Spółka z o.o. podpisuje umowę na kilka milionów złotych. Osoba, która złożyła podpis, legitymowała się dokumentem zatytułowanym „pełnomocnictwo". Kontrahent nie sprawdził szczegółów. Kilka miesięcy później okazuje się, że umowa jest nieważna – bo do jej zawarcia wymagana była prokura, a nie zwykłe pełnomocnictwo ogólne. Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż można by sądzić.

Prokura i pełnomocnictwo to dwa odrębne instrumenty reprezentacji spółki. Prokura wynika z przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu spółek handlowych, obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a jej ustanowienie wymaga wpisu do KRS. Pełnomocnictwo może być udzielone w dowolnym zakresie, ale nie zastąpi prokury tam, gdzie ustawa lub umowa spółki tego wymaga. Różnica ma bezpośrednie przełożenie na ważność zawieranych umów.

Ten alert wyjaśnia, czym prokura różni się od pełnomocnictwa, kogo dotyczą te różnice i jakie kroki należy podjąć, zanim dojdzie do kosztownej pomyłki. Dotyczy to każdej spółki kapitałowej – zarówno polskiego przedsiębiorcy, jak i zagranicznego inwestora wchodzącego na rynek przez oddział lub spółkę zależną.

Czym prokura różni się od pełnomocnictwa i dlaczego to ważne?

Prokura to szczególny rodzaj pełnomocnictwa handlowego, uregulowany w art. 1091–1099 Kodeksu cywilnego. Obejmuje umocowanie do wszystkich czynności sądowych i pozasądowych związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent może podpisywać umowy handlowe, reprezentować spółkę przed sądem i zaciągać zobowiązania – bez potrzeby każdorazowego upoważnienia zarządu. To szeroki zakres, ale jednocześnie ściśle określony przez ustawę.

Pełnomocnictwo ogólne działa inaczej. Obejmuje wyłącznie czynności zwykłego zarządu – a więc rutynowe, codzienne działania. Do czynności przekraczających zwykły zarząd potrzebne jest pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne. W praktyce wiele spółek udziela pełnomocnictw rodzajowych pracownikom, nie zdając sobie sprawy, że w określonych sytuacjach taki dokument nie wystarczy.

Różnica staje się krytyczna przy transakcjach M&A i due diligence. Nabywca sprawdzający spółkę – co szczegółowo opisujemy przy okazji czerwonych flag w polskich transakcjach M&A – powinien weryfikować, kto faktycznie podpisywał umowy w imieniu spółki i czy miał do tego właściwe umocowanie. Brak prokury tam, gdzie była wymagana, może oznaczać nieważność całego ciągu umów.

Prokura podlega obowiązkowemu wpisowi do KRS. Bez tego wpisu prokura nie wywołuje skutków prawnych wobec osób trzecich. Pełnomocnictwo nie wymaga rejestracji – co z jednej strony ułatwia jego udzielenie, z drugiej zaś utrudnia weryfikację przez kontrahentów.

Kto jest narażony i jakie działania podjąć natychmiast?

Ryzyko dotyczy przede wszystkim spółek z o.o. i spółek akcyjnych, w których zarząd deleguje uprawnienia do podpisywania umów pracownikom lub menedżerom. Zgodnie z art. 210 § 1 k.s.h., przy umowach między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników – nie prokurent. To jeden z najczęstszych błędów w praktyce korporacyjnej.

Spółki z kapitałem zakładowym na poziomie ustawowego minimum – 5 000 zł zgodnie z art. 154 § 1 k.s.h. – często nie mają rozbudowanych procedur wewnętrznych. Właśnie w takich podmiotach ryzyko nieprawidłowego umocowania jest największe. W praktyce – wiele firm o tym zapomina – wystarczy jeden podpisany kontrakt przez osobę bez właściwego umocowania, by narazić spółkę na zarzut nieważności czynności prawnej.

Firma technologiczna z Mazowsza odkryła wiosną 2024 r., że jej dyrektor handlowy przez dwa lata podpisywał umowy na podstawie pełnomocnictwa ogólnego. Kilka kontraktów przekraczało zakres zwykłego zarządu. Konieczna była ich ratyfikacja przez zarząd – co opóźniło zamknięcie rundy inwestycyjnej o ponad 6 tygodni.

