Firma IT z Mazowsza zatrudnia 80 programistów – połowa pracuje wyłącznie zdalnie od ponad dwóch lat. Pracodawca nie zaktualizował regulaminu pracy, nie wydał żadnego polecenia w trybie przewidzianym przez znowelizowany Kodeks pracy i nie prowadzi ewidencji miejsca wykonywania pracy. Kontrola Państwowej Inspekcji Pracy może zakończyć się nakazem, mandatem i – co gorsza – roszczeniami pracowników o wyrównanie kosztów.

Nowelizacja Kodeksu pracy z kwietnia 2023 roku wprowadziła do k.p. odrębny rozdział regulujący pracę zdalną. Pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów pracy zdalnej, zapewnienia sprzętu lub wypłaty ekwiwalentu oraz prowadzenia dokumentacji. Brak zgodności z nowymi przepisami grozi odpowiedzialnością wykroczeniową i roszczeniami cywilnymi pracowników.

Poniżej wyjaśniamy, co się zmieniło, kogo dotyczą nowe obowiązki i jakie działania należy podjąć natychmiast – zanim PIP zapuka do drzwi.

Co zmieniły przepisy o pracy zdalnej i kogo dotyczą?

Przepisy o pracy zdalnej weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zastąpiły tymczasowe regulacje telepracy oraz covidowe przepisy o pracy zdalnej. Nowe zasady obowiązują każdego pracodawcę zatrudniającego pracowników na podstawie umowy o pracę – bez progu zatrudnienia. Dotyczy to zarówno spółek z o.o. zatrudniających 5 osób, jak i korporacji z tysiącami pracowników.

Praca zdalna może być wykonywana całkowicie poza zakładem pracy lub w formie hybrydowej. Miejsce jej wykonywania wskazuje pracownik – i wymaga każdorazowego uzgodnienia z pracodawcą. Uzgodnienie następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, w formie pisemnej lub elektronicznej. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – ustne ustalenia nie są wystarczające.

Pracodawca może polecić pracę zdalną jednostronnie tylko w dwóch przypadkach: w czasie stanu nadzwyczajnego lub epidemii oraz gdy pracownik nie może przebywać w zakładzie z przyczyn od niego niezależnych. Poza tymi sytuacjami jednostronne polecenie jest niedopuszczalne. To istotna zmiana wobec praktyki pandemicznej, gdy pracodawcy swobodnie kierowali pracowników do domu.

Regulamin pracy zdalnej jest obowiązkowy u pracodawców objętych układem zbiorowym lub zatrudniających powyżej 50 pracowników. Mniejsze firmy mogą zastąpić regulamin porozumieniem z pracownikiem lub poleceniem. Jednak nawet bez formalnego regulaminu każdy pracodawca musi spełnić obowiązki informacyjne i kosztowe wynikające z k.p.

Dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę pojawia się dodatkowa komplikacja. Zmiana miejsca wykonywania pracy – z biura na adres domowy – może wymagać aktualizacji dokumentów pobytowych lub zezwolenia. Blue Card Polska wskazuje miejsce pracy jako jeden z elementów decyzji. Pracodawca powinien skonsultować każdy taki przypadek z prawnikiem przed wdrożeniem pracy zdalnej dla tej grupy pracowników.

Jakie obowiązki kosztowe i dokumentacyjne nakłada nowelizacja?

Nowelizacja wprowadza cztery obowiązki finansowe pracodawcy. Musi on zapewnić sprzęt niezbędny do pracy zdalnej, pokryć koszty instalacji i serwisu, zapewnić pomoc techniczną oraz – jeśli pracownik używa własnego sprzętu – wypłacić ekwiwalent. Wysokość ekwiwalentu ustala się w regulaminie lub porozumieniu, uwzględniając normy zużycia sprzętu i koszty energii. Brak wypłaty ekwiwalentu to wykroczenie z art. 281 k.p., zagrożone karą grzywny do 30 000 zł.

Pracodawca może zamiast ekwiwalentu wypłacać ryczałt. Kwota ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika. Przepisy nie wskazują konkretnej stawki – decyduje porozumienie stron. Przyjmuje się, że kwoty w przedziale 100–300 zł miesięcznie są typowe dla pracy hybrydowej, jednak każda firma powinna ustalić własną kalkulację.

Dokumentacja pracy zdalnej obejmuje: uzgodnienie miejsca wykonywania pracy, potwierdzenie zapoznania pracownika z zasadami BHP dla pracy zdalnej, oświadczenie o warunkach lokalowych oraz ewidencję. Pracodawca ma prawo przeprowadzić kontrolę miejsca pracy zdalnej – ale wyłącznie za uprzednią zgodą pracownika i w uzgodnionym terminie. Kontrola bez zgody narusza nietykalność mieszkania.

Pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną – do 24 dni w roku kalendarzowym. W tym trybie nie stosuje się przepisów o kosztach ani o kontroli. Pracodawca może odmówić, ale odmowa wymaga uzasadnienia. Dla pracowników w szczególnej sytuacji – rodziców dzieci do 4. roku życia, opiekunów osób niepełnosprawnych, kobiet w ciąży – odmowa jest możliwa tylko ze względu na rodzaj pracy lub organizację zakładu.

