Zagraniczna spółka otwiera oddział w Polsce i zatrudnia pierwszych pracowników. Na papierze wygląda to prosto – kontrakt, wynagrodzenie, start. W praktyce jednak polskie prawo pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków, których niedopełnienie grozi karami finansowymi, roszczeniami pracowniczymi i odpowiedzialnością osobistą zarządu. Terminy są krótkie, a część błędów jest nieodwracalna.

Zagraniczne spółki działające w Polsce podlegają polskiemu Kodeksowi pracy w pełnym zakresie – od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika. Obowiązki obejmują limity umów terminowych (art. 25(1) § 1 k.p.), okresy wypowiedzenia (art. 36 § 1 k.p.) oraz wdrożenie kanału zgłoszeń dla sygnalistów (art. 8 ustawy o sygnalistach) przy zatrudnieniu co najmniej 50 osób. Kary za naruszenia sięgają PLN 1 080 000, a w przypadku mobbingu – nieograniczonej odpowiedzialności odszkodowawczej.

Poniżej omawiamy trzy obszary, które najczęściej generują problemy dla zagranicznych pracodawców: zatrudnienie cudzoziemców i wymogi zezwoleń, limity umów terminowych oraz obowiązki compliance wynikające z ustaw o sygnalistach i mobbingu. Każdy z nich wymaga działania – część już teraz.

Jakie zezwolenia na pracę są wymagane w Polsce i kto musi je uzyskać?

Odpowiedź jest prosta: każdy obywatel spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego potrzebuje tytułu prawnego do pracy w Polsce. Zezwolenie na pracę lub odpowiedni dokument pobytowy musi być uzyskany przed rozpoczęciem zatrudnienia – nie w jego trakcie. Brak dokumentacji oznacza naruszenie przepisów imigracyjnych i naraża pracodawcę na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) oraz Straży Granicznej.

Dla pracowników wysoko wykwalifikowanych dostępna jest Blue Card Polska (Niebieska Karta UE). Wymaga ona minimalnego wynagrodzenia na poziomie PLN 12 272,58 miesięcznie brutto w 2026 roku. To próg ustawowy – poniżej niego wniosek zostanie odrzucony. Blue Card daje pracownikowi prawo do mobilności w UE po 18 miesiącach legalnego pobytu w Polsce.

Obywatele Ukrainy korzystają z uproszczonego trybu dostępu do rynku pracy na podstawie przepisów specjalnych obowiązujących od 2022 roku. Wciąż jednak wymagana jest rejestracja zatrudnienia w powiatowym urzędzie pracy w ciągu 14 dni od podjęcia pracy. Zagraniczna spółka, która o tym zapomni, naraża się na mandat i komplikacje przy przedłużaniu pobytu pracownika.

Praktyczna wskazówka: przy planowaniu zatrudnienia cudzoziemca warto założyć co najmniej 4–8 tygodni na uzyskanie zezwolenia. W przypadku Blue Card – nawet dłużej, jeśli urząd jest obciążony. Opóźnienie w uzyskaniu dokumentów nie zwalnia z obowiązku ich posiadania przed pierwszym dniem pracy.

Czy limity umów terminowych dotyczą zagranicznych pracodawców?

Tak – bez wyjątku. Zgodnie z art. 25(1) § 1 k.p. łączny czas trwania umów na czas określony z tym samym pracownikiem nie może przekroczyć 33 miesięcy, a liczba takich umów – 3. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje automatyczne przekształcenie umowy w umowę na czas nieokreślony. Dzieje się to z mocy prawa, bez żadnego orzeczenia sądu.

Zagraniczne spółki często zakładają, że jeśli pracownik był wcześniej zatrudniony przez podmiot powiązany za granicą, limit 33 miesięcy liczy się od nowa. To błąd. Polskie przepisy patrzą na faktyczne zatrudnienie u tego samego pracodawcy w Polsce – nie na strukturę korporacyjną grupy. W praktyce wiele firm z grupy kapitałowej wpada w tę pułapkę przy oddelegowaniach wewnętrznych.

Okresy wypowiedzenia reguluje art. 36 § 1 k.p.:

  • 2 tygodnie – przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy
  • 1 miesiąc – przy zatrudnieniu od 6 miesięcy do 3 lat
  • 3 miesiące – przy zatrudnieniu powyżej 3 lat

Spółka z Niemiec zatrudniająca menedżera w Warszawie od ponad 3 lat nie może rozwiązać umowy z dnia na dzień – nawet jeśli kontrakt przewiduje krótszy termin. Postanowienie umowne mniej korzystne dla pracownika jest nieważne. Sąd Pracy przyzna pracownikowi wynagrodzenie za cały zaległy okres wypowiedzenia.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie audytu wszystkich umów terminowych przed upływem 30. miesiąca zatrudnienia. To daje czas na decyzję: przedłużyć, przekształcić w umowę stałą lub rozwiązać za porozumieniem stron.

Jakie obowiązki compliance musi wdrożyć zagraniczna spółka w Polsce?

Od 25 września 2024 roku obowiązuje ustawa o ochronie sygnalistów. Każdy pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników musi wdrożyć wewnętrzny kanał zgłoszeń zgodnie z art. 8 ustawy o sygnalistach. Termin już minął – spółki, które jeszcze nie wdrożyły procedury, działają niezgodnie z prawem. Kary za brak kanału lub za działania odwetowe wobec sygnalisty sięgają PLN 1 080 000 oraz do 3 lat pozbawienia wolności (art. 54 ustawy o sygnalistach).

Zagraniczne spółki z siedzibą poza Polską, które zatrudniają pracowników w Polsce przez oddział lub spółkę zależną, podlegają temu obowiązkowi w pełni. Nie wystarczy wskazanie globalnego kanału zgłoszeń grupy – musi on spełniać wymogi polskiej ustawy, w tym zapewniać obsługę w języku polskim i gwarantować poufność tożsamości zgłaszającego. Szczegóły techniczne i prawne wdrożenia opisujemy w osobnym materiale: kanał sygnalistów – wymagania techniczne i prawne.

Równolegle obowiązują przepisy o mobbingu. Zgodnie z art. 94(3) § 1–5 k.p. pracodawca odpowiada za mobbing nawet wtedy, gdy sam nie był jego sprawcą – wystarczy, że tolerował takie zachowania w organizacji. Odpowiedzialność odszkodowawcza jest nieograniczona kwotowo. Pracownik może żądać zadośćuczynienia za rozstrój zdrowia oraz odszkodowania za rozwiązanie umowy. Więcej o obowiązkach pracodawcy w tym zakresie znajdziesz w materiale: mobbing w miejscu pracy – obowiązki pracodawcy.

Co powinna zrobić zagraniczna spółka natychmiast? Oto lista kontrolna:

  • Sprawdź, czy liczba pracowników w Polsce przekroczyła 50 – jeśli tak, kanał sygnalistów jest obowiązkowy już dziś
  • Zweryfikuj, czy polityka antymobbingowa jest aktualna i dostępna dla wszystkich pracowników w Polsce
  • Przeprowadź audyt umów terminowych pod kątem limitu 33 miesięcy
  • Upewnij się, że wszyscy pracownicy spoza UE mają ważne dokumenty zezwalające na pracę
  • Sprawdź, czy globalne procedury compliance grupy są zgodne z polską ustawą o sygnalistach

Firma IT z Holandii, zatrudniająca w Krakowie 60 programistów jesienią 2024 roku, odkryła podczas audytu, że jej globalny kanał whistleblowingowy nie spełniał polskich wymogów językowych. Wdrożenie zajęło 3 tygodnie i kosztowało ułamek potencjalnej kary. Działanie z wyprzedzeniem zawsze jest tańsze niż reakcja na kontrolę PIP lub pozew.

Konkretna sytuacja Państwa spółki – liczba pracowników, struktura zatrudnienia, kraj pochodzenia – decyduje o tym, które obowiązki są pilne. Brak wdrożenia kanału sygnalistów lub nieprawidłowe dokumenty imigracyjne to naruszenia, których skutki są nieodwracalne po wszczęciu kontroli.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia pracowników w Polsce i nie ma pewności co do zgodności z Kodeksem pracy, ustawą o sygnalistach lub przepisami imigracyjnymi – przeprowadzimy audyt zatrudnienia, zidentyfikujemy luki i wdrożymy wymagane procedury: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zagraniczna spółka bez oddziału w Polsce musi stosować polskie prawo pracy?

O: Tak, jeśli pracownik faktycznie wykonuje pracę na terytorium Polski. Miejsce siedziby pracodawcy nie zwalnia z obowiązku stosowania polskiego Kodeksu pracy wobec pracowników świadczących pracę w Polsce. Dotyczy to zarówno umów o pracę, jak i długoterminowych oddelegowań. Kancelaria prawa pracy może pomóc w ocenie, czy dana sytuacja wymaga rejestracji podmiotu w Polsce.

P: Ile kosztuje i ile trwa uzyskanie Blue Card w Polsce?

O: Opłata urzędowa za Blue Card wynosi 440 PLN. Czas oczekiwania w urzędach wojewódzkich wynosi od 4 do nawet 12 tygodni w zależności od obciążenia urzędu i kompletności dokumentacji. Wymagane jest wynagrodzenie co najmniej PLN 12 272,58 miesięcznie brutto (próg 2026). Warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem – pracownik nie może legalnie podjąć pracy przed wydaniem decyzji.

P: Czy wystarczy przetłumaczyć globalną politykę antymobbingową na język polski?

O: Samo tłumaczenie nie wystarczy. Polska ustawa i orzecznictwo Sądu Najwyższego wymagają, aby polityka antymobbingowa była dostosowana do polskich definicji mobbingu z artykułu 94(3) Kodeksu pracy, zawierała procedurę zgłaszania i rozpatrywania skarg oraz była aktywnie komunikowana pracownikom. Dokument nieznany pracownikom nie chroni pracodawcy przed odpowiedzialnością odszkodowawczą.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.