoza UE.

Przy umowach na czas określony zawieranych z pracownikami w Polsce obowiązuje art. 25(1) § 1 k.p. – łączny czas zatrudnienia na podstawie umów terminowych u tego samego pracodawcy nie może przekraczać 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przy delegowaniu ta zasada dotyczy polskiej spółki przyjmującej, jeśli zawiera własną umowę z pracownikiem.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – zwłaszcza jeśli delegowanie trwa ponad rok lub obejmuje pracowników z krajów trzecich – wymaga indywidualnej oceny. Błędy w dokumentacji mają charakter nieodwracalny: ZUS może zakwestionować cały okres delegowania wstecz i naliczyć zaległe składki z odsetkami.

Jeśli Państwa firma deleguje pracowników z Szwajcarii do Polski i chce mieć pewność, że procedura jest kompletna – przeanalizujemy dokumentację i wdrożymy wymagane zgłoszenia: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Jak długo trwa uzyskanie zaświadczenia A1 przy delegowaniu z Szwajcarii do Polski?

O: Standardowy czas rozpatrzenia wniosku przez szwajcarską Ausgleichskasse wynosi od 14 do 30 dni roboczych. Przy wnioskach prostych – jeden pracownik, delegowanie do 12 miesięcy – termin zbliża się do dolnej granicy. Przy wnioskach zbiorowych lub delegowaniach powyżej 12 miesięcy organ może potrzebować pełnych 30 dni. Wniosek należy złożyć przed datą rozpoczęcia delegowania. Złożenie wniosku po tej dacie nie wstrzymuje delegowania, ale znacząco utrudnia uzyskanie retroaktywnego potwierdzenia ubezpieczenia.

P: Czy pracownik z Ukrainy zatrudniony w Szwajcarii może uzyskać zaświadczenie A1 przy delegowaniu do Polski?

O: To powszechne nieporozumienie – obywatelstwo pracownika nie decyduje o prawie do zaświadczenia A1. Decyduje fakt podlegania szwajcarskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Pracownik z Ukrainy legalnie zatrudniony w Szwajcarii i opłacający składki przez co najmniej 1 miesiąc przed delegowaniem może uzyskać zaświadczenie A1. Jednak jeśli nie jest obywatelem UE, EOG ani Szwajcarii, może dodatkowo potrzebować zezwolenia na pracę w Polsce – niezależnie od posiadania zaświadczenia A1. Oba obowiązki są od siebie niezależne i żaden nie zastępuje drugiego.

P: Co grozi szwajcarskiemu pracodawcy za brak zaświadczenia A1 przy kontroli PIP w Polsce?

O: Brak zaświadczenia A1 przy kontroli Państwowej Inspekcji Pracy może skutkować dwoma konsekwencjami. Po pierwsze – PIP kieruje sprawę do ZUS, który może uznać pracownika za podlegającego polskiemu ubezpieczeniu społecznemu i naliczyć zaległe składki z odsetkami za cały okres pracy w Polsce. Po drugie – brak zgłoszenia delegowania do PIP (odrębny obowiązek) grozi karą grzywny do 30 000 PLN. Obie konsekwencje mogą wystąpić równocześnie. Pracodawca ma 7 dni na dostarczenie dokumentów po wezwaniu inspektora – jeśli w tym terminie nie dostarczy A1, organ wyciąga wnioski automatycznie.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Olga Adamczyk kieruje praktyką prawa pracy i mobilności globalnej oraz koordynuje Ukrainian Desk i CIS Desk kancelarii. Doradzała przy ponad 200 zezwoleniach na pracę od 2023 r.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.