Pracodawcy objęci ustawą o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. mają dodatkowy obowiązek. Zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach, każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi prowadzić wewnętrzny kanał zgłoszeń. Praca zdalna nie zwalnia z tego obowiązku – wręcz przeciwnie, wymaga dostosowania kanału do środowiska zdalnego. Firmy, które wdrożyły kanał wyłącznie w formie fizycznej skrzynki w biurze, powinny natychmiast uzupełnić go o wersję elektroniczną. Więcej o strukturach korporacyjnych przydatnych przy organizacji pracy zdalnej znajdą Państwo w artykule o rejestracji sp. z o.o. przez S24.

Pracodawca zatrudniający pracowników zdalnych w różnych krajach musi pamiętać o przepisach jurysdykcji miejsca wykonywania pracy. Pracownik pracujący zdalnie z Niemiec przez ponad 183 dni może podlegać tamtejszemu prawu pracy i ubezpieczeniom społecznym. To ryzyko szczególnie realne dla firm z kancelaria prawa pracy obsługujących klientów transgranicznych.

Co zrobić teraz – lista kontrolna dla pracodawcy

Nowelizacja obowiązuje od ponad dwóch lat. Pracodawcy, którzy jeszcze nie wdrożyli nowych zasad, narażają się na kontrolę PIP i roszczenia pracownicze. Poniżej lista działań, które należy podjąć niezwłocznie.

  • Sprawdź, czy posiadasz aktualny regulamin pracy zdalnej lub porozumienie – wymagany przy zatrudnieniu powyżej 50 pracowników.
  • Zweryfikuj, czy każdy pracownik zdalny podpisał pisemne uzgodnienie miejsca wykonywania pracy.
  • Ustal i wypłacaj ekwiwalent lub ryczałt za używanie prywatnego sprzętu i ponoszenie kosztów energii.
  • Dostosuj wewnętrzny kanał zgłoszeń sygnalistów do środowiska zdalnego – jeśli zatrudniasz 50+ osób.
  • Skonsultuj sytuację cudzoziemców pracujących zdalnie pod kątem aktualności zezwoleń na pracę i dokumentów pobytowych.

Pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników na podstawie umów na czas określony, powinni jednocześnie pamiętać o limicie wynikającym z art. 251 § 1 k.p. – łączny czas trwania takich umów z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a ich liczba – 3. Praca zdalna nie zmienia tej zasady, ale reorganizacja zatrudnienia przy okazji wdrożenia nowych przepisów to dobry moment na weryfikację całej dokumentacji pracowniczej.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p. Przy stażu poniżej 6 miesięcy wynoszą 2 tygodnie, przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat – 1 miesiąc, powyżej 3 lat – 3 miesiące. Wypowiedzenie umowy pracownikowi zdalnemu nie różni się formalnie od wypowiedzenia stacjonarnego – wymaga formy pisemnej i wskazania przyczyny przy umowach na czas nieokreślony.

Konkretna sytuacja Państwa firmy może wymagać indywidualnej oceny – zwłaszcza gdy zatrudniają Państwo cudzoziemców, pracowników transgranicznych lub dopiero wdrażają model hybrydowy. Brak zgodności z przepisami o pracy zdalnej jest nieodwracalny w skutkach, gdy pracownik złoży pozew lub PIP wszczyna postępowanie.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników zdalnych i nie zaktualizowała dokumentacji po nowelizacji k.p. z 2023 roku – przeprowadzimy audyt zgodności, przygotujemy regulamin i uzgodnienia oraz doradzimy w kwestii ekwiwalentów i zezwoleń: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy pracodawca może odmówić pracy zdalnej pracownikowi, który o nią wnioskuje?

O: Co do zasady tak – pracodawca nie ma obowiązku wyrażenia zgody na pracę zdalną, chyba że wniosek składa pracownik objęty szczególną ochroną (np. rodzic dziecka do 4. roku życia, kobieta w ciąży, opiekun osoby niepełnosprawnej). W tych przypadkach odmowa jest możliwa wyłącznie ze względu na rodzaj pracy lub organizację zakładu, a pracodawca musi odmowę uzasadnić na piśmie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku.

P: Ile wynosi ekwiwalent za pracę zdalną i czy podlega opodatkowaniu?

O: Przepisy nie wskazują konkretnej kwoty ekwiwalentu ani ryczałtu – strony ustalają ją w regulaminie lub porozumieniu. Ekwiwalent i ryczałt za pracę zdalną są zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS do wysokości odpowiadającej rzeczywistym kosztom. Kwoty przekraczające uzasadnione koszty mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy lub ZUS podczas kontroli.

P: Czy przepisy o pracy zdalnej dotyczą cudzoziemców zatrudnionych na zezwoleniu na pracę?

O: Tak – przepisy Kodeksu pracy stosuje się do wszystkich pracowników niezależnie od obywatelstwa. Jednak zmiana miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca może wymagać aktualizacji zezwolenia na pracę, jeśli adres miejsca pracy jest wskazany w decyzji. Dotyczy to w szczególności posiadaczy Blue Card Polska oraz zezwoleń jednolitych. Pracodawca powinien sprawdzić treść konkretnej decyzji przed wdrożeniem pracy zdalnej dla tej grupy pracowników.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.