Klient – obywatel Zjednoczonych Emiratów Arabskich – znalazł w Warszawie lokal biurowy i działkę pod magazyn. Cena była atrakcyjna, termin zamknięcia transakcji krótki. Sprzedający wywierał presję: „Inna firma już czeka." Klient zgłosił się do nas trzy tygodnie przed planowanym podpisaniem aktu notarialnego.

Zakup nieruchomości przez cudzoziemca spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii wymaga w Polsce zezwolenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji, wydawanego na podstawie ustawy z 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców. Postępowanie trwa zazwyczaj od 2 do 4 miesięcy. Nabycie bez wymaganego zezwolenia jest nieważne z mocy prawa – i tej nieważności nie można naprawić po fakcie.

Poniżej opisujemy, jak poprowadziliśmy tę sprawę: od oceny ryzyka, przez strategię procesową, aż po finalizację transakcji. Każdy etap zawiera wnioski, które można zastosować w podobnych sytuacjach.

Tło sprawy – co wchodziło w grę?

Klient prowadził działalność dystrybucyjną w regionie MENA i planował rozszerzyć ją na Europę Środkową. Polska – ze względu na lokalizację logistyczną i stabilność prawną – była naturalnym wyborem. Przedmiotem transakcji były dwie nieruchomości: lokal biurowy w centrum Warszawy oraz działka przemysłowa pod Łodzią, przeznaczona pod budowę magazynu.

Pierwsza analiza wykazała trzy kwestie. Po pierwsze, klient jest obywatelem ZEA bez rezydencji w UE – zezwolenie MSWiA jest więc obowiązkowe dla obu nieruchomości. Po drugie, działka pod Łódź leży w strefie przygranicznej w rozumieniu ustawy z 1920 roku – co oznacza zaostrzony tryb weryfikacji. Po trzecie, termin wyznaczony przez sprzedającego był fizycznie niemożliwy do dotrzymania bez narażenia klienta na nieważność nabycia.

W praktyce – wiele firm o tym zapomina – presja sprzedającego nie jest argumentem prawnym. Nieważność nabycia działa z mocy prawa, niezależnie od tego, ile stron podpisało akt notarialny i ile pieniędzy zmieniło ręce.

Pierwszym krokiem było więc wynegocjowanie przedłużenia terminu zamknięcia transakcji o 90 dni. Sprzedający ostatecznie przystał na tę zmianę po otrzymaniu listu intencyjnego z kaucją. Kaucja wynosiła 5% wartości transakcji – kwota wystarczająca, by zabezpieczyć interes sprzedającego bez nadmiernego obciążania klienta.

Jaką strategię przyjęliśmy wobec wymogu zezwolenia MSWiA?

Zezwolenie MSWiA nie jest formalnością. Organ bada, czy nabycie zagraża obronności, bezpieczeństwu państwa lub porządkowi publicznemu. Dla nieruchomości w strefie przygranicznej standardowy czas oczekiwania wynosi 3 do 4 miesięcy. Dla pozostałych – 2 do 3 miesięcy. Liczyliśmy na 10 tygodni.

Strategia opierała się na trzech filarach. Pierwszy – kompletność wniosku od pierwszego dnia. Każdy brakujący dokument cofa procedurę o minimum 14 dni. Drugi – równoległe prowadzenie due diligence obu nieruchomości. Trzeci – przygotowanie struktury nabycia alternatywnego na wypadek odmowy dla działki przygranicznej.

  • Wniosek do MSWiA z pełną dokumentacją korporacyjną klienta (apostille, tłumaczenia przysięgłe)
  • Opinia prawna o celu nabycia i powiązaniu z działalnością gospodarczą w Polsce
  • Wypis z rejestru gruntów i mapa ewidencyjna dla obu nieruchomości
  • Zaświadczenie o niezaleganiu klienta z zobowiązaniami publicznoprawnymi
  • Projekt umowy nabycia z klauzulą warunkową – skuteczność pod warunkiem uzyskania zezwolenia

Alternatywna struktura zakładała nabycie działki przez polską spółkę z o.o., w której klient byłby jedynym wspólnikiem. Spółka polska – jako podmiot krajowy – nie potrzebuje zezwolenia MSWiA. Rozwiązanie to wiąże się jednak z dodatkowymi kosztami rejestracyjnymi i podatkowymi, więc traktowaliśmy je jako plan awaryjny.

