Firma technologiczna z siedzibą w Manchesterze oddelegowała w jesieni 2024 roku trzech specjalistów IT do swojego polskiego oddziału w Warszawie. Po kilku tygodniach okazało się, że żaden z pracowników nie posiadał zaświadczenia A1 potwierdzającego właściwe ustawodawstwo zabezpieczenia społecznego. Inspekcja pracy wszczęła kontrolę. Czas na reakcję był liczony w dniach.

Delegowanie pracowników z Wielkiej Brytanii do Polski po Brexicie wymaga zaświadczenia A1 wydawanego przez brytyjski HMRC na podstawie umowy o zabezpieczeniu społecznym między Wielką Brytanią a Unią Europejską. Brak zaświadczenia oznacza obowiązek opłacania składek w Polsce od pierwszego dnia oddelegowania. Kara za naruszenie przepisów może sięgać kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Poniżej przedstawiamy przebieg sprawy, zastosowaną strategię oraz wnioski, które można przenieść na każde analogiczne oddelegowanie z Wielkiej Brytanii do Polski. Omówimy tło sprawy, działania podjęte w trakcie kontroli oraz lekcje dla pracodawców planujących podobne delegowania.

Tło sprawy – co poszło nie tak?

Klient z Manchesteru zakładał, że procedury sprzed Brexitu nadal obowiązują. To częsty błąd. Od 1 stycznia 2021 roku Wielka Brytania nie jest częścią unijnego systemu koordynacji zabezpieczenia społecznego opartego na rozporządzeniu 883/2004. Obowiązuje natomiast Umowa o handlu i współpracy (Trade and Cooperation Agreement, TCA) zawarta między UE a Wielką Brytanią, która zachowuje możliwość uzyskania zaświadczenia A1 – ale wymaga aktywnego wniosku do HMRC przed rozpoczęciem delegowania.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – dział HR wysłał pracowników bez sprawdzenia, czy procedura A1 w ogóle istnieje po Brexicie. Dodatkowym problemem było to, że jeden z pracowników posiadał podwójne obywatelstwo polsko-brytyjskie. To rodziło osobne pytania dotyczące właściwości ustawodawstwa ZUS i ewentualnego obowiązku rejestracji w Polsce. ZUS i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) traktują takie przypadki z podwyższoną uwagą.

Firma nie wdrożyła również wewnętrznego kanału raportowania zgodności – co w kontekście compliance programme design for United Kingdom subsidiaries in Poland jest dziś standardem dla podmiotów działających transgranicznie. Brak procedur wewnętrznych utrudnił szybką reakcję na kontrolę.

Jaką strategię przyjęto podczas kontroli PIP?

Strategia obrony opierała się na trzech filarach. Po pierwsze – wykazanie dobrej wiary pracodawcy i niezwłoczne złożenie wniosków A1 do HMRC. Po drugie – przedstawienie dokumentacji potwierdzającej, że pracownicy faktycznie pozostawali w stosunku pracy z brytyjskim pracodawcą (umowy, payslips, struktura organizacyjna). Po trzecie – aktywna współpraca z inspektorem, połączona z wnioskiem o zawieszenie postępowania do czasu wydania zaświadczeń przez HMRC.

HMRC wydaje zaświadczenia A1 dla delegowań z Wielkiej Brytanii do państw UE w terminie do 6 tygodni od złożenia wniosku. To istotna liczba – inspektor PIP zgodził się zawiesić czynności kontrolne na 45 dni, co dało przestrzeń na uzyskanie dokumentów. Uniknięto tym samym natychmiastowego naliczenia składek przez ZUS od daty kontroli wstecz do daty przyjazdu pracowników.

Równolegle kancelaria przygotowała analizę dotyczącą pracownika z podwójnym obywatelstwem. Zgodnie z TCA, przy braku zaświadczenia A1, właściwe jest ustawodawstwo państwa, w którym praca jest faktycznie wykonywana – czyli polskie. Dla tego pracownika złożono odrębny wniosek z powołaniem się na art. SSC.11 TCA dotyczący pracy najemnej w jednym państwie. Wniosek został uwzględniony.

Jak przebiegał proces uzyskania zaświadczeń A1?

Wniosek do HMRC składa brytyjski pracodawca za pośrednictwem formularza CA3822 (dla pracowników delegowanych) lub CA3821 (dla pracodawcy). Formularz wymaga podania: daty rozpoczęcia i planowanego zakończenia delegowania, opisu stanowiska, potwierdzenia siedziby pracodawcy w Wielkiej Brytanii oraz dowodu na opłacanie składek NIC (National Insurance Contributions) przez pracodawcę. Delegowanie nie może przekraczać 24 miesięcy – to limit wynikający z TCA.

W omawianej sprawie wszyscy trzej pracownicy spełniali warunek 24-miesięcznego limitu. Ich delegowania planowano na 12 miesięcy. Zaświadczenia A1 zostały wydane przez HMRC w ciągu 38 dni. Inspektor PIP zamknął kontrolę bez nałożenia kary, uznając, że pracodawca wykazał należytą staranność po ujawnieniu nieprawidłowości.