Podobna sytuacja spotkała spółkę deweloperską z Małopolski latem 2023 r. Prokurent samoistny podpisał umowę zbycia nieruchomości – tymczasem do zbycia lub obciążenia nieruchomości prokura wymaga pełnomocnictwa szczególnego. Transakcja wymagała ponownego podpisania przez zarząd, co generowało koszty notarialne i opóźnienie rzędu 30 dni. Warto tu pamiętać, że kwestie związane z nabywaniem nieruchomości mają własną specyfikę prawną, opisaną szerzej w kontekście nabywania nieruchomości w Polsce.

Co zrobić teraz? Oto lista kontrolna dla zarządu i działu prawnego:

  • Sprawdź wpisy w KRS – czy prokurenci są wpisani i czy zakres prokury (samoistna, łączna, oddziałowa) odpowiada potrzebom spółki.
  • Przejrzyj udzielone pełnomocnictwa – czy żadne z nich nie przekracza zakresu zwykłego zarządu bez wyraźnego umocowania rodzajowego.
  • Zidentyfikuj umowy podpisane przez pracowników – i oceń, czy były zawarte w granicach właściwego umocowania.
  • Zweryfikuj procedury przy transakcjach nieruchomościowych – prokura nie wystarcza; wymagane jest odrębne pełnomocnictwo szczególne.
  • Zaktualizuj dokumentację wewnętrzną – regulaminy, uchwały zarządu i wzory pełnomocnictw powinny być spójne z aktualnym stanem KRS.

Termin na działanie jest zawsze „teraz" – zanim kontrahent zakwestionuje ważność umowy lub zanim pojawi się inwestor przeprowadzający due diligence. Odpowiedzialność zarządu za szkodę wyrządzoną spółce wskutek wadliwej reprezentacji wynika wprost z art. 293 § 1 k.s.h. Konsekwencje mogą być nieodwracalne – nieważna umowa nie „naprawia się" sama z upływem czasu.

Konkretna sytuacja Państwa spółki wymaga indywidualnej oceny. Błędy w umocowaniu ujawnione podczas due diligence zamykają drogę do zamknięcia transakcji w planowanym terminie – a korekta po fakcie bywa wielokrotnie droższa niż prewencyjny przegląd dokumentacji.

Jeśli Państwa spółka udzielała pełnomocnictw lub prokury w ciągu ostatnich 24 miesięcy i nie przeprowadzała przeglądu tych dokumentów – przeprowadzimy audyt umocowania, ocenimy ryzyko nieważności zawartych umów i przygotujemy rekomendacje: info@kordeckipartners.com.

Często zadawane pytania

P: Czy prokurent może samodzielnie sprzedać nieruchomość należącą do spółki?

O: Nie. Zbycie lub obciążenie nieruchomości wymaga pełnomocnictwa szczególnego – prokura ogólna do tej czynności nie wystarczy. Wynika to wprost z artykułu 1093 paragraf 1 Kodeksu cywilnego. Prokurent musi otrzymać odrębne, szczególne umocowanie do każdej takiej transakcji, najlepiej w formie aktu notarialnego.

P: Czy pełnomocnictwo udzielone przez jednego członka zarządu jest ważne, jeśli spółka ma reprezentację łączną?

O: Co do zasady – nie. Przy reprezentacji łącznej wymagane jest działanie dwóch członków zarządu lub członka zarządu z prokurentem. Pełnomocnictwo udzielone przez jedną osobę przy reprezentacji łącznej może być skutecznie zakwestionowane. To częste źródło problemów ujawnianych podczas audytów korporacyjnych i transakcji M&A.

P: Jak szybko można wpisać prokurę do KRS i ile to kosztuje?

O: Wniosek o wpis prokury do KRS składa się przez system teleinformatyczny. Opłata sądowa wynosi 350 zł. Czas rozpoznania wniosku to zazwyczaj 7 do 14 dni roboczych, choć w praktyce sądy rejestrowe w Warszawie i Krakowie bywają przeciążone i termin może się wydłużyć. Do czasu wpisu prokura nie wywołuje skutków wobec osób trzecich.

O kancelarii: KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do prawa korporacyjnego i transakcji M&A. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.