Dla porównania: inwestor z Niemiec kupujący tę samą nieruchomość nie potrzebowałby żadnego zezwolenia – jako obywatel UE korzysta z pełnej swobody nabywania. To istotna różnica kosztowa i czasowa, którą klient powinien wziąć pod uwagę przy planowaniu struktury holdingowej. Więcej o przeglądzie umów najmu dla najemców z regionu MENA znajdziesz w naszym materiale o najmie biurowym dla klientów z ZEA.

Jak przebiegał proces i co poszło nie tak?

Wniosek do MSWiA złożyliśmy w 8. dniu od podpisania umowy przedwstępnej. Dokumentacja była kompletna. Mimo to w 6. tygodniu organ wezwał do uzupełnienia – zażądał aktualnego zaświadczenia o niekaralności klienta, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed datą wezwania. Dokument, który złożyliśmy, miał 4 miesiące.

To klasyczna pułapka proceduralna. Zaświadczenia o niekaralności z krajów trzecich mają krótki termin ważności, a postępowanie przed MSWiA trwa dłużej niż ten termin. Uzupełnienie zajęło 12 dni – apostille w ZEA, tłumaczenie przysięgłe w Warszawie, kurierska dostawa do urzędu. Termin zamknięcia transakcji trzeba było przesunąć o kolejne 3 tygodnie.

Sprzedający zaakceptował zmianę bez dodatkowych roszczeń, ponieważ klauzula warunkowa w umowie przedwstępnej wyraźnie przewidywała możliwość przedłużenia w związku z postępowaniem administracyjnym. To rozwiązanie warto stosować w każdej transakcji z elementem zagranicznym – brak takiej klauzuli mógłby tu kosztować klienta utratę kaucji.

Zezwolenie wpłynęło w 11. tygodniu od złożenia wniosku. Obejmowało obie nieruchomości. Akt notarialny podpisano 6 dni później. Łączny czas od pierwszego kontaktu do finalizacji wyniósł 14 tygodni. Kompletny przewodnik dla obywateli polskich i zagranicznych kupujących nieruchomości w Polsce znajdziesz w naszym przewodniku po zakupie nieruchomości w Polsce.

Jakie wnioski można przenieść na inne transakcje?

Ta sprawa pokazuje cztery lekcje, które powtarzają się w niemal każdej transakcji z udziałem nabywcy spoza EOG. Ignorowanie którejkolwiek z nich prowadzi do opóźnień, utraty depozytu lub – w najgorszym scenariuszu – nieważności nabycia.

Pierwsza lekcja: termin zamknięcia transakcji musi uwzględniać czas postępowania administracyjnego. Minimum 90 dni od złożenia wniosku to bezpieczny bufor. Skracanie go pod presją sprzedającego jest błędem.

Druga lekcja: dokumenty z krajów trzecich mają daty ważności krótsze niż postępowanie. Zaświadczenia o niekaralności, wyciągi z rejestrów handlowych, pełnomocnictwa – wszystkie należy odświeżyć w połowie procesu, nie tylko na początku.

Trzecia lekcja: klauzula warunkowa w umowie przedwstępnej chroni obie strony. Sprzedający wie, że transakcja dojdzie do skutku – o ile organ wyda zezwolenie. Kupujący nie traci kaucji z powodu opóźnień administracyjnych.

Czwarta lekcja: struktura nabycia przez polską spółkę jest realną alternatywą. Koszt założenia spółki z o.o. to kilka tysięcy złotych i kilka dni przez system S24. Dla transakcji o wartości kilku milionów złotych to marginalny wydatek – ale eliminuje ryzyko odmowy zezwolenia. Zagadnienia compliance związane z nabywaniem aktywów w Polsce omawiamy również w materiale o obowiązkach AML dla podmiotów działających w Polsce.