Warto przy tym pamiętać, że delegowanie z Wielkiej Brytanii do Polski wiąże się też z obowiązkami wynikającymi z dyrektywy o pracownikach delegowanych (2018/957/UE). Polska transponowała tę dyrektywę i wymaga m.in. zgłoszenia delegowania do PIP przez podmiot przyjmujący. Brak zgłoszenia to osobne ryzyko – niezależne od kwestii A1. Dla porównania warto zapoznać się z analogiczną sprawą opisaną w materiale dotyczącym posted workers from Luxembourg to Poland – A1 certificates.

Dodatkowym elementem procesu było sprawdzenie, czy pracownicy nie przekroczyli progów, które mogłyby uruchomić obowiązek uzyskania work permit Poland lub karty pobytu. Przy oddelegowaniu do polskiego oddziału własnej spółki, obywatele brytyjscy po Brexicie co do zasady nie potrzebują zezwolenia na pracę – korzystają z uproszczonej procedury zgłoszenia. Jednak przekroczenie 90 dni w ciągu 180-dniowego okresu wymaga już wizy lub zezwolenia na pobyt.

Jakie wnioski wyciągnąć z tej sprawy?

Pierwsza lekcja jest prosta: zaświadczenie A1 musi być uzyskane przed rozpoczęciem delegowania, nie po kontroli. HMRC nie wydaje zaświadczeń z datą wsteczną wcześniejszą niż data złożenia wniosku. Każdy dzień bez A1 to dzień, za który teoretycznie należne są składki ZUS w Polsce. Konkretna sytuacja Państwa firmy – gdy pracownicy są już w Polsce bez dokumentów – wymaga natychmiastowej reakcji, bo każdy dzień zwłoki nieodwracalnie zwiększa ekspozycję finansową.

Druga lekcja dotyczy struktury compliance. Podmioty brytyjskie delegujące pracowników do Polski powinny wdrożyć procedury weryfikacji A1 jako element szerszego programu zgodności. Obowiązek prowadzenia wewnętrznego kanału zgłoszeń wynika z art. 8 ustawy o sygnalistach dla pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników – ale dobra praktyka nakazuje wdrożenie procedur niezależnie od progu. Firmy z sektora technologicznego obsługujące klientów instytucjonalnych powinny też zapoznać się z doświadczeniami opisanymi w materiale o employment law compliance for Ukraine companies in Poland – analogie procesowe są wyraźne.

Trzecia lekcja: pracownicy z podwójnym obywatelstwem wymagają osobnej analizy. Nie można ich traktować identycznie jak pracowników wyłącznie brytyjskich. Właściwe ustawodawstwo ZUS zależy od faktycznego centrum aktywności zawodowej, miejsca zamieszkania i historii składkowej – nie tylko od paszportu.

  • Złóż wniosek CA3822 do HMRC najpóźniej 4 tygodnie przed datą delegowania
  • Zgłoś delegowanie do PIP przez podmiot przyjmujący w Polsce przed pierwszym dniem pracy
  • Sprawdź status pobytowy pracownika – 90-dniowy limit dla obywateli brytyjskich bez wizy
  • Wyodrębnij pracowników z podwójnym obywatelstwem i przeprowadź osobną analizę ZUS
  • Wdróż procedurę weryfikacji A1 jako standard działu HR przed każdym oddelegowaniem

Jeśli Państwa firma planuje delegowania z Wielkiej Brytanii do Polski lub jest już w trakcie kontroli PIP – przeprowadzimy analizę dokumentacji, złożymy wnioski A1 i będziemy reprezentować Państwa w postępowaniu: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracownik brytyjski delegowany do Polski potrzebuje zezwolenia na pracę?

O: Co do zasady nie – obywatele brytyjscy delegowani do polskiego oddziału własnego pracodawcy korzystają z uproszczonej procedury zgłoszenia, bez obowiązku uzyskania zezwolenia na pracę. Wyjątek stanowi przekroczenie 90 dni pobytu w ciągu 180 dni, które wymaga uregulowania statusu pobytowego. Odrębną kwestią jest zaświadczenie A1 dotyczące ubezpieczenia społecznego – jego brak nie wyklucza legalności zatrudnienia, ale generuje obowiązek składkowy w Polsce.

P: Czy HMRC może wydać zaświadczenie A1 z datą wsteczną?

O: HMRC może wydać zaświadczenie A1 z datą wsteczną wyłącznie do dnia złożenia wniosku. Nie jest możliwe objęcie zaświadczeniem okresu sprzed złożenia formularza CA3822. Oznacza to, że za każdy dzień delegowania bez ważnego A1 – przed złożeniem wniosku – pracodawca jest narażony na obowiązek opłacenia składek w Polsce. To jeden z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów w praktyce transgranicznej.

P: Jak długo może trwać delegowanie z Wielkiej Brytanii do Polski na podstawie TCA?

O: Umowa o handlu i współpracy między UE a Wielką Brytanią pozwala na delegowanie pracownika z zachowaniem ustawodawstwa brytyjskiego (brak składek ZUS w Polsce) przez maksymalnie 24 miesiące. Po przekroczeniu tego okresu pracownik podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Przedłużenie powyżej 24 miesięcy jest możliwe wyłącznie w drodze wyjątku uzgodnionego między właściwymi instytucjami obu państw – w praktyce jest to rzadkość i wymaga osobnego postępowania.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do delegowania pracowników, mobilności globalnej i compliance zatrudnieniowego. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.