Zagraniczny inwestor otwiera spółkę w Polsce. Zatrudnia pierwszych pracowników. Po kilku miesiącach okazuje się, że umowy na czas określony zostały zawarte niezgodnie z art. 251 § 1 Kodeksu pracy, a firma nie wdrożyła kanału zgłoszeń wymaganego przez ustawę o sygnalistach. Dwie kosztowne wpadki – i żadna z nich nie była nieuchronna.

Zagraniczne spółki działające w Polsce podlegają polskiemu prawu pracy w takim samym zakresie jak podmioty krajowe. Oznacza to obowiązki wynikające z Kodeksu pracy, ustawy o sygnalistach z 14 czerwca 2024 r. oraz przepisów o zezwoleniach na pracę dla cudzoziemców. Naruszenia grożą karami finansowymi, roszczeniami pracowniczymi i odpowiedzialnością osobistą zarządu – a część konsekwencji ma charakter nieodwracalny.

Niniejszy przewodnik omawia cztery kluczowe obszary: strukturę zatrudnienia i limity umów terminowych, okresy wypowiedzenia, zezwolenia na pracę dla cudzoziemców oraz obowiązki compliance wobec sygnalistów. Dla każdego obszaru wskazujemy konkretne terminy, progi i najczęstsze błędy zagranicznych pracodawców.

Jakie umowy o pracę może zawierać zagraniczna spółka w Polsce?

Zagraniczna spółka zarejestrowana w Polsce – jako sp. z o.o., oddział lub przedstawicielstwo – zawiera umowy o pracę na zasadach identycznych z polskim pracodawcą. Kodeks pracy przewiduje cztery rodzaje umów: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony oraz – rzadko stosowaną – umowę na czas wykonania określonej pracy. Najczęstszy błąd to nadużywanie umów terminowych.

Zgodnie z art. 251 § 1 k.p. łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony z tym samym pracodawcą nie może przekraczać 33 miesięcy. Ponadto liczba takich umów nie może być wyższa niż trzy. Przekroczenie któregokolwiek z tych limitów powoduje, że umowa z mocy prawa przekształca się w umowę na czas nieokreślony. KAS i Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) weryfikują ten mechanizm podczas kontroli.

W praktyce – wiele zagranicznych firm o tym zapomina – umowa na okres próbny może trwać maksymalnie 3 miesiące i wlicza się do ogólnego limitu zatrudnienia terminowego. Wyjątki od limitu 33 miesięcy są wąskie: dotyczą m.in. prac sezonowych, zastępstwa nieobecnego pracownika lub obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy wpisanych do umowy.

Trzy scenariusze biznesowe pokazują różnicę podejść:

  • Producent z Niemiec otwiera fabrykę na Śląsku – zatrudnia pracowników produkcyjnych na 12-miesięczne umowy terminowe, odnawiając je trzykrotnie. Czwarte odnowienie jest niemożliwe bez przekształcenia w umowę bezterminową.
  • Firma IT z Ukrainy deleguje programistów do polskiej spółki-córki – musi rozróżnić delegowanie wewnątrzkorporacyjne od lokalnego zatrudnienia, bo każde rodzi inne obowiązki składkowe.
  • Inwestor z Francji tworzy centrum usług wspólnych w Krakowie – od pierwszego dnia stosuje umowy na czas nieokreślony, unikając ryzyka przekształcenia i sporów o staż.

Uważamy, że bezpieczniejszym rozwiązaniem dla spółek planujących wieloletnią działalność jest od początku stosowanie umów na czas nieokreślony z odpowiednio skalibro­wanym okresem próbnym. Koszty rozwiązania takiej umowy są przewidywalne i możliwe do wbudowania w model biznesowy.

Jak długie są okresy wypowiedzenia i kiedy można zwolnić pracownika dyscyplinarnie?

Okresy wypowiedzenia w Polsce zależą od stażu pracy u danego pracodawcy. Zgodnie z art. 36 § 1 k.p. wynoszą odpowiednio: 2 tygodnie przy stażu poniżej 6 miesięcy, 1 miesiąc przy stażu od 6 miesięcy do 3 lat oraz 3 miesiące przy stażu powyżej 3 lat. Strony mogą wydłużyć te okresy w umowie, ale nie mogą ich skrócić poniżej ustawowego minimum.

Zagraniczni pracodawcy często zakładają, że polskie przepisy są bardziej elastyczne niż w ich kraju macierzystym. To błąd w obie strony. Niemcy czy Francuzi przyzwyczajeni do długich kodeksowych okresów wypowiedzenia są zaskoczeni, że w Polsce 3-miesięczny okres to maksimum ustawowe – choć umowa może przewidywać dłuższy. Z kolei inwestorzy z krajów anglosaskich są zaskoczeni, że nie można po prostu „kupić" pracownika za odszkodowaniem i rozstać się następnego dnia.

Zwolnienie dyscyplinarne – bez wypowiedzenia – reguluje art. 52 § 1 k.p. Pracodawca może z niego skorzystać w przypadku ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa uniemożliwiającego dalsze zatrudnienie lub utraty uprawnień niezbędnych do wykonywania pracy. Termin na złożenie oświadczenia wynosi 1 miesiąc od uzyskania wiadomości o przyczynie uzasadniającej rozwiązanie. Przekroczenie tego terminu zamyka drogę do dyscyplinarki – a roszczenie pracownika o przywrócenie do pracy lub odszkodowanie staje się niemal pewne.

Firma logistyczna z Holandii zatrudniająca kierowców w Polsce dowiedziała się o kradzieży mienia przez pracownika w marcu 2024 r. Złożyła oświadczenie o rozwiązaniu umowy dyscyplinarnie dopiero po 6 tygodniach. Sąd Pracy w Łodzi uznał zwolnienie za bezskuteczne wyłącznie z powodu uchybienia terminowi – niezależnie od tego, że wina pracownika była udokumentowana.

Przy każdym zwolnieniu – zarówno za wypowiedzeniem, jak i dyscyplinarnym – pracodawca musi skonsultować decyzję ze związkiem zawodowym (jeśli pracownik jest jego członkiem) i zachować formę pisemną z podaniem przyczyny. Brak konsultacji to samodzielna podstawa roszczenia pracownika przed sądem pracy.

Szczegółowe omówienie uprawnień pracowniczych związanych z rodzicielstwem, które stanowią osobną kategorię ochrony przed zwolnieniem, znajdą Państwo w przewodniku urlop macierzyński i rodzicielski – przewodnik dla pracodawców.

Zezwolenie na pracę i Blue Card Polska – kiedy są wymagane?

Zatrudnienie obywatela spoza Unii Europejskiej w Polsce wymaga co do zasady zezwolenia na pracę. Obowiązek ten spoczywa na pracodawcy – nie na pracowniku. Naruszenie przepisów może skutkować karą grzywny do 30 000 PLN za każdy przypadek nielegalnego zatrudnienia oraz wpisem do rejestru podmiotów wykluczonych z pomocy publicznej. Konsekwencje mają charakter nieodwracalny dla reputacji spółki.

Zezwolenie na pracę (typ A) wydaje właściwy wojewoda na wniosek pracodawcy. Standardowy czas oczekiwania wynosi od 1 do 3 miesięcy, choć w Warszawie i Krakowie kolejki bywają dłuższe. Zezwolenie jest wydawane na czas określony – maksymalnie 3 lata – i jest powiązane z konkretnym pracodawcą oraz stanowiskiem. Zmiana stanowiska lub pracodawcy wymaga nowego zezwolenia lub jego zmiany.

Blue Card Polska (Niebieska Karta UE) to alternatywa dla wysoko wykwalifikowanych pracowników spoza UE. Wymaga spełnienia dwóch warunków jednocześnie: posiadania wyższego wykształcenia oraz wynagrodzenia na poziomie co najmniej 150% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie dla posiadacza Blue Card wynosi 12 272,58 PLN brutto miesięcznie. Karta jest wydawana na 3 lata i daje szersze uprawnienia do mobilności wewnątrz UE niż standardowe zezwolenie.

Uproszczona procedura – oświadczenie o powierzeniu pracy – dotyczy wyłącznie obywateli sześciu państw: Ukrainy, Białorusi, Rosji, Gruzji, Mołdawii i Armenii. Oświadczenie rejestruje powiatowy urząd pracy. Maksymalny okres pracy na jego podstawie wynosi 24 miesiące w ciągu kolejnych 36 miesięcy. Po jego upływie konieczne jest uzyskanie pełnego zezwolenia na pracę lub innego tytułu pobytowego.

Checklist – co przygotować przed zatrudnieniem cudzoziemca spoza UE:

  • Umowa o pracę lub promesa zatrudnienia z określonym wynagrodzeniem i stanowiskiem
  • Dokumenty potwierdzające kwalifikacje pracownika (dyplom, certyfikaty)
  • Zaświadczenie o braku kandydatów z lokalnego rynku pracy (tzw. test rynku pracy – dla wybranych zawodów)
  • Aktualny odpis z KRS spółki-pracodawcy (nie starszy niż 3 miesiące)
  • Dowód uiszczenia opłaty za zezwolenie (100 PLN lub 200 PLN w zależności od okresu)

Zagraniczne spółki prowadzące Ukrainian Desk lub CIS Desk powinny pamiętać, że delegowanie pracowników w ramach grupy kapitałowej nie zwalnia z obowiązku uzyskania zezwolenia – chyba że zachodzą przesłanki do uzyskania zezwolenia wewnątrzkorporacyjnego (ICT), które regulują odrębne przepisy unijne.

Czy zagraniczna spółka w Polsce musi wdrożyć kanał dla sygnalistów?

Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów weszła w życie 25 września 2024 r. i objęła wszystkich pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników. Zagraniczne spółki działające w Polsce przez oddziały lub spółki-córki podlegają tym przepisom na równi z podmiotami krajowymi. Brak wdrożenia kanału zgłoszeń to naruszenie art. 8 ustawy o sygnalistach – i ryzyko kary do 1 080 000 PLN oraz odpowiedzialności karnej za retalia­cje wobec sygnalistów.

Obowiązek dotyczy zarówno zgłoszeń wewnętrznych (do pracodawcy), jak i stworzenia procedury potwierdzania przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni oraz udzielenia informacji zwrotnej w ciągu 3 miesięcy. Pracodawca musi wyznaczyć osobę lub komórkę odpowiedzialną za obsługę zgłoszeń oraz zapewnić poufność tożsamości sygnalisty. Rejestr zgłoszeń należy przechowywać przez 5 lat.

W praktyce – wiele zagranicznych spółek zakłada, że ich globalny kanał compliance spełnia polskie wymogi. To niekoniecznie prawda. Polska ustawa wymaga, aby kanał był dostępny w języku polskim i spełniał konkretne wymogi formalne dotyczące potwierdzenia przyjęcia i terminu odpowiedzi. Globalny hotline compliance może nie spełniać tych standardów bez odpowiedniej adaptacji.

Art. 54 ustawy o sygnalistach przewiduje kary do 3 lat pozbawienia wolności za działania odwetowe wobec sygnalisty. To nie jest przepis martwy – pierwsze sprawy karne są już rozpatrywane przez prokuraturę. Zagraniczni menedżerowie zarządzający polskim oddziałem ponoszą odpowiedzialność osobistą, niezależnie od miejsca swojej siedziby.

Zagraniczne spółki stojące przed wyzwaniem restrukturyzacji zatrudnienia powinny równocześnie zapoznać się z dostępnymi ścieżkami prawnymi omówionymi w artykule restrukturyzacja zapobiegawcza – cztery dostępne tryby.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – liczba pracowników, struktura zatrudnienia cudzoziemców, brak lub niedostosowanie kanału sygnalistów – wymaga indywidualnej oceny. Zaniechanie wdrożenia w tym obszarze ma charakter nieodwracalny: kara administracyjna nie znika po późniejszym wdrożeniu procedury.

Jeśli Państwa spółka zatrudnia co najmniej 50 pracowników w Polsce i nie wdrożyła jeszcze kanału zgłoszeń dla sygnalistów – przeprowadzimy audyt zgodności, przygotujemy dokumentację proceduralną i wdrożymy kanał spełniający wymogi ustawy: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy zagraniczna spółka zatrudniająca tylko kilku pracowników w Polsce musi przestrzegać polskiego Kodeksu pracy?

O: Tak, bez wyjątku. Każdy pracodawca wykonujący działalność na terytorium Polski – niezależnie od liczby pracowników i kraju rejestracji spółki – podlega polskiemu Kodeksowi pracy w pełnym zakresie. Dotyczy to zarówno minimalnego wynagrodzenia, jak i przepisów o urlopach, czasie pracy i ochronie przed zwolnieniem. Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje przestrzeganie tych przepisów i nakłada mandaty nawet na podmioty zatrudniające jedną osobę.

P: Ile trwa uzyskanie zezwolenia na pracę dla obywatela Ukrainy w Warszawie i ile kosztuje?

O: Standardowy czas oczekiwania na zezwolenie na pracę (typ A) w Mazowieckim Urzędzie Wojewódzkim wynosi obecnie od 6 do 10 tygodni, choć w szczytowych okresach może się wydłużyć. Opłata za zezwolenie wynosi 100 PLN przy zatrudnieniu do 3 miesięcy lub 200 PLN przy dłuższym zatrudnieniu. Do tego dochodzą koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów pracownika – zazwyczaj 300–600 PLN. Oświadczenie o powierzeniu pracy dla obywateli Ukrainy jest szybszą alternatywą, ale obowiązuje limit 24 miesięcy pracy w ciągu 36 miesięcy. Warto zaplanować złożenie wniosku z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć przerwy w legalnym zatrudnieniu.

P: Czy powszechnie stosowane globalne systemy compliance zastępują polski kanał dla sygnalistów?

O: Nie zastępują automatycznie. Polska ustawa o sygnalistach z 2024 roku wymaga, aby kanał zgłoszeń był dostępny w języku polskim, potwierdzał przyjęcie zgłoszenia w ciągu 7 dni i udzielał informacji zwrotnej w ciągu 3 miesięcy. Globalny system compliance musi zostać dostosowany do tych wymogów formalnych – samo udostępnienie adresu e-mail lub numeru telefonu nie wystarczy. Pracodawca musi też prowadzić rejestr zgłoszeń przechowywany przez 5 lat. Niedostosowanie globalnego systemu do polskich wymogów to częsty błąd zagranicznych korporacji działających przez polskie oddziały.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa pracy i mobilności globalnej. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zatrudnienie cudzoziemców, struktury umów terminowych, zgodność z ustawą o sygnalistach – wymaga oceny uwzględniającej specyfikę branży i skali działalności. Każde zaniechanie w tym obszarze może zamknąć drogę do korzystnych rozwiązań i rodzić odpowiedzialność osobistą zarządu.

Jeśli Państwa spółka wchodzi na polski rynek lub rozbudowuje zatrudnienie powyżej 50 pracowników – przeprowadzimy kompleksowy audyt zgodności z polskim prawem pracy, wdrożymy procedury i przygotujemy dokumentację pracowniczą: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.