Firma deweloperska z Małopolski, która w lecie 2024 roku sprzedawała kompleks magazynowy nabywcy z Azji Centralnej, straciła 3 miesiące, bo kupujący złożył wniosek do MSWiA bez prawnika – z dokumentacją niekompletną o cztery pozycje. Sprzedający finalnie odstąpił od umowy i zatrzymał kaucję. Sprawa trafiła do sądu arbitrażowego.

Często zadawane pytania

P: Czy obywatel Ukrainy musi uzyskać zezwolenie MSWiA na zakup mieszkania w Polsce?

O: Co do zasady tak – Ukraina nie jest członkiem EOG ani Szwajcarii, więc ustawa z 24 marca 1920 roku o nabywaniu nieruchomości przez cudzoziemców ma zastosowanie. Ustawa przewiduje jednak wyjątek dla cudzoziemców zamieszkałych w Polsce od co najmniej 5 lat po uzyskaniu zezwolenia na pobyt stały lub rezydencji długoterminowej UE. Zakup lokalu mieszkalnego przez osobę posiadającą taki status nie wymaga odrębnego zezwolenia MSWiA. Każdy przypadek należy oceniać indywidualnie – status pobytowy ma tu decydujące znaczenie.

P: Ile kosztuje postępowanie o zezwolenie MSWiA i jak długo trwa?

O: Opłata skarbowa za wniosek wynosi 1 570 złotych. Postępowanie trwa zazwyczaj od 2 do 4 miesięcy, choć dla nieruchomości w strefach przygranicznych lub o szczególnym znaczeniu strategicznym czas ten może się wydłużyć. Organ może wezwać do uzupełnienia dokumentacji – każde takie wezwanie zawiesza bieg terminu. Warto złożyć kompletny wniosek od razu, by uniknąć opóźnień.

P: Czy nabycie nieruchomości przez spółkę z o.o. zarejestrowaną w Polsce przez cudzoziemca wymaga zezwolenia?

O: Polska spółka z o.o. jest podmiotem krajowym i co do zasady nie potrzebuje zezwolenia MSWiA na zakup nieruchomości. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy spółka jest kontrolowana przez cudzoziemca spoza EOG, a przedmiotem nabycia jest nieruchomość rolna lub leśna albo nieruchomość w strefie przygranicznej – wówczas ustawa może wymagać zezwolenia dla samej spółki. Przed wyborem struktury nabycia warto przeprowadzić analizę prawną uwzględniającą charakter nieruchomości i strukturę właścicielską spółki.

Konkretna sytuacja Państwa firmy – zwłaszcza gdy dotyczy nieruchomości w strefie przygranicznej lub nabywcy spoza EOG – wymaga indywidualnej oceny prawnej. Błędy na etapie przygotowania wniosku prowadzą do opóźnień, które w warunkach konkurencyjnego rynku nieruchomości są nieodwracalne: sprzedający odstępuje, kaucja przepada.

Jeśli Państwa transakcja dotyczy nabycia nieruchomości przez podmiot spoza EOG – przeprowadzimy due diligence nieruchomości, przygotujemy kompletny wniosek do MSWiA i zabezpieczymy umowę przedwstępną klauzulą warunkową chroniącą Państwa depozyt: info@kordeckipartners.com.

KORDECKI & Partners to kancelaria prawna z siedzibą w Warszawie i Krakowie, doradzająca klientom biznesowym w 30 jurysdykcjach. Zespół łączy doświadczenie w prawie polskim i międzynarodowym z praktycznym podejściem do transakcji nieruchomościowych, postępowań administracyjnych i sporów budowlanych. Pracujemy z polskimi przedsiębiorcami, inwestorami zagranicznymi i działami prawnymi korporacji. W sprawie Państwa sytuacji: info@kordeckipartners.com.

Zastrzeżenie: Niniejsza publikacja służy wyłącznie celom informacyjnym i nie stanowi porady prawnej. Informacje zawarte w materiale nie powinny być traktowane jako substytut profesjonalnej porady prawnej dostosowanej do konkretnych okoliczności. KORDECKI & Partners nie ponosi odpowiedzialności za działania podjęte lub zaniechane na podstawie treści tego materiału. W sprawie porady dotyczącej Państwa konkretnej sytuacji prosimy o kontakt: info@kordeckipartners